李玉梅

摘 要：文書(shū)檔案管理的信息化、電子化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)和要求，文書(shū)檔案是單位運(yùn)營(yíng)管理中的真實(shí)客觀的記錄，對(duì)于單位管理有不可忽視的重大意義和作用。在當(dāng)前計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)普及的趨勢(shì)下，單位辦公自動(dòng)化生成的各種文書(shū)都要采用電子化的管理模式和方法，進(jìn)行電子化流轉(zhuǎn)、歸檔、存儲(chǔ)和利用，要充分發(fā)揮文書(shū)檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，確保文書(shū)檔案信息的準(zhǔn)確、完整和系統(tǒng)化，采用切實(shí)有效的文書(shū)檔案電子化管理措施和方法，全面發(fā)揮文書(shū)檔案的現(xiàn)實(shí)應(yīng)用價(jià)值和效能。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；電子化；管理；措施

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7；G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009 — 2234（2018）04 — 0147 — 03

文書(shū)檔案是單位發(fā)展活動(dòng)的重要載體，如何實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案電子化管理和應(yīng)用，使之更為準(zhǔn)確、完整、高效和安全，是當(dāng)前思考的重要課題和內(nèi)容。在當(dāng)前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，文書(shū)檔案要逐漸由傳統(tǒng)的管理模式向電子化、數(shù)字化的管理模式轉(zhuǎn)變，在充分理解和把握文書(shū)檔案電子化管理的理論基礎(chǔ)的前提下，利用文書(shū)檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)，較好地實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案電子化管理的采集、整理、歸檔、存儲(chǔ)和利用，最大化地發(fā)揮出文書(shū)檔案電子化管理的效能，突顯文書(shū)檔案的現(xiàn)代化、電子化管理價(jià)值。

一、文書(shū)檔案電子化的理論基礎(chǔ)分析

文書(shū)檔案電子化管理是由傳統(tǒng)紙質(zhì)的文件管理方式向電子化管理方式轉(zhuǎn)變的一種趨勢(shì)和方向，要結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，將繁復(fù)的辦公行為轉(zhuǎn)變?yōu)楸阌诓樵?xún)、存儲(chǔ)和利用的電子文件，實(shí)現(xiàn)由手工檔案管理模式向智能檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。由于文書(shū)檔案涉及國(guó)家、社會(huì)生活的各個(gè)方面的內(nèi)容，覆蓋面極其寬泛，表現(xiàn)出極其豐富的內(nèi)容和多樣化的形式，因而文書(shū)檔案體現(xiàn)出綜合性的特點(diǎn)，并且由于大多數(shù)文書(shū)檔案都局限于單位內(nèi)部使用，并沒(méi)有較高的開(kāi)放性，顯示出其相對(duì)保密性的特點(diǎn)。簡(jiǎn)言之，文書(shū)檔案是單位各類(lèi)管理活動(dòng)中辦理完畢且具有保存價(jià)值的文書(shū)形式，具有自身的屬性特點(diǎn)和規(guī)律性。在文書(shū)檔案電子化的過(guò)程中，要進(jìn)行觀念的更新，并充分認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案電子化的理論基礎(chǔ)和依據(jù)，具體包括以下方面：

1.文件生命周期理論

這一理論關(guān)注文書(shū)檔案形成的全部過(guò)程，包括文件產(chǎn)生到銷(xiāo)毀的全部流程和環(huán)節(jié)，也即文件的歷史價(jià)值永久保存或消失的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程，文件生命周期理論側(cè)重于對(duì)文件的基本屬性及管理者主體行為之間的關(guān)系的研究，是對(duì)文書(shū)檔案運(yùn)動(dòng)全程的特點(diǎn)和規(guī)律性的一種客觀描述和闡釋?zhuān)谶@個(gè)理論觀點(diǎn)之下，認(rèn)為文書(shū)檔案電子化管理可以從三個(gè)階段來(lái)認(rèn)識(shí)和理解，即：現(xiàn)行階段、暫行保存階段、永久保存階段，顯現(xiàn)出文書(shū)檔案電子化管理的動(dòng)態(tài)化過(guò)程和狀態(tài)。

