王開磊

摘要：檔案管理是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是各個(gè)企業(yè)提高工作效率和質(zhì)量的主要依據(jù)。在科學(xué)不斷發(fā)展的今天，檔案管理逐步形成了一項(xiàng)系統(tǒng)的政策性、機(jī)密性和專業(yè)性的工作。在企業(yè)管理和工作的過(guò)程中，對(duì)各個(gè)員工和各個(gè)工作階段工作采用檔案數(shù)據(jù)總結(jié)方式進(jìn)行預(yù)計(jì)和整理，不但提高企業(yè)工作效率，促進(jìn)員工積極性，而且能夠增加企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。本文主要針對(duì)檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，并提出相關(guān)的解決辦法。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；問題；解決辦法

一、檔案管理概述

隨著當(dāng)前信息化技術(shù)的普及，提高企業(yè)管理的工作效率成了企業(yè)發(fā)展的重要問題，這就對(duì)企業(yè)檔案管理工作提出了一定的要求。檔案管理工作作為企業(yè)管理中一項(xiàng)重要組成部分，對(duì)于企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門的協(xié)調(diào)發(fā)展有著直接的影響。在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和計(jì)算機(jī)技術(shù)創(chuàng)新雙重作用下，檔案管理也朝著信息化和高效化方向不斷發(fā)展，這使得檔案的查閱和管理工作更加的便捷有效。但是現(xiàn)如今大多數(shù)的檔案管理部門仍然按照傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案的管理，這在一定程度上阻礙了市場(chǎng)的順利運(yùn)行和發(fā)展。檔案的管理業(yè)務(wù)在市場(chǎng)中屬于一種經(jīng)濟(jì)聯(lián)系發(fā)展的產(chǎn)物，是企業(yè)發(fā)展中都有著不可替代的作用，同時(shí)也是市場(chǎng)重要價(jià)值的體現(xiàn)。近些年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)和技術(shù)的不斷發(fā)展，使得企業(yè)受到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響越來(lái)越大，要想提高企業(yè)檔案管理就必須順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，創(chuàng)新管理手段和方法，并根據(jù)企業(yè)當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)進(jìn)行有效分析，并從中找到問題的解決對(duì)策。

二、檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理信息化程度低

隨著社會(huì)的發(fā)展，當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)信息技術(shù)都得到了廣泛的使用。筆者在實(shí)際的工作中發(fā)現(xiàn)，企業(yè)檔案管理缺乏系統(tǒng)的管理，并且在工作之中對(duì)管理人員專業(yè)知識(shí)和工作素質(zhì)不夠重視，造成管理工作的松懈和不夠完善。在檔案管理中由于缺乏系統(tǒng)化的管理方式，通過(guò)相關(guān)的科學(xué)技術(shù)成果促進(jìn)企業(yè)工作方式的轉(zhuǎn)變，檔案作為企業(yè)工作的重點(diǎn)方式，其在管理和工作中通過(guò)信息技術(shù)的完善來(lái)促使檔案工作合理進(jìn)行，并且形成系統(tǒng)化的工作模式和方法。

（二）缺少完善的企業(yè)檔案管理制度

任何一項(xiàng)工作要想高效率的完成，都需要明確、規(guī)范的管理制度，檔案管理工作也不例外，但是大部分企業(yè)缺少對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致其在開展企業(yè)檔案管理工作中，缺少完善的檔案管理制度，大部分工作人員在開展管理時(shí)，多按照自身管理經(jīng)驗(yàn)開展工作，但是由于管理人員之間管理水平不同，對(duì)檔案內(nèi)容應(yīng)屬的類別也存在著不同的理解，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理人員在工作過(guò)程中缺少可以遵守的制度，這樣不僅會(huì)降低他們的工作效率，還會(huì)使檔案沒有明確的類別，不利于后期使用者的調(diào)取。

