王濤

【摘要】基礎教育階段的學校檔案是學校發(fā)展歷史的重要見證，是學校建設內(nèi)容之一，它對總結(jié)辦學規(guī)律、推進學校發(fā)展具有重要意義。進一步加強中小學檔案管理的規(guī)范化建設，培訓檔案管理人員，開發(fā)檔案管理資源，提高檔案管理效益是當前中小學加強基礎性建設中迫切需要解決的問題。作者首先肯定了中小學檔案管理的主要成績，分析了存在的問題及其成因，并對加強管理工作進行了思考。

【關(guān)鍵詞】中小學檔案管理現(xiàn)狀思考我們菏澤市基礎教育質(zhì)量監(jiān)測中心，是直屬于菏澤市教育局的事業(yè)單位，主要負責監(jiān)測基礎教育階段學生的學習質(zhì)量和身心健康狀況以及影響學生發(fā)展的相關(guān)因素，為教育決策提供信息、依據(jù)和建議；發(fā)布監(jiān)測數(shù)據(jù)和監(jiān)測結(jié)果，促進兒童青少年的身心健康發(fā)展等。我們中心自2013年成立以來，就把中小學檔案工作作為重要一環(huán)來抓。

一、基礎教育階段學校檔案管理的主要成績

近幾年來由于各級領(lǐng)導的重視，各級各類中小學的檔案管理意識不斷增強，普遍建立了檔案管理室，學校的檔案建設已經(jīng)成為學校管理的重要組成部分。據(jù)近幾年檔案管理部門的抽查結(jié)果看，各級各類中小學檔案材料的歸檔率不斷提高，教育、教學、財會、基建等檔案材料管理集中，分類明確，為檔案的保管利用創(chuàng)造了有利條件。

1.積極開發(fā)檔案資源。為了將檔案信息資源直接服務于學校的教育教學，各中小學檔案管理人員齊心協(xié)力，充分利用學校豐富的資源優(yōu)勢，擴大檔案信息范圍，為學校的管理、教育、教學和教研工作做出了積極貢獻。特別是有些中小學校，利用學校校慶的契機，組織編寫《校友通訊錄》，匯集了歷屆校友名單及通訊地址，加強聯(lián)系，擴展了學校教育的外延，提升了學校的社會聲譽。同時，檔案管理人員根據(jù)日常工作需要，將學校的人員安排、黨員名單、教育教學論文制成表格、匯輯成冊，對迎檢爭創(chuàng)等各類工作都有細致的歸檔，使學校的基本情況和各種成果一目了然，為工作創(chuàng)造了便利條件，以更好地服務于廣大師生。這些事實有力地說明，檔案管理工作在學校各項工作中處于相當重要的地位，加強檔案建設，有利于提升學校管理工作的整體水平。

2.嚴格分類管理歸檔。學校在管理、教育和教學中形成了大量的圖表、聲像等材料，類型也較為復雜，中小學校檔案管理人員在經(jīng)過細致的甄別以后，按分類方案立卷歸檔，使材料得到了有效的管理。近年來，學校檔案員在文件的分類、卷內(nèi)文件的整理、案卷的裝訂、封面的編目、案卷的排列和目錄的編制方面，基本上能按照立檔的規(guī)定嚴格要求，為今后學校檔案科學地保管、統(tǒng)計和利用奠定了基礎。為統(tǒng)一保存和科學管理，有效地利用好檔案，學校加強了檔案的制度建設，對文件材料的形成、收集整理、案卷排列、鑒定保管期限，以及開發(fā)利用都做了明確要求，責任到人，使檔案工作逐步走上了科學化、標準化和規(guī)范化的軌道。

3.配套設施進一步完善，管理人員業(yè)務素質(zhì)明顯提高。各中小學校都建立了檔案室，做到專人負責、專門管理，有些學校還在各處室配有兼職檔案員，初步形成了以檔案室為中心的綜合管理網(wǎng)絡。各校在經(jīng)費投入上進一步加大，積極為檔案管理工作創(chuàng)造有利條件。如有的學校為配合檔案室升級，特意增加了檔案櫥，解決了案卷積累過多、無法存放的現(xiàn)實困難；有些學校專門在新建教學樓中開辟庫房用于檔案存放。這些措施和打算，耗資不多，但在改善檔案管理的條件方面取得了較好的效果，充分體現(xiàn)出學校管理工作的計劃性、預見性和科學性。由于檔案工作要求嚴格，任務繁重，質(zhì)量要求高，牽涉面廣，其特殊性質(zhì)決定了對檔案員的素質(zhì)有較高的要求。學校配備的檔案員總體上的業(yè)務能力較高、工作態(tài)度端正、責任心強，長期以來為學校的檔案建設勤懇努力，積累了豐富的經(jīng)驗，探索出不少成功的管理方法，其敬業(yè)精神和務實態(tài)度在廣大教職員工中產(chǎn)生了良好影響。

