賀星星

摘 要：成都軌道交通集團負責成都市軌道交通的投資、建設(shè)、運營和資源開發(fā)，下屬多家子公司。集團公司管理層級多，場段站點多，覆蓋面廣，集團各級檔案工作如何管控是檔案工作者面臨的難題。本文綜合考慮各下屬公司的特點，以推進檔案規(guī)范管理和提升檔案利用服務(wù)為目標，探討集團檔案管理工作模式。

關(guān)鍵詞：集團公司 檔案管理

根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42-2009），企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理工作。企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準。

集團公司檔案部門應(yīng)兼具業(yè)務(wù)監(jiān)督指導和檔案資源管理雙重職能，以推進檔案規(guī)范管理和提升檔案利用服務(wù)為目的，開展業(yè)務(wù)監(jiān)督指導和檔案資源管理。檔案從源頭抓起，通過業(yè)務(wù)監(jiān)督指導，前端介入，把好收集關(guān)，加強檔案實體管理和信息化建設(shè)，做好檔案資源的優(yōu)化配置。

1 建立集中統(tǒng)一的檔案管理工作體系

集團公司檔案管理工作堅持統(tǒng)一領(lǐng)導、分級集中的管理原則。在集團總部設(shè)置專門的檔案機構(gòu)，各職能部門設(shè)兼職檔案管理人員，各分公司設(shè)檔案機構(gòu)或?qū)Ｂ殭n案管理人員，建立起完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，既發(fā)揮集團公司的統(tǒng)籌管理作用，也發(fā)揮各下屬公司的主觀能動性。

集團公司統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)各單位的檔案管理工作。通過頂層設(shè)計，制定健全的管理制度和標準規(guī)范，統(tǒng)一各單位檔案機構(gòu)設(shè)置和檔案工作流程。建立有力的檔案工作監(jiān)督考核評價體系，將下屬各單位的檔案工作情況納入公司年度經(jīng)營考核，開展檔案工作監(jiān)督檢查，促進公司各單位不斷提升檔案工作管理水平。

2 檔案標準化制度建設(shè)

加強檔案制度體系規(guī)范建設(shè)，集團總部按照行業(yè)標準規(guī)范和上級管理要求，編制完善集團《檔案管理辦法》、《歸檔范圍和保管期限表》等制度，根據(jù)業(yè)務(wù)需求進一步編制文書類、科技類、實物類、聲像類等各類別檔案的整理規(guī)范，確保整理規(guī)則、目錄報表、電子元數(shù)據(jù)等的固化定制，實現(xiàn)公司及下屬單位檔案業(yè)務(wù)體系的標準化、一體化管理。

各分公司根據(jù)各自業(yè)務(wù)的特點，制定各自的檔案管理細則，開展分公司各類檔案的收集、保管和利用。

3 履行業(yè)務(wù)監(jiān)督指導職能

一方面監(jiān)督指導集團總部各職能部門的檔案收集歸檔業(yè)務(wù)，對總部業(yè)務(wù)部門開展業(yè)務(wù)分類培訓和指導。

另一方面是對下屬單位的監(jiān)督指導，對下屬單位開展檔案業(yè)務(wù)技能培訓，指導文件材料收集歸檔和規(guī)范整理等業(yè)務(wù)，定期開展檔案業(yè)務(wù)督查和考評，促進檔案管理水平的提升。

4 檔案實體管理

集團公司點多面廣，檔案實體全部集中管理不切實際，因此檔集團案實體主要采取分級集中管理模式。按照“誰產(chǎn)生、誰負責”的原則，檔案實體由各級公司集中管理，按照統(tǒng)一規(guī)范進行標準化整理入庫。檔案實體相對集中，便于各公司內(nèi)部的管理，生產(chǎn)現(xiàn)場利用時檔案響應(yīng)相對迅速，但是紙質(zhì)檔案利用會有些弊端，跨公司的檔案查詢和利用就會有諸多手續(xù)，不是那么便捷。

如果說對紙質(zhì)檔案的保管主要是為了發(fā)揮檔案的憑證作用，那么對檔案信息資源的管理主要是發(fā)揮其查考作用。公司的檔案利用主要還是以工作查考為目的，雖然檔案實體不能做到完全集中，但各單位的檔案數(shù)據(jù)可以整合集中到一起，合成一個大檔案數(shù)據(jù)中心，方便利用者全面獲取和利用檔案信息資源。

5檔案信息化管理

集團檔案信息化建設(shè)不單單是為了提高各單位的檔案管理手段，還是實現(xiàn)集團檔案信息資源共享、適應(yīng)軌道交通網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的管理需求。集團檔案信息化建設(shè)要充分考慮數(shù)據(jù)貫通、資源整合能力，考慮在線管理和一體化利用。

各單位間實現(xiàn)信息互聯(lián)互通，檔案系統(tǒng)從“無紙化”向“無址化”方向發(fā)展，檢索利用不受單位壁壘的限制，實現(xiàn)利用統(tǒng)一，有利于提高集團檔案利用效率、更好地發(fā)揮檔案效益。同時避免地鐵工程檔案多套制管理下對相同檔案信息的重復整理、重復存儲，利于優(yōu)化資源配置。

6 隊伍建設(shè)

軌道交通集團以科技類檔案為主，專業(yè)性較強，對檔案人員素質(zhì)要求較高。檔案管理人員的水平和素質(zhì)將會直接影響檔案工作的質(zhì)量，若檔案管理人員專業(yè)水平不足，就難以履行業(yè)務(wù)監(jiān)督指導職能，造成檔案工作難以有效推行。因此建立一支高水準、高效率的檔案人才隊伍，是檔案工作提升的基礎(chǔ)。

提升檔案人員素質(zhì)，一方面可組織檔案人員參加國家檔案局、地方檔案局的專業(yè)培訓，外聘檔案領(lǐng)域的專家進行授課，拓寬檔案人員的知識視野。另一方面在集團內(nèi)舉辦檔案培訓班，組織經(jīng)驗豐富的檔案人員對各單位專兼職檔案員進行業(yè)務(wù)培訓，提高各單位工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)能力。如條件允許，也可直接引檔案進專業(yè)人才，充實壯大檔案人才隊伍。

7 結(jié)語

集團檔案管理工作，是通過整合公司各單位的檔案資源，建立統(tǒng)一的制度規(guī)范，建設(shè)統(tǒng)一的檔案信息平臺，培育專業(yè)的人才隊伍，最終形成推動公司檔案工作有序開展的運作機制，進而推進檔案規(guī)范管理和提升檔案利用服務(wù)。

參考文獻

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