2.前端控制理論

這一理論強(qiáng)調(diào)全程控制的原則和理念，針對(duì)文書(shū)檔案電子文件的生成全程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)整化的設(shè)計(jì)、部署和要求，使電子文件在由生成到歸檔的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程中統(tǒng)歸于預(yù)先設(shè)定的系統(tǒng)之中，并使文書(shū)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)相鏈接和嵌合，成為一體化的電子化管理系統(tǒng)，還要對(duì)文書(shū)檔案整個(gè)業(yè)務(wù)流程加以重組和優(yōu)化，同時(shí)進(jìn)行文書(shū)檔案電子文件的超前控制和監(jiān)督，確保文書(shū)檔案管理電子化流程全程處于可控的管理狀態(tài)之下。

3.文檔一體化理論

這一理論以文件的生命周期理論為基礎(chǔ)前提，借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化技術(shù)，將文件處理流程與檔案管理流程相互鏈接和整合，使之成為有機(jī)的整體，成為文書(shū)檔案電子化管理系統(tǒng)工程中的兩大子模塊，并且為了使文書(shū)處理與檔案管理更好地銜接，還要從組織制度、機(jī)構(gòu)、管理方式、工作流程等方面入手，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)化、自動(dòng)化的管理，使電子化文件在整個(gè)系統(tǒng)之中處于全面控制和綜合管理的狀態(tài)，在規(guī)范化、電子化的公文處理前提下，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的超前控制和監(jiān)督管理，使電子文件在經(jīng)由規(guī)范化的處理之后，成為具有存儲(chǔ)和利用價(jià)值的文書(shū)檔案電子化文件，從而更為便捷地實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的查詢(xún)和檢索，也使文書(shū)檔案卷宗更為系統(tǒng)化和科學(xué)化。

二、文書(shū)檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)分析

從文書(shū)檔案電子化管理的信息采集來(lái)看，它可以充分利用電子化的方式實(shí)現(xiàn)檔案信息的采集和保存，將紙質(zhì)的文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的存儲(chǔ)文件，極大地提升了信息采集的工作效率，降低了文書(shū)檔案信息采集的成本，拓寬了文書(shū)檔案信息的來(lái)源。同時(shí)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書(shū)檔案要受到環(huán)境的制約和約束，對(duì)于環(huán)境的保管要求也較高，如：溫度條件、濕度條件等，還要經(jīng)受可能出現(xiàn)的蟲(chóng)蛀、腐蝕等現(xiàn)象，在頻繁多次的檔案借閱和使用過(guò)程中還不可避免地受到損壞。因此，文書(shū)檔案電子化管理可以較好地規(guī)避傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管缺陷，具有占用空間小、存儲(chǔ)量大、易于保管和存儲(chǔ)且可以持久性保存的優(yōu)勢(shì)。

從文書(shū)檔案電子化管理的整理來(lái)看，文書(shū)檔案信息由采集進(jìn)入到整理階段，要進(jìn)行各種流程，如：檔案的分類(lèi)、創(chuàng)建索引信息等，要進(jìn)行科學(xué)合理的電子化處理，才能更好地彰顯文書(shū)檔案電子化管理的價(jià)值和效能。

三、文書(shū)檔案電子化管理建設(shè)進(jìn)程中存在的問(wèn)題分析

在辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用之下，衍生出文書(shū)檔案電子化管理的相關(guān)概念和內(nèi)容，在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的趨勢(shì)下，文書(shū)檔案管理實(shí)現(xiàn)了自身較大的突破，然而，在實(shí)踐發(fā)展進(jìn)程中也顯示出以下幾個(gè)方面的問(wèn)題和不足：

1.辦公自動(dòng)化應(yīng)用程度與文書(shū)檔案電子化管理尚未完全對(duì)接

部分單位由于受到資金等條件的限制，配置的辦公自動(dòng)化設(shè)備極為有限，還有大多數(shù)部門(mén)在采用紙質(zhì)文件傳遞信息，并沒(méi)有達(dá)到全面足夠的辦公自動(dòng)化普及程度，缺乏各部門(mén)、各層級(jí)之間的良好、通暢交流和配合，這就無(wú)法使辦公自動(dòng)化應(yīng)用與文書(shū)檔案電子化管理相對(duì)接，制約了文書(shū)檔案電子化管理的發(fā)展進(jìn)程，成為了文書(shū)檔案電子化管理的阻滯，降低了檔案電子化管理的效率和質(zhì)量。

