榮曉東

摘 要：精細化管理是全新的管理方向，是立足于科學(xué)管理，精準，準確，嚴謹，細致的一種管理理念。行政管理的精細化改進實際上是一種特殊類型的管理形式。其主要目標(biāo)是使辦公室的行政工作水平得以全面提高。本文簡述了辦公室行政管理精細化的思路以及當(dāng)前面臨的問題，并在此基礎(chǔ)上提出一些建議。

關(guān)鍵詞：辦公室行政；精細化管理；對策

引言

人力資源管理的一個重要部分就是優(yōu)秀的精細化管理。辦公室的精細化管理將是其未來發(fā)展的趨勢和方向。對于辦公室行政管理而言，采用精細化管理可以降低出差管理成本，發(fā)現(xiàn)行政管理問題并制定有效的策略來解決這些問題，繼而更好地實施辦公室行政管理。

1辦公室行政管理精細化的思路

1.1對管理內(nèi)容進行劃分并細化

在許多單位中，辦公室經(jīng)常負責(zé)很多后勤和行政事務(wù)，并且大部分管理層專注于這兩個方面，其他管理事情列入到這兩方面當(dāng)中。這是由于考慮到勞動力和成本的因素，但這使得管理層地位越來越分散和模糊，導(dǎo)致辦事處日常工作缺乏指導(dǎo)，管理內(nèi)容得不到銜接，變得更加無序和混亂。管理者是辦公室行政管理的總管家，需要充分發(fā)揮其職位的主導(dǎo)作用，對每一項工作進行細化和量化的管理，但是現(xiàn)階段還遠未達到精細化管理。因此，如果希望辦公室管理更加有序地實現(xiàn)管理目標(biāo)，則必須對管理進行詳細的細化控制。細化是為了使某些工作更有條理、更符合邏輯，根據(jù)事物的特點，合理安排工作的主次，繼而為決策者提供更完整的信息。另外，精細化的管理還可以減少流水賬的出現(xiàn)，以確保整個工作的合理分配，各級勞動的合理劃分，從而大大提高了工作效率。同時，還應(yīng)該對更詳細的任務(wù)和工作進行測量，將工作需要花費的時間計算出來，進行量化，將量化評估與精細化管理相結(jié)合，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理模式，從而可以量化所有工作，使工作管理更受控制。

1.2標(biāo)準化與流程化

不僅可以規(guī)范和簡化產(chǎn)品的生產(chǎn)過程，而且可以轉(zhuǎn)變辦公室管理的概念，使失調(diào)的工作更加規(guī)范化、標(biāo)準化。隨著現(xiàn)代管理觀念的轉(zhuǎn)變，越來越多的管理理念被所熟知，使辦公室工作人員明確各部分的工作流程，減少無序性、盲目性，讓所有的工作得到充分的銜接，建立一個更加科學(xué)、可靠的工作系統(tǒng)，使日常辦公管理形成一個更加科學(xué)化的基于流程控制的管理系統(tǒng)，以便管理工作得到優(yōu)化，朝著精細化管理邁進。

1.3對協(xié)同化意識進行強化

辦公室是一個集體組織，每個組織都負責(zé)不同的工作內(nèi)容，并要求在集體力量的幫助下實現(xiàn)辦公室的精細化管理，顯然只依靠一個人無法實現(xiàn)良好的管理的，合作可以使工作分工更加有序和高效，減少忙亂。例如，在發(fā)送和接收文件時，從分發(fā)到存檔之中的每個環(huán)節(jié)都必須相互交流配合，以便使文件收發(fā)工作順利精準的完成。因此，每個辦公室員工都應(yīng)該有一種合作協(xié)同意識，以提高管理的經(jīng)濟效益。監(jiān)控其辦公成本，同時要求員工具備一種成本控制的觀念，能夠在節(jié)省辦公室開支以外更方便地進行管理。

2辦公室行政管理精細化現(xiàn)存的問題

2.1有效的量化管理手段缺乏

隨著辦公室管理的精細化實施，缺乏有效的量化管理措施是影響管理有效性的主要因素。在辦公室的日常管理中，沒有具體量化的考核等方面的內(nèi)容，行政管理中各項任務(wù)得不到有效分配，反過來又影響了管理。另外，員工工作考核的內(nèi)容和實際工作內(nèi)容在日常行政管理上存在一定差異，這將導(dǎo)致員工工作脫節(jié)。由于定量評估和行政管理工作在制定一些指標(biāo)方面沒有依據(jù)實際工作內(nèi)容，影響了某些指標(biāo)在工作中的實際實施。由于管理中沒有科學(xué)有效的量化管理方法，導(dǎo)致精細化管理效率低下，從而造成辦公室行政管理效率無法有效提高。

