馬紅星
【摘要】基層央行的集中采購工作,是基層央行一項支持和保障組織高效運轉(zhuǎn)的系統(tǒng)工程,內(nèi)部審計作為組織治理的基石,應(yīng)通過對集中采購活動執(zhí)行控制措施高度關(guān)注與審查,發(fā)現(xiàn)集中采購活動中存在的突出問題與風性,從體制、機制等管理深層次方面查找問題與風性根源,提出破解集中采購管理問題的策略,從而規(guī)范集中采購行為,資金使用效益提高,有效地發(fā)揮內(nèi)部審計促進組織優(yōu)化資源配置和諧高效基層央行建設(shè)的作用。
【關(guān)鍵詞】采購;審計;管理
一、基層央行集中采購管理中存在的問題
(一)對集中采購管理工作重要性認識不足
部分基層行沒有充分認識集中采購的實質(zhì)內(nèi)涵,沒有把集中采購工作上升到遵紀守法、依法行政、依法理財?shù)母叨?,對集中采購工作重視不夠。導致集中采購領(lǐng)導小組缺位,或集中采購領(lǐng)導小組工作職責不明;人員分工不清,責任不落實。
(二)集中采購計劃管理滯后
由于過去基層央行專項購置的資金預算都在下半年,甚至在臨近財務(wù)決算期下達,許多采購任務(wù)是臨時確定,導致年度集中采購計劃在年初難以產(chǎn)生,年度采購計劃的指導性差。
(三)集中采購管理機制建設(shè)有缺陷
基本上沿用了級行的文件和有關(guān)制度及規(guī)程,沒有將集中采購當作一項復雜的商業(yè)采購活動,沒有根據(jù)不同的采購方式的差異,制訂各自不同的、有針對性的控制管理制度和流程,導致財權(quán)與事權(quán)制衡缺失,管理與操作不相容職務(wù)兼容的現(xiàn)象,使集中采購管理監(jiān)督形同虛設(shè),工作措施缺乏針對性。
(四)風性防范意識不強
1.缺乏風性防范意識
部分行領(lǐng)導對集中采購管理的主體責任意識不強,管理粗放,對不當?shù)牟少徯袨轱L性麻木不仁,放松必要的警惕。
2.個別工作人員制度意識和法規(guī)意識淡薄
集中采購工作人員對采購管理制度與規(guī)程學習不到位,憑經(jīng)驗或想象處理采購業(yè)務(wù),用人情、信任代替制度,制度執(zhí)行“走捷徑”、“打折扣”,制度被簡單化、遞減式、選擇性、應(yīng)付式執(zhí)行。
3.短缺采購管理人才
集中采購工作是一個貫穿計劃、采購、管理、驗收等各環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工作,需要采購管理人員對采購實物或工程或服務(wù)專業(yè)知識的掌握與判斷,對供貨商、施工方的資質(zhì)與實力、產(chǎn)品的質(zhì)量與性能、售后服務(wù)等掌握與了解,而目前集中采購隊伍的專業(yè)管理人才匱乏,偏低的政策理論水平及專業(yè)管理能力,一定程度上制約了采購管理水平的提升。
(五)集中采購管理監(jiān)督不力
集中采購工作沒有單列納人年度工作考核范圍,缺乏有效的激勵和處罰機制做保障,干好干壞一個樣;,加之對集中采購違規(guī)問題的相關(guān)責任人查處不力,從而導致集中采購制度執(zhí)行缺乏有力保障,集中采購制度和規(guī)程的“軟約束”。
二、完善基層央行集中采購管理工作的建議
(一)加強集中采購工作的組織領(lǐng)導
1提高認識,強化領(lǐng)導
基層央行領(lǐng)導要充分認識集中采購是一項重要的組織治理活動,采購的實效性、效益性、合規(guī)性,直接會影響組織資源的配置優(yōu)化與利用,同時集中采購也是反腐敗的重要源頭。將集中采購管理工作作為長期性的系統(tǒng)工程常抓不懈。切實履行集中采購管理職責。
2.進一步增強領(lǐng)導擔當意識,強化集中采購管理工作責任落實
集中采購管理委員會要切實履行職責,加強對采購活動的組織領(lǐng)導,根據(jù)科學合理地制定采購方案,合理確定采購方式,同時加強對采購執(zhí)行情況的日常監(jiān)督管理。
(二)進一步完善集中采購內(nèi)控機制
1.按照公開、公平、公正、誠信和效益的原則,強化采購活動中標準和規(guī)范建設(shè),針對不同的采購活動和采購方式,修改和完善集中采購管理辦法,建立體現(xiàn)管理與操作職能分離的工作流程。
2.建立權(quán)責清晰的采購運行機制
