摘 要:在醫(yī)院中,人事檔案的管理是非常重要的,人事檔案的發(fā)展與醫(yī)院的發(fā)展密切相關(guān)。人事檔案管理做的井井有條,可以在一定程度上說明醫(yī)院的管理工作做的很好,相反如果人事檔案工作做的混亂,說明醫(yī)院存在管理制度上的問題。在新形勢下,人事檔案在醫(yī)院工作的重要性日益突出,我們應(yīng)該不斷提高管理醫(yī)院人事檔案管理工作的質(zhì)量。本文主要分析目前醫(yī)院管理人事檔案存在的問題,并且提出了改善醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀的途徑。
關(guān)鍵詞:醫(yī)院、人事檔案、管理
1 序言
在醫(yī)院中,員工的檔案是管理是一項非常重要的工作。這是對員工的業(yè)務(wù)技能,績效和當(dāng)前工作表現(xiàn)的參考依據(jù)。從當(dāng)下的情況來看,進行人事檔案管理在選擇人才時能夠提供有力的證據(jù),幫助醫(yī)院制定更合理的薪酬體系。重視和加強醫(yī)院工作人員檔案管理,為人事檔案提供全方位的資源幫助,是促進醫(yī)院員工制度改革合理有效的重要舉措。提供關(guān)于醫(yī)院人才發(fā)展的豐富信息來源。促進醫(yī)院人力資源工作的開展,并且間接的促進了醫(yī)院的發(fā)展。
2 人事檔案的重要性
2.1 在醫(yī)院用人或者選拔干部時提供依據(jù)
在醫(yī)院的日常工作中,為了提高醫(yī)院服務(wù)水平,會組建許多的專業(yè)的醫(yī)療小組,在組建小組的過程中會選拔許多優(yōu)秀的專業(yè)人才從事相關(guān)的工作,這是人事檔案可以為人才的選拔提供重要的參考依據(jù),在選擇小組成員時需要了解員工的許多個人信息,如年齡,知識結(jié)構(gòu)和工作能力等,這些信息的重要來源是人事檔案。通過人事制度改革,選擇了一批滿足要求的人才。
2.2 人事檔案可以為制定酬勞提供相應(yīng)的依據(jù)
醫(yī)院同樣可以根據(jù)每位員工的人事檔案制定相關(guān)的薪酬體系,醫(yī)院工資制度將根據(jù)當(dāng)前情況而變化,這也是一個持續(xù)改進的過程。經(jīng)過會議討論后,可以實施新的薪酬制度,獎金的制定也應(yīng)經(jīng)歷前期、中期和后期的分別評定。正因為有人事檔案,有必要對現(xiàn)有薪資作出合理改進,通過每位員工的人事信息進行定薪。
2.3 可以對培養(yǎng)專業(yè)人才提供參考
在醫(yī)院未來的發(fā)展過程中,需要大量的優(yōu)秀人才,這樣就免不了需要專業(yè)的培訓(xùn),對每個員工進行有針對性的培訓(xùn)需要對員工的人事資料進行分析,評定,為了更好地了解個人的發(fā)展,醫(yī)院的人事部門需要分析和調(diào)查人員檔案信息,通過全面了解信息的各個方面,可以清楚地了解個人對人才的表現(xiàn)和深入了解的能力。根據(jù)不同行業(yè)的需要,為每一位員工制定適合自己的培訓(xùn)計劃。
3 醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題
3.1 醫(yī)院人事檔案管理沒有引進信息化的技術(shù)
網(wǎng)絡(luò)信息的應(yīng)用,使醫(yī)院的檔案管理工作變得越來越快捷方便,但是大多數(shù)醫(yī)院仍然使用傳統(tǒng)的紙張管理方法,人事檔案的紙質(zhì)版本保留工作量大,數(shù)據(jù)量大,人員需求量大。排序和排序時也很容易混淆,不利于分類和存儲。經(jīng)過一段時間才能找到所需要的信息,這些信息可能會被遺忘在哪里保存著,利用計算機技術(shù)管理人事檔案是現(xiàn)代社會發(fā)展不可或缺的要求。管理人員的水平對計算機來說還不夠,專業(yè)技能也不是很難,可以通過培訓(xùn)練習(xí)計算機的使用。
3.2 對醫(yī)院人事檔案管理重視程度不夠
在醫(yī)院中檔案管理工作目前還沒有得到領(lǐng)導(dǎo)的特別關(guān)注。許多醫(yī)院認(rèn)為管理檔案工作是一種后勤工作,所以在普通管理過程中就會出現(xiàn)懶散的工作態(tài)度和低下的工作效率。由于這種不受重視的心理因素,檔案管理人員感到領(lǐng)導(dǎo)不關(guān)注,檔案管理工作不會有什么特殊成就,對自己也不是特別的。因此才會出現(xiàn)懶散,但是情況越是這樣,領(lǐng)導(dǎo)層就會越少關(guān)注這項工作,這是一種惡性循環(huán)。
3.3 醫(yī)院人事檔案管理人員素質(zhì)不高
檔案管理人員具有很大程度的不專業(yè)性,專業(yè)素質(zhì)較低,而且人事檔案管理人員的流動性較大,經(jīng)常更換檔案管理人員無法有效地管理檔案管理人員。這使得管理人員對自己的要求不高,很難提高質(zhì)量,并且隨著醫(yī)院對人事檔案管理工作缺乏重視,醫(yī)院人事檔案的重要性尚未明確,甚至一些醫(yī)務(wù)人員也不知道這些檔案本身有什么影響,所以當(dāng)他們改變他們的個人信息時,他們不會及時向職員部門報告他們的信息,而相應(yīng)的檔案管理人員也沒有去關(guān)注這些情況,所以造成了后期很多員工權(quán)益受損。
