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        淺談人事檔案管理的重要性及優(yōu)化途徑

        2018-08-08 10:12:22羅旭維
        商情 2018年34期
        關(guān)鍵詞:人事檔案重要性優(yōu)化

        羅旭維

        【摘要】人事檔案是各個(gè)單位人力資源管理的重要內(nèi)容之一,是用人單位掌握其單位內(nèi)部人員整體信息的重要途徑。通過(guò)這些人事檔案,用人單位可以了解到每個(gè)人的基本閱歷、工作情況、家庭親屬成員及其社會(huì)關(guān)系脈絡(luò)??梢?jiàn),無(wú)論是對(duì)用人單位還是工作人員而言,人事檔案是是極其重要的。本文將從人事檔案管理工作的重要性出發(fā),對(duì)當(dāng)前常規(guī)的人事檔案管理工作提出一些優(yōu)化的建議和見(jiàn)解,努力提高當(dāng)前的人事檔案管理工作的水平。

        【關(guān)鍵詞】人事檔案;重要性;優(yōu)化

        人事檔案,是記錄著單位工作人員的整體個(gè)人情況的文書(shū)材料,它詳細(xì)記載著單位內(nèi)每個(gè)員工的資歷、職稱、工作概況、獎(jiǎng)懲情況等信息,是記錄員工基本信息的原始數(shù)據(jù)。對(duì)員工而言,通過(guò)人事檔案,他能向用人單位展現(xiàn)自己的優(yōu)勢(shì)經(jīng)歷;對(duì)用人單位而言,能通過(guò)人事檔案了解每一位員工,加強(qiáng)用人單位對(duì)員工的日常管理與升遷管理。此外,每個(gè)人的人事檔案匯聚起來(lái),就成為了社會(huì)整體檔案的一部分,因此可以說(shuō),人事檔案管理工作對(duì)整個(gè)社會(huì)而言也是至關(guān)重要的。

        一、人事檔案管理的重要性

        (一)人事檔案記錄著一個(gè)人的人生軌跡,是其整體社會(huì)閱歷的體現(xiàn)

        每個(gè)人從出生開(kāi)始,就在逐步的形成屬于自己的檔案,他的整體閱歷都能在其人事檔案中得到很好的體現(xiàn)。通過(guò)人事檔案管理工作,可以讓每個(gè)人擁有更為真實(shí)、完備和詳盡的人事檔案。此外,良好的人事檔案管理工作也能幫助個(gè)人及單位隨時(shí)有效地利用檔案信息,發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用。

        (二)人事檔案管理工作是單位人力資源管理工作的重要部分

        對(duì)一個(gè)用人單位而言,人力資源管理工作是極其重要的,包含著多個(gè)方面,其中,人事檔案管理就是重要的一環(huán)。做好人事檔案管理工作,能夠從整體上提高單位人力資源管理工作的水平,使得檔案管理人員更加認(rèn)真對(duì)待工作,整理好每個(gè)人的檔案,完善檔案信息。

        (三)人事檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性與完備性體現(xiàn)著人事檔案管理部門(mén)的工作能力

        人事檔案管理工作者的工作表現(xiàn)就是該單位內(nèi)的人事檔案是否真實(shí)和完備。為了使得各員工的人事檔案能夠最真實(shí)、最完備地記錄其個(gè)人信息,檔案管理工作部門(mén)必須加強(qiáng)其管理工作水平,貫徹落實(shí)人事檔案管理工作制度。

        (四)人事檔案也是社會(huì)公共信息的重要組成部分

        每個(gè)人都擁有屬于自己的人事檔案,而人又是組成社會(huì)集體的單位,因此每個(gè)人的人事檔案匯聚在一起就成為了社會(huì)共同的檔案,是社會(huì)公共信息的一部分。通過(guò)這些社會(huì)公共信息,國(guó)家勞動(dòng)管理部門(mén)就能利用這些檔案信息把握國(guó)家當(dāng)前整體的就業(yè)水平以及人力資源管理水平,并對(duì)其發(fā)展做出適當(dāng)?shù)闹敢???梢?jiàn),人事檔案管理工作對(duì)社會(huì)整體的發(fā)展也是至關(guān)重要的。

        (五)人事檔案是用人單位選拔人才的參考依據(jù)之一

        人事檔案由每個(gè)人的個(gè)人基本材料組成,詳細(xì)記錄著個(gè)人的性格、工作能力、業(yè)務(wù)狀況、獎(jiǎng)懲記錄等情況,是用人單位全面考察人才、使用人才的的科學(xué)依據(jù)。并且由于人事檔案具有天然的真實(shí)性、完備性和原始性,是用人單位考察員工的重要材料??梢哉f(shuō),良好的人事檔案管理機(jī)制對(duì)整個(gè)社會(huì)的人才資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。