科學地進行組織規(guī)劃和人員配備,切實解決采購工作權(quán)責不清、不當?shù)膯栴},嚴格執(zhí)行財權(quán)與事權(quán)相分離,招標人、評標人、使用人相分離;采購、驗收、付款相分離的隔離措施,做到不相容崗位分離、相互牽制。
3.建立采購監(jiān)督檢查機制
會計部門要嚴格把關(guān)預算的規(guī)劃、審核,經(jīng)費及質(zhì)保金的控制,固定資產(chǎn)和低值易耗品相關(guān)帳務(wù)處理;后勤部門要對實物的質(zhì)量、日常使用進行管理;內(nèi)審部門對采購的前期研究、中期操作、后期手續(xù)等程序?qū)嵤┤^程監(jiān)督;紀檢部門要對相關(guān)舉報和違紀違規(guī)行為及時進行查證,促進采購相關(guān)部門和相關(guān)人員嚴格執(zhí)行采購制度和采購程序,規(guī)范采購行為。
(三)加強集中采購計劃管理
隨著央行財務(wù)預算管理的不斷改善,為集中采購計劃的合理編制創(chuàng)造了條件,一是增強采購計劃的準確性。集中采購委員會應(yīng)以組織戰(zhàn)略為導向,綜合考慮需求部門的實際需求,來制訂全年采購計劃;同時,加強需求部門采購需求計劃指導,提高采購資源配置的科學性。第二,加強對計劃外采購事項的控制與審核。加強對突發(fā)性臨時采購事項論證考查,確保采購事項的真實性、必需性,及時調(diào)整和追加采購計劃,確保采購計劃的剛性執(zhí)行。防止和杜絕無計劃的采購行為,優(yōu)化資源配置。
(四)嚴格執(zhí)行集中采購工作程序
嚴格按集中采購程序辦事,認真執(zhí)行集中采購項目的計劃、決策、組織實施、監(jiān)督管理的每個環(huán)節(jié)的管理措施。一要恰當科學地確定采購方式,嚴格詢價、競價和工程招標投標管理,形成有效市場競爭。二要按規(guī)定管理評審人員庫,根據(jù)采購項目恰當選擇評審人員,加大評標表決的透明度。三要切實加強采購的驗收、資金結(jié)算管理。合理確定采購驗收人員,規(guī)范集中采購付款行為和采購實物的人庫管理與核算.盡可能的節(jié)約采購成本.有效控制采購執(zhí)行環(huán)節(jié)風性,確保資金和資產(chǎn)安全。提高內(nèi)控制度執(zhí)行力。杜絕違規(guī)操作,防止集中采購活動領(lǐng)域中違法、違紀和違規(guī)行為的發(fā)生。
(五)強化集中采購工作監(jiān)督檢查
一要定期或不定期開展集中采購后續(xù)評估。加強對采購活動的跟蹤檢查,建立健全合同執(zhí)行管理臺帳,對合同執(zhí)行、變更、違約、到期、續(xù)簽等情況進行持續(xù)性記錄和動態(tài)管理,增強落實采購合同的執(zhí)行力度;二是強化對集中采購管理各項監(jiān)督檢查制度落實。有效地控制和杜絕采購活動中可能出現(xiàn)的違規(guī)違紀風性;三是嚴格對集中采購活動中違規(guī)違紀行為查處和責任追究。把查防風性與追究責任統(tǒng)一起來,做到從嚴問責,絕不姑息遷就。
(六)規(guī)范和完善集中采購檔案管理
1.進一步規(guī)范和完善集中采購檔案管理。應(yīng)明確集中采購檔案管理的職責,采購委辦公室應(yīng)明確一名檔案人員,負責各項目文件資料的收集和資料接管驗收及整理、歸檔保管工作。
2.明確集中采購項目負責人要為采購項目檔案立卷人。負責收集采購項目過程中資料,并對集中采購活動中的文件資料的真實性、完整性負責。并在采購結(jié)束后將立卷的采購文檔移交采購委辦公室。
3.完善集中采購檔案樣本的設(shè)計,以便檔案資料能反映集中采購管理全過程。
4.規(guī)范采購資料調(diào)閱手續(xù),防止檔案資料遺失。
(七)積極開展集中采購管理績效審計
發(fā)揮內(nèi)部審計在風性管理和資源管理中的價值增值作用,緊緊圍繞著組織的戰(zhàn)略發(fā)展需求與價值創(chuàng)造,致力于組織集中采購能力的改善與提高,以經(jīng)濟性、效果性和效率性為向?qū)В瑥牟少徎顒涌刂婆c采購資源優(yōu)化與配置,風性識別、評估及應(yīng)對的各個方面,多層次地開展審計測試與確認,使內(nèi)部審計工作向內(nèi)部控制制度延伸,向采購過程延伸,向資產(chǎn)管理延伸,實現(xiàn)了向管理要效益、效率和效果。