陳光磊

摘 要：檔案是現(xiàn)今社會招工單位評定人才的第一手材料也是重要的參考依據(jù)，它包含各個人的基本信息，成長經(jīng)歷，對個人發(fā)展生存的重要性不言而喻。事業(yè)單位要高度重視檔案的研究與運用，以便根據(jù)檔案全面的了解員工，使部門的人員分配最優(yōu)，充分發(fā)揮員工的個人優(yōu)勢，達到利益最大化。對國家而言人事檔案是一股潛在財富，運用得當可以極大地促進我國“人才戰(zhàn)略”計劃的實施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；用途和研究

社會飛速向前發(fā)展，各種決定社會發(fā)展進程的因素也在不斷變化。當今社會處于發(fā)展競爭的風口浪尖的資源是人才。這個社會對人才的需求量是無法滿足的，而人事檔案作為儲存人才資料的形式，記錄著員工的就職歷程，對人才的后期發(fā)展起著重要作用，因此把人事檔案的研究與運用工作做好是保證人才系統(tǒng)正常運作的必要前提。但由于各種各樣的原因，并不是所有的事業(yè)單位都有能力完成好檔案研究與運用工作。本文從我國事業(yè)單位人事檔案的研究和運用現(xiàn)狀出發(fā)，分析了其中存在的問題，并給出了行之有效的好方法。

一、我國事業(yè)單位檔案的用途與研究情況不容樂觀。

（一）研究人員綜合素質(zhì)不達標

隨著信息化時代的不斷推進，對于人事檔案深入研究的需求越來越高，因此加強對事業(yè)單位的人事檔案研究十分重要。但是目前許多企業(yè)的人事檔案專業(yè)研究人員的綜合素質(zhì)卻令人擔憂。我國目前的人事檔案研究專業(yè)人才缺乏，目前從事檔案研究的人員中很多人都沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，以前的檔案研究方式是傳統(tǒng)的方式，只要求工作人員了解計算機的一些基礎操作，只要滿足于基本需求就可以任職，所以很多現(xiàn)在的研究人員對計算機的操作都不是很熟悉，專業(yè)化程度不高，對工作內(nèi)容不是很清楚，只是簡單地收集和保存工作人員基本信息，達不到檔案研究進一步發(fā)展的要求。部分人員責任心缺乏，對待工作得過且過，在其位不謀其政。

（二）基礎設施落后

每一項工作的開展，都涉及到相關(guān)人員，一定的基礎物質(zhì)設施。在進行檔案管理工作時，基礎設施的建設起到的作用很重要。檔案是對員工的先前經(jīng)歷的具體體現(xiàn)，其中包括其所有的學習經(jīng)歷、任職經(jīng)歷、素質(zhì)道德等，尤其是對就業(yè)者特長才能，所獲獎項等信息的如實記錄都對考慮員工未來的提拔與換崗提供了有力依據(jù)。毋庸置疑，這些信息是最具權(quán)威性的，是一個重要的參考。但是沒有基礎設施的支持以上這些作用都不可能達到。很多單位不注重檔案室的選擇，大多采用類似庫房的潮濕狹窄的房間作為檔案室，沒有設立專門檔案室，也自然沒有購進完善的信息分析設備，不愿意投入資金，不推進后期維護工作，非常容易引起檔案材料霉變，影響檔案后期的研究及下一步的運用。例如，隨著人事改革的深入，在進行某些傳統(tǒng)常規(guī)工作，如工資調(diào)整、人事任命、社會保險時，需要翻閱檔案，然而對保存的人事檔案研究不夠深入，可用于查詢的內(nèi)容少，具有實用性的信息匯編和專題統(tǒng)計表較少，不能滿足工作需求，不能充分體現(xiàn)檔案的價值與功能。

（三）觀念傳統(tǒng)，研究者重視程度不夠

由于人事檔案研究起步晚，發(fā)展慢，一些事業(yè)單位對檔案的研究工作不夠重視，認識片面不深入，只是把人事檔案當成是對員工信息的簡單記錄，對日后統(tǒng)計提供依據(jù)的一種字面信息而已，因此也不給該工作提供相應的研究人員及物質(zhì)和金錢的支持，并且對檔案的儲存記錄也缺乏全盤的考慮，對員工的檔案信息只是很簡單的記錄。無法收集相關(guān)人員信息變動的最新信息，更新率較低，耽誤相關(guān)人員的就職，買保等事情。高層管理尚且如此，下層執(zhí)行人員的人知也就不可能深入，對檔案的研究監(jiān)督工作敷衍了事，以完成初級統(tǒng)計為最終目標，不能有效的把檔案研究工作認真進行下去。人事檔案其實是企業(yè)日常事務的一項重要組成部分，而由于觀念在起作用，研究人員普遍采用傳統(tǒng)的檔案研究方式即不同的機構(gòu)對該范圍的職工的檔案信息進行分別研究的形式，這種研究方式呈一定的封閉狀態(tài)，導致一個個數(shù)據(jù)孤島的存在。不重視改進，也就使一些企業(yè)不能很好的適應當前的大數(shù)據(jù)情形下的人事研究要求，導致存在一些缺陷也是在所難免。