2.2精細化管理目標(biāo)缺乏

在辦公室行政管理中，有必要完善和明確精細化管理的目標(biāo)。在辦公室管理中，沒有績效考核體系，沒有明確和精確的管理目標(biāo)等，之后的管理會出現(xiàn)矛盾、相互推卸責(zé)任等問題。實施精細化行政管理過程中，如果管理目標(biāo)不夠明確，會影響和限制精細化管理的實施。辦公室管理層沒有明確的評估體系和管理目標(biāo)，會影響管理職能的有效發(fā)揮，影響員工的工作效率，影響其責(zé)任感和歸屬感。目前，隨著辦公室的行政管理，缺乏完善的管理目標(biāo)將影響精細化管理的順利發(fā)展。

3實現(xiàn)辦公室行政管理精細化的有效策略

3.1加強文化建設(shè)

經(jīng)驗豐富的管理人員通常了解下屬的風(fēng)格和特點，并且很清楚他們最容易遇到的問題。當(dāng)前的領(lǐng)導(dǎo)管理者應(yīng)該提倡放大抓小的概念，即從細節(jié)中展示管理成果，這對提高效益更有積極作用。“放大”是指管理團隊的負責(zé)人，必須完全放開所有下屬員工的責(zé)任范圍內(nèi)的所有工作。

3.2全面提高員工的素質(zhì)

精細化管理的引入對員工的知識、心理和技能提出了更高的要求。事實上，精細化管理的本質(zhì)更多的是對員工職業(yè)化的要求，通過提高員工工作的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能，使之成為員工內(nèi)化的工作習(xí)慣。因此，為了深入實現(xiàn)精細化管理，需要培養(yǎng)大量合格的專業(yè)人才，通過人才的專業(yè)化來實現(xiàn)管理流程的精細化、專業(yè)化和規(guī)范化。

3.3制度化管理的實施

要徹底實施辦公室行政的精細化管理，提供一個制度保障。對于相關(guān)行政管理工作，如財務(wù)、服務(wù)、薪酬等，所有工作都將發(fā)展成一個完整的流程，以提供詳細的工作項目的說明。為了更好地推進辦公室行政精細化管理，有必要為其提供一個完整、細致、系統(tǒng)的制度，為精細化管理提供依據(jù)和保障。根據(jù)工作系統(tǒng)和工作流程，才能保證辦公室行政工作的順利開展。

3.4完善行政管理的評價體系建設(shè)

行政管理的內(nèi)容主要分為上情下達和下情上達。因此，反饋效應(yīng)是這個過程中的關(guān)鍵。為了避免甚至消除精細化管理工作的實際情況與計劃情況有較大出入，必須依靠明確清晰、系統(tǒng)性的管理評估機制去保障精細化管理運行，如果采用周期評估的方式，獎勵獎懲制度等，能夠最大限度地調(diào)動員工的積極性和主動性。同時，應(yīng)該注意的是，單位必須不斷推進精確化管理，才能使管理更加有效。因此，也可以根據(jù)具體條件為員工進行培訓(xùn)，進行考核，以考核結(jié)果調(diào)動員工崗位，從而使更多的人才能夠在更大的平臺上得到發(fā)展。

3.5運用科學(xué)理論和方法指導(dǎo)推動實踐工作

為推動辦公室行政管理工作的科學(xué)化、精細化發(fā)展，必須以科學(xué)理論為指導(dǎo)，不斷提高管理效能，管理層要認真學(xué)習(xí)和運用現(xiàn)代管理理論，掌握現(xiàn)代管理方法，拓展管理思路，運用更現(xiàn)代化的管理技術(shù)。例如，要不斷改進管理方法，及時發(fā)現(xiàn)辦公室工作中的問題和缺點，并針對性地進行優(yōu)化改進；學(xué)習(xí)零差錯管理方法，在辦公室工作中堅持零差錯標(biāo)準，使工作質(zhì)量和效率得到進一步提高。

結(jié)束語

辦公室的工作內(nèi)容繁多，責(zé)任重大。如果處理不當(dāng)，可能會發(fā)生各種情況，甚至?xí)乐赜绊懞罄m(xù)工作的正常運行。辦公室工作的特點決定了它應(yīng)該走精細化、標(biāo)準化，科學(xué)化的道路。同時，也應(yīng)建立正式的文檔接收、處理的標(biāo)準化流程，并強調(diào)高品質(zhì)意識，以全面提高行政管理工作的精細化程度。

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