陳海燕
【摘要】高職檔案是高職院校在長(zhǎng)期發(fā)展中形成的有關(guān)科研、教學(xué)等的具有一定價(jià)值的資料信息,做好高職檔案管理工作對(duì)高職院校的發(fā)展來(lái)說(shuō)具有十分重要的意義。在新時(shí)期的背景下,傳統(tǒng)的高職檔案管理模式表現(xiàn)出的弊端越來(lái)越明顯,這就要求結(jié)合時(shí)代的要求對(duì)高職檔案管理工作的規(guī)范性加以提升。本文就針對(duì)新時(shí)期高職檔案管理工作規(guī)范化的新途徑進(jìn)行了探討和研究。
【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;高職;檔案管理;規(guī)范化;新途徑
近些年,伴隨我國(guó)高等職業(yè)教育事業(yè)的深入推進(jìn),在高職檔案管理方面的要求也越來(lái)越高,在新時(shí)期的時(shí)代背景下,加快構(gòu)建高職檔案管理的規(guī)范化體系,對(duì)于提高高職教學(xué)管理水平、促進(jìn)高職院校的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展來(lái)說(shuō)具有極大的促進(jìn)意義。
一、高職檔案管理工作規(guī)范化的主要作用
(一)有利于確保檔案的完整性
高職檔案主要包括學(xué)校的科研信息、學(xué)生信息以及教學(xué)管理信息等,可以說(shuō)是高職院校的一大資源寶庫(kù),以往的檔案管理模式基本上是采用的紙質(zhì)保存方式,這種落后的保存模式不但需要花費(fèi)大量的人力、空間與時(shí)間,同時(shí)在檔案資料保存過(guò)程中也很容易出現(xiàn)資料丟失、破損等問(wèn)題,在新時(shí)期的背景下,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化指的就是運(yùn)用數(shù)字化、信息化的方式來(lái)保管資料,這是我國(guó)當(dāng)前高職檔案管理工作發(fā)展的主流方向,同時(shí)也是確保高職院校教學(xué)水平和管理質(zhì)量提升的重要基礎(chǔ)。由此可見(jiàn),在新形勢(shì)下,嚴(yán)格將高職檔案管理工作落到實(shí)處,可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的完整管理,促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作整體效率和質(zhì)量的提升,與此同時(shí),還能在一定程度上促進(jìn)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。
(二)有利于高職院校緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐
現(xiàn)階段,高職教育的主要目的是為我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供足夠的技術(shù)型、實(shí)用型人才。近些年,隨著社會(huì)發(fā)展對(duì)技術(shù)型人才需求量的進(jìn)一步增多,國(guó)家對(duì)高職院校的建設(shè)與發(fā)展也越來(lái)越重視,不斷加大對(duì)此類院校的財(cái)政支持力度,使高職院校具備足夠的資金來(lái)拓展建設(shè)規(guī)模。在這樣的背景下,高職檔案管理工作要求也顯著提高,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化,可為高職院校的長(zhǎng)期健康發(fā)展提供有效的資源保障,使其緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐,為社會(huì)輸送更多的實(shí)用型人才,從而更好地滿足社會(huì)發(fā)展的需要。
二、新時(shí)期高職檔案管理工作規(guī)范化面臨的主要問(wèn)題
(一)信息化水平偏低
信息化是當(dāng)前檔案管理的主流發(fā)展趨勢(shì),也是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、高效化的基本要求之一。信息化檔案管理有效規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理在時(shí)間、空間上的局限性,它將數(shù)據(jù)庫(kù)作為基本立足點(diǎn),在控制論、系統(tǒng)論等的引導(dǎo)下,有效達(dá)到了檔案資源高效化整合的目標(biāo)。然而,從當(dāng)前的現(xiàn)狀來(lái)看,大部分高職院校并沒(méi)有將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中,仍然停留在原始人工紙質(zhì)管理階段,缺乏應(yīng)用信息化技術(shù)的積極性與主動(dòng)性,盡管有些高職院校已經(jīng)引入了信息化技術(shù),但在實(shí)際應(yīng)用該技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候仍然存在不少問(wèn)題,信息化的整體水平偏低,還需在今后的實(shí)踐中加以改進(jìn)和提升。
