文/Lachel
高德拉特在《關(guān)鍵鏈》中提到過一個(gè)觀點(diǎn),他認(rèn)為:在傳統(tǒng)的生產(chǎn)企業(yè)里面,造成工人工作效率低下的原因,是“不良多工”。
舉個(gè)例子:你是一名職員,手頭上有擦桌子、買外賣、寫報(bào)告三項(xiàng)工作,擦桌子要耗費(fèi)3個(gè)小時(shí),后面兩項(xiàng)分別要耗費(fèi)4個(gè)小時(shí),這是背景。
本來,如果你先擦桌子,再買外賣,再寫報(bào)告的話,3個(gè)小時(shí)就可以擦完桌子,7個(gè)小時(shí)后就可以搞定外賣,11個(gè)小時(shí)后就可以交報(bào)告。但是,實(shí)際工作中,分配給你工作的上級(jí)以及和你對(duì)接的同事,不會(huì)安靜地等著你做完,他們會(huì)時(shí)不時(shí)催你:桌子擦得怎么樣了?外賣買好了嗎?報(bào)告寫到哪里了?什么,還沒動(dòng)筆?
于是,為了讓他們滿意,讓他們每一次催你的時(shí)候你都有新的進(jìn)展可以反饋,你不得不先擦一會(huì)兒桌子,再找一下外賣,再寫幾行報(bào)告……循環(huán)往復(fù),如此交替。
這樣一來,你的工作狀態(tài),就從“桌子(3)-外賣(4)-報(bào)告(4)”變成“桌子(1)-外賣(1)-報(bào)告(1)-桌子(1)-外賣(1)-報(bào)告(1)……”
這樣一來,本來3個(gè)小時(shí)可以擦完桌子,就會(huì)被拖延到7個(gè)小時(shí);7個(gè)小時(shí)后可以搞定外賣,就會(huì)被拖延到10個(gè)小時(shí)后。
你看,依然是11個(gè)小時(shí),依然是這三項(xiàng)工作,本來可以早早搞定擦桌子和買外賣,把后續(xù)的工作轉(zhuǎn)交給對(duì)接的人,讓項(xiàng)目繼續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)起來,但因?yàn)椤安涣级喙ぁ?,因?yàn)槟阈枰o其他人反饋,就導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目拖延了至少3個(gè)小時(shí)。
如果在一條生產(chǎn)線上,每個(gè)工人都這樣的話,整條線的工作效率就會(huì)被拖垮。針對(duì)這個(gè)問題,高德拉特提出了一系列的系統(tǒng)管理方法——不過這不是今天的重點(diǎn)。
今天,我們來聊聊這個(gè)“不良多工”。
高德拉特所說的“不良多工”,在今天有一個(gè)更加通用的叫法,叫做“多任務(wù)工作”。
我相信,很多人都有這樣的工作習(xí)慣:寫一會(huì)兒報(bào)告,刷一下網(wǎng)頁,查一下資料,收一下郵件,回去做一下數(shù)據(jù),點(diǎn)開微信回應(yīng)一下,再回去貼圖表……諸如此類。
這是很正常的事情。今天這個(gè)時(shí)代,專注在一件事情上已經(jīng)近乎不可能了。每個(gè)人手上都有一大堆任務(wù),同時(shí)開著Word、Excel、PPT,微信和QQ總是同時(shí)閃動(dòng)好幾個(gè)頭像……似乎,不能同時(shí)處理這些事情就是能力不夠。甚至,很多公司里面,會(huì)要求員工能夠進(jìn)行“多任務(wù)工作”——我看到過好幾個(gè)招聘要求就明確寫著:能夠承受工作壓力,能夠協(xié)調(diào)“多任務(wù)工作”,能夠同時(shí)處理大量事務(wù)。
我在第一家公司里面親眼見過這樣的景象:AE的桌面永遠(yuǎn)開著好幾個(gè)聊天框,對(duì)面是來自歐洲、澳洲、香港的不同客戶,任務(wù)欄里堆滿Excel窗口。她們飛快地在Outlook、Excel和QQ之間切換,鼠標(biāo)飛梭,熟練地按著Ctrl+C、Ctrl+V。但正是這看似高效的“多任務(wù)工作”,正在慢慢地謀殺我們的工作效率。
為什么這么說呢?
