劉緣緣

摘要：計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用在二十世紀(jì)八十年代以來由于微型的計(jì)算機(jī)技術(shù)和大容量信息化發(fā)展較快，目前計(jì)算機(jī)管理在社會(huì)各方面得到迅速普及，為了迎合現(xiàn)代化的檔案管理而出現(xiàn)的技術(shù)，給傳統(tǒng)管理帶來巨大沖擊。檔案管理的過程中普及到了計(jì)算機(jī)技術(shù)，尤其是計(jì)算機(jī)的檢索功能中，利用了計(jì)算機(jī)的容量和快捷等優(yōu)點(diǎn)來提升文件檔案管理工作的效率。目前電子檔案迅速流行，逐步建立了數(shù)字檔案館，這是一個(gè)檔案管理工作的新領(lǐng)域。為了實(shí)現(xiàn)快速查找檔案資料，公安機(jī)關(guān)和事業(yè)單位也采取了計(jì)算機(jī)辦公方式，逐漸替代紙質(zhì)信息辦公方式。隨著信息化加速發(fā)展，時(shí)代要求檔案管理人員跟進(jìn)時(shí)代步伐，要做到知識(shí)技能與新時(shí)代同步。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案方面缺失部分簡(jiǎn)析

1.基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱，某些困難地區(qū)財(cái)務(wù)困難，經(jīng)濟(jì)發(fā)展程度不足，政府和單位的建設(shè)設(shè)施的經(jīng)費(fèi)緊張，辦公區(qū)域條件有限，建設(shè)隊(duì)伍計(jì)量薄弱，條件不夠充分，地區(qū)文化水平較低，計(jì)算機(jī)水平普遍較低，檔案工作人員缺乏，大部分工作人員同時(shí)任職多項(xiàng)工作，無法將經(jīng)歷集中在檔案管理工作。

2.計(jì)算機(jī)管理滯后。從我國(guó)歷史原因來說，我國(guó)的檔案管理單位存在著不規(guī)范、不精準(zhǔn)的情況，不能按照程序和標(biāo)準(zhǔn)來搜索資料。歸檔單位的工作不規(guī)范，各類歸檔的資料也沒有進(jìn)行審核就直接歸檔，對(duì)檔案的分類沒有認(rèn)真辨別就收集歸檔，遭成歸檔信息混亂。由于歸檔人員不專業(yè)不認(rèn)真的工作使回檔工作遭成混亂?；貦n人員如果不能將收集檔案及時(shí)錄入計(jì)算機(jī)，造成計(jì)算機(jī)資料缺漏現(xiàn)象較為嚴(yán)重。

二、解決方法

1.加強(qiáng)檔案管理中計(jì)算機(jī)設(shè)備的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，讓檔案更加便捷的出現(xiàn)在辦公或者是生活中。便于人們利用檔案資源，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為先進(jìn)的數(shù)字檔案，加快在現(xiàn)代化檔案管理中計(jì)算機(jī)設(shè)備的實(shí)地應(yīng)用，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)就一個(gè)優(yōu)點(diǎn)就是在錄入檔案管理后可以自動(dòng)檢索，辦理檔案業(yè)務(wù)，檔案自動(dòng)化有利于文檔的整體管理與檔案儲(chǔ)存。

2.采用大容量?jī)?chǔ)存，大容量的儲(chǔ)存載體可以提高檔案的工作效率還能減輕工作人員的工作量，也可以運(yùn)用光盤儲(chǔ)存系統(tǒng)，如此可以解決當(dāng)前信息儲(chǔ)存的難題。由此可見要進(jìn)一步更新計(jì)算機(jī)功能，增加儲(chǔ)存量，全面發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用。

3.建立健全信息化管理機(jī)制，全面運(yùn)用到現(xiàn)代檔案信息化管理當(dāng)中。現(xiàn)代化的檔案信息要從工作實(shí)際出發(fā)健全檔案錄入、儲(chǔ)存、運(yùn)用的管理信息化機(jī)制。

3.制定現(xiàn)代化管理制度，適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作，細(xì)化工作步驟和環(huán)節(jié)，準(zhǔn)確逐步的完成檔案工作，建立健全檔案工作流程，熟悉技術(shù)規(guī)范與業(yè)務(wù)流程，制定標(biāo)準(zhǔn)化信息建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)化的信息檔案是重要的建設(shè)基礎(chǔ)之一，統(tǒng)一方案管理信息化計(jì)算機(jī)標(biāo)準(zhǔn)。

