梁華

摘要：檔案管理是事業(yè)單位和其他各個企業(yè)均比較重視的問題之一，由于檔案具有保密性和不可再生性，并且對單位和企業(yè)的決策與發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，因而加強(qiáng)檔案的安全管理至關(guān)重要。檔案管理不僅需要做到井然有序，還需要做好基礎(chǔ)管理工作，即庫房管理才能保證檔案的管理質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮檔案對后續(xù)工作開展的指引作用。然而現(xiàn)階段檔案庫房管理工作中仍存在諸多問題，本文首先對上述問題簡述，然后重點提出針對性的解決方法，旨在為讀者提供提高檔案庫房管理質(zhì)量的可行性建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；庫房管理；問題；解決方法

保護(hù)和管理檔案是檔案保管工作人員的重要任務(wù)，主要包括整理檔案并將其并入庫房相應(yīng)的柜架中，在做好基礎(chǔ)工作的同時還需要對檔案進(jìn)行日常維護(hù)和保管。研究指出[1]，做好檔案庫房管理工作是提升檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)措施，也是保障檔案的可利用性和使用壽命的根本條件。對當(dāng)前檔案庫房管理中存在的問題進(jìn)行深入探討和分析有助于制定針對性的解決方法，達(dá)到提升檔案庫房管理質(zhì)量的目的，完成提升檔案管理質(zhì)量的終極目標(biāo)。

一、當(dāng)前檔案庫房管理中存在的問題

（一）缺乏調(diào)節(jié)防護(hù)系統(tǒng)

當(dāng)前檔案庫房缺乏調(diào)節(jié)防護(hù)系統(tǒng)，尤其是縣級及以上單位中常常會從辦公用房中選取一間面積較大的屋子作為檔案管理庫房，但是并沒有重視檔案庫房建設(shè)的相關(guān)知識和標(biāo)準(zhǔn)。然而單純的形象建設(shè)難以達(dá)到理想的檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)人員必須重視對光照、溫度、濕度、風(fēng)向和風(fēng)力的調(diào)節(jié)才能真正管理好庫房的環(huán)境，避免紙質(zhì)檔案發(fā)生霉變或者字跡模糊的情況，也可避免電子檔案信息丟失的現(xiàn)象。

（二）安全防護(hù)力度不理想

安全防護(hù)力度較差是檔案庫房管理中存在的又一項明顯的問題。庫房的安全性直接影響到檔案的安全性和完整性。庫房安全防護(hù)力度不足可明顯增加檔案丟失的風(fēng)險。既往一項研究報道通過對縣級及其以上單位的檔案庫房設(shè)計調(diào)查發(fā)現(xiàn)部分單位庫房安全防護(hù)方面存在著明顯的問題[2]，包括建設(shè)方面執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)格、投入資金不足、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善、缺乏完整的監(jiān)控和報警系統(tǒng)等。

（三）缺乏完善的檔案庫房管理體制

當(dāng)前很多單位檔案庫房管理中存在著明顯的盲區(qū)，如檢查和清潔措施實施依從性差、管理責(zé)任人不明確、管理工組人員態(tài)度需要端正等。如果缺乏完善的檔案庫房管理體制，很有可能會導(dǎo)致檔案管理工作中發(fā)生安全相關(guān)事故，影響檔案保存的完整性和可利用性[3]。筆者結(jié)合自己工作中遇到的實際情況，對缺乏檔案庫房管理體制的常見情況進(jìn)行總結(jié)，具體如下：檔案管理人員每天都需要對水電進(jìn)行檢查，對溫度和濕度進(jìn)行檢測和調(diào)節(jié)，但是依從性差，甚至?xí)霈F(xiàn)散漫的情況；部分檔案庫房管理員將庫房當(dāng)做雜物間，影響檔案的存儲質(zhì)量；庫房設(shè)備不完善，責(zé)任人不明確，管理混亂的情況時有發(fā)生。

二、解決檔案庫房管理中問題的方法

（一）建設(shè)調(diào)節(jié)防護(hù)系統(tǒng)