1.“多任務(wù)工作”,會(huì)占用我們的認(rèn)知資源
明尼蘇達(dá)大學(xué)商學(xué)院教授Sophie Leroy在一篇論文中提出了一個(gè)概念,叫做“注意力殘留”。
他指出,當(dāng)你從一項(xiàng)未完成的任務(wù)A切換到任務(wù)B時(shí),由于A還沒有做完,你的大腦中會(huì)有一部分資源仍然在對(duì)A進(jìn)行處理和運(yùn)算,你會(huì)抑制不住地回想到任務(wù)A,從而抑制你對(duì)于任務(wù)B的投入。這部分仍然在處理任務(wù)A的資源,就叫做“注意力殘留”。
一方面,“注意力殘留”會(huì)占用我們大腦的認(rèn)知資源,降低對(duì)任務(wù)B的投入程度。另一方面,“注意力殘留”會(huì)在我們的認(rèn)知中造成“多目標(biāo)焦慮”,從而使我們產(chǎn)生“認(rèn)知負(fù)擔(dān)”,降低我們在任務(wù)B上面的表現(xiàn)。
什么是“認(rèn)知負(fù)擔(dān)”?簡單舉個(gè)例子,當(dāng)你來上班的時(shí)候,我告訴你:你今天要寫完一篇1萬字的報(bào)告,寫不完不許下班——你是不是會(huì)覺得晴天霹靂?一整天,這個(gè)任務(wù)都會(huì)沉甸甸地壓在你的心上,讓你心神不寧。你會(huì)不由自主地?fù)?dān)憂:要是我完不成怎么辦?怎樣做才能盡快寫完?我相信,你這一天的工作一定表現(xiàn)得非常糟糕。這就是認(rèn)知負(fù)擔(dān)。
當(dāng)一個(gè)人大腦中同時(shí)存在著越多的目標(biāo)和任務(wù),他就會(huì)越焦慮,用于處理任務(wù)的資源會(huì)減少,狀態(tài)也會(huì)下降。所以,我們常??吹?,如果一個(gè)人腦子里裝了太多的事情,他會(huì)表現(xiàn)得魂不守舍,對(duì)別人的話經(jīng)常聽不進(jìn)去,剛交待的事情也很容易忘記——這就是因?yàn)槌林氐恼J(rèn)知負(fù)擔(dān)使他難以騰出更多的資源來處理額外的信息。
這兩個(gè)效應(yīng)加在一起,共同降低了我們的工作效率。
本質(zhì)上,人對(duì)于未完成的事物會(huì)有一種強(qiáng)烈的沖動(dòng)想去把它完成,否則就會(huì)一直想到它——這稱為“契可尼效應(yīng)”。所以,在工作A和工作B之間來回轉(zhuǎn)換,不但不會(huì)提高效率,反而會(huì)不斷地加重這種焦慮感。從而使你無論在處理哪項(xiàng)任務(wù)時(shí),都會(huì)因?yàn)槭艿礁蓴_而降低表現(xiàn)。
2.“多任務(wù)工作”,會(huì)干擾我們的工作記憶
你也許有一點(diǎn)體會(huì):當(dāng)你從別的任務(wù)切換回去之后,你會(huì)忘記之前在想什么。
人的“工作記憶”空間是非常狹小的——它只能同時(shí)存放4個(gè)單位。即使你通過組塊、分類等方式,把大量信息聚攏起來,也很難超過4個(gè)單位的限制。而當(dāng)你切換出去,哪怕只有幾秒鐘,對(duì)新信息的處理也會(huì)占據(jù)你的工作記憶。由此帶來的后果就是,你剛剛建立起來的記憶瞬間就被清除出去。你只能從長時(shí)記憶中通過僅存的痕跡嘗試著把那些信息再次聚集、組合起來。先不提這個(gè)過程耗費(fèi)的時(shí)間,更嚴(yán)重的后果是,也許一個(gè)剛剛誕生的點(diǎn)子就這樣消失了,再也回想不起來。
3.“多任務(wù)工作”,摧毀了我們進(jìn)入“心流”的可能性
進(jìn)入“心流”的條件之一,就是全心投入的專注——當(dāng)你所有的念頭都集中在“如何更好地操作來克服困難”時(shí),你就更容易從微小的反饋中獲得激勵(lì),“心流”也就應(yīng)運(yùn)而生。而“多任務(wù)工作”恰恰摧毀了我們對(duì)任何一個(gè)任務(wù)的投入和專注。所以,看起來高效的“多任務(wù)工作”,實(shí)際上恰恰是效率的殺手。
實(shí)際上,“多任務(wù)工作”的危害可能比你想的更嚴(yán)重。
2014年的一項(xiàng)研究指出,僅僅是幾秒鐘的走神(比如檢查一下微信、看一下郵件),也會(huì)造成錯(cuò)誤率的顯著上升,甚至可以高達(dá)兩倍。
密歇根大學(xué)的一個(gè)研究團(tuán)隊(duì)表示,在企業(yè)中,“多任務(wù)工作”幾乎無處不在——每個(gè)人在工作的時(shí)候都難免要接一下電話,跟同事討論工作,或是回應(yīng)老板的詢問。而這些“多任務(wù)”帶來的后果是什么呢?它會(huì)降低一個(gè)團(tuán)隊(duì)20%-40%的工作效率,這是一個(gè)很可怕的數(shù)字。
我這幾年的團(tuán)隊(duì)管理做下來,有一個(gè)感覺就是:當(dāng)我們在“多任務(wù)工作”的時(shí)候,實(shí)際上被異化了,變成了效率的奴隸——我們都在想,如何盡快把手頭的事情做完(以便做下一個(gè)任務(wù)),而不是努力把它做好。
那么,如何避免“多任務(wù)工作”對(duì)我們造成的負(fù)面影響呢?
