劉 婧

（河北水利電力學院，河北滄州061000）

高等教育事業(yè)在全面地建設，教育管理體制也在持續(xù)地改革。新時期，高校辦公室工作表現(xiàn)出復雜化、開放化等基本特征。教育改革的推進，工作效率的提高對高校辦公室也有更為嚴苛的需求。此時，高校辦公室人員必須了解新形勢、特點，提升個人的執(zhí)行力，適時對辦公室工作進行創(chuàng)新。

一、新時期高校辦公室工作的特點

（一）內(nèi)政外聯(lián)，工作任務繁重

高等教育體制在全面地改革中，高校定位日漸地明晰，和社會或是其他高校彼此的交往更為頻繁。相應地，辦公室的基本職能日漸強化，任務目標逐步加重。對高校來說，辦公室除了是決策層的“外腦”外，同時也是校內(nèi)的“督促檢查中心”。它不僅是高校事業(yè)運行的保障和樞紐，同時還是高校對外聯(lián)絡的第一“窗口”，代表了高校在外界心中的整體形象。

（二）上傳下達，強化協(xié)調(diào)督辦

辦公室肩負著協(xié)調(diào)內(nèi)外、籠絡上下的歷史重任。針對學校領(lǐng)導已作出決策的事項或是批示文件，辦公室應當認真歸口到具體的經(jīng)辦單位或是經(jīng)辦人身上。針對二級學院或是教職工提出的請示或是報告，辦公室應在第一時間上交至領(lǐng)導手中，結(jié)合領(lǐng)導給出的批示，由相關(guān)部門負責處理，同時對結(jié)果作出反饋。除上述外，辦公室必須對批示文件進行匯總，督辦沒有做好的事情。要注重協(xié)調(diào)關(guān)系，確保信息傳遞能夠暢通，上下關(guān)系保持融洽，做到幫忙不幫亂、成事不誤事。

（三）迅速反應，增強效能意識

在平時，高校辦公室在上、下行文件處理或是信息反饋上，均要注重時效性。若不然，可能會對學校日常的工作秩序產(chǎn)生影響。嚴重時，還可能出現(xiàn)重大失誤。高校辦公室很多時候會碰到某些突發(fā)事件，需及時地處理。故而，辦公室人員應當在第一時間作出精準的反應、特事特辦，切不可隨意地推諉。

二、新時期高校辦公室工作的創(chuàng)新策略

（一）精細化服務

新形勢下，高校辦公室必須將優(yōu)化服務功能當做日常的管理目標。信息化時代，很多工作需求均得到了較好的提升，高校辦公室必須團結(jié)力量與智慧，從根本上改善服務，增強效率。唯有樹立起精細化意識，堅持精細化以及規(guī)范化管理，才能在優(yōu)化辦公室管理的前提下，提升效率和工作協(xié)調(diào)性。故而，我們必須培養(yǎng)精益求精的好習慣。第一，堅持與時俱進，要對精細化管理和服務的重要性有清醒的認知。這是高校辦公室的效率保障，同時也是辦公室管理創(chuàng)新的重要舉措。第二，著眼于本職與意識，了解高校辦公室實施精細化管理的相關(guān)要求，切實優(yōu)化工作流程，明確職責。要對管理目標作出精化，結(jié)合定責、定標準或是定崗等途徑，制定合理的工作崗責。第三，以大局為中心，利用精細化管理來提升辦公室總體的工作等級。將精細化管理融入至校委的歷史決策中，提出精準、科學的預案。第四，將精細化管理準則貫徹于學校政務系統(tǒng)的各項工作中，遵從質(zhì)量有指標、獎懲有標準、服務有保障的工作原則，確保各項工作可以如期地運轉(zhuǎn)。

（二）明確任務，增強責任意識

1.文稿起草工作要嚴謹

文件或是發(fā)言稿起草等，均需由辦公室負責。文稿工作，必須做到絕對地嚴謹，立意要夠高、要有清晰的觀點、理清脈絡與層次、優(yōu)化結(jié)構(gòu)、確保內(nèi)容的真實、完整。要提升文稿總體的寫作水平，準確了解上級領(lǐng)導的思想和意圖，抓住領(lǐng)導以及師生心中最熱衷的問題。要急想領(lǐng)導之所急，想領(lǐng)導之未想。充分考慮學校的真實情況，開創(chuàng)性地完成各項工作。

2.行政日常工作要做實

辦公室行政工作必須做到事無巨細，秘書要仔細地看待和處理各項工作。尤其是印章管理，必須絕對地細心，切不可濫用印章。而公務接待，在流程上必須盡量地簡化，遵從中央提出的“八項規(guī)定”。高校內(nèi)部的公務用車，必須認真進行管理，防止公車私用。接待報銷，必須如實上報、如實批準，賬目必須明了，同時出具邀請函以及規(guī)范的會議通知。從中央正式推出“八項規(guī)定”開始，辦公室工作也有全新的要求和標準。辦公室秘書必須協(xié)同領(lǐng)導認真地接待好公務，根據(jù)規(guī)定進行操作，切勿超標接待。同時，切不可抱有任何的僥幸心理，將那些不合規(guī)的接待全部納入到日程中。我們要謹記：工作必須做細、做全、做到位。

（三）努力學習，樹立全局意識

1.提高辦公室秘書的綜合素質(zhì)

辦公室工作必須要保持較好的綜合性，聘請那些肯謀事、肯干事、能夠成大事的優(yōu)秀人員。除了單獨作戰(zhàn)外，同時也必須懂得協(xié)同作戰(zhàn)。辦公室秘書要保持較高的政治覺悟，因為他們反映了學校的整體形象。除了傳達上級領(lǐng)導做出的指示，堅持政策要求外，同時也應當主動和外界之間進行溝通。可以說，他們身上的責任相當沉重。故而，辦公室秘書應當注重提升個人的綜合素養(yǎng)，樹立起科學的理想信念，對政治保持足夠的敏銳性以及分辨力。組織上，需有計劃地分配辦公室秘書來參加進修，如安排他們下基層鍛煉或是輪換新的崗位等。

2.提高業(yè)務能力水平

為領(lǐng)導編寫講話稿或是會議通知，統(tǒng)計和完成匯報材料等常見的文字工作，均是由辦公室負責。故而，秘書必須要有較高的文字功底。由于該崗位的獨特性與必要性，秘書個人的業(yè)務水平必須足夠地扎實，要有較高的業(yè)務素質(zhì)。唯有持續(xù)充電，汲取更多的新知識，才能提升個人的綜合能力，增強素養(yǎng)，真正用知識來武裝頭腦，切實地搞好秘書這項服務工作。

三、結(jié)語

總的來說，高校辦公室必須滿足新形勢下的工作特征，在實踐中汲取更多的新知識，了解新業(yè)務和新形勢，增強個人素養(yǎng)，堅持自主創(chuàng)新和提升執(zhí)行力，努力適應高校辦公室工作的變化和需求。