4 針對醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題提出的建議
4.1 醫(yī)院人事檔案管理引進信息化的技術(shù)
為適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需要,進一步完善人事檔案管理,現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用是必然趨勢。在新形勢下,管理者需要使用新的管理技術(shù)來更好地管理文件,同時,在強化現(xiàn)代管理意識后,能夠適應(yīng)當(dāng)前人事檔案現(xiàn)代化的要求。利用電腦管理人事檔案管理,領(lǐng)導(dǎo)決策等方面提供方便,用計算機處理檔案,可以擴大存儲容量,使員工檔案更加標(biāo)準(zhǔn)化,科學(xué)化和合理化。在當(dāng)前的管理工作中,檔案管理人員應(yīng)熟悉計算機技術(shù),如何使用計算機創(chuàng)建信息庫和開發(fā)信息資源等,以便于更好地管理醫(yī)院員工檔案。
4.2 提高對醫(yī)院人事檔案管理的重視程度
現(xiàn)在來說,如果要使醫(yī)院的所有員工檔案管理意識都有很大的提高,必須要使檔案管理成為醫(yī)院管理過程中一個特別重要的環(huán)節(jié)。領(lǐng)導(dǎo)必須要重視檔案管理,把醫(yī)院檔案管理納入醫(yī)院例行的議事日程,切實監(jiān)督以往醫(yī)院檔案管理工作散漫的態(tài)度。特別是檔案管理人員和負(fù)責(zé)檔案管理的醫(yī)院工作人員,要加強對檔案管理的理解。
4.3 增強醫(yī)院人事檔案管理人員的素質(zhì)
檔案管理人員自身的一系列的素質(zhì)將直接影響員工的人事檔案是否能在醫(yī)院管理中發(fā)揮重要作用,所以要提高管理人員的素質(zhì),必須承認(rèn)檔案管理工作的重要性,加強管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn).檔案工作者不僅要有優(yōu)秀的技術(shù),而且要具有較高的思想覺悟,同時選拔一些管理人員學(xué)習(xí)進一步提高。醫(yī)院應(yīng)對文件管理人員進行思想上的培訓(xùn),端正思想態(tài)度,并采用正確的培訓(xùn)方法,使檔案工作者能夠?qū)ι?,世界觀和價值觀產(chǎn)生正確的看法,并確保檔案工作者能夠管理當(dāng)前的管理工作。
4.4 完善相關(guān)的醫(yī)院人事檔案
專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)也是醫(yī)院檔案管理可以執(zhí)行重要的因素,檔案內(nèi)容應(yīng)逐步改善記錄的個人數(shù)據(jù),個人作品發(fā)展變化,數(shù)據(jù)內(nèi)容進一步增強和補充。對于醫(yī)院來說,有必要根據(jù)當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀,制定系統(tǒng)且完整可行的檔案管理系統(tǒng),統(tǒng)一存儲所有員工在醫(yī)院的人事檔案,并使用不同的標(biāo)簽進行專業(yè)的分類,可以通過檔案記錄清楚地了解每個人。文件夾中記錄的重要內(nèi)容應(yīng)妥善保存,現(xiàn)有材料應(yīng)確保其完整性。為了能夠在未來使用這些更合適的數(shù)據(jù),可以開發(fā)許多搜索方法,以便于及時有效地檢索和使用這些數(shù)據(jù)。
4 結(jié)論
總而言之,從醫(yī)院的角度來說,檔案管理工作非常的重要,人事檔案管理做的井井有條,可以在一定程度上說明醫(yī)院的管理工作做的很好,相反如果人事檔案工作做的混亂,說明醫(yī)院存在管理制度上的問題。但目前檔案管理工作中存在問題的醫(yī)院不在少數(shù)。對于醫(yī)院人事檔案管理過程中出現(xiàn)的種種問題,一定要妥善的去解決,引進新的思想,用更加創(chuàng)新的思維去解決,對醫(yī)院內(nèi)部進行更加行之有效的改進,才可以促進人事檔案管理工作的發(fā)展,也可以促進醫(yī)院更好的提升自身。
參考文獻(xiàn)
[1]劉立君.淺析醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)問題[J].中國科技信息,2010,22(12): 191-191.
[2]許慧麗.淺談醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中的檔案管理[J].中國醫(yī)院管理, 2009,29(06): 58-58.
[3]王萍,李詠梅.醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品, 2009, 17(14): 256-256.
作者簡介
宋曉宇(1987-),女,山東省諸城人,漢族,本科,畢業(yè)于青島農(nóng)業(yè)大學(xué);助理館員;研究方向:檔案管理;。