譚存民

摘 要：在事業(yè)單位改革的進(jìn)程中，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足企業(yè)發(fā)展的需求，因此需要對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新?；诖耍疚膶⒃敿?xì)分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題，并以提高信息化水平、加大重視程度、強(qiáng)化人員素質(zhì)、完善管理制度為切入點(diǎn)，深入探究事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的主要路徑，旨在全面優(yōu)化檔案管理的方式，提高管理工作時(shí)代化、科學(xué)化的水平，進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位改革的進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化；管理制度

在改革不斷深入的過(guò)程中，檔案管理工作的重要性日漸顯現(xiàn)出來(lái)。在傳統(tǒng)的工作中，事業(yè)單位管理基本上就是對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理，缺乏對(duì)檔案信息的利用，也就是說(shuō)并不能發(fā)揮檔案管理的作用。究其原因，檔案管理的方式存在很多弊端，對(duì)此就應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新，將更加先進(jìn)、科學(xué)的方式應(yīng)用在日常的檔案管理之中，從而在優(yōu)化管理方式的同時(shí)，還能夠提高檔案信息的利用率，發(fā)揮管理工作的有效性。

1.事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 信息化水平低

在新形勢(shì)的背景下，我國(guó)的信息化水平不斷提升，同時(shí)很多事業(yè)單位自身的業(yè)務(wù)量也在不斷增加，雖然部分事業(yè)單位已經(jīng)引進(jìn)了信息化的管理方式，但基本上流于表面，其本質(zhì)依然沿用著傳統(tǒng)的管理方式。由于傳統(tǒng)檔案管理的方式不具有較高的信息化水平，均以紙質(zhì)檔案管理的方式為主，不僅會(huì)增加工作人員的工作量，還會(huì)增加保存的難度，甚至需要建立專門的檔案管理室，會(huì)使事業(yè)單位耗費(fèi)更多的人力、物力。除此之外，即使事業(yè)單位引進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)，并通過(guò)其完成檔案管理工作，但也僅僅是由工作人員將紙質(zhì)檔案中的信息進(jìn)行錄入，在增加工作量的同時(shí)，還很難保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。同時(shí)，電子檔案未建立索引系統(tǒng)，不利于工作人員查閱相關(guān)的的資料，嚴(yán)重影響工作質(zhì)量與效率，無(wú)法實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化閱讀的目標(biāo)。

1.2 缺乏重視程度

就當(dāng)前的發(fā)展階段而言，事業(yè)單位依然缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，未充分意識(shí)到檔案管理的重要性，在很大程度上限制了檔案管理方式的創(chuàng)新，影響檔案管理工作的質(zhì)量。究其原因，事業(yè)單位的管理人員未對(duì)檔案管理產(chǎn)生足夠的重視，基本秉持著該項(xiàng)工作可有可無(wú)的態(tài)度，使得單位內(nèi)部的檔案管理工作不能高效、順利的進(jìn)行。除此之外，由于事業(yè)單位管理人員的思想因素，使得檔案管理人員出現(xiàn)了懈怠的工作狀態(tài)，更是直接影響了管理工作的質(zhì)量。實(shí)際上，在事業(yè)單位長(zhǎng)期的發(fā)展中，管理人員一直對(duì)檔案管理工作存在誤解，即檔案管理工作就是對(duì)相關(guān)信息的抄寫、保管，只要保證檔案信息完整、安全即可。所以，很多事業(yè)單位的管理人員就會(huì)直接忽略檔案管理的相關(guān)工作，無(wú)法對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新與改革[1]。

1.3 人員素質(zhì)欠妥

在當(dāng)前的信息化時(shí)代中，為了能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新的目的，就需要事業(yè)單位積極引進(jìn)更加優(yōu)秀的應(yīng)用型人才，只有這樣才能夠保證檔案管理工作的有效性。但是，就當(dāng)前的現(xiàn)狀而言，由于事業(yè)單位的管理人員缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，使得單位并不會(huì)將更加優(yōu)秀的人才應(yīng)用在該項(xiàng)工作之中，而更多的是將其安排在生產(chǎn)、銷售等崗位中。另外，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展，檔案管理人員已經(jīng)適應(yīng)了傳統(tǒng)的管理方式，積累了更多的經(jīng)驗(yàn)，加之創(chuàng)新意識(shí)不足，使得其能力并不能滿足檔案管理的需求。同時(shí)，事業(yè)單位中未對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，從而導(dǎo)致檔案管理人員不具備較高水平的信息技術(shù)，很難將更加先進(jìn)的方式應(yīng)用在日常的工作中，主要表現(xiàn)為：管理方式不統(tǒng)一、資料收集不完整等。

