丘艷

摘 要：高校除了要開(kāi)展一系列的教學(xué)工作外，還要進(jìn)行科研活動(dòng)或發(fā)揮服務(wù)社會(huì)的其他功能，以上這些工作的開(kāi)展都非常需要高校財(cái)務(wù)部門的支持和輔助。如果高校財(cái)務(wù)部門工作效率低下，將會(huì)很大程度影響高校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。因此，建設(shè)校園信息化、提高高校賬務(wù)報(bào)賬流程具有十分重要的意義。本文對(duì)高校報(bào)賬流程中出現(xiàn)的問(wèn)題及原因進(jìn)行分析，進(jìn)而提出基于信息化的財(cái)務(wù)報(bào)賬流程，為提升高校的財(cái)務(wù)報(bào)賬工作質(zhì)量提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：信息化 財(cái)務(wù)報(bào)賬 問(wèn)題 措施

中圖分類號(hào)：F275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）02（a）-0135-02

1 高校財(cái)務(wù)報(bào)賬的內(nèi)容及現(xiàn)狀

高校財(cái)務(wù)報(bào)賬是指經(jīng)辦人通過(guò)自制及外來(lái)原始憑證（自制原始憑證需加蓋單位公章），按學(xué)校管理要求填寫報(bào)銷單，將相應(yīng)的原始憑證附在后面，由證明人或驗(yàn)收人簽名，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核報(bào)銷的過(guò)程。 而高校財(cái)務(wù)部門內(nèi)部的報(bào)賬流程是：審核經(jīng)辦人提交的資料，審核無(wú)誤后填寫報(bào)賬支出憑證或財(cái)政授權(quán)支付申請(qǐng)書，交由會(huì)計(jì)主管審驗(yàn)，最后交由出納開(kāi)具支票或支付令加蓋印鑒，完成支付的過(guò)程。

高校屬于行政事業(yè)性單位，隨著信息時(shí)代的到來(lái)和高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校的教育經(jīng)費(fèi)也隨之大幅增加，呈現(xiàn)收入來(lái)源多樣化的特點(diǎn)，高校的財(cái)務(wù)報(bào)賬工作也變得日益艱巨。不少教職工反映，在進(jìn)行高校的財(cái)務(wù)報(bào)賬時(shí)，往往存在報(bào)賬審批時(shí)間長(zhǎng)、一次性通過(guò)報(bào)賬難、報(bào)賬需經(jīng)常往返等問(wèn)題，因而大大降低了教職工對(duì)財(cái)務(wù)部門的滿意度。而高校報(bào)賬具有較強(qiáng)的政策性與原則性，加上各種業(yè)務(wù)繁雜、手續(xù)繁瑣，財(cái)務(wù)人員的工作量也大大增加。因此，實(shí)現(xiàn)高校報(bào)賬的信息化，實(shí)現(xiàn)高校的業(yè)務(wù)信息與財(cái)務(wù)信息相互交融，提高報(bào)賬效率顯得非常迫切。

2 高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程存在的問(wèn)題

2.1 報(bào)賬簽字審批困難，報(bào)賬時(shí)間長(zhǎng)

高校為了提升管理效率，會(huì)將部分財(cái)務(wù)管理權(quán)下放至各二級(jí)學(xué)院，由二級(jí)學(xué)院作為報(bào)銷的第一個(gè)控制環(huán)節(jié)。例如實(shí)習(xí)經(jīng)費(fèi)，在報(bào)賬時(shí)需要先經(jīng)過(guò)各學(xué)科專業(yè)主任及院級(jí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批，完成第一個(gè)審批環(huán)節(jié)之后再到校級(jí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門進(jìn)行審批。而校級(jí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)往往公務(wù)繁忙，報(bào)賬人員要完成所有的簽字或蓋完章需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。而實(shí)際上，由于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并不太了解相關(guān)的財(cái)務(wù)信息，最后的審核工作最后還是要由財(cái)務(wù)部門來(lái)完成，大大增加了財(cái)務(wù)部門的工作量。

2.2 財(cái)務(wù)信息不對(duì)稱

目前高校各級(jí)部門，如資產(chǎn)后勤處、人事處、學(xué)工處、采購(gòu)辦、招生辦及各二級(jí)學(xué)院等部門都擁有自己的信息系統(tǒng)及相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)。加上隨著網(wǎng)絡(luò)化及信息化進(jìn)程的快速發(fā)展，數(shù)字化校園平臺(tái)給師生提供了各種便利。但財(cái)務(wù)處與其他部門之間卻很難實(shí)現(xiàn)信息共享，比如報(bào)賬人到財(cái)務(wù)處進(jìn)行報(bào)賬時(shí)，財(cái)務(wù)審核人因沒(méi)有及時(shí)了解費(fèi)用的預(yù)算及控制情況，因而容易出現(xiàn)報(bào)賬難的現(xiàn)象。其次，師生極少關(guān)注網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)公布的財(cái)務(wù)辦事指南，對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)賬流程及相關(guān)要求不熟悉，比如不能正確填寫報(bào)銷單據(jù)等，由此造成的信息缺失也會(huì)加大報(bào)賬的難度。

