陳海燕

【摘要】高職檔案是高職院校在長期發(fā)展中形成的有關(guān)科研、教學(xué)等的具有一定價(jià)值的資料信息，做好高職檔案管理工作對(duì)高職院校的發(fā)展來說具有十分重要的意義。在新時(shí)期的背景下，傳統(tǒng)的高職檔案管理模式表現(xiàn)出的弊端越來越明顯，這就要求結(jié)合時(shí)代的要求對(duì)高職檔案管理工作的規(guī)范性加以提升。本文就針對(duì)新時(shí)期高職檔案管理工作規(guī)范化的新途徑進(jìn)行了探討和研究。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；高職；檔案管理；規(guī)范化；新途徑

近些年，伴隨我國高等職業(yè)教育事業(yè)的深入推進(jìn)，在高職檔案管理方面的要求也越來越高，在新時(shí)期的時(shí)代背景下，加快構(gòu)建高職檔案管理的規(guī)范化體系，對(duì)于提高高職教學(xué)管理水平、促進(jìn)高職院校的長遠(yuǎn)健康發(fā)展來說具有極大的促進(jìn)意義。

一、高職檔案管理工作規(guī)范化的主要作用

（一）有利于確保檔案的完整性

高職檔案主要包括學(xué)校的科研信息、學(xué)生信息以及教學(xué)管理信息等，可以說是高職院校的一大資源寶庫，以往的檔案管理模式基本上是采用的紙質(zhì)保存方式，這種落后的保存模式不但需要花費(fèi)大量的人力、空間與時(shí)間，同時(shí)在檔案資料保存過程中也很容易出現(xiàn)資料丟失、破損等問題，在新時(shí)期的背景下，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化指的就是運(yùn)用數(shù)字化、信息化的方式來保管資料，這是我國當(dāng)前高職檔案管理工作發(fā)展的主流方向，同時(shí)也是確保高職院校教學(xué)水平和管理質(zhì)量提升的重要基礎(chǔ)。由此可見，在新形勢下，嚴(yán)格將高職檔案管理工作落到實(shí)處，可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的完整管理，促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作整體效率和質(zhì)量的提升，與此同時(shí)，還能在一定程度上促進(jìn)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。

（二）有利于高職院校緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐

現(xiàn)階段，高職教育的主要目的是為我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供足夠的技術(shù)型、實(shí)用型人才。近些年，隨著社會(huì)發(fā)展對(duì)技術(shù)型人才需求量的進(jìn)一步增多，國家對(duì)高職院校的建設(shè)與發(fā)展也越來越重視，不斷加大對(duì)此類院校的財(cái)政支持力度，使高職院校具備足夠的資金來拓展建設(shè)規(guī)模。在這樣的背景下，高職檔案管理工作要求也顯著提高，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，可為高職院校的長期健康發(fā)展提供有效的資源保障，使其緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，為社會(huì)輸送更多的實(shí)用型人才，從而更好地滿足社會(huì)發(fā)展的需要。

二、新時(shí)期高職檔案管理工作規(guī)范化面臨的主要問題

（一）信息化水平偏低

信息化是當(dāng)前檔案管理的主流發(fā)展趨勢，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、高效化的基本要求之一。信息化檔案管理有效規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理在時(shí)間、空間上的局限性，它將數(shù)據(jù)庫作為基本立足點(diǎn)，在控制論、系統(tǒng)論等的引導(dǎo)下，有效達(dá)到了檔案資源高效化整合的目標(biāo)。然而，從當(dāng)前的現(xiàn)狀來看，大部分高職院校并沒有將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，仍然停留在原始人工紙質(zhì)管理階段，缺乏應(yīng)用信息化技術(shù)的積極性與主動(dòng)性，盡管有些高職院校已經(jīng)引入了信息化技術(shù)，但在實(shí)際應(yīng)用該技術(shù)開展檔案管理工作的時(shí)候仍然存在不少問題，信息化的整體水平偏低，還需在今后的實(shí)踐中加以改進(jìn)和提升。

