梁春英

（廣西華盛工程咨詢有限公司 廣西柳州 545002）

招標是工程建設(shè)的一個重要環(huán)節(jié)，在招標中一個重要內(nèi)容就是招標信息，對這些信息進行科學(xué)合理的管理，可以為企業(yè)的決策提供依據(jù)，提升決策的正確性和科學(xué)性。而招標代理就有利于對這些信息進行管理，招標代理機構(gòu)需要掌握各方的信息，包括投標企業(yè)、招標投標管理機構(gòu)、專家、招標企業(yè)和評標機構(gòu)等，進而全面的掌握招標企業(yè)的意圖，在各方面的要求、還有招標企業(yè)在投資資金安排方面的設(shè)想等，全面把握投標企業(yè)的情況，及時關(guān)注招標投標管理機構(gòu)以及專家等方面的最新情況。

1 工程招標代理中的不足和問題

當前社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，國內(nèi)城鎮(zhèn)化發(fā)展的速度日益提升，工程招標代理行業(yè)得到了極大的發(fā)展，在數(shù)量和規(guī)模上不斷增加，在有關(guān)制度方面也不斷的優(yōu)化和健全，國內(nèi)工程招標代理工作也向著法制化道路發(fā)展[1]。但是在具體運營中還是存在一些不足和問題，這對該行業(yè)的發(fā)展帶去了消極的影響，這主要體現(xiàn)在兩方面：①因為對工程招標代理有各種類型的管理制度，受到這些的限制，在招標代理中一些程序較為復(fù)雜，需要花費較長的時間。因為這些條件的約束，使得在一些規(guī)模不大的工程項目中，很難對工程招標代理這一形式進行推廣及應(yīng)用，限制了該形式的發(fā)展，普及率并不高；②該行業(yè)對于資質(zhì)要求不高，使得行業(yè)的門檻不高，這就讓每個工程招標代理機構(gòu)在各方面都有較大的差異，主要體現(xiàn)在財務(wù)狀況、技術(shù)水平以及硬件設(shè)施等。除此之外，工程招標代理的有關(guān)人員在專業(yè)素質(zhì)上存在較大的差別，專業(yè)素質(zhì)出現(xiàn)參差不齊的問題。在工作過程中會發(fā)生一些違規(guī)的行為，如，暗箱操作、弄虛作假等。

當前是信息時代，信息技術(shù)得到了極大的發(fā)展，在各個領(lǐng)域中也得到了廣泛的應(yīng)用，信息傳遞的速度很快，不僅讓數(shù)據(jù)傳輸?shù)男侍嵘€能夠保證數(shù)據(jù)的正確性。因此，在工程招標代理工作中也需要有效的對信息技術(shù)進行應(yīng)用，進而促進招投標等各項工作效率的提升，防止由于信息不暢通而導(dǎo)致出現(xiàn)浪費資源的問題。因此，在招標代理工作中需要注重對相關(guān)的信息進行管理，促進招標代理機構(gòu)全面能力的提升。

2 工程招標代理在信息管理中的主要需求

工程招標活動中，招標信息十分重要，對這些信息的利用情況關(guān)系到企業(yè)在招標中的優(yōu)勢，只有有效的進行利用，才能將企業(yè)的優(yōu)勢發(fā)揮出來。當前招標代理機構(gòu)的業(yè)務(wù)流程主要利用分成三個階段。

2.1 工程招標代理前期工作階段

在這一階段，有關(guān)代理機構(gòu)需要全面的采集工程招投標的有關(guān)信息，主要信息包括建筑市場的客體及主體信息，工程的招標信息以及工程信息等內(nèi)容對建筑行業(yè)的發(fā)展具有重要作用。

2.2 工程招標代理中期工作階段

在這一階段中，相關(guān)的代理機構(gòu)已經(jīng)得到了要代理的工程項目，所以，相關(guān)機構(gòu)就需要依據(jù)招標單位的委托，全面的進行招標各方面工作。在這一環(huán)節(jié)中，信息管理內(nèi)容包含內(nèi)容較多，如審查承建單位的各方面資質(zhì)情況、依據(jù)招標單位規(guī)范開展招標、編制有關(guān)文件等。

2.3 工程招標代理后期工作階段

在這一階段，相關(guān)的代理機構(gòu)在信息管理中需要側(cè)重于收集和管理相關(guān)的反饋信息，基于此，對現(xiàn)有的信息資源進行補充以及更新，這對加強代理機構(gòu)的信息管理能力和效果具有積極影響。

3 工程招標代理的信息管理與實踐運用

3.1 工程招標代理中信息管理的工作流程和基本要求

工程招標代理工作中，一個重要的內(nèi)容就是信息管理，這和整體工程招標代理流程之間有密切的聯(lián)系?，F(xiàn)階段工程招標代理信息收集管理主要可以分成三個階段：第一個階段就是招標策劃階段。按照標的物的各方面目標，如經(jīng)濟特點、進度、管理特征和功能、價格服務(wù)、技術(shù)、質(zhì)量以及規(guī)模等，對市場的情況進行分析，明確招標項目的綜合性方案，方案中包含較多的核心要求，如，范圍、實施條件、保證措施、進度以及目標等，這為招標項目具體的落實提供依據(jù)以及指導(dǎo)；第二個階段就是操作執(zhí)行階段。按照有關(guān)的法律、法規(guī)以及標準和規(guī)范，以招標項目的總體策略為中心，開展相應(yīng)的招標工作，主要有編制招標文件、發(fā)布招標公告、發(fā)出招標文件以及澄清答疑、接受投標文件、開標和組織評標、明確中標單位、發(fā)出中標通知書等；最后一個階段就是評價管理階段。在完成招標，明確中標單位之后，需要對招標過程中的不足和原因進行分析，或者是總結(jié)成功原因，進而在原有招標管控及管理流程基礎(chǔ)上，不斷的進行優(yōu)化和完善，對過程中的知識以及經(jīng)驗進行總結(jié)。招標代理機構(gòu)經(jīng)過收集招標過程中的信息，可以歸納形成企業(yè)的信息數(shù)據(jù)庫，對數(shù)據(jù)信息進行有效的應(yīng)用[2]。圖1中能夠看到工程招標代理業(yè)務(wù)委托流程圖。

