范文琪

隨著信息化與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案工作需要摒棄以往傳統(tǒng)工作模式，查找自身存在的問(wèn)題，不斷優(yōu)化工作流程，提升工作效率，才能適應(yīng)當(dāng)前改革工作需求。本文將以事業(yè)單位檔案管理為研究對(duì)象，對(duì)信息化時(shí)代事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題做出分析，并且針對(duì)檔案信息化管理對(duì)策做出自己的分析與建議，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)專(zhuān)業(yè)提供可以參考的理論依據(jù)。

事業(yè)單位檔案信息化管理的意義

順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。事業(yè)單位的檔案信息化管理是時(shí)代發(fā)展的需要，隨著改革開(kāi)放力度的不斷增加，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)得到了極大的發(fā)展，立足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需求是時(shí)代發(fā)展的需要，事業(yè)單位必然要立足于市場(chǎng)需求，不斷改革創(chuàng)新，不斷淘汰事業(yè)單位中落后的部分，將信息化帶入到檔案管理中，在傳統(tǒng)模式下不斷改革創(chuàng)新?，F(xiàn)代技術(shù)的飛速發(fā)展給事業(yè)單位的檔案管理敲響了警鐘。檔案的管理離不開(kāi)對(duì)檔案內(nèi)容的研究、查閱，在傳統(tǒng)模式中，檔案的調(diào)出程序極其復(fù)雜，經(jīng)過(guò)層層審批，時(shí)間長(zhǎng)，效率低，給事業(yè)單位的檔案管理帶來(lái)了極大的不便?，F(xiàn)如今，隨著科研的不斷深入，現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案查閱的需求大增，傳統(tǒng)模式的復(fù)雜程序存在一系列問(wèn)題，所以大力加強(qiáng)我國(guó)檔案管理的法治建設(shè)研究可以促進(jìn)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位利益的最大化。

深化事業(yè)單位的改革。隨著時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位傳統(tǒng)模式下的檔案管理已落后于時(shí)代的潮流，不適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展。由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，事業(yè)單位就必須淘汰技能落后，跟不上時(shí)代技術(shù)的員工，淘汰落后的生產(chǎn)機(jī)制，不斷創(chuàng)新，促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。新模式下，競(jìng)爭(zhēng)上崗制度必然會(huì)代替終身崗位制，從傳統(tǒng)模式中蛻變出來(lái)。檔案管理質(zhì)量逐漸提高，檔案管理的種類(lèi)和功能逐漸豐富起來(lái)，不像傳統(tǒng)模式中只能局限在人工審核項(xiàng)目中，增加了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能和智能化數(shù)字化功能，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融入到了檔案管理中。而進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理研究的同時(shí)，也加快了事業(yè)單位的改革。員工失業(yè)的背后是改革傳統(tǒng)工作體制，競(jìng)爭(zhēng)上崗，增強(qiáng)事業(yè)單位活力，讓事業(yè)單位充分吸納人才，引進(jìn)新鮮血液。加強(qiáng)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的研究，可以從基本上保障事業(yè)單位的全面發(fā)展，深化事業(yè)單位的改革。

促進(jìn)我國(guó)檔案的公開(kāi)性與透明度。促進(jìn)我國(guó)檔案的公開(kāi)性與透明度，同時(shí)也促進(jìn)了我國(guó)社會(huì)主義法律體系的建立。檔案管理在我國(guó)居民的日常生活中和國(guó)家管理中占據(jù)至關(guān)重要的位置，在工作過(guò)程中保障我國(guó)事業(yè)單位檔案的公開(kāi)性與透明度，就必須加強(qiáng)我國(guó)檔案管理的法治建設(shè)研究。保障我國(guó)事業(yè)單位檔案的公開(kāi)性與透明度，促進(jìn)單位的檔案的真實(shí)性，要求各部門(mén)內(nèi)部相互監(jiān)督，避免部分工作人員進(jìn)行非法操作，損害普通人民群眾的利益。