想要提升檔案庫房管理的質(zhì)量，首先必須重視調(diào)節(jié)防護(hù)系統(tǒng)建設(shè)，保證充足的光照和適宜保存檔案的溫度和濕度等，具體做法包括：嚴(yán)格按照檔案庫房建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)專門建設(shè)檔案庫房，避免選址的隨意性，并做好配套設(shè)施的安裝，保證能夠正常使用，充分發(fā)揮防火、防水、防風(fēng)吹日曬、防盜竊等工作；其次還需要保持檔案庫房的衛(wèi)生，做好周圍環(huán)境的清潔工作，盡可能避免庫房周圍及庫房中的不良環(huán)境對檔案管理工作質(zhì)量造成的不良影響；最后，對于建設(shè)不合格的檔案庫房，工作人員需要向上級領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)問題，明確闡述不合格庫房建設(shè)和調(diào)節(jié)防護(hù)系統(tǒng)不達(dá)標(biāo)對檔案管理工作質(zhì)量的危害，爭取完善檔案庫房的調(diào)節(jié)防護(hù)系統(tǒng)，對無整改價值的庫房爭取拆除、重新選址和建設(shè)。

（二）增強(qiáng)工作人員的安全防護(hù)意識

增強(qiáng)工作人員的安全防護(hù)意識是提升檔案庫房管理質(zhì)量和工作效率的另一項重要的措施。作為檔案庫房管理的實施者，工作人員必須具有強(qiáng)烈的安全防護(hù)意識才能防患于未然，盡可能避免火災(zāi)、水浸或者機(jī)密檔案泄露等事件。增強(qiáng)工作人員的安全防護(hù)意識的具體措施如下：首先對工作人員加強(qiáng)職業(yè)道德教育，使其能夠明確并遵守職業(yè)道德規(guī)范，避免有意或者無意泄露機(jī)密文件的信息；其次還應(yīng)當(dāng)對工作人員加強(qiáng)培訓(xùn)，使其了解檔案庫房管理中的注意事項，認(rèn)真檢查核對，避免由于大意或者疏忽影響檔案庫房的安全性；最后，還應(yīng)當(dāng)建立完善的獎懲制度，對于表現(xiàn)良好者及時給予獎勵，對于表現(xiàn)較差者給予相應(yīng)的批評和懲罰。

（三）完善檔案庫房的管理體制

科學(xué)合理的檔案庫房管理體制是保證庫房管理質(zhì)量的前提，也是檔案管理的重要的保護(hù)膜。在做好基礎(chǔ)的安全防護(hù)措施的同時相關(guān)人員必須重視制定并完善嚴(yán)格的檔案庫房管理體制。除了上述措施中建立并完善獎懲制度，還需要明確每個檔案庫房管理方面的責(zé)任人，為庫房和檔案的安全提供全面的防護(hù)。檔案庫房管理體制中必須嚴(yán)格規(guī)定定時檢查電氣設(shè)備、線路、滅火器等基礎(chǔ)設(shè)施，若發(fā)現(xiàn)問題需要及時更換；另外嚴(yán)格要求不能堆放雜物，不能將易燃易爆物品帶入庫房，不得帶食物進(jìn)入庫房；定時檢測庫房的溫度、濕度，及時調(diào)節(jié)[4]。若出現(xiàn)問題，明確責(zé)任人后給予嚴(yán)厲的懲處，對于情節(jié)嚴(yán)重者移交相關(guān)部門進(jìn)行處理。此外，相關(guān)人員還需要具有創(chuàng)新意識，不斷引進(jìn)先進(jìn)的檔案庫房管理方案和模式，在實踐中不斷改進(jìn)，不斷完善檔案庫房的管理體制，最終達(dá)到提升檔案庫房管理質(zhì)量的目的。

三、小結(jié)與展望

由上述分析可以發(fā)現(xiàn)，檔案庫房作為檔案管理實施的場所，不僅能夠指導(dǎo)單位的發(fā)展還可為決策的制定和時代的發(fā)展產(chǎn)生重要的影響。通過對檔案庫房管理中存在的問題進(jìn)行分析和探討并提出針對性較強(qiáng)的解決方法有助于提升檔案庫房管理質(zhì)量，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，真正發(fā)揮單位檔案的實際作用。然而在檔案庫房管理工作中仍然會出現(xiàn)各種各樣的問題，工作人員只有不斷創(chuàng)新探討、著重理論與實踐的結(jié)合，才能探尋科學(xué)合理的解決方案，真正提升檔案庫房管理的工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱紅娟. 淺談醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中的問題與對策[J]. 檔案管理， 2016，（4）：88-89

[2]校昱. 淺談會計檔案管理的問題與對策[J]. 檔案管理， 2016，（5）：89-89

[3]陳軍. 淺談電子表格在檔案管理活動中的運用[J]. 檔案與建設(shè)， 2015，（8）：74-76

[4]李穎. 淺談檔案管理信息化發(fā)展的問題和對策[J]. 社會科學(xué)， 2015，（8）：29-29