2.3 高校財(cái)務(wù)信息化管理水平不高

主要表現(xiàn)在高校財(cái)務(wù)信息傳遞的時(shí)效性不高，影響財(cái)務(wù)信息的實(shí)時(shí)性、相關(guān)性及有用性，無(wú)法滿足學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及師生對(duì)財(cái)務(wù)信息的合理需求。另外，財(cái)務(wù)軟件功能存在不足。在信息化環(huán)境下，高校普遍實(shí)行會(huì)計(jì)電算化核算，因此，財(cái)務(wù)軟件是高校管理的重要基礎(chǔ)。但現(xiàn)行的財(cái)務(wù)軟件還不夠靈活，比如高校決策者做出決策或預(yù)測(cè)時(shí)，不能從財(cái)務(wù)軟件中直接得出決策需要的財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)，而是需要先導(dǎo)出相關(guān)數(shù)據(jù)，然后對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工和分析后才能使用，這就明顯降低了信息反饋的時(shí)效性，實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)信息化還有一些差距。

2.4 財(cái)務(wù)人員工作滿意度低，服務(wù)質(zhì)量不高。

在高校的部門評(píng)價(jià)得分中，財(cái)務(wù)部門的得分往往較低，這是因?yàn)樵谶M(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)賬具有較強(qiáng)的原則性和強(qiáng)制性，當(dāng)因某些單據(jù)不符合要求而予以退回時(shí)，會(huì)引發(fā)經(jīng)辦人員的不滿情緒，認(rèn)為是財(cái)務(wù)人員的有意刁難。其次，隨著經(jīng)費(fèi)報(bào)銷項(xiàng)目變得繁多且雜，財(cái)務(wù)人員的工作量也變得日益繁重，除了要對(duì)各項(xiàng)報(bào)賬材料的合理性及合規(guī)性進(jìn)行審核，如遇不懂報(bào)賬的經(jīng)辦人員，還需要花費(fèi)時(shí)間和精力為其詳細(xì)解釋報(bào)賬流程、報(bào)賬要求等相關(guān)財(cái)務(wù)知識(shí)。此外，財(cái)務(wù)人員與高校教師一樣要進(jìn)行工作量的考核，如工作不能順利完成，也會(huì)影響績(jī)效及獎(jiǎng)金的發(fā)放，如此環(huán)境下很容易造成財(cái)務(wù)人員產(chǎn)生一些不良心理狀態(tài)，比如比較急躁、焦慮等，而這些不良的心理狀態(tài)很難提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

3 信息化環(huán)境下優(yōu)化高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程的相關(guān)建議

高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程信息化是指借助現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)協(xié)助完成高校的各項(xiàng)報(bào)賬業(yè)務(wù)，從而進(jìn)一步提升高校的財(cái)務(wù)管理水平與效率。

3.1 建設(shè)數(shù)字化校園，實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)活動(dòng)與業(yè)務(wù)活動(dòng)的一體化

充分利用數(shù)字化校園建立財(cái)務(wù)信息一體化平臺(tái)。比如財(cái)務(wù)部門可以在該平臺(tái)及時(shí)發(fā)布最新的財(cái)務(wù)法律法規(guī)、相關(guān)通知或辦事指南等，同時(shí)為方便師生查詢，還可建設(shè)經(jīng)費(fèi)查詢及繳費(fèi)欠費(fèi)預(yù)覽子菜單，如經(jīng)辦人員在辦理過(guò)程中遇到困難，還可添加交流互動(dòng)平臺(tái)，如此可使報(bào)賬不受辦公地點(diǎn)和時(shí)間的制約，從而能夠提高業(yè)務(wù)效率，也能實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)活動(dòng)與業(yè)務(wù)活動(dòng)的一體化。其次，通過(guò)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的全面信息化，可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)部門和學(xué)校其他部門的資源共享，可避免信息不對(duì)稱的現(xiàn)象，可以將高校的財(cái)務(wù)管理工作由原有的事后體現(xiàn)和控制轉(zhuǎn)向事前、事中進(jìn)行控制，發(fā)揮高校財(cái)務(wù)報(bào)賬管理的實(shí)時(shí)控制作用。

3.2 實(shí)行 “無(wú)等候”網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)賬

高校的財(cái)務(wù)報(bào)賬比較特殊，報(bào)賬時(shí)間比較集中，一般為期初或期末。業(yè)務(wù)的集中辦理大大增加了財(cái)務(wù)人員的工作壓力，影響了報(bào)賬的效率。為實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)的信息化建設(shè)，為提升服務(wù)質(zhì)量及工作效率，高校財(cái)務(wù)部門可實(shí)行“無(wú)等候”網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)賬。預(yù)約報(bào)賬是指學(xué)校設(shè)立財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)賬窗口，報(bào)賬人員可充分這個(gè)報(bào)賬平臺(tái)隨時(shí)隨地登錄系統(tǒng)，根據(jù)業(yè)務(wù)類別、業(yè)務(wù)范圍及金額等填寫相關(guān)報(bào)賬信息，提交申請(qǐng)，打印“預(yù)約單”，然后將相關(guān)報(bào)銷單據(jù)或憑證及預(yù)約單送至財(cái)務(wù)處，由財(cái)務(wù)人員于規(guī)定時(shí)間內(nèi)予以處理。網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)賬不僅可以提高工作效率及管理水平，還能緩解財(cái)務(wù)人員的工作壓力，提升服務(wù)質(zhì)量。