2.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的主要路徑

2.1 提高信息化水平

在事業(yè)單位中，傳統(tǒng)的檔案管理主要以紙張為載體，以手寫的方式完成主要工作，這樣的方式工作效率較低，同時(shí)儲(chǔ)存量較小。對(duì)此，為保證事業(yè)單位能夠適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，就需要對(duì)傳統(tǒng)的方式進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案管理的信息化程度。具體而言，事業(yè)單位應(yīng)該借助內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，設(shè)置專門管理檔案信息的計(jì)算機(jī)，將其作為數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)，并將事業(yè)單位中各個(gè)部門的計(jì)算機(jī)與之相連，從而保證相關(guān)的檔案信息能夠?qū)崟r(shí)儲(chǔ)存至數(shù)據(jù)庫(kù)中。同時(shí)，根據(jù)檔案信息的類型、時(shí)間等，設(shè)置清晰、明確、系統(tǒng)的索引目錄，加之對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)所設(shè)置密鑰與身份驗(yàn)證等程度，不僅能夠保證查詢的效率，還可以確保檔案信息的安全性。除此之外，為了確保多重因素所造成的數(shù)據(jù)丟失問(wèn)題，還需要及時(shí)對(duì)檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的目的[2]。

2.2 加大重視程度

在事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理工作具有重要的意義，但是由于管理人員缺乏對(duì)該項(xiàng)工作的重視，限制了其工作的創(chuàng)新、發(fā)展。針對(duì)這樣的現(xiàn)象，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員需要積極了解關(guān)于檔案管理的信息，掌握其對(duì)單位發(fā)展的關(guān)鍵作用，從而及時(shí)轉(zhuǎn)變自身的思想，走出認(rèn)知誤區(qū)，不僅能夠推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)程，還能夠更加充分地發(fā)揮其作用。在事業(yè)單位管理人員思想不斷轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)之上，基本檔案管理人員也能夠做到上行下效，加大對(duì)自身工作職責(zé)的認(rèn)識(shí)，便于優(yōu)化自身的工作方式，強(qiáng)化創(chuàng)新思想，進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，相關(guān)部門還可以在事業(yè)單位內(nèi)部張貼宣傳標(biāo)語(yǔ)，營(yíng)造出良好的工作環(huán)境，并將檔案管理工作納入企業(yè)文化、發(fā)展愿景之中，推動(dòng)檔案管理方式的創(chuàng)新與發(fā)展。

2.3 強(qiáng)化人員素質(zhì)

在事業(yè)單位長(zhǎng)期的發(fā)展中，專業(yè)的人才是其進(jìn)步的動(dòng)力，在信息化的檔案管理工作之中，更需要綜合性的優(yōu)秀人才作為保障，不僅需要其掌握關(guān)于檔案管理的知識(shí)，還應(yīng)該具備計(jì)算機(jī)技能，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。首先，事業(yè)單位需要積極引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人才，并將其應(yīng)用在檔案管理的工作崗位中，引導(dǎo)其充分發(fā)揮自身的才能，提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率。其次，事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)該積極組織人才進(jìn)行培訓(xùn)，為其講解更多關(guān)于檔案管理創(chuàng)新的方式，提高其自身的管理能力、計(jì)算機(jī)能力等，強(qiáng)化工作人員的創(chuàng)新意識(shí)。最后，就檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)人員而言，需要指派專業(yè)技能強(qiáng)、工作經(jīng)驗(yàn)豐富、責(zé)任心強(qiáng)的人員擔(dān)任，便于為其他人員樹立榜樣[3]。

2.4 完善管理制度

為了確保檔案管理創(chuàng)新能夠順利進(jìn)行，事業(yè)單位需要積極完善相關(guān)的管理制度，并將其落實(shí)在日常的工作中，不僅能夠提高工作的規(guī)范性，還可以保證管理方式的統(tǒng)一性、科學(xué)性，便于充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。首先，事業(yè)單位需要對(duì)檔案管理的保密工作制度進(jìn)行完善，強(qiáng)化工作人員的保密意識(shí)，避免發(fā)生單位信息泄露等問(wèn)題。其次，事業(yè)單位還應(yīng)該積極制定崗位責(zé)任制，并將其與嚴(yán)謹(jǐn)?shù)莫?jiǎng)懲制度、崗位晉升制度等結(jié)合起來(lái)，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員進(jìn)行獎(jiǎng)賞，反之則要進(jìn)行適當(dāng)?shù)母嬲]或者懲罰。通過(guò)這樣的方式，檔案管理人員就能夠加大對(duì)工作創(chuàng)新的重視，便于事業(yè)單位對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理，從而在完善檔案管理工作的同時(shí)，還能夠推動(dòng)單位發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)：綜上所述，在事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理之中，存在很多需要解決的問(wèn)題，因此需要加大創(chuàng)新力度。以此為基礎(chǔ)，經(jīng)過(guò)對(duì)檔案管理方式的創(chuàng)新，極大的提高了管理工作的信息化水平，加大了對(duì)管理工作的重視，全面提升了工作人員的素質(zhì)，完善了檔案管理的相關(guān)制度，并對(duì)其增加了資金投入，從而有效解決了傳統(tǒng)管理方式中所存在的問(wèn)題。所以，為了能夠推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展，事業(yè)單位可以將文中的方式應(yīng)用在檔案管理之中。

參考文獻(xiàn)

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[3]褚智杰.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（04）：76.