（二）檔案管理制度不夠完善

缺乏完善的檔案管理制度是當(dāng)前阻礙高職檔案管理規(guī)范化發(fā)展的一大絆腳石，正是由于制度建設(shè)嚴(yán)重滯后，導(dǎo)致高職檔案管理工作的作用難以充分發(fā)揮出來，在實(shí)際開展檔案管理工作的時(shí)候經(jīng)常出現(xiàn)職責(zé)不明確、人員冗雜的現(xiàn)象。盡管當(dāng)前我國大部分普通高等院校都制定的了比較完善的《檔案管理制度》以及《歸檔實(shí)施辦法》等，但是高職院校往往認(rèn)為檔案管理是普通高等院校的事，而自己的主要任務(wù)是打造技術(shù)型人才隊(duì)伍，教育教學(xué)的重點(diǎn)是培養(yǎng)學(xué)生的實(shí)踐能力，所以，在檔案管理制度建設(shè)上通常不夠重視，正因?yàn)槿绱?，?dǎo)致高職檔案管理工作在實(shí)際開展過程中經(jīng)常出現(xiàn)相互推卸責(zé)任等問題，這對(duì)檔案資料的高效化、規(guī)范化管理來說是極為不利的。

三、新時(shí)期高職檔案管理工作規(guī)范化的新途徑

（一）提高檔案管理的信息化水平

高職院校應(yīng)當(dāng)積極引入各種現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，并將其合理地應(yīng)用于檔案管理之中，構(gòu)建科學(xué)的檔案管理信息化平臺(tái)。首先，高職院校在應(yīng)用信息化管理技術(shù)的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)尤其關(guān)注檔案管理的安全性，嚴(yán)格將加密設(shè)置工作落實(shí)到位，杜絕采用劣質(zhì)U盤等存儲(chǔ)工具，及時(shí)安裝安全級(jí)別較高的密鑰或者防火墻，這樣才能確保高職檔案信息化管理的安全性。其次，應(yīng)當(dāng)為用戶配置靈活多樣的客戶端與接口，使之能隨時(shí)隨地對(duì)檔案資料進(jìn)行搜索和查閱。

（二）建立健全檔案管理制度體系

對(duì)高職檔案管理當(dāng)前存在的管理制度不夠完善的問題必須及時(shí)加以解決，使檔案管理制度更加具體化、系統(tǒng)化和規(guī)范化，進(jìn)而為高職檔案管理工作的實(shí)際開展提供科學(xué)的參考依據(jù)，促進(jìn)其價(jià)值的全面發(fā)揮。具體來說，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：首先，應(yīng)當(dāng)將國家出臺(tái)的相關(guān)政策與制度作為基本指導(dǎo)，制定適合本校的高職檔案管理制度，使其更好地指導(dǎo)檔案管理工作的開展。其次，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則，對(duì)高職檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化，結(jié)合時(shí)代發(fā)展以及學(xué)校發(fā)展的新需求，使高職檔案管理制度體現(xiàn)出時(shí)代性和針對(duì)性。

（三）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

一方面，應(yīng)當(dāng)加大對(duì)新人職人員的培訓(xùn)力度，使其全面了解有關(guān)檔案管理工作的基本流程、內(nèi)容與方法等，知道怎樣進(jìn)行檔案的歸類、編號(hào)、整理等相關(guān)工作。另一方面，應(yīng)當(dāng)注重對(duì)檔案管理人員信息化技能的提升，讓他們具備熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理的技能，打造一支現(xiàn)代化、高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。

四、結(jié)語

綜上所述，新時(shí)期高職檔案管理工作規(guī)范化正面臨一系列的問題，包括信息化水平偏低、制度不完善等，因此，要加快推進(jìn)高職檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)程，就必須提高檔案管理的信息化水平，完善相關(guān)管理制度，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。

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