(二)檔案管理制度不夠完善
缺乏完善的檔案管理制度是當(dāng)前阻礙高職檔案管理規(guī)范化發(fā)展的一大絆腳石,正是由于制度建設(shè)嚴(yán)重滯后,導(dǎo)致高職檔案管理工作的作用難以充分發(fā)揮出來(lái),在實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候經(jīng)常出現(xiàn)職責(zé)不明確、人員冗雜的現(xiàn)象。盡管當(dāng)前我國(guó)大部分普通高等院校都制定的了比較完善的《檔案管理制度》以及《歸檔實(shí)施辦法》等,但是高職院校往往認(rèn)為檔案管理是普通高等院校的事,而自己的主要任務(wù)是打造技術(shù)型人才隊(duì)伍,教育教學(xué)的重點(diǎn)是培養(yǎng)學(xué)生的實(shí)踐能力,所以,在檔案管理制度建設(shè)上通常不夠重視,正因?yàn)槿绱?,?dǎo)致高職檔案管理工作在實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)相互推卸責(zé)任等問(wèn)題,這對(duì)檔案資料的高效化、規(guī)范化管理來(lái)說(shuō)是極為不利的。
三、新時(shí)期高職檔案管理工作規(guī)范化的新途徑
(一)提高檔案管理的信息化水平
高職院校應(yīng)當(dāng)積極引入各種現(xiàn)代化信息技術(shù)手段,并將其合理地應(yīng)用于檔案管理之中,構(gòu)建科學(xué)的檔案管理信息化平臺(tái)。首先,高職院校在應(yīng)用信息化管理技術(shù)的時(shí)候,應(yīng)當(dāng)尤其關(guān)注檔案管理的安全性,嚴(yán)格將加密設(shè)置工作落實(shí)到位,杜絕采用劣質(zhì)U盤等存儲(chǔ)工具,及時(shí)安裝安全級(jí)別較高的密鑰或者防火墻,這樣才能確保高職檔案信息化管理的安全性。其次,應(yīng)當(dāng)為用戶配置靈活多樣的客戶端與接口,使之能隨時(shí)隨地對(duì)檔案資料進(jìn)行搜索和查閱。
(二)建立健全檔案管理制度體系
對(duì)高職檔案管理當(dāng)前存在的管理制度不夠完善的問(wèn)題必須及時(shí)加以解決,使檔案管理制度更加具體化、系統(tǒng)化和規(guī)范化,進(jìn)而為高職檔案管理工作的實(shí)際開(kāi)展提供科學(xué)的參考依據(jù),促進(jìn)其價(jià)值的全面發(fā)揮。具體來(lái)說(shuō),應(yīng)做到以下幾點(diǎn):首先,應(yīng)當(dāng)將國(guó)家出臺(tái)的相關(guān)政策與制度作為基本指導(dǎo),制定適合本校的高職檔案管理制度,使其更好地指導(dǎo)檔案管理工作的開(kāi)展。其次,應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則,對(duì)高職檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化,結(jié)合時(shí)代發(fā)展以及學(xué)校發(fā)展的新需求,使高職檔案管理制度體現(xiàn)出時(shí)代性和針對(duì)性。
(三)提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)
一方面,應(yīng)當(dāng)加大對(duì)新人職人員的培訓(xùn)力度,使其全面了解有關(guān)檔案管理工作的基本流程、內(nèi)容與方法等,知道怎樣進(jìn)行檔案的歸類、編號(hào)、整理等相關(guān)工作。另一方面,應(yīng)當(dāng)注重對(duì)檔案管理人員信息化技能的提升,讓他們具備熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理的技能,打造一支現(xiàn)代化、高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。
四、結(jié)語(yǔ)
綜上所述,新時(shí)期高職檔案管理工作規(guī)范化正面臨一系列的問(wèn)題,包括信息化水平偏低、制度不完善等,因此,要加快推進(jìn)高職檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)程,就必須提高檔案管理的信息化水平,完善相關(guān)管理制度,并加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。
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