事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問(wèn)題

檔案管理認(rèn)識(shí)及管理體系存在問(wèn)題。近年來(lái)，由于沒(méi)有把檔案管理工作擺上應(yīng)有的位置，很多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有對(duì)檔案信息化管理工作沒(méi)有足夠認(rèn)識(shí)。比較突出的問(wèn)題是，事業(yè)單位各部門(mén)對(duì)檔案信息化管理宣傳不到位，信息化工作意識(shí)缺失，影響了后續(xù)檔案信息化管理相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用。此外，由于檔案管理認(rèn)知存在局限性，導(dǎo)致一些事業(yè)單位雖然建立了檔案信息化管理方案，但其內(nèi)部工作機(jī)制隨意性也較大，整體的管理處于一個(gè)混亂、松散狀態(tài)。檔案管理的各個(gè)管理部門(mén)之間各自為政，缺乏信息溝通，交流與共享。如此一來(lái)，不僅會(huì)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且不同單位的管理系統(tǒng)有所不同，會(huì)給查詢(xún)者帶來(lái)非常大的麻煩和不便。

檔案信息化管理制度不夠全面。我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化管理公開(kāi)性和透明度不高，主要是檔案管理制度建設(shè)不完善。檔案的管理沒(méi)有完善的制度保障，存在部分管理人員鉆制度漏洞，故意增加審批程序，以手續(xù)不齊全為理由，阻礙公民查詢(xún)自己的檔案，破壞公民的知情權(quán)。導(dǎo)致檔案信息化透明度不高的次要原因，是監(jiān)管部門(mén)的執(zhí)法力度不夠，沒(méi)有嚴(yán)格按照法律法規(guī)辦事，沒(méi)有真正做到執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究，造成各部門(mén)知法犯法，破壞法律的威嚴(yán)性，獲取巨大的經(jīng)濟(jì)效益。在這個(gè)過(guò)程中，管理人員隨意查看、販賣(mài)、破壞檔案內(nèi)容，不僅破壞了檔案的管理工作，還損害了人民群眾的利益，在很大程度上造成了公民的信息外泄，導(dǎo)致事業(yè)單位信息混亂。

信息化建設(shè)基礎(chǔ)程度不高。對(duì)于職業(yè)道德培養(yǎng)工作來(lái)說(shuō)，目前許多事業(yè)單位也存在的許多問(wèn)題。隨著近幾年高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，每年畢業(yè)生數(shù)量呈現(xiàn)穩(wěn)定提升狀態(tài)，這就要求企業(yè)在員工招聘規(guī)模擴(kuò)充的同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理職業(yè)技能培養(yǎng)，但是實(shí)際問(wèn)題是員工數(shù)量提上去了，可是員工職業(yè)技能質(zhì)量反而下降了。其中最主要的一個(gè)原因就是事業(yè)單位過(guò)分注重員工的學(xué)歷，只注重員工能否為企業(yè)創(chuàng)造利潤(rùn)，而員工有沒(méi)有良好的職業(yè)技能往往受到了忽略。

其次，大學(xué)檔案管理專(zhuān)業(yè)教育觀念陳舊。眾所周知，近幾年國(guó)家對(duì)于教育問(wèn)題越來(lái)越重視，提出了很多新的政策方針，這對(duì)于事業(yè)單位提升自身檔案信息化管理工作來(lái)說(shuō)，是一個(gè)非常好的發(fā)展機(jī)遇，但是比這在調(diào)查研究過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，一些大學(xué)對(duì)于檔案信息化管理基礎(chǔ)技能教育重視程度不夠，從而導(dǎo)致學(xué)生在面臨檔案管理工作時(shí)采取消極態(tài)度，使自身的專(zhuān)業(yè)能力和知識(shí)體系都無(wú)法及時(shí)更新。

事業(yè)單位檔案信息化管理優(yōu)化對(duì)策

通過(guò)上述兩部分，對(duì)于我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化管理工作改革意義與存在的問(wèn)題有了一個(gè)比較清晰的了解，那么在今后工作中相關(guān)工作人員如何實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理目標(biāo)呢？接下來(lái)筆者就針對(duì)這個(gè)問(wèn)題談一下自己的看法與建議。

檔案管理者轉(zhuǎn)變觀念，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)。檔案管理者要順應(yīng)檔案管理信息化這一大趨勢(shì)，并學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)帶來(lái)的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，抓住機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)和借鑒一些國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀的檔案管理的案例，甚至于可以借鑒其他行業(yè)的優(yōu)秀案例來(lái)提升事業(yè)單位檔案管理的能力，不斷提升一線(xiàn)檔案管理工作者對(duì)于事業(yè)單位檔案大數(shù)據(jù)的處理技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息化檔案。這是一項(xiàng)巨大的工程，任重而道遠(yuǎn)。