二、解決我國人事檔案研究與運用問題的有效方法。

（一）提高研究人員的綜合素質(zhì)

現(xiàn)代化發(fā)展風起云涌的時代，現(xiàn)代化的建設也在日趨完善，現(xiàn)代化企業(yè)的人事檔案部門也應該順應時代要求，從從業(yè)人員的綜合素質(zhì)抓起，鞏固從業(yè)人員的基本職業(yè)水平，同時還需要進行必要的計算機操作能力和管控能力培養(yǎng)。建議采取的方法有對檔案研究人員進行基礎培訓來達到提升員工素質(zhì)的目的，使研究人員更好的在現(xiàn)代的研究條件下提供更準確的服務。在各工作過程中進行業(yè)務的合理重組，提高從業(yè)人員的素質(zhì)來進行檔案研究方式的創(chuàng)新，并對日漸成熟的科學技術(shù)進行合理的應用，從而加快對人事信息平臺的建設與改進步伐，把人事檔案看作是一種實用的社會資源，充分發(fā)揮其價值與作用。要在經(jīng)過培訓的人員中進行優(yōu)勝略汰的抉擇，選擇具有較扎實知識與較高責任心的人員，在平時也要注重對這些人進行進一步的培養(yǎng)與規(guī)范，主動了解這些人的心理需求，盡量滿足基礎需要，達到滿意，使其發(fā)揮自己的積極性，從而找到自己的優(yōu)越感，對工作付出更多的精力。

（二）完善基礎設施

檔案的研究運用部門要積極的與領導進行溝通，積極反應在工作過程中遇到的問題，讓領導及時了解工作的進展，引起其注意，進而順利的進行檔案基礎設施的完善。具體來說，基礎設施的建設要從基本的生活需求開始，例如對火災的預防、對防潮材料的準備以及堅實的建筑材料等，同時要用結(jié)實的金屬材料儲存檔案文件，在室內(nèi)安裝足夠量的滅火設備以保證安全。當然除了紙質(zhì)檔案的管理還有電子檔案的管理，在這樣的企業(yè)里要嚴格按照相關(guān)規(guī)定，在做好收集的前提下進行信息整理歸檔與備份，尤其要重視人事檔案的保密性，保證電子系統(tǒng)的安全，防御病毒入侵等惡意侵入，盡可能使信息完整安全，達到企業(yè)在人事研究方面的改革與創(chuàng)新。此外，為了達到高效率工作的要求，要及時精準的進行人事信息的傳遞，在基礎建設達到要求的前提下提高該工作的有效性，進而實現(xiàn)工作展開與檔案質(zhì)量更高效的目的，逐漸完善人事檔案的管理工作，為社會做更大的貢獻。因此，對檔案管理基礎設施的建設是最符合這個時代的背景的一種方式。

（三）由上至下，強化檔案研究與運用意識

行政管理人員，檔案的首要形成者又是檔案的直接受益者。如果他們檔案意識不強，將直接影響到檔案的形成和歸檔的完整性和實用性。所以，要強化他們的檔案意識，使他們明確本身承擔著檔案所有者的信息保密，信息安全等責任，并賦予其一定的利用檔案的權(quán)利，以方便其開展下一步研究工作。更重要的是加強更高一層領導的檔案運用意識。加強企業(yè)人事檔案研究重要性的宣傳，讓高層領導層更加深入地了解人事檔案研究與運用，從而給予檔案部門充足的支持：放寬資金政策，定期發(fā)放檔案維護專款； 重視檔案用房、設備等設施的建設。建立檔案研究領導小組，實行責任制，定期對檔案研究管理工作進行檢查、指導。在企業(yè)的日常工作交流中加強相關(guān)人員的思想政治教育，使檔案人員在認識上提升高度，認識到檔案研究與運用的重要性，提高認識，堅持原則，保持檔案的完整、準確、安全，自覺努力提升自己的專業(yè)素質(zhì)。

三、結(jié)語

在信息交流如此迅速的當今時代，人事檔案一定程度上代表著我們的能力，對日后的求職或是升職都有著不可估量的影響，也可以說檔案已經(jīng)變成了我們的敲門磚。但由于檔案研究運用人員自身素質(zhì)低下，專業(yè)知識不過關(guān)，基礎設施薄弱等各種問題，目前企業(yè)的人事檔案研究與運用工作未能起到應有的作用，這就要求相關(guān)從業(yè)人員積極自省，轉(zhuǎn)變觀念，努力提高自身能力，為檔案事業(yè)的發(fā)展做出應有的貢獻。

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