袁邐瑕

摘 要：在高速公路工程質(zhì)量管理中檔案管理是很重要的，無(wú)論是公路工程施工的過(guò)程中的質(zhì)量管理，還是在檢測(cè)工程質(zhì)量以及最后的工程驗(yàn)收方面，都是重要的憑證。處理好檔案資料，并能準(zhǔn)確歸檔，可以為高速公路的建設(shè)過(guò)程中的工作提供正確的依據(jù)，少走彎路，較少消耗，降低損失。做好工程檔案管理工作，對(duì)高速公路工程建設(shè)有著極其重要的影響。文章首先分析了當(dāng)今社會(huì)高速公路檔案管理中存在的問(wèn)題與不足，根據(jù)這些問(wèn)題提出可操作的、具有實(shí)際意義的、有針對(duì)性的對(duì)策，希望可以對(duì)高速公路工程檔案管理方面的工作提供一定的幫助。

關(guān)鍵詞：工程管理；檔案管理；工程資料；竣工檔案

中圖分類(lèi)號(hào)：U415.1 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：2095-2945（2018）20-0195-02

Abstract： Archives management is very important documents in freeway engineering quality management， whether in the process of freeway construction quality management， or in the detection of project quality and the final project acceptance. Dealing with the archival data and being able to file accurately can be the correct basis for the work in the process of freeway construction， less detours， less consumption and lower losses. To do a good job of engineering archives management has an extremely important impact on freeway engineering construction， this paper first analyzes the existing problems and shortcomings in the archives management of freeway in the present society， and puts forward some feasible， practical and targeted countermeasures according to these problems， in the hope of providing some help to the freeway engineering archive management work.

Keywords： project management； archive management； engineering materials； completed archives

1 當(dāng)前我國(guó)高速公路檔案管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題

目前， 我國(guó)高速公路建設(shè)工作正處于持續(xù)不斷地快速發(fā)展當(dāng)中，因此產(chǎn)生了許多項(xiàng)目的工程檔案，但是由于許多不利因素的影響，比如高速公路從業(yè)人員需要有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)能力、工程持續(xù)的時(shí)間非常長(zhǎng)、費(fèi)用高、項(xiàng)目復(fù)雜以及參建單位魚(yú)龍混雜，各項(xiàng)資質(zhì)不齊等等，導(dǎo)致高速公路工程的各項(xiàng)資料、竣工文件等整理起來(lái)相當(dāng)困難，檔案管理工作進(jìn)展緩慢，各項(xiàng)資料的質(zhì)量與價(jià)值不高，沒(méi)有辦法將檔案與工程同步驗(yàn)收。以下是存在的一些問(wèn)題。

1.1 對(duì)資料整理工作重視不夠

相較于工程資料而言，工程建設(shè)工作作為一個(gè)建筑物是可以實(shí)際測(cè)量結(jié)果的，是社會(huì)各界人士都可以看得見(jiàn)的，它的各項(xiàng)衡量指標(biāo)都是明確的，更容易取得進(jìn)展。而工程資料相較于工程建設(shè)而言，更容易被忽視，常常等到工程驗(yàn)收工作都要進(jìn)行的時(shí)候才想起資料問(wèn)題，于是，工作人員開(kāi)始補(bǔ)作業(yè)，趕進(jìn)度，導(dǎo)致很多資料難以取得想要的結(jié)果。

1.2 對(duì)檔案管理的法律監(jiān)控不嚴(yán)

雖然我國(guó)有關(guān)于工程檔案方面的法律， 交通行業(yè)主管部門(mén)也制定了一些規(guī)定， 但這些規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)仍然不夠明確，不夠詳盡，不夠完美。這就導(dǎo)致參建單位對(duì)工程資料整理工作的重視不夠，采取應(yīng)付工作的態(tài)度，雖然各個(gè)參建單位也制定了一些資料管理方面的細(xì)則，但是這些細(xì)則還是不夠健全，導(dǎo)致資料的內(nèi)容、深度、詳細(xì)程度都有一定的欠缺，也很難保證文檔歸檔工作的有效進(jìn)行。

1.3 對(duì)工程資料的管理規(guī)范不強(qiáng)

雖然在高速公路工程建設(shè)期間，各個(gè)階段相應(yīng)的資料都會(huì)準(zhǔn)備，但是這些資料更側(cè)重于日常性使用，而忽略了整項(xiàng)工程最后的環(huán)節(jié)，即資料的整理、編碼、歸檔工作，使得這些資料的規(guī)范性不強(qiáng)。

