宿娜

【摘要】檔案管理是醫(yī)院管理中的主要內(nèi)容，其管理質(zhì)量是醫(yī)院運(yùn)行質(zhì)量的影響因素之一?；诖?，本文主要針對(duì)醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足進(jìn)行分析，并分別從電子檔案儲(chǔ)存方面、電子檔案利用方面、電子檔案查詢方面，細(xì)化分析醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用，以期為電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的廣泛推廣提供良好的理論支持。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；電子檔案系統(tǒng)

近年來，由于受到人們作息規(guī)律、生活方式、飲食習(xí)慣等因素的影響，人們對(duì)醫(yī)療服務(wù)的需求顯著增多，導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部各類檔案數(shù)量持續(xù)增長(zhǎng)，為檔案儲(chǔ)存及檔案安全保障等工作帶來了一定的困難。為了保障醫(yī)院檔案的管理質(zhì)量，解決傳統(tǒng)檔案管理中的各類問題，可將電子檔案系統(tǒng)用于醫(yī)院檔案管理中。因此，分析電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

一、醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理的不足

醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理的不足主要體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）檔案儲(chǔ)存與利用率方面。在醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理中，檔案多以膠片、紙質(zhì)檔案、磁帶等介質(zhì)組成，這類檔案對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境的要求較高，一旦出現(xiàn)管理疏忽，很容易產(chǎn)生檔案受潮、發(fā)黃等損害，嚴(yán)重影響檔案的正常使用。此外，檔案利用率低也是傳統(tǒng)檔案管理工作的主要問題之一。

（二）檔案查詢方面。傳統(tǒng)檔案管理所采用的人工管理方式為檔案查詢工作帶來了一定的困難。當(dāng)醫(yī)院各科室醫(yī)護(hù)人員需要使用檔案時(shí)，需通過查詢檔案作者、目錄、標(biāo)號(hào)及儲(chǔ)存位置、通知庫(kù)房調(diào)取檔案、完成借閱手續(xù)等一系列冗雜流程。這種狀況嚴(yán)重影響了檔案查詢效率，降低檔案查詢的時(shí)效性。

二、電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

為了解決醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理中的諸多不足，改善檔案管理效果，電子檔案系統(tǒng)逐漸被廣泛應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理中。這里主要從以下幾方面入手，對(duì)電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析和研究：

（一）電子檔案儲(chǔ)存方面。醫(yī)院信息化水平的不斷提升為電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用營(yíng)造了良好的技術(shù)條件。引入電子檔案系統(tǒng)后，醫(yī)院臨床診療中產(chǎn)生的大量紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案。這種檔案儲(chǔ)存方式的優(yōu)勢(shì)在于：第一，擴(kuò)展儲(chǔ)存空間，解決醫(yī)院檔案管理中因儲(chǔ)存空間有限而引發(fā)的檔案受潮、檔案發(fā)黃等問題。第二，確保醫(yī)院檔案的保密效果?；颊叩牟v檔案屬于個(gè)人隱私范疇，醫(yī)院有對(duì)檔案保密的義務(wù)。將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案保存后，檔案管理的保密效果將間接發(fā)生提高。第三，減少檔案成本。紙質(zhì)檔案的增多意味著醫(yī)院檔案管理成本的增加。大量紙質(zhì)檔案的產(chǎn)生不僅為檔案儲(chǔ)存工作帶來不便，還會(huì)從一定程度上加劇資源浪費(fèi)。醫(yī)院檔案管理中引入電子檔案系統(tǒng)后，紙質(zhì)檔案被轉(zhuǎn)化成電子檔案形式儲(chǔ)存，同時(shí)，因使用紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的成本（紙質(zhì)檔案自身成本、儲(chǔ)存成本等）也會(huì)產(chǎn)生明顯縮減。例如，某醫(yī)院于2016年8月正式于檔案管理工作中引入電子檔案系統(tǒng)。截至2017年8月的統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示，該醫(yī)院普外科、消化內(nèi)科的檔案成本分別較去年同期減少3211元、2215元。這一結(jié)果充分驗(yàn)證了電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值。

（二）電子檔案利用方面。檔案利用作為醫(yī)院檔案管理的主要環(huán)節(jié)之一，其管理質(zhì)量的重要性不言而喻。結(jié)合傳統(tǒng)醫(yī)院檔案利用管理狀況來看，傳統(tǒng)檔案利用主要存在環(huán)節(jié)冗余、調(diào)用效率低等問題。對(duì)于檔案管理人員而言，傳統(tǒng)檔案管理模式下工作量較大，工作難度較高。電子檔案系統(tǒng)的出現(xiàn)為醫(yī)院檔案利用中的不足提供了有效的解決途徑。引入電子檔案系統(tǒng)后，面對(duì)來自各科室的檔案資料，檔案管理人員僅需通過簡(jiǎn)單的分類、保存操作即可完成工作任務(wù)。當(dāng)各科室醫(yī)護(hù)人員因?qū)W術(shù)研究、臨床教學(xué)等需要調(diào)取檔案時(shí)，檔案管理人員可根據(jù)使用者提出的要求，向電子檔案系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵信息，快速滿足其檔案利用需求。例如，某醫(yī)院泌尿外科臨床醫(yī)師提出調(diào)取該科室2016年11月-2017年5月的患者病例資料撰寫一篇學(xué)術(shù)論文。檔案管理人員在電子檔案系統(tǒng)中先后輸入泌尿外科、2016年10月-2017年5月這兩項(xiàng)關(guān)鍵信息后，電子檔案系統(tǒng)快速顯示出213份病例資料。整個(gè)過程操作便捷、流暢，充分契合臨床醫(yī)師的學(xué)術(shù)研究需求。

（三）電子檔案查詢方面。在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式下，檔案查詢需求的滿足需要通過人工查詢檔案編號(hào)信息、檔案儲(chǔ)存位置信息、發(fā)放調(diào)取檔案通知、查找檔案等環(huán)節(jié)。這種管理模式不僅會(huì)導(dǎo)致管理人員工作量增加，還會(huì)影響檔案的整體使用效率。應(yīng)用電子檔案系統(tǒng)后，醫(yī)院各類檔案以電子檔案形式儲(chǔ)存于電子檔案系統(tǒng)中。這種檔案管理模式摒棄了傳統(tǒng)人工檔案管理中檔案查詢的冗余流程，而轉(zhuǎn)化為通過向電子檔案系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞的方式，快速完成查詢?nèi)蝿?wù)。電子檔案系統(tǒng)管理模式在檔案查詢方面存在明顯優(yōu)勢(shì)的原因在于：電子檔案系統(tǒng)集成計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等現(xiàn)代信息化手段，滿足醫(yī)院檔案查詢工作在查詢速度、查詢耗時(shí)等方面的需求，降低檔案查詢實(shí)踐中的失誤發(fā)生率，為檔案利用及醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的改善奠定良好的基礎(chǔ)。此外，電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用要求檔案管理人員具備一定的電子檔案系統(tǒng)操作能力，為保障電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用效果，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。

三、結(jié)論

綜上所述，醫(yī)院應(yīng)于檔案管理中，廣泛推行電子檔案系統(tǒng)管理模式。在這種新型管理模式下，大量難以保存、高成本的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所取代，不僅有利于檔案管理安全、檔案管理難度的控制，還可起到提高檔案管理效率，改善檔案管理質(zhì)量的作用。隨著信息化技術(shù)的不斷普及，電子檔案系統(tǒng)必將在醫(yī)院檔案管理中發(fā)揮出更大的價(jià)值。

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