1.冥想
如果你即將開始一項(xiàng)工作,而大腦中還殘存著許多雜念時(shí),不妨先閉上眼睛,深呼吸,嘗試著與它們和解,告訴自己不要焦慮。
很多時(shí)候,給自己一些正面的心理暗示,以及通過一些操作——比如用悠長、緩慢的深呼吸刺激分泌內(nèi)啡肽,傳達(dá)出“平靜、舒緩”的信號(hào),可以讓身體鎮(zhèn)靜下來,降低自己的焦慮水平。
深呼吸的時(shí)候,不妨回想自己以前的優(yōu)秀表現(xiàn),想象那些正面的、令人興奮的場景,提高整個(gè)人的信心,提高大腦的活躍程度。這會(huì)有助于把注意力集中在手頭即將開始的工作上。
2.向自己提一個(gè)問題,嘗試去解決它
問題,是最能夠吸引注意力的東西。
在開始一項(xiàng)工作之前,提一個(gè)問題,并在工作中尋求答案,會(huì)為你的工作增加樂趣,提高對(duì)其的注意力。
舉個(gè)例子,在做一份PPT之前,可以問自己:這份PPT的亮點(diǎn)是什么?我如何呈現(xiàn)這個(gè)亮點(diǎn)?
或者,在讀一個(gè)章節(jié)之前,問自己:作者是如何解釋他的論點(diǎn)的?跟同類相比,好在哪里,有哪些缺漏?
這樣一來,就可以把枯燥的工作變成一個(gè)尋求答案、解決問題的過程。這可以顯著提高自己集中精力的意愿。
3.利用白噪音
我寫作的時(shí)候往往會(huì)去咖啡館。如果在家里,也會(huì)插上耳機(jī),播放白噪音。
什么是白噪音?咖啡館背景的嘈雜聲,樹林里的風(fēng)聲、流水聲,火爐噼啪的聲音,路人雜亂的交談聲,等等。
這些聲音,一來,不含有任何信息量——因此它們對(duì)大腦來說是低優(yōu)先級(jí)的,不會(huì)給大腦造成任何負(fù)擔(dān);二來,它們可以掩蓋各種突兀的、細(xì)小的噪音,從而幫助你跟環(huán)境隔絕起來。
也可以聽輕音樂,但是注意,不要聽有歌詞的音樂,也不要聽搖滾、金屬等律動(dòng)感太強(qiáng)的音樂,因?yàn)樗鼈儠?huì)吸引你的大腦。
4.將瑣事集中在同一個(gè)時(shí)間段處理
不要急著應(yīng)答微信、QQ、郵件,專心致志做你的工作,等告一段落或者感到疲倦再休息一下,將這些瑣事一一搞定。
分別把不同的事項(xiàng)寫入不同的清單,再分門別類打開,處理,劃掉即可。
如果你并不是一個(gè)作息非常規(guī)律的人,不要使用番茄鐘。你應(yīng)該按照自己的狀態(tài)和精力安排工作,而不是聽從鬧鐘的安排。
5.隔絕干擾
如果可以,在做每天最重要的工作時(shí),挑一個(gè)單獨(dú)的、確保不會(huì)受到任何干擾的地方工作。
當(dāng)然,很多時(shí)候,這一點(diǎn)主要看公司,而不是看自己。
令人振奮的是,越來越多的公司開始意識(shí)到這一點(diǎn)的重要性。比如,在辦公室里設(shè)置“沉思空間”,設(shè)置“單人辦公隔間”,員工可以自行尋找空房間使用,允許員工到咖啡館辦公,允許員工遠(yuǎn)程辦公,等等。
這是一個(gè)進(jìn)步,我期望著看到這種現(xiàn)象能夠真正在國內(nèi)盛行起來。
當(dāng)然了,如果一家公司天天讓你擦桌子和買外賣,那還是辭了吧。