實(shí)行“無(wú)等候”網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)賬時(shí)，應(yīng)充分滿足使用者的需求。比如大部分師生都缺乏財(cái)務(wù)知識(shí)，對(duì)相關(guān)的財(cái)經(jīng)法規(guī)及學(xué)校財(cái)務(wù)部門的管理要求并不熟悉，因此，建議該平臺(tái)的操作系統(tǒng)能盡量簡(jiǎn)化，附上相關(guān)流程，使到操作界面簡(jiǎn)單快捷、清晰易懂，高效率地完成預(yù)約及申報(bào)工作。

3.3 做好信息化下高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程的保障工作

（1）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，規(guī)范操作權(quán)限。信息化環(huán)境下不可避免需要依賴計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)和校園網(wǎng)絡(luò)，因此必須保障信息系統(tǒng)的安全性。比如要特別注意系統(tǒng)如遇黑客入侵、病毒感染時(shí)應(yīng)如何做好應(yīng)對(duì)措施。同時(shí)也要特別注意權(quán)限的設(shè)置及操作，防范操作風(fēng)險(xiǎn)。

（2）加強(qiáng)溝通，提高報(bào)賬效率。與傳統(tǒng)的報(bào)賬方式相比，網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)賬缺少面對(duì)面的交流。當(dāng)財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行相關(guān)資料時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，比如金額超出規(guī)定范圍、票據(jù)違規(guī)使用等，無(wú)法及時(shí)和經(jīng)辦人進(jìn)行溝通，此時(shí)往往會(huì)進(jìn)行電話咨詢溝通。但由于平臺(tái)的使用對(duì)象大多數(shù)是師生，財(cái)務(wù)人員的工作時(shí)間也正是師生的上課、開(kāi)會(huì)或科研時(shí)間，導(dǎo)致電話溝通有時(shí)不及時(shí)，影響報(bào)賬效率。因此，為報(bào)賬信息化環(huán)境下高校報(bào)賬流程的優(yōu)化，需加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員及經(jīng)辦人的溝通及聯(lián)系，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，提高工作效率。

（3）完善系統(tǒng)軟件、強(qiáng)化網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)的操作功能。由于高校財(cái)務(wù)報(bào)賬具有辦理時(shí)間集中性的特點(diǎn)，往往容易造成業(yè)務(wù)量集中，即集中的時(shí)間點(diǎn)上出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)報(bào)賬平臺(tái)的大量訪問(wèn)。為避免系統(tǒng)癱瘓，建議高校財(cái)務(wù)部門進(jìn)一步完善系統(tǒng)軟件，比如購(gòu)買相關(guān)輔助設(shè)備、定期做好備份工作等，不斷提升高校財(cái)務(wù)報(bào)賬的信息化水平。

（4）定期開(kāi)展財(cái)務(wù)知識(shí)講座、提高財(cái)務(wù)管理水平。在利用信息化平臺(tái)進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)賬時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)單據(jù)填寫不規(guī)范、發(fā)票沒(méi)有進(jìn)行分類整理、票據(jù)粘貼不符合規(guī)范等現(xiàn)象，這也說(shuō)明廣大師生缺乏相應(yīng)的財(cái)務(wù)基本知識(shí)，對(duì)學(xué)校的財(cái)務(wù)制度及相關(guān)要求不熟悉。甚至對(duì)于一些年紀(jì)較大的教職工，由于不太清晰平臺(tái)的操作而對(duì)信息化平臺(tái)持有排斥心理，因此，建議學(xué)校財(cái)務(wù)部門可對(duì)報(bào)賬人定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包括財(cái)務(wù)基本知識(shí)的宣講，如各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的使用規(guī)定、報(bào)銷流程、報(bào)銷單據(jù)的合法填寫要求、票據(jù)的規(guī)范粘貼等，這樣既可以減輕日后財(cái)務(wù)人員的工作量，也能提升報(bào)賬人員的工作能力，減少返工率。

3.4 提高財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)、充分調(diào)動(dòng)財(cái)務(wù)人員的工作積極性

為更好地服務(wù)廣大師生，鼓勵(lì)財(cái)務(wù)人員定期或不定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，樹(shù)立優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識(shí)，提升專業(yè)技術(shù)能力，以良好的心態(tài)服務(wù)廣大師生。此外，建議實(shí)行有效的績(jī)效管理，制定可行的激勵(lì)措施，以此調(diào)動(dòng)財(cái)務(wù)人員的工作積極性和主動(dòng)性，從而提升服務(wù)質(zhì)量，提高工作效率。

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