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)信息化重視程度。檔案信息化管理工作不僅是基層工作人員自身的問(wèn)題，同時(shí)也與領(lǐng)導(dǎo)的觀念息息相關(guān)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)信息化觀念。我國(guó)的很多領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)并不充分，在人員調(diào)動(dòng)上也缺乏合理的分配方式，在分配檔案管理工作人員時(shí)，甚至認(rèn)為檔案管理工作不能帶來(lái)實(shí)質(zhì)性的經(jīng)濟(jì)效益。人員分配可有可無(wú)，并且大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案管理工作只是對(duì)一些基礎(chǔ)的檔案信息進(jìn)行記載、收集、整理并且保管，不需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力進(jìn)行深度調(diào)研，跟沒(méi)有必要建立信息化工作系統(tǒng)，在人員配置過(guò)程中減少甚至不分配人員管理，有些領(lǐng)導(dǎo)甚至不設(shè)立檔案管理部門(mén)，由其他管理部門(mén)共同管理，認(rèn)為檔案管理工作是和事業(yè)單位實(shí)際的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)脫離開(kāi)的，可以獨(dú)立存在。在這種觀念下，職工缺乏檔案信息化管理工作意識(shí)。所以，在具體的工作中要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的管理、控制觀念。檔案管理工作不是獨(dú)立于各部門(mén)之外的，需要各部門(mén)共同合作、相互監(jiān)管。在檔案管理工作開(kāi)展中，領(lǐng)導(dǎo)和員工要不斷加強(qiáng)正確的檔案管理意識(shí)，意識(shí)到檔案管理的重要性，明白到檔案信息化管理工作并不是獨(dú)立出來(lái)的個(gè)體，要不斷增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)，帶動(dòng)底層職工一起學(xué)習(xí)深化。

制定相適應(yīng)的制度，規(guī)范檔案管理。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)信息化大數(shù)據(jù)時(shí)代的農(nóng)業(yè)檔案管理了，因此，要讓該行業(yè)跟上時(shí)代步伐，首先就是要從上層建筑來(lái)規(guī)范，制度層面對(duì)規(guī)范檔案管理，我們需要集齊政府層面工作人員、科研人員和農(nóng)業(yè)技術(shù)人員以及一線(xiàn)工作者一起來(lái)研究農(nóng)業(yè)檔案信息化新制度的內(nèi)容，合力建立起大數(shù)據(jù)時(shí)代適合農(nóng)業(yè)行業(yè)的檔案管理制度，并考慮農(nóng)業(yè)行業(yè)的特殊性，可以請(qǐng)教信息化大數(shù)據(jù)的相關(guān)技術(shù)人員參與到當(dāng)中來(lái)，建立起可操作性強(qiáng)的農(nóng)業(yè)檔案管理制度。這樣一來(lái)方便數(shù)據(jù)整理，二來(lái)方便查找和利用數(shù)據(jù)。

建立科學(xué)合理的檔案管理職業(yè)技能評(píng)價(jià)體系。當(dāng)然，要想建立良好的事業(yè)單位檔案信息化管理體系，單靠事業(yè)單位內(nèi)部規(guī)章制度約束是不夠的，換句話(huà)來(lái)說(shuō)它還需要員工的自律。具體來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)要建立嚴(yán)格的員工準(zhǔn)入機(jī)制，完善的教育和考核機(jī)制，健全檔案信息化管理體制與賞罰激勵(lì)機(jī)制，制定完整、系統(tǒng)的職業(yè)道德評(píng)價(jià)體系，建立完備的工作檔案等。共同擔(dān)負(fù)起教育和溝通疏導(dǎo)的責(zé)任，將職業(yè)道德教育與職業(yè)技能教育并重，促使事業(yè)單位檔案信息化管理員工主動(dòng)參加，將職業(yè)技能提升作為自己生存和發(fā)展的前提與基礎(chǔ)。

綜上所述，新時(shí)期事業(yè)單位發(fā)展需要新技術(shù)、新機(jī)制的支持，對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，不僅要在專(zhuān)業(yè)技能上有較強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力，而且還要在工作人員技能培養(yǎng)方面加大提升力度，通過(guò)本文的分析可以看出，事業(yè)單位檔案信息化管理工作是一項(xiàng)綜合型的系統(tǒng)工作，需要事業(yè)單位對(duì)員工的管理技能進(jìn)行加強(qiáng)，同時(shí)還要對(duì)自身管理制度進(jìn)行完善，充分利用兩者的優(yōu)勢(shì)與互補(bǔ)作用，形成合力，充分激發(fā)企業(yè)員工的積極性與自覺(jué)性，共同推進(jìn)兩者工作發(fā)展。