        二、人事檔案管理工作的優(yōu)化途徑

        (一)制定完備良好的人事檔案管理工作制度

        無(wú)規(guī)矩不成方圓,優(yōu)化人事檔案管理工作,就必須要制定一個(gè)有效的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髦贫取=⑦@樣的一個(gè)制度之后,就能做到有度可依,依照制度辦事,將檔案管理工作做的更加細(xì)致、扎實(shí)。首先,要制定人事檔案管理的工作規(guī)范,學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),將先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)與本部門(mén)的實(shí)際情況結(jié)合起來(lái),制定一個(gè)既具有先進(jìn)性、有符合實(shí)際情況的工作規(guī)范。其次,要制定一個(gè)嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度,嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度能夠大大提高工作人員的工作積極性,優(yōu)化檔案管理的工作水平。最后,要實(shí)現(xiàn)工作制度上的權(quán)責(zé)明確,確保制度層層落實(shí),每一位工作人員都有明確的分工,保障管理工作的細(xì)致、精確和效率。

        (二)提升人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

        管理工作人員的業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)關(guān)系到檔案管理工作的水平高低。倘若工作人員水平較低、素質(zhì)較差,必然無(wú)法將工作做好。要提升管理人員的綜合素質(zhì),首先,要合理的安排不同年齡層的工作人員,定期招收年輕的、有干勁的工作人員,提升部門(mén)內(nèi)部活力與工作效率;其次,定期開(kāi)展相關(guān)的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)與學(xué)習(xí),以及讓有經(jīng)驗(yàn)的老員工向新員傳授工作經(jīng)驗(yàn),整體提升工作人員的業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì);最后,為配合現(xiàn)代信息化技術(shù)的使用,必須要為管理工作人員開(kāi)展有關(guān)的計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn),使他們懂的操作有關(guān)的信息化管理平臺(tái)。

        (三)對(duì)人事檔案管理的工作方法進(jìn)行創(chuàng)新

        管理方法關(guān)系著管理工作者的工作效率與工作質(zhì)量。例如,檔案管理部門(mén)可以將其工作人員分為若干組別,按照組別進(jìn)行工作評(píng)估考核,在部門(mén)內(nèi)形成良好的團(tuán)隊(duì)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí),提高工作效率;此外,還可以定期將在管理工作中遇到的難點(diǎn)、疑點(diǎn)進(jìn)行明確地解釋和提示,讓管理工作人員做到心中有數(shù),對(duì)工作有一個(gè)預(yù)先的把握,提高工作積極性與效率。

        (四)利用現(xiàn)代信息化技術(shù),提高人事檔案管理工作的信息化水平

        在現(xiàn)代的各項(xiàng)管理工作中,信息化技術(shù)手段日益普及,并且起著越來(lái)越重要的作用。通過(guò)利用現(xiàn)代信息化技術(shù),人事檔案管理工作的成本將大大降低,工作效率將大大提升。首先,人事檔案管理部門(mén)必須重視信息化技術(shù)手段,提供經(jīng)費(fèi)為部門(mén)購(gòu)置相關(guān)的硬件設(shè)備,并且招收相關(guān)專業(yè)方面的善于檔案管理與信息化技術(shù)結(jié)合起來(lái)的專業(yè)人員。其次,信息化技術(shù)不僅面對(duì)將來(lái)的檔案資料,對(duì)于既有的人事檔案,也要將其錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng),將其納人信息化技術(shù)管理之中,確保不會(huì)發(fā)生檔案資料的斷層。

        三、結(jié)語(yǔ)

        通過(guò)本文的論述可知,人事檔案管理工作無(wú)論是對(duì)個(gè)人、用人單位還是社會(huì)都具有極大的重要性。作為人事檔案管理工作者,必須不斷努力提高檔案管理人員的工作水平,不斷完善有關(guān)的管理制度和管理方法,促進(jìn)入事檔案管理工作更好地發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

        [1]王心梅,名娟.人事檔案管理的重要性及優(yōu)化途徑[J].教育現(xiàn)代化,2017(9)

        [2]王悅,羅振.人李檔案管理的重要性及優(yōu)化的幾點(diǎn)建議[J].低碳世界,2017(12)

        [3]張欣.人享檔案管理的重要性及優(yōu)化分析[J].企業(yè)管理,2017(8)

        [4]左曉敏.提高人李檔案管理水平的途徑[J].檔案管理,2016(8)

        [5]張?chǎng)?從人力資源管理視角談檔案管理工作[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2018(2)

        [6]張琳,趙麗媛.新形勢(shì)下企業(yè)人力資源管理的重要性[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2017(5)

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