2.觀念缺乏更新導(dǎo)致文書(shū)檔案電子化利用率較低

在文書(shū)檔案電子化建設(shè)過(guò)程中，部分人員還仍舊沿襲傳統(tǒng)的觀念和管理思維，習(xí)慣于采用人工手動(dòng)操作的方式進(jìn)行文書(shū)檔案的借閱和檢索，而沒(méi)有將文書(shū)檔案管理的電子化納入到管理全程之中，僅僅是在檔案文字的錄入、整理、編輯等過(guò)程中采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)化操作和運(yùn)用，然而并沒(méi)有將計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)融入到文書(shū)檔案電子化管理全程，這就使文書(shū)檔案電子化利用率不高，導(dǎo)致出現(xiàn)文書(shū)檔案電子化管理中的資源浪費(fèi)現(xiàn)象。

3.文書(shū)檔案軟硬件的通用性存在問(wèn)題

由于不同組織機(jī)構(gòu)的文書(shū)檔案管理工作中的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存在不相容的問(wèn)題，計(jì)算機(jī)型號(hào)、規(guī)格等硬件存在差異性較大的現(xiàn)象，軟件的應(yīng)用也存在一定的差異，不同的辦公自動(dòng)化軟件難以通用，對(duì)于文檔資料的信息檢索、利用和管理也顯現(xiàn)出不相契合的狀態(tài)，這就使文書(shū)檔案錄入、編輯、整理等環(huán)節(jié)要耗費(fèi)更多的時(shí)間和精力，降低了文書(shū)檔案電子化管理的效率。

4.文書(shū)檔案電子化管理標(biāo)準(zhǔn)不夠健全

原先的文書(shū)檔案電子化管理存在卷宗質(zhì)量較低、著錄細(xì)則相容性較差等問(wèn)題，并缺乏健全的電子化管理標(biāo)準(zhǔn)，這就使文書(shū)檔案電子化管理的效率相對(duì)較低。另外，還有部分文件出于某種特殊原因而無(wú)法直接錄入到計(jì)算機(jī)電子化管理系統(tǒng)之中，而需要依賴(lài)于人工手動(dòng)完成，為此，有必要推廣和應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，以確保文書(shū)檔案的全面電子化管理。

四、文書(shū)檔案電子化管理的提升措施分析

1.提升文書(shū)檔案電子化管理意識(shí)，完善電子化管理制度

單位領(lǐng)導(dǎo)者要提升對(duì)文書(shū)檔案電子化管理的意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案電子化管理的現(xiàn)實(shí)應(yīng)用價(jià)值和功能，意識(shí)到文書(shū)檔案電子化管理對(duì)于單位管理決策的重要性，應(yīng)當(dāng)在單位的日常發(fā)展規(guī)劃部署中納入文書(shū)檔案電子化管理內(nèi)容，使之成為單位的重要議事日程之一，能夠按規(guī)劃、有條不紊地開(kāi)展和進(jìn)行，較好地促進(jìn)單位文書(shū)檔案電子化建設(shè)。