（三）缺乏專業(yè)的檔案管理人員

我國(guó)的大部分檔案管理人員沒有經(jīng)過(guò)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，大部分工作人員沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)。對(duì)于檔案保存的重要性、檔案管理的基本要求都不是十分了解。檔案管理工作是一項(xiàng)對(duì)工作人員的專業(yè)素質(zhì)要求非常高的職業(yè)，不得不提的是，現(xiàn)如今各個(gè)企業(yè)的檔案管理人員絕大多數(shù)不具備相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)的檔案管理理論知識(shí)，無(wú)論在專業(yè)素質(zhì)還是文化層次上都有欠缺。知識(shí)結(jié)構(gòu)的不合理是一方面，檔案管理人員素質(zhì)不高的另一方面表現(xiàn)在他們的工作態(tài)度上，由于上級(jí)管理人員對(duì)于檔案管理工作重視程度不夠，很多管理人員工作積極性也不夠高，工作態(tài)度消極散漫，人浮于事，極大地降低了檔案管理工作的效率，影響了檔案管理信息的收集與處理。

三、企業(yè)檔案管理中問題的解決對(duì)策

在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。

（一）運(yùn)用現(xiàn)代管理技術(shù)

目前社會(huì)正處于快速發(fā)展階段，科學(xué)技術(shù)發(fā)達(dá)，新科技不斷涌現(xiàn)，在這種大前提下，各個(gè)行業(yè)的發(fā)展也得到了很大的促進(jìn)，檔案管理工作也一樣。檔案是對(duì)過(guò)去實(shí)際發(fā)生的事項(xiàng)進(jìn)行的記錄，能夠企業(yè)管理工作提供方便。將新興科學(xué)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，可以對(duì)信息資料按照時(shí)間順序進(jìn)行排序，并打印出來(lái)，從而減少檔案管理工作中的工作量，還可以提高工作的準(zhǔn)確率，減少人力、財(cái)力等方面的資源浪費(fèi)。

（二）樹立正確的檔案管理意識(shí)

任何的工作如果不能及時(shí)的更新工作觀念，就無(wú)法跟得上時(shí)代的進(jìn)步，造成工作效率的低下，最后被社會(huì)所淘汰，檔案管理的工作也是這樣。因此，檔案的管理人員必須要根據(jù)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的實(shí)際情況來(lái)更新工作理念，并且對(duì)先進(jìn)的檔案管理模式和方法有一定的了解，幫助管理者創(chuàng)建新的管理機(jī)制，并積極的參加相關(guān)培訓(xùn)和講座等活動(dòng)，增加日常管理工作的時(shí)效性。此外，相關(guān)管理部門應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的檔案管理的崗位，設(shè)置專門人員進(jìn)行檔案信息的錄入、檔案收集、信息修改、信息核對(duì)和更新等一系列工作。完善檔案的管理制度，以授權(quán)形式來(lái)約束檔案借讀和查閱等情況，增強(qiáng)檔案信息的保密性質(zhì)，防止重要信息出現(xiàn)泄漏情況。同時(shí)應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)上下銜接的檔案收集系統(tǒng)，來(lái)保證檔案管理的工作落到實(shí)處。

（三）引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才

現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備更需要人來(lái)操作，對(duì)于當(dāng)前很多的企業(yè)來(lái)講，檔案管理工作沒有專門的工作人員，這無(wú)疑對(duì)企業(yè)檔案管理工作十分的不利。所以，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人才的引進(jìn)。在引進(jìn)人才的過(guò)程中，要注意選擇那些有一定的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，并且具備了與企業(yè)相關(guān)的知識(shí)和技術(shù)的高素質(zhì)人才。對(duì)于那些有專門檔案管理人員的企業(yè)來(lái)講，要通過(guò)定期的培訓(xùn)和考核制度，有效的提高企業(yè)檔案管理工作人員的素質(zhì)。同時(shí)，還要要求員工嚴(yán)格的遵守工作規(guī)范，對(duì)于文件資料的處理要嚴(yán)格的按照標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)行處理。

結(jié)束語(yǔ)

檔案管理是一項(xiàng)集技術(shù)性責(zé)任性機(jī)密性的一項(xiàng)工作，為了提升檔案管理的水平，必須規(guī)范操作流程，進(jìn)一步完善檔案管理制度，緊跟時(shí)代的步伐。要改變強(qiáng)檔案管理工作者的社會(huì)地位，就要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的社會(huì)認(rèn)知，大力發(fā)展相關(guān)的正式人才，要做到嚴(yán)謹(jǐn)高效秩序穩(wěn)定的檔案管理工作在科技迅速發(fā)展的今天是十分必要的。

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