1.4 缺乏全面人才

工程負(fù)責(zé)人，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)人以及施工單位負(fù)責(zé)人對(duì)國(guó)家高速公路工程相關(guān)的檔案管理法了解不深，專(zhuān)業(yè)知識(shí)掌握嚴(yán)重不足，綜合素質(zhì)偏低。目前，施工方負(fù)責(zé)的檔案資料多由現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)人員完成，但是這一層面的作業(yè)人員普遍文化水平不高，而施工單位對(duì)其的培訓(xùn)力度不夠，重視不足，導(dǎo)致施工過(guò)程中產(chǎn)生的工程原始文件不規(guī)范、價(jià)值不高；監(jiān)理單位人員大多數(shù)都沒(méi)有參加過(guò)正規(guī)的國(guó)家監(jiān)理工程培訓(xùn)，持監(jiān)理工程資格證書(shū)的工作人員更是少之又少，使他們沒(méi)有與工作相匹配的專(zhuān)業(yè)能力，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)簽證工作把關(guān)不嚴(yán)；雖然有一些工程單位專(zhuān)門(mén)配備了一些人員從事檔管理工作，并且這些人員也具有檔案管理所需的專(zhuān)業(yè)知識(shí)， 但他們又對(duì)工程建設(shè)方面的知識(shí)又掌握不夠，更有甚者對(duì)工程建設(shè)的知識(shí)一點(diǎn)都不了解，這就使得檔案管理與工程技術(shù)融合不到一起，導(dǎo)致高速公路工程建設(shè)與檔案資料管理的工作很難做好，極難開(kāi)展。

1.5 現(xiàn)實(shí)因素對(duì)工程檔案保存的不利影響

隨著高速公路工程建設(shè)的不斷發(fā)展，相關(guān)工程檔案也在不斷的增加，這就使得文檔的保存存在一定的困難。一方面由于紙質(zhì)檔案很多，保存不易；另一方面文檔數(shù)量多，查找起來(lái)工作量很大，通常使用的手工檢索方法更是在實(shí)際操作中困難重重。

2 做好高速公路檔案管理工作的對(duì)策

為了解決高速公路檔案管理與高速公路工程進(jìn)度不統(tǒng)一的問(wèn)題，在工程項(xiàng)目開(kāi)始階段就要注重檔案管理工作，從一開(kāi)始就要嚴(yán)格把關(guān)管理工程資料的質(zhì)量，使之可以在交工驗(yàn)收時(shí)提供可信的、有價(jià)值的資料。有條理的對(duì)檔案進(jìn)行歸類(lèi)、存檔，為今后檔案的查閱提供便利。

2.1 制定高速公路檔案管理方面的法律

到現(xiàn)在為止，我國(guó)對(duì)于高速公路檔案管理方面的法規(guī)以及行業(yè)規(guī)定并沒(méi)有一個(gè)明確的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)工程施工過(guò)程中產(chǎn)生的資料應(yīng)如何收集、整理、分類(lèi)、存檔、編號(hào)以及裝訂等都沒(méi)有明確的要求，這對(duì)高速公路工程檔案管理方面的工作開(kāi)展十分不利，為了保證檔案的完整與質(zhì)量，就必須制定一些章程從源頭上對(duì)資料的收集進(jìn)行要求，來(lái)保障檔案在形成過(guò)程中資料的完整、齊全、準(zhǔn)確、有價(jià)值。檔案在存儲(chǔ)過(guò)程中也要制定有關(guān)文檔編制、裝訂、編目、保管方面的相關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，使高速公路檔案管理工作條理分明，保障檔案整理分類(lèi)有章可循、有序進(jìn)行。達(dá)到高速工程項(xiàng)目檔案符合專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收的要求。

2.2 遵守檔案管理權(quán)責(zé)分明

高速公路建設(shè)項(xiàng)目當(dāng)中不論是建設(shè)方、施工方還是監(jiān)理方都要建立健全項(xiàng)目檔案管理制度， 要在制度中明確個(gè)人的職能，只有將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人身上，檔案管理工作才會(huì)有序進(jìn)展，才能保證一項(xiàng)工作有人做、使大家能夠相互配合。