在提升文書(shū)檔案電子化管理意識(shí)的前提下，要從制度入手，完善和健全文書(shū)檔案電子化管理的相關(guān)制度體系，包括文書(shū)檔案的文件保密制度、收集整理制度、檢索制度、歸檔制度、統(tǒng)計(jì)制度等，使這些制度相互整合和鏈接，為文書(shū)檔案的電子化管理奠定制度基礎(chǔ)。同時(shí)，在文書(shū)檔案電子化管理的制作、編輯和歸檔等環(huán)節(jié)之中，還要統(tǒng)一和規(guī)范其標(biāo)準(zhǔn)，避免相互之間銜接不夠緊密甚至脫節(jié)的現(xiàn)象，更好地健全文書(shū)檔案電子化管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范性。另外，還要重視文書(shū)檔案電子化管理的專(zhuān)人負(fù)責(zé)制，要從文書(shū)檔案電子化管理的連續(xù)性和完整性的角度考慮，盡量減少文書(shū)檔案電子化管理人員的組織調(diào)整或崗位異動(dòng)，這主要是由于文書(shū)檔案管理工作需要定期整理并歸檔分類(lèi)，這就要求有專(zhuān)業(yè)人員在較長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)保持穩(wěn)定，以便于他們進(jìn)行定期、有序的文書(shū)檔案電子化管理工作，更為妥善完整地整理和保管文書(shū)檔案，以免引起文書(shū)檔案資料的損壞，充分體現(xiàn)文書(shū)檔案電子化管理的系統(tǒng)性和完整性特點(diǎn)。

2.強(qiáng)化文書(shū)檔案電子化管理的日常工作

文書(shū)檔案電子化管理的日常管理工作是極其重要而基礎(chǔ)的內(nèi)容，要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案形成過(guò)程中的管理、歸檔利用中的管理，要全面把握標(biāo)準(zhǔn)行文的具體要求，對(duì)擬定的標(biāo)題、檔案密級(jí)、檔案保管時(shí)限等方面進(jìn)行標(biāo)注，并及時(shí)記錄文件每次修改的時(shí)間、簽發(fā)信息等內(nèi)容。同時(shí)，還要做好文書(shū)電子檔案的歸檔日常管理工作，要確保檔案在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)歸檔，不得延誤，以較好地確保文書(shū)電子檔案的完整性和時(shí)效性。另外，文書(shū)檔案電子化管理工作人員還要勤于收集相關(guān)信息，整理單位日?；顒?dòng)中形成的檔案資料，及時(shí)細(xì)致地進(jìn)行篩選、編輯、整理和綜合分析，豐富和完善文書(shū)檔案信息，切實(shí)發(fā)揮出文書(shū)檔案電子化信息功能。

3.促進(jìn)文檔一體化建設(shè)和管理

基于當(dāng)前的文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀，電子檔案文件完全取代紙質(zhì)檔案文件畢竟是不現(xiàn)實(shí)的，因而還要注重做好文書(shū)檔案的電子文件和紙質(zhì)文件同步歸檔的管理工作，必須使文書(shū)檔案的電子文件與紙質(zhì)文件之間形成一種相互鏈接關(guān)系，通過(guò)文本方式和映像方式形成電子文件與紙質(zhì)文件的“通道”，使之成為切合實(shí)際的管理方式和制度，能夠較好地實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的文檔一體化共存管理，達(dá)到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)和資源共享的管理目標(biāo)，并使之成為單位管理決策的憑證和依據(jù)。

4.注重文書(shū)檔案電子化管理的方法創(chuàng)新

（1）文書(shū)檔案電子文件的收集與歸檔管理。要在文書(shū)檔案電子化管理的過(guò)程中，加強(qiáng)文書(shū)檔案電子文件的收集與歸檔管理的方法創(chuàng)新，由于文檔一體化管理模式要依賴(lài)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對(duì)于文書(shū)檔案電子文件的收集工作要求更高，加之電子文件的形成到歸檔之間有一定的時(shí)間間隔，極有可能存在電子文件被修改和刪除的風(fēng)險(xiǎn)，因而要做好文書(shū)檔案電子文件的及時(shí)采集、歸檔和集中保管等工作，盡量避免電子文件由個(gè)人分散保管的現(xiàn)象，以較好地保證文書(shū)檔案電子文件完整性和集中化管理。同時(shí)，在電子文件歸檔管理流程之中，不僅包涵靜態(tài)數(shù)據(jù)信息，而且還有諸多的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息，如：文件屬性信息、存儲(chǔ)格式、處理工具、版本等靜態(tài)數(shù)據(jù)信息；動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息則是指文件創(chuàng)建、校審、歸檔接收、變更、下載利用等相關(guān)信息，可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)提取和錄入，避免受到人為主觀因素的影響和干擾。