三、檔案管理應(yīng)用對(duì)技術(shù)需求

社會(huì)發(fā)展迅速，對(duì)檔案工作的要求越來越高，目前檔案需要迅速查閱資料，要做到全面準(zhǔn)確的分類管理相關(guān)檔案。為檔案的管理工作融入到計(jì)算機(jī)應(yīng)用當(dāng)中，為檔案管理提供現(xiàn)代化管理，為現(xiàn)代化工作的日益推進(jìn)創(chuàng)造了條件。

在平時(shí)工作期間，收集儲(chǔ)存了大量的資料，但是這些檔案資料大部分只是手頭上的管理，由于不將檔案存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)當(dāng)中很有可能完成存儲(chǔ)資料遺失的狀況，給工作造成不必要的麻煩，使檔案的內(nèi)容不符合流程規(guī)則，使儲(chǔ)存資料遭成內(nèi)容不準(zhǔn)確、科學(xué)性差、效率低下等狀況。所以人力的檔案儲(chǔ)存已經(jīng)不能滿足新時(shí)代的發(fā)展需求。計(jì)算機(jī)的發(fā)展改變了完全靠人力操作的方式，簡(jiǎn)單的、具有流程的工作勞動(dòng)滿滿的被計(jì)算機(jī)所取代，既節(jié)省了時(shí)間、人力、物力，也提高了工作效率。

目前新增了許多新型計(jì)算機(jī)技術(shù)，比如說復(fù)印機(jī)的出現(xiàn)為資料的數(shù)量需求提供便利；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和激光掃描技術(shù)也逐漸代替笨拙的純手作勞動(dòng)，為檔案的整理和儲(chǔ)存工作提供了便利。

計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存量和儲(chǔ)存空間較廣，處理速度很快，在一定程度上節(jié)省了時(shí)間，多樣化的輸出形式映入眼簾，極大的提高了檔案作用效率。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)作為檔案信息的收集管理工作，使檔案工作收集便利、快捷，實(shí)現(xiàn)資源共享。

四、計(jì)算機(jī)管理?xiàng)l件

計(jì)算機(jī)中的管理數(shù)據(jù)要精心準(zhǔn)備，確保原始信息保持完整。計(jì)算機(jī)檔案需要具備兩個(gè)條件， 一是硬件，二是軟件。硬件是負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)設(shè)備和檔案管理的軟件，而軟件與管理工作密切相關(guān)。具有科學(xué)現(xiàn)代化的管理知識(shí)才能與現(xiàn)代化的技術(shù)相融合應(yīng)用，所以說計(jì)算機(jī)的信息化管理是基礎(chǔ)，只有這樣才能適應(yīng)現(xiàn)代化的應(yīng)用工作。做好檔案的數(shù)據(jù)，要信息充分、準(zhǔn)確的輸入計(jì)算機(jī)，在整理的過程中會(huì)出現(xiàn)文獻(xiàn)類特殊內(nèi)容，所以在做這項(xiàng)工作時(shí)，還要做好特定信息的標(biāo)引工作來做到信息準(zhǔn)確。

五、存在問題

目前計(jì)算機(jī)的檔案管理僅僅是一種基礎(chǔ)的被動(dòng)工具，檔案管理是建立在手工管理的基礎(chǔ)上，他僅僅在檔案工作時(shí)的內(nèi)部邊牧和檢索環(huán)節(jié)做到局部的作用。并不是針對(duì)具體的檔案信息來進(jìn)行工作。

檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理不能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，它只是一種儲(chǔ)存的工具，與其他部門不連接，所以他只是作為一種輔助的地位來作為檔案管理人員的輔助部分。

檔案管理的目的是為了將檔案為全社會(huì)所用，在計(jì)算機(jī)管理的過程中根據(jù)資料的進(jìn)度、大小、利用率來決定文檔的重要性，將其整理過后，按一定的順序來進(jìn)行歸位，逐步推進(jìn)計(jì)算機(jī)輔助管理在檔案管理過程中的應(yīng)用，逐步研發(fā)出更多的新技術(shù)和新形式來幫助檔案管理工作的 發(fā)展進(jìn)程。

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