文 / 趙媛媛

二八定律注重抓事物的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，重視發(fā)揮關(guān)鍵環(huán)節(jié)的巨大作用；長尾理論則側(cè)重于“瑣碎”環(huán)節(jié)的聚合，講究整體效益的發(fā)揮。二八定律與長尾理論被廣泛地應(yīng)用于社會學(xué)、管理學(xué)、經(jīng)濟學(xué)中，指導(dǎo)實際工作，取得良好效果。雖然二者的側(cè)重點不同，但更多地表現(xiàn)為互為補充、相得益彰[1]。在干部人事檔案工作中，20%的人承擔(dān)著80%的檔案工作量；20%的干部人事檔案工作耗費了80%的精力。利用這種不平衡的特點和規(guī)律，抓住干部人事檔案工作的關(guān)鍵，可以最大限度地發(fā)揮關(guān)鍵性檔案的最大效用。與此同時，也要重視長尾理論的應(yīng)用，全面收集干部人事檔案資料，依托信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，發(fā)掘潛在用戶和大量未被利用的檔案資料，為組織、人事部門評價、提拔、使用干部提供更為科學(xué)、全面的依據(jù)。

一、二八定律、長尾理論概述

（一）二八定律

二八定律，又叫80/20定律。巴萊多認(rèn)為，任何一組東西中，約20%是最重要的，其余約80%雖然為多數(shù)，卻是次要的（見圖1）。二八定律廣泛出現(xiàn)于各個方面，如80%的交通事故來自20%的汽車狂人；20%的知識帶來80%的分?jǐn)?shù)；20%的朋友占據(jù)80%與朋友相處時間；20%的人口或20%的疾病消耗掉社會80%醫(yī)療資源；80%的結(jié)果歸結(jié)于20%的起因；80%的成就歸功于20%的努力，等等。

二八定律的實質(zhì)是資源分配與占有、投入與產(chǎn)出、原因與結(jié)果、努力與報酬等之間的一種不平衡關(guān)系。二八定律為這種不平衡關(guān)系提供了衡量標(biāo)準(zhǔn)，即20/80或80/20。這是一種量化實證法，反映了資源分配比例倒置（不均衡），即80:20。掌握二八定律的實質(zhì)內(nèi)涵，能夠為干部人事檔案工作中的人、財、物等資源配置提供參考。

（二）長尾理論

2004年，美國《Wired》雜志主編克里斯·安德森（Chris Anderson）第一次提出了“長尾”理論（Long Tail ）。他認(rèn)為，商業(yè)或文化的未來不在于熱門產(chǎn)品方面，也不在于傳統(tǒng)市場上需求曲線的首部（Head），而在于需求曲線中那條無窮長的尾部（Tail）。他以互聯(lián)網(wǎng)中的音樂、書籍銷售為例，“只要產(chǎn)品的市場存儲量足夠豐富，市場流通渠道足夠暢通，且足夠大，即便是市場上需求端較少，但最終所占有的市場份額也是與那些數(shù)量不大的熱賣品相匹敵，甚至超過熱賣品市場份額”。這就是說，“主體”部分的面積與“長尾”面積大致相等（見圖2）。

目前，“長尾”理論在Amazon、Google、LegoWalmart等國際大公司的商品銷售和公司管理中都取得了巨大成功?！伴L尾”理論在資源與需求充足的基礎(chǔ)上，增添了個性化定制，基于信息網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)銷渠道，把細小資源聚合起來，創(chuàng)造出整體優(yōu)勢，實際是重視二八定律中被人所忽視的“八”。長尾理論的實質(zhì)是要注重運用信息技術(shù)，使干部人事檔案信息被利用的總次數(shù)達到十分可觀的狀態(tài)。

