辛慧莉

摘要：隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，人力資源的管理工作顯得越來越重要。對(duì)于企業(yè)的正常運(yùn)行，社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展，其中最重要的前提就是擁有優(yōu)良的人事檔案管理功能。執(zhí)行工作的人員嚴(yán)格按照相關(guān)的管理要求進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)或相關(guān)單位的良好運(yùn)行，促進(jìn)我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展。但是目前，對(duì)于人事檔案的管理還存在著許多的問題，各個(gè)企業(yè)或單位的人事檔案的管理為適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步都面臨著許多新的挑戰(zhàn)。因?yàn)槿耸聶n案的管理涉及到每個(gè)職工的切身利益和隱私問題，所以，有必要進(jìn)一步提升人事檔案管理功能，進(jìn)行系統(tǒng)的研究。本文就提升人事檔案管理功能的策略進(jìn)行了深入的分析與探究，對(duì)人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行系統(tǒng)的分析研究，并且提出了相應(yīng)的建議和解決措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理功能；策略

一、前言

對(duì)于企業(yè)或單位的發(fā)展，人事檔案的管理是基礎(chǔ)條件，應(yīng)該嚴(yán)格規(guī)范執(zhí)行人事檔案管理的制度，對(duì)人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理，包括對(duì)信息的收集、處理、儲(chǔ)存、鑒定、統(tǒng)計(jì)等等都要進(jìn)行嚴(yán)密的管理，并且進(jìn)行及時(shí)的整理，以便于在需要的時(shí)候以最快的速度提供相關(guān)的活動(dòng)人員的人事檔案，提高相應(yīng)的工作效率。對(duì)于人事檔案的收集，實(shí)際上是對(duì)一個(gè)人成長(zhǎng)的過程與收獲的經(jīng)驗(yàn)的統(tǒng)計(jì)，可以根據(jù)人事檔案文件，判斷其是否可以擔(dān)任相關(guān)的工作，這項(xiàng)工作在企業(yè)或單位的發(fā)展中具有舉足輕重的地位。但隨著新時(shí)代的不斷發(fā)展，人事檔案管理系統(tǒng)中還存在各種問題，并且在日益的凸顯，需要及時(shí)的解決。

二、提升人事檔案管理功能的意義

隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，目前已處于計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，相應(yīng)的人事檔案的管理模式也發(fā)生了變化，在企業(yè)或單位的發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，促進(jìn)企業(yè)或單位的快速穩(wěn)定的發(fā)展。首先是幫助企業(yè)或單位培養(yǎng)出快速發(fā)展的人才，為企業(yè)或單位的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。優(yōu)良的人事檔案管理工作的運(yùn)行，可以幫助企業(yè)或單位選擇出適合的人才，在合適的崗位安排合適的人才，實(shí)現(xiàn)企業(yè)或單位的最大發(fā)展。人事檔案的管理系統(tǒng)是到基于一個(gè)人的個(gè)人學(xué)習(xí)與工作經(jīng)驗(yàn)，而且也可以通過他們的思想和生活等對(duì)其的狀況有了一個(gè)全面的了解，進(jìn)而決定是否選擇。對(duì)于企業(yè)或單位的發(fā)展，人才的交流與記錄，是人事檔案管理的基本功能，并且其受到人們的廣泛關(guān)注和重視，在這個(gè)新的發(fā)展階段，人事檔案的管理已成為企業(yè)或單位的重要的環(huán)節(jié)之一，有利于不斷地提高企業(yè)或單位的管理效率，進(jìn)而提高整體的工作效率，提高市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)對(duì)人力資源的發(fā)展也產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。顯然，提升人事檔案管理功能具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，應(yīng)該對(duì)其予以一定的重視。

三、提升人事檔案管理功能存在的問題

（一）首先，對(duì)于企業(yè)或單位來說，擁有提升人事檔案管理功能的意識(shí)是非常重要的，但是大多數(shù)的企業(yè)或單位都并沒有意識(shí)到其的價(jià)值，導(dǎo)致人事檔案的管理存在問題。由于人事檔案的管理工作是相對(duì)于其他的工作來說工作量小，相對(duì)比較基礎(chǔ)的工作，因此大多數(shù)的企業(yè)或單位對(duì)其都沒有對(duì)其予以一定的重視，忽略了其中的價(jià)值。因此，由于企業(yè)或單位對(duì)人事檔案的機(jī)構(gòu)沒有足夠的認(rèn)識(shí)，沒有足夠的了解，導(dǎo)致沒能及時(shí)的進(jìn)行提升人事檔案管理功能的策略研究，導(dǎo)致工作中頻繁的出現(xiàn)問題，使得工作處于相對(duì)被動(dòng)的狀態(tài)。