2.3 保障施工資料時(shí)效性與真實(shí)性

高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案要求所有檔案的記錄一定是在工程建設(shè)過(guò)程當(dāng)中實(shí)際發(fā)生的，并且要保證記錄的時(shí)效性，即隨時(shí)發(fā)生隨時(shí)記錄而不是進(jìn)入項(xiàng)目結(jié)束期為了驗(yàn)收要求，相關(guān)工作人員加班加點(diǎn)填制的各項(xiàng)資料，真實(shí)的材料是高速公路工程竣工驗(yàn)收的關(guān)鍵， 也是檢驗(yàn)工程建設(shè)質(zhì)量的重點(diǎn)。工程資料的形成從施工原始記錄開(kāi)始， 其真實(shí)性體現(xiàn)在施工原始記錄所記錄的事件是確定的某一時(shí)間段， 與確定地點(diǎn)發(fā)生聯(lián)系的分項(xiàng)工程或施工工序。施工記錄所表明時(shí)間跨度應(yīng)與分項(xiàng)工程的具體時(shí)間一致， 現(xiàn)場(chǎng)完成施工記錄， 隨之歸檔保存， 不得進(jìn)行任何添加和修改。施工數(shù)據(jù)的完整性應(yīng)體現(xiàn)在施工記錄體系的各個(gè)組成部分相互補(bǔ)充、相互驗(yàn)證， 不強(qiáng)調(diào)一張圖表囊括所有施工信息。

2.4 制定制約措施， 確保歸檔的資料完整

一項(xiàng)工程在開(kāi)始之前，參與工程的各項(xiàng)隊(duì)伍應(yīng)該明確自己的權(quán)利和義務(wù)，分清自己的工作范圍，把項(xiàng)目文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔， 作為合同（協(xié)議）的重要內(nèi)容確定，明確參建各方應(yīng)該準(zhǔn)備哪些材料，又對(duì)材料有怎樣的質(zhì)量要求。同時(shí)，在工程建設(shè)發(fā)展當(dāng)中，作為工程的監(jiān)理單位，應(yīng)該嚴(yán)格堅(jiān)守自己的工作職能，嚴(yán)格把控工程資料形成的各個(gè)環(huán)節(jié)，在工程貨款支付階段，也可以加強(qiáng)檔案管理?？梢詫①Y料是否完整、真實(shí)、齊全作為一項(xiàng)考量目標(biāo)，如果沒(méi)有達(dá)到約定的要求，比如高速公路工程檔案整理不到位、文件流于形式、毫無(wú)價(jià)值等監(jiān)理單位可以要求參建方限期改正后再支付，在簽訂合同之時(shí)可以將這項(xiàng)條款列入范圍，若未按約定完成，可以拒絕支付貨款。這樣在法律的干預(yù)下以及監(jiān)理單位的監(jiān)督下，保障工程資料的真實(shí)、完整、齊全這個(gè)目標(biāo)就不再遙不可及了。

2.5 重視人才培養(yǎng)工作

只有提高檔案人員在工程建設(shè)方面的綜合素質(zhì)，才能使高速公路工程的檔案管理工作做得更好。當(dāng)前，工程檔案管理的工作人員關(guān)于專(zhuān)業(yè)方面的知識(shí)水平不夠，這在極大程度上給文件管理工作造成困難?？梢圆捎萌瞬排囵B(yǎng)方法對(duì)高速公路工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

2.6 提高檔案管理效果

高速公路項(xiàng)目中涉及大量的資料，而這些資料對(duì)高速公路工程的運(yùn)行、安全、養(yǎng)護(hù)具有十分重要的作用。注重工程資料的保管的目的在于這些資料的后期使用， 檔案只有被使用才能實(shí)現(xiàn)它的價(jià)值，而這些檔案可以給高速公路今后在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中所進(jìn)行的養(yǎng)護(hù)、維修工作提供依據(jù)。合理利用檔案資源，充分發(fā)揮檔案資源的應(yīng)有作用。

2.7 運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理

可以對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，合理利用計(jì)算機(jī)及有關(guān)的現(xiàn)代技術(shù)，把檔案中的內(nèi)文著錄，然后根據(jù)類(lèi)別歸檔，并對(duì)資料進(jìn)行索引，方便用來(lái)檢索，使檔案管理逐漸走向數(shù)字化。工程質(zhì)量管理人員應(yīng)該建立適合的檔案管理系統(tǒng)，并將所有檔案分類(lèi)，先做出目錄，然后逐級(jí)錄入檔案的具體內(nèi)容，做到簡(jiǎn)潔明了，方便查找，當(dāng)需要相關(guān)信息時(shí)，可以快速找到，做到管理工作的數(shù)字化。且電子檔案方便存儲(chǔ)，攜帶方便。

3 結(jié)束語(yǔ)

高速公路檔案管理工作都是龐雜、細(xì)致的，這要求管理人員細(xì)心、認(rèn)真且有耐心，堅(jiān)持這一態(tài)度并且按照管理規(guī)章制度去做，就能做好高速公路檔案管理工作。這樣就能為高速公路工程施工、建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、擴(kuò)建、改造提供重要依據(jù)，亦可以為日后其他公路新建設(shè)計(jì)或是科學(xué)研究提供參考。

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