黃美玲

摘 要：在大型的建設(shè)工程開展前期，需要通過招投標(biāo)工作來選擇出合適的施工單位、工程材料等。為了確保招投標(biāo)個(gè)工作的規(guī)范性，需要建設(shè)完善的招投標(biāo)檔案管理體系，借助檔案材料來充分記錄相關(guān)的招投標(biāo)信息，這些信息在工程建設(shè)環(huán)節(jié)也存在價(jià)值。為了使招投標(biāo)檔案能夠被以妥善的方式處理，一般會安排專業(yè)的管理人員來管理這部分檔案，但是這種檔案與傳統(tǒng)檔案不同，管理問題也較多，本文對管理招投標(biāo)檔案工作中的為以及形成原因展開剖析。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；招投標(biāo)檔案；管理工作；問題；原因

建設(shè)工程涉及到的內(nèi)部項(xiàng)目數(shù)量極多，在建設(shè)前期需要借助招投標(biāo)活動(dòng)來輔住工程準(zhǔn)備工作，而在實(shí)際的工程招投標(biāo)環(huán)節(jié)之中，招投標(biāo)雙方會進(jìn)行一定的交涉，在交涉過程中會形成相對比較多的文件，這些文件必須要被以合理的方式處理，以此來確保滿足工程應(yīng)用需要，而隨著工程建設(shè)體系變得更為龐大，招投標(biāo)檔案的數(shù)量激增，僅僅憑借傳統(tǒng)化的檔案管理方法很難完成管理招投標(biāo)檔案的工作任務(wù)，本文探討招投標(biāo)檔案管理的多種工作情況。

1 建設(shè)型工程的現(xiàn)有招投標(biāo)檔案管理問題

1.1 檔案材料的數(shù)量多

從檔案的實(shí)際數(shù)量來看，過多的招投標(biāo)檔案給管理工作帶去極多困難，管理人員不僅僅需要在工程建設(shè)工作開展期間管理檔案，以備工程核對需求，更多的管理工作都是在工程建設(shè)工作結(jié)束之后進(jìn)行的，根據(jù)工程招投標(biāo)管理法規(guī)給出的規(guī)定可以了解到，一般的建設(shè)工程招投標(biāo)活動(dòng)后形成的檔案資料至少需要被保存十五年，這也是導(dǎo)致該類檔案數(shù)量偏多的一個(gè)重要原因，檔案文件本身的類型極為豐富，在管理中標(biāo)檔案的基礎(chǔ)上，管理人員還需要對更多的未中標(biāo)檔案進(jìn)行管理，大部分企業(yè)都沒有將這類檔案的時(shí)間進(jìn)行細(xì)化，在這種情況下，不僅檔案管理工作量比較大，同時(shí)管理成本也偏高。

1.2 管理制度存在漏洞

管理人員對招投標(biāo)類型的檔案施加管理時(shí)，需要以管理制度為參照，尤其是在遇到一些特殊的管理事項(xiàng)時(shí)，管理人員難以在管理制度中找出合適的處理方式，甚至很多管理人員應(yīng)用的管理制度并不是針對招投標(biāo)檔案制定的，制度因缺少針對性而導(dǎo)致其實(shí)用性也被削弱。

1.3 管理體系缺乏完善性

負(fù)責(zé)處理招投標(biāo)類型的檔案的管理人員的隨意的工作態(tài)度也導(dǎo)致檔案管理任務(wù)無法按時(shí)完成，其在核查檔案時(shí)并沒有使用合適的檢查工具，存放檔案時(shí)也沒有按照檔案的類型進(jìn)行存放，而是將檔案隨意放置，這種行為也為后續(xù)的其他檔案處理事項(xiàng)帶去了困難。

2 造成招投標(biāo)檔案管理工作不善的主要原因

2.1 檔案分類不明晰

招投標(biāo)檔案本身就有數(shù)量龐大的特點(diǎn)，而檔案管理人員并沒有確保檔案分類工作有效開展，這也導(dǎo)致后續(xù)管理工作量加大，直接造成了管理局面混亂的情況。如果能先將檔案分類的工作做好，招投標(biāo)檔案管理工作也能更為輕松。

有的建設(shè)工程企業(yè)缺乏對招標(biāo)檔案文件范圍的相關(guān)體制規(guī)定，這同樣是導(dǎo)致招投標(biāo)檔案完善性低的關(guān)鍵性因素。假如一個(gè)建設(shè)工程企業(yè)在進(jìn)行招標(biāo)過程當(dāng)中注重對招標(biāo)活動(dòng)的重要性方面問題，比如，登記、預(yù)審、開標(biāo)、評審及中標(biāo)等關(guān)鍵性方面，注重對檔案文件資料檔案管理，保證招投標(biāo)檔案文件資料的完整性，這些是都能夠完成的。