二、基礎教育階段檔案管理存在的問題

盡管各級各類學校在檔案管理工作取得了不少的成績，但我在調(diào)查了菏澤市數(shù)十所中小學檔案管理現(xiàn)狀后發(fā)現(xiàn)，管理質(zhì)量參差不齊，重視程度輕重不一，發(fā)揮效益不高等問題比較普遍地存在著，具體表現(xiàn)在如下方面。

1.檔案管理意識尚不夠強。部分學校領(lǐng)導的檔案意識淡薄，不注重原始材料的收集和保存，對檔案員的工作不支持、不配合，這為檔案材料的收集和有效管理帶來了難度。

2.檔案管理效益尚不夠高。有的學校盡管建立了檔案室保存了較多的檔案，但未能較好地為學校服務的功能，其主要的原因是學校領(lǐng)導、教師對檔案工作本質(zhì)的認識不夠明確，不善于利用檔案學校檔案記錄來進一步總結(jié)經(jīng)驗教訓、摸索辦學規(guī)律。

3.檔案管理的分類尚不夠科學。有的學校檔案文件的分類不夠準確，影響案卷質(zhì)量。還有些學校由于檔案建設起步晚，檔案員業(yè)務熟練程度不夠，在文書處理、檔案收集整理、卷內(nèi)文件的分類排列、案卷標題的擬寫等細節(jié)問題上出現(xiàn)的疏漏較多，也影響了案卷質(zhì)量。

三、對加強基礎教育階段學校檔案管理的對策

當前中小學檔案管理已呈現(xiàn)出正規(guī)化、信息化、專業(yè)化的發(fā)展趨勢，也為中小學檔案管理提供了史無前例的發(fā)展平臺，為此，加強中小學檔案管理可以從如下方面入手。

1.加強指導。各中小學校應切實加強對檔案管理專項工作的監(jiān)督指導，群策群力，從全校范圍內(nèi)加強動員、人人參與，從思想上提高對檔案管理工作的認識。今后，中小學校應逐步建立檔案保管鑒定制度，成立領(lǐng)導小組，對一些原始材料認真甄別保管期限，確認永久、長期、短期類別，對一些無長期保存價值或超出年限的短期案卷及時清除，有效地解決庫房與櫥柜有限，而材料日益增加的矛盾，使檔案員從大量的原始材料的分類、裝訂等機械工作中解放出來，有更多的精力從事案卷整理，提高案卷質(zhì)量。

2.加強服務。學校應進一步擴大檔案管理在日常教育教學工作中的影響，主動為廣大教師服務，讓更多對學校發(fā)展有意義、有價值的檔案材料進入學校檔案管理工作的視野，更好地推動工作的開展。同時，嘗試深層次開發(fā)學校檔案信息資源，積極主動提供利用。檔案室應針對單位或利用者的實際需要，發(fā)掘信息，通過各種形式“主動出擊”，提供檔案利用內(nèi)容或信息?？梢酝ㄟ^進行二次、三次加工而成專題材料，把分散的信息系統(tǒng)化，提供給相關(guān)的利用者；也可以把歷年來學校的優(yōu)秀教職員工事跡、優(yōu)秀的論文等資料分類匯編成冊，把學校歷年來優(yōu)秀畢業(yè)生的資料及取得的成就經(jīng)過系統(tǒng)編輯加工，在學校的宣傳櫥窗或網(wǎng)站上展示出來，這既是對學生進行創(chuàng)業(yè)指導與品德教育的生動教材，又是宣傳學校、樹立學校形象的生動素材。

3.加強培訓。要進一步加強對檔案員的業(yè)務培訓，定期聯(lián)合檔案局舉辦講座，或者外派管理人員參觀學習。部分學校的檔案員年事已高，要注重發(fā)揮他們的“傳、幫、帶”的作用，選拔和培養(yǎng)年輕的檔案管理員，并努力保持檔案員隊伍的相對穩(wěn)定，使學校的檔案工作健康、有序地發(fā)展下去。

4.加強督查。每年年末，學校校長室要對檔案室工作進行年檢，從整體上進行督促檢查。要把檔案建設納入到目標管理工作中，專門設立檔案工作領(lǐng)導小組，由學校主要領(lǐng)導擔任組長。在具體工作中，層層分解，落實到人，時時有記錄，事事有依據(jù)。形成全員參與、全過程管理，人人重視收集、保全檔案的良好氛圍；形成一個組織有序、規(guī)范完整的檔案管理體系。

參考文獻：

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