圖1 工程招標代理業(yè)務(wù)委托流程圖

工程招標代理工作中需要對信息進行全方位的管理，且需要和基本要求相適應(yīng)，主要包括兩點：①需要實時的查詢招標的有關(guān)信息以及表格；②對于招標的有關(guān)信息要做出篩選，這就需要按照相關(guān)的分類來落實，如委托人、部門和項目等，這樣能夠提升查詢功能的便利性，在搜尋信息方面也可以節(jié)省成本。

3.2 招標資料、檔案的信息管理

有關(guān)的工程招投標代理機構(gòu)需要注重檔案和資料的歸檔，要全面的落實好這項工作。對于其中存在的問題，要進行具體的分析，結(jié)合招標的具體類型，選擇資源、檔案歸檔的程度，包括部分歸檔和全部歸檔。要是發(fā)現(xiàn)有需要進行歸檔，但是還未來得及提交的檔案和資料，就需要第一時間進行催交。

信息管理是工程招標代理中的關(guān)鍵部分，其主要功能有：項目招標策劃、發(fā)布公告、編制和審查相關(guān)文件、網(wǎng)上預(yù)訂和下載標書、項目招標答疑、整套資料的最終歸檔。要做到全過程的信息管理，就需要實時查詢有關(guān)的報表等內(nèi)容，按照各種分類條件進行篩選，讓公司有關(guān)人員可以依據(jù)自己的權(quán)限，實時跟蹤自己負責(zé)的項目和其運行，公司領(lǐng)導(dǎo)也能夠?qū)崟r掌握相關(guān)的招標代理項目的具體進展。

3.3 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫的運用

現(xiàn)階段國內(nèi)很多工程招標代理企業(yè)在工作中都應(yīng)用了招標業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫，但是這無法確保招標信息的及時性，一般信息都是有些滯后的。當前市場競爭日益激烈，招標代理企業(yè)要想提升自身的競爭力，就需要做好相應(yīng)的分析以及調(diào)整，結(jié)合企業(yè)的具體情況，在市場中構(gòu)建符合自身的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫，通過互聯(lián)網(wǎng)等方式及時的掌握其他企業(yè)在招標代理方面的有關(guān)信息。另外，在招標代理工作中應(yīng)用數(shù)據(jù)庫，能夠?qū)ψ陨淼臋n案以及資料進行分類，有利于提升管理的效果，基于此，可以對數(shù)據(jù)庫中的檔案和資源進行一系列的工作，包括儲存、傳遞、加工、調(diào)取、整理以及利用等，為這些工作提供便利。

3.4 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)模塊的運用

當前工程招標代理企業(yè)在管理工程投標信息以及工程信息中，一般都應(yīng)用工程信息業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)模塊的手段，通過統(tǒng)計、整理和分析工程的有關(guān)信息，進而制定出最佳的招標方案，對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)模塊進行應(yīng)用，可以有效的整合招標信息，且在特定的條件下，還能夠進行信息檢索[3]。一般業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計分析查詢模塊中包括依據(jù)條件、分類匯總統(tǒng)計對各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)功能進行查詢，可以滿足公司業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會議、部門業(yè)務(wù)統(tǒng)計匯總、業(yè)務(wù)調(diào)度會議、資質(zhì)上報申請的要求，數(shù)據(jù)方面需要確保正確、可靠和統(tǒng)一。

3.5 業(yè)務(wù)輔助系統(tǒng)的運用

工程招標代理信息管理中包含主要系統(tǒng)以及輔助系統(tǒng)，輔助系統(tǒng)同樣也十分重要，這是因為輔助系統(tǒng)可以基于已有的招標范文，自動的形成新的招標文件。業(yè)務(wù)輔助系統(tǒng)在其他方面也有重要作用，比如，可以利用其來進行查詢，在招標活動中的開標文件、招標中的評標表格等都可以實現(xiàn)這一功能的應(yīng)用。業(yè)務(wù)輔助系統(tǒng)還可以審核招標的資料以及文件，進而為招標開展營造良好、健康的環(huán)境，確保其真實性以及公正性。很多業(yè)務(wù)輔助系統(tǒng)在實際工作中的應(yīng)用都有重要作用，所以，也慢慢發(fā)展成為主要系統(tǒng)。

4 結(jié)束語

綜上所述，當前工程招標代理行業(yè)得到了極大的發(fā)展，在國內(nèi)建筑行業(yè)規(guī)范化不斷提升的情況下，對工程招標代理機構(gòu)也帶來了機遇和挑戰(zhàn)，要提升機構(gòu)的競爭力，就需要做好信息管理，針對以往存在的問題，采取有效的措施解決，進而促進工程招標工作的有效開展，推動建筑行業(yè)的發(fā)展。