（三）二八定律與長尾理論辯證關(guān)系

二八定律強調(diào)的是影響事物的關(guān)鍵因子，長尾理論則更加注重被二八定律忽視的占大多數(shù)的非關(guān)鍵因子（見表1）。二八定律以“物稀”作為評價標(biāo)準(zhǔn)，注重“短頭”。長尾理論以“富饒”為評價標(biāo)準(zhǔn)，追求“長尾”[2]。兩種理論看似矛盾，但實質(zhì)上長尾理論是基于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境對傳統(tǒng)重視主流模式的一種補充[3]。它借助現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，調(diào)整各方面資源，將邊緣化的潛能激發(fā)出來，實現(xiàn)規(guī)?！耙绯觥毙б?。二八定律注重抓問題的關(guān)鍵，追求以小博大；長尾理論注重挖掘細小需求，實現(xiàn)聚沙成塔。兩種理論策略指導(dǎo)清晰，各有應(yīng)用價值[4]。

表1 信息資源領(lǐng)域“二八定律”與“長尾理論”比較

二、干部人事檔案工作中的二八定律和長尾現(xiàn)象

干部檔案是記載干部經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料。在信息時代，文獻信息呈現(xiàn)出印刷型文獻資源與數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)資源并存局面，二八定律、長尾理論為做好干部人事檔案工作提供了全新的視野和路徑選擇。

（一）干部人事檔案資料收集、利用中的“二八”定律

干部人事檔案工作存在著“二八”定律現(xiàn)象，即“關(guān)鍵的少數(shù)，次要的多數(shù)”。在資料收集上，干部人事檔案工作要嚴(yán)格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)[2009]12號）的要求收集檔案資料，對于利用率低的干部人事檔案資料要控制收集數(shù)量，避免“貪大求全”，減少工作量。在內(nèi)容審核上，干部檔案任前審核的重點是“三齡二歷一身份”，這部分資料雖少，但意義重大。自傳材料、鑒定、考核、考察材料、獎勵等資料數(shù)量較多，但非審核重點。在人力資源配置上，應(yīng)重點抓好20%的檔案業(yè)務(wù)骨干人員的管理，通過骨干人員帶動其余80%的檔案工作者。在檔案利用上，80%的干部人事檔案利用是由20%的檔案用戶帶來的，20%的檔案信息占據(jù)了檔案利用的總量的80%。工作人員要更新干部人事檔案資料中長期積壓、利用率低的文獻資料，合理劃分利用率低的文獻布局，使20%利用率高的干部人事檔案資料信息更易被獲取，提高工作效率。

（二）干部人事檔案信息傳播、服務(wù)的“長尾”現(xiàn)象

在整個檔案信息資源體系中，檔案信息處在尾部。因此，長尾理論對于檔案信息的研究具有可適用性[5]。干部人事檔案信息傳播包括“收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、編研和利用”等。在檔案信息服務(wù)功能上，除發(fā)揮“培養(yǎng)、選拔和任用干部”功能外，也要重視在“辦理社保、公證”“撰寫大事記、人物傳記”等方面的服務(wù)功能。在檔案信息用戶上，也存在服務(wù)群體的長尾現(xiàn)象。干部人事檔案的主流用戶或顯性用戶是組織、人事等國家機關(guān)，具有較強的交互性、主動性和穩(wěn)定性。干部人事檔案是國家檔案事業(yè)的重要組成部分，除了擔(dān)負(fù)“為黨管檔，為國守史”外，還應(yīng)發(fā)揮“為民服務(wù)”功能；除了重視顯性用戶外，還應(yīng)關(guān)注“潛在用戶群體”，運用人工智能、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)為潛在的隱性用戶做好服務(wù)。在檔案資源建設(shè)上，要重視網(wǎng)絡(luò)時代檔案信息傳播媒介的易用性、持久性和用戶的參與度，積極應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字媒體等，為用戶利用檔案提供便捷。

三、二八定律、長尾理論對干部人事檔案工作的啟示

（一）文獻資源建設(shè)：重點收集、寬泛引進，注重開發(fā)與利用

文獻占有量越大，被使用的次數(shù)也就越多[6]。受干部人事檔案工作人、財、物資源配置有限，以及管理成本與效益之間關(guān)系的影響，文獻資源建設(shè)必須遵守二八定律，重點做好干部人事檔案資料內(nèi)容的收集。