2.2 檔案系統(tǒng)的信息化水平偏低

很多檔案管理機(jī)構(gòu)都已經(jīng)對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了信息化改造，寄希望于信息化的高效管理系統(tǒng)來提升檔案管理工作效率，這種管理系統(tǒng)具有低投入、精細(xì)化以及高收益的特點(diǎn)，但是招投標(biāo)檔案管理人員并沒有應(yīng)用信息手段管理檔案，其管理工作的進(jìn)步并不明顯，管理效率極低，粗放型的管理方式并不能滿足招投標(biāo)檔案材料設(shè)定的各種新型管理需求，甚至還會導(dǎo)致大量的招投標(biāo)的檔案資源被浪費(fèi)。

在當(dāng)前的檔案學(xué)運(yùn)用理論探究成果中，我們僅僅能夠察覺到很少的探究招投標(biāo)檔案管理內(nèi)容，并且通常皆是業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)介紹層次的探究成果。針對這一狀況，我國建設(shè)工程企業(yè)招投標(biāo)檔案管理規(guī)范上不完善就是理所當(dāng)然的事情。

3 科學(xué)的招投標(biāo)檔案管理方法

3.1 完善相關(guān)的管理法規(guī)

國家相關(guān)部門一定要立即進(jìn)行《實(shí)施辦法》的修訂，經(jīng)過歸總各個(gè)部門及地方較為成功的經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)規(guī)定，深入確切規(guī)定出各種類型的招投標(biāo)檔案保管時(shí)間限制。當(dāng)前，我國中央及地方逐漸頒布了有關(guān)招投標(biāo)檔案管理政策，其中有的方面的內(nèi)容將當(dāng)做我們開展《實(shí)施辦法》修訂的關(guān)鍵性根據(jù)。依據(jù)相關(guān)規(guī)定的精神，建設(shè)工程企業(yè)招投標(biāo)檔案保管期限一般做出以下幾方面的規(guī)定：招標(biāo)文件、委托標(biāo)書文件保管期限是30年；評標(biāo)文件、評分標(biāo)準(zhǔn)及打分表、評標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知的保管年限為10年，中標(biāo)的投標(biāo)文件的保管期限為無限期，對于沒有中標(biāo)的投標(biāo)文件，可以保存6個(gè)月至2年。

3.2 堅(jiān)持成本管理的工作理念

加強(qiáng)成本管理理念，逐漸實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)檔案管理的信息、數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化。嚴(yán)格按照國家電子文件管理的相關(guān)準(zhǔn)求，憑借電子化方式代替之前的手工化管理形式，提升企業(yè)招投標(biāo)檔案管理水準(zhǔn)，減少管理上的投入，提升招投標(biāo)檔案的信息檢索水準(zhǔn)，為企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)的未來發(fā)展供應(yīng)強(qiáng)有力的信息支持和證據(jù)保證。

3.3 完善管理流程

梳理招投標(biāo)業(yè)務(wù)流程，確定招投標(biāo)檔案發(fā)展的節(jié)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)對招投標(biāo)檔案的全方位掌控。建設(shè)工程企業(yè)能夠依據(jù)自身企業(yè)的招標(biāo)業(yè)務(wù)特征，對招標(biāo)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行相關(guān)梳理，確定招投標(biāo)檔案發(fā)展的關(guān)鍵性節(jié)點(diǎn)，明確各個(gè)節(jié)點(diǎn)形成的文件類型，對其進(jìn)行全方面的管理掌控，保證招投標(biāo)文件的歸檔，預(yù)防失控或者缺失的情況出現(xiàn)，確保工程各個(gè)項(xiàng)目特別是關(guān)鍵性招投標(biāo)檔案的完整性。

3.4 其他優(yōu)化管理的工作方法

加強(qiáng)檔案學(xué)運(yùn)用理念中招投標(biāo)檔案管理問題探究。經(jīng)過對招投標(biāo)檔案管理之前成果經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)及失敗的歸總，去借鑒發(fā)達(dá)國家相關(guān)管理理念及成功經(jīng)驗(yàn)，彌補(bǔ)我國檔案理論方面的不足之處，以此為我國招投標(biāo)檔案管理供應(yīng)科學(xué)的理論指導(dǎo)。

4 結(jié)束語

本文根據(jù)管理招投標(biāo)檔案的經(jīng)驗(yàn)，分析了當(dāng)前的招投標(biāo)檔案的實(shí)際管理情況，從整體情況來看，管理情況并不好，甚至檔案管理系統(tǒng)還存在著大量的漏洞，本文除了分析了管理招投標(biāo)檔案工作問題之外，還通過深度研究的方法給出了造成這些管理問題的主要原因，管理者可以根據(jù)實(shí)際的招投標(biāo)工作需要，改變原來使用的管理方法，通過尋求法律保護(hù)、完善流程等多個(gè)方法來確保管理招投標(biāo)檔案工作的合理性，管理人員要將招投標(biāo)檔案與一般的檔案區(qū)分開，建設(shè)出有針對性的檔案管理系統(tǒng)。

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