（2）文書(shū)電子檔案的存儲(chǔ)與備份。文書(shū)電子化檔案對(duì)于計(jì)算機(jī)設(shè)備的依賴(lài)性極強(qiáng)，它是現(xiàn)代科技的產(chǎn)物，要在計(jì)算機(jī)技術(shù)和系統(tǒng)的支撐之下實(shí)現(xiàn)對(duì)不同類(lèi)型文件的歸檔、存儲(chǔ)和備份管理，并主要采取通用的主流存儲(chǔ)格式，如果采用的是非通用格式的電子檔案文件，則要將其進(jìn)行必要的格式轉(zhuǎn)換才能進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。另外，鑒于電子檔案文件存儲(chǔ)設(shè)備的成熟性和變更性，還要對(duì)不公開(kāi)的機(jī)密電子檔案文件實(shí)施脫機(jī)保管，以確保電子文件的安全存儲(chǔ)和備份，確保文書(shū)檔案文件資料的機(jī)密性。另外，對(duì)于文書(shū)電子檔案的備份、恢復(fù)管理也是極其重要的安全保障，為了確保文書(shū)電子檔案的安全性，要建構(gòu)不同層級(jí)的備份系統(tǒng)，包括系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫(kù)備份、網(wǎng)絡(luò)備份、電子原件備份等，使之成為相互補(bǔ)充和完善的電子檔案文件備份及恢復(fù)系統(tǒng)，增強(qiáng)文書(shū)檔案管理的電子化水平。

（3）文書(shū)電子檔案雙套制保管。電子文書(shū)檔案具有自身的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，然而也存在便于修改、拷貝的特點(diǎn)，這就使人們對(duì)電子文書(shū)檔案的真實(shí)性和原始性失去了信任，并因電子檔案?jìng)鬟f中存在的信息丟失、失真、泄密等情況而對(duì)電子檔案文件存有懷疑，認(rèn)為原始性的紙質(zhì)檔案更具有真實(shí)性和說(shuō)服力。因而，當(dāng)前的文書(shū)檔案電子化管理還要實(shí)施“雙軌制”的管理模式，形成多種介質(zhì)并存在的狀態(tài)。

5.加大文書(shū)檔案電子化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)建設(shè)

要以信息化、電子化為文書(shū)檔案建設(shè)管理的標(biāo)志，加大對(duì)文書(shū)檔案硬件設(shè)備的投入，使之具有統(tǒng)一的型號(hào)和規(guī)格，并開(kāi)發(fā)使用統(tǒng)一的信息化管理軟件系統(tǒng)，引入具有現(xiàn)代化信息技術(shù)和檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才，從硬件、軟件、人才等方面加強(qiáng)建設(shè)，確保文書(shū)電子檔案的信息化傳遞和共享，以堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)、人員保障較好地提升文書(shū)電子檔案的利用率。

6.強(qiáng)化文書(shū)檔案電子化安全管理

文書(shū)檔案電子化安全管理還要從系統(tǒng)和員工管理兩個(gè)層面加強(qiáng)，從員工管理來(lái)說(shuō)，要通過(guò)有效的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控方式，杜絕和規(guī)避文書(shū)檔案電子管理中的人為破壞和侵害行為。從系統(tǒng)管理來(lái)看，可以在電子文書(shū)檔案?jìng)鬏斁W(wǎng)絡(luò)中設(shè)置隔離帶，使文書(shū)檔案電子文件在局域網(wǎng)內(nèi)限制使用，避免文書(shū)檔案電子文件流入外網(wǎng)。另外，還要做好文書(shū)檔案電子文件的定期殺毒工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的安全隱患，確保文書(shū)檔案電子文件的安全性。

綜上所述，文書(shū)檔案電子化管理是檔案管理與利用的發(fā)展方向和趨勢(shì)，在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)滲透和普及的背景下，文書(shū)檔案電子化管理要充分利用先進(jìn)的電子設(shè)備和現(xiàn)代化技術(shù)，促進(jìn)文書(shū)檔案電子化管理的高效性實(shí)現(xiàn)。

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〔責(zé)任編輯：譚 蕊〕