干部人事檔案信息資源利用也呈現(xiàn)出“長尾”現(xiàn)象，80%的“冷門”資源也應(yīng)被重視、開發(fā)與利用。這要求我們利用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)，建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫，豐富干部人事檔案信息資源，通過檔案信息軟件的開發(fā)、檔案資源導(dǎo)航系統(tǒng)的設(shè)置和檔案流通數(shù)據(jù)的分析，使干部人事檔案中的長尾資源得到更好的開發(fā)和利用；利用數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)“邊際成本遞減”原理，挖掘干部人事檔案中的“藍?！毙畔①Y源價值，通過數(shù)量較大的“小眾”檔案資源的利用取得數(shù)量較小的“大眾”檔案資源的應(yīng)用價值。

（二）檔案服務(wù)對象：保障重點、吸引潛在，提供個性化服務(wù)

干部人事檔案資源的應(yīng)用主體有行政機關(guān)、企事業(yè)單位、干部自身，以及不特定的社會大眾。在有限資源里最大限度地獲得服務(wù)效益，滿足不同服務(wù)客體的信息需求，體現(xiàn)了二八定律“關(guān)注重點”的指導(dǎo)思想。這要求我們通過整合、加工相關(guān)信息資源，提供具有高信息附加值的檔案查詢服務(wù)，保障重點群體的檔案服務(wù)；關(guān)注潛在用戶群體需求，促進潛在用戶向顯性用戶轉(zhuǎn)化。例如，干部人事調(diào)整、提拔前將重要人事檔案信息進行公示，接受不特定公眾的監(jiān)督，關(guān)注用戶群體的“長尾”現(xiàn)象，借以發(fā)揮用戶在干部人事檔案工作中的監(jiān)督作用。

長尾理論表明，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)重新挖掘干部人事檔案中的信息資源，能夠產(chǎn)生巨大的應(yīng)用價值效果。在為核心檔案文獻利用者服務(wù)的前提下，吸引非核心利用者，可以發(fā)揮檔案在教育科研、文獻利用、學(xué)科探討等方面的潛在價值[7]。首先，要將干部人事檔案資源，尤其是“冷門”資料數(shù)字化，將80%低利用率文獻資料數(shù)字化，減少檔案部門空間壓力。其次，要加大檔案工作宣傳力度，激發(fā)用戶興趣，向檔案“長尾”的尾端發(fā)展，更好地匹配干部檔案資源的供給，滿足檔案利用者的多元化需求。再次，要提供個性化服務(wù)。通過微博微信、新聞客戶端等新媒體渠道，采取個性化定制服務(wù)、快捷的信息推送和交互式用戶體驗等方式，提升用戶的體驗感和滿意度。

（三）人力資源管理：依托骨干、管好一般，關(guān)注不特定群體

宏觀上，干部人事檔案工作主要是由組織、人事等部門具體負(fù)責(zé)，微觀上是由這些部門的檔案科（室）具體負(fù)責(zé)管理，需要從事檔案工作的部門、人員以及其他行政主管部門的密切配合。根據(jù)二八定律，干部人事檔案管理工作的核心骨干應(yīng)包括各科室主任、具有高級檔案管理技能人員，以及其他具有發(fā)展?jié)摿Φ母咚刭|(zhì)人員。

系統(tǒng)論認(rèn)為，各要素結(jié)構(gòu)只有合理配置，才有可能發(fā)揮系統(tǒng)功能大于要素功能之和的效果。干部人事檔案管理工作在人力資源管理中除了抓骨干、管理一般人員外，還要關(guān)注不特定的群體。一方面，要發(fā)揮20%骨干人員的關(guān)鍵作用；另一方面，又要充分發(fā)揮80%的一般人和不特定群體的潛能，不能顧此失彼，只抓20%而忽視另外80%人員的智慧和力量。這要求我們發(fā)揮檔案骨干人員把方向、定決策的核心作用，做好檔案人員的引進、教育和培訓(xùn)，為干部人事檔案工作輸入新鮮“血液”。此外，還應(yīng)當(dāng)通過 “檔案借閱須知”“檔案工作守則”等規(guī)章約束不特定的檔案群體，使所有與干部人事檔案工作有關(guān)聯(lián)的人員自覺遵守檔案規(guī)章制度，形成齊抓共管、上下一心的工作格局，為做好干部人事檔案工作提供良好的人才支持和組織保障。