（二）對(duì)于人事檔案內(nèi)容的管理，一定要確保其準(zhǔn)確性，但是目前，大多數(shù)的企業(yè)或單位中的人事信息檔案的內(nèi)容有些是空的，沒有信息和材料，并且還存在不準(zhǔn)確等問題。人事檔案信息對(duì)于個(gè)人來說非常重要，是對(duì)一個(gè)人的道德品質(zhì)以及工作經(jīng)驗(yàn)等等的敘述，其內(nèi)容必須具有準(zhǔn)確性，才能便于對(duì)其的應(yīng)用。目前還存在的問題就是對(duì)于人事檔案的內(nèi)容的更新不及時(shí)，有些文件沒有簽名和蓋章，所以不能及時(shí)地整合出相關(guān)的檔案。

（三）最后，企業(yè)或單位對(duì)人事檔案信息地記錄管理非常的不嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏對(duì)記錄人員的管理。許多的基層機(jī)構(gòu)的檔案信息管理者幾乎都是身兼數(shù)職，有的甚至是在家里進(jìn)行工作，嚴(yán)重缺乏相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)。

四、提升人事檔案管理功能的對(duì)策分析

（一）建立健全人事檔案管理制度。對(duì)于提升人事檔案管理功能，建立健全相關(guān)的人事檔案管理制度是非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，對(duì)促進(jìn)企業(yè)或單位的不斷發(fā)展具有重要的意義。隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，也要注重對(duì)人事檔案管理模式的改變以及對(duì)思想的更新。所以無論是對(duì)經(jīng)理的檔案還是對(duì)員工的檔案，都要及時(shí)的進(jìn)行更新，確保人事檔案信息的準(zhǔn)確性。同時(shí)，要嚴(yán)格按照相關(guān)的檔案管理制度行事，確保企業(yè)或單位的穩(wěn)定運(yùn)行。擁有現(xiàn)代化的人力資源管理系統(tǒng)是提高個(gè)人檔案保護(hù)效果的重要因素，因此一定要確保人事檔案的管理系統(tǒng)的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)企業(yè)或單位的不斷發(fā)展進(jìn)步。

（二）提升人事檔案管理功能，實(shí)現(xiàn)資源共享。如上所述，不同質(zhì)量的人事檔案信息的管理中，存在著許多的不確定因素，摻雜著許多的無效信息。所以，為了實(shí)現(xiàn)人事信息檔案的準(zhǔn)確真實(shí)性，可應(yīng)用一種新的管理方式，建立相應(yīng)了數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)人事檔案的管理系統(tǒng)化，真正全面的體現(xiàn)一個(gè)干部或工作人員的個(gè)人能力。這種人事檔案管理模式不僅有利于人事檔案文件的內(nèi)容的更新和補(bǔ)充，并隨著時(shí)間的推移，也可以獲得更大的存儲(chǔ)容量，延長(zhǎng)使用壽命，獲得準(zhǔn)確的信息，實(shí)現(xiàn)資源的共享。

（三）加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息管理的監(jiān)督。對(duì)于企業(yè)或單位的人事檔案管理來說，良好的監(jiān)督管理機(jī)制是非常重要的。人事檔案管理中的保密性對(duì)企業(yè)或單位的發(fā)展也是非常重要的，因此，實(shí)行對(duì)人事檔案管理的監(jiān)督是非常有必要的，進(jìn)而可以及時(shí)的糾正人事檔案信息中的錯(cuò)誤，對(duì)不規(guī)范的地方進(jìn)行改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的真實(shí)有效性，使得人事檔案管理的質(zhì)量得到了保證。同時(shí)也要安裝攝像機(jī)和監(jiān)視器等對(duì)人事檔案進(jìn)行保護(hù)，避免出現(xiàn)不利于企業(yè)或單位發(fā)展的情況。做好數(shù)據(jù)備份，避免意外發(fā)生，提高檔案管理的效率。

（四）提升人事檔案管理功能的技術(shù)。為適應(yīng)時(shí)代的不斷發(fā)展，為實(shí)現(xiàn)良好的人事檔案管理同時(shí)也需要提升人事檔案管理功能的技術(shù)，進(jìn)而提高人事檔案管理的工作效率。通過提升人事檔案的管理技術(shù)以及信息技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案無紙化，便于查找和閱讀。同時(shí)也要根據(jù)實(shí)際的情況，提供適合的信息技術(shù)，判斷其在提升人事檔案管理功能的合理性，促進(jìn)人事檔案管理的發(fā)展。

五、結(jié)束語(yǔ)

總之，對(duì)于企業(yè)或單位的發(fā)展來說，人事檔案管理的功能是必不可少的，應(yīng)該不斷地提升人事檔案管理功能，以便于適應(yīng)不斷發(fā)展社會(huì)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)管理技術(shù)和信息技術(shù)的革新，以確保企業(yè)或單位的穩(wěn)定發(fā)展。

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