趙愛軍

摘 要：檔案管理的基礎(chǔ)工作是發(fā)展檔案管理創(chuàng)新的前提，為了確保檔案管理水平的發(fā)展就必需提高檔案管理的基礎(chǔ)工作水平。只有檔案管理的基礎(chǔ)工作水平得到了提高，才能為檔案管理的服務(wù)創(chuàng)新提供充份的條件，本文論述了提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平的前提條件，對檔案管理服務(wù)創(chuàng)新提出了自己的看法。

關(guān)鍵詞：檔案;服務(wù);創(chuàng)新

作為檔案的管理和服務(wù)者，要充分解放思想，在互聯(lián)網(wǎng)普及的今天，應(yīng)充分利用先進(jìn)的管理服務(wù)技術(shù)和先進(jìn)的服務(wù)理念，加強(qiáng)檔案編研工作，開發(fā)、開放檔案服務(wù)資源，思想上要敢于創(chuàng)新，特別是關(guān)系民生的檔案資源，要做好超前服務(wù)，使得檔案的利用能充分面向大眾，及時(shí)為民眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1 檔案服務(wù)中存在的問題

1.1基礎(chǔ)工作不完善，不利于檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。由于“檔案”在社會(huì)中的概念和作用，很少有人知道它。相當(dāng)多的人對檔案感很弱。在一些單位，由于檔案意識(shí)淡薄，有一些參與活動(dòng)或某些細(xì)節(jié)沒有及時(shí)記錄;或者記錄只能由他們自己保存，不會(huì)移交給文件管理員，導(dǎo)致檔案資料不完整，嚴(yán)重影響了檔案庫的建設(shè)，使得現(xiàn)代管理檔案成為“失蹤的大米”。

1.2系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不規(guī)范。不同的領(lǐng)域，不同的部門，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式不同，層次不同，規(guī)范，發(fā)展，服務(wù)和共享，不能滿足文件信息資源共享的要求。

1.3存檔軟件缺乏通用性。檔案部門使用的文件是不同的。系統(tǒng)的規(guī)格是不同的。由彼此開發(fā)的軟件不能互換使用，這極大地限制了計(jì)算機(jī)管理文件的功能。

1.4管理制度不統(tǒng)一。目前，我國檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理系統(tǒng)存在集中統(tǒng)一管理不利，使用不便的問題，主要是集中管理的統(tǒng)一。這與中國檔案工作的發(fā)展在各種專業(yè)和制度建設(shè)的基礎(chǔ)上從“微電腦入門”相關(guān)。由這些弊病形成的大小信息孤島與現(xiàn)代化的初衷有很大不同。同檔案現(xiàn)代化管理的初衷是大相徑庭的。

2 檔案整理創(chuàng)新措施

2.1 思想觀念創(chuàng)新

在檔案現(xiàn)代化管理中，思想觀念是否適應(yīng)現(xiàn)代化至關(guān)重要，檔案管理創(chuàng)新過程始終貫穿于概念創(chuàng)新的理念。因此，要做好文件管理創(chuàng)新，首先要在思想上進(jìn)行創(chuàng)新。概念創(chuàng)新是管理工作創(chuàng)新的前提，是管理創(chuàng)新成功的保證。管理創(chuàng)新必須樹立現(xiàn)代化的管理理念，特別是在檔案管理的知識(shí)，網(wǎng)絡(luò)和社會(huì)化方面，檔案部門必須逐步改變“重新隱藏和輕度使用”的落后概念。這需要加強(qiáng)兩種意識(shí)：第一，我們必須要有積極的轉(zhuǎn)變意識(shí)。檔案館是一個(gè)巨大的信息庫，但一般來說，各種信息都散布在大量的單個(gè)文件中。只有在必要時(shí)，才能系統(tǒng)化和組織相關(guān)信息，以便更好地使用文件。信息的作用反映了檔案信息的價(jià)值。因此，檔案部門將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為更直接，更合適的信息是不可推卸的責(zé)任。二是進(jìn)一步加強(qiáng)檔案使用的效率意識(shí)。眾所周知，收集和組織檔案的最終目標(biāo)是使用檔案。如何更有效地使用檔案，使檔案在管理和利用過程中更有效率是我們必須高度重視的問題。

2.2 管理方式創(chuàng)新

檔案館雖然收藏有不同門類的檔案信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，大家仍然會(huì)感到庫藏資源的不足，這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理模式落后導(dǎo)致的利用效率不高。所以必須不斷地全方位多渠道地收集資料以充實(shí)庫藏檔案內(nèi)容，提高庫藏質(zhì)量，調(diào)整思想，朝著為企業(yè)的高效、快速服務(wù)去思考、去聯(lián)系，有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地收集公司需要的檔案資源，并對現(xiàn)有室檔案資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。

2.3 管理機(jī)制創(chuàng)新

科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和市場經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，創(chuàng)新的文件管理機(jī)制對提高檔案管理水平具有重要意義。一是加快檔案信息化工作，全面推進(jìn)“數(shù)字檔案”建設(shè)。在標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化，整合博物館的信息資源，為群眾提供科學(xué)，便捷的平臺(tái)。二是整合各類民生檔案資源，促進(jìn)民生檔案檔案規(guī)范化，建立民生檔案利用制度，加強(qiáng)民生檔案發(fā)展。我們本著“關(guān)注民生，為人民服務(wù)”的宗旨，積極提供和利用民生檔案，為人民的切身利益提供有效服務(wù)，為用戶提供可靠，真實(shí)的檔案信息基礎(chǔ)，提供強(qiáng)大的服務(wù)。幫助政府的科學(xué)決策和維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定。構(gòu)建和諧社會(huì)發(fā)揮了巨大作用。

3 優(yōu)化業(yè)務(wù)檔案管理、創(chuàng)新發(fā)展的思路和對策

3.1 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。檔案同館藏文獻(xiàn)資源一樣也是一種寶貴的信息資源，對檔案工作有很大的參考作用，因此，上至館領(lǐng)導(dǎo)，下至辦公室工作人員，都應(yīng)該重新認(rèn)識(shí)業(yè)務(wù)檔案管理工作，從思想上高度重視這項(xiàng)工作。在獲得領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)同的基礎(chǔ)上，逐步將檔案管理工作規(guī)范化。筆者認(rèn)為，從辦公室人員中確定專人負(fù)責(zé)全館業(yè)務(wù)檔案管理十分必要，這是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。

3.2 健全檔案管理制度。檔案管理業(yè)務(wù)包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案編研、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案利用等八個(gè)具體環(huán)節(jié)。如此眾多的環(huán)節(jié)，如不制定具體的規(guī)章制度給予規(guī)范，將會(huì)使檔案管理工作陷入混亂。因此，為了能使業(yè)務(wù)檔案管理工作有序開展，就必須建立一套完整的行之有效的管理制度，這是做好業(yè)務(wù)檔案管理工作的必要手段，也是前提條件。

3.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先，選擇優(yōu)秀的檔案管理人員。最好選用思想政治覺悟高、事業(yè)心強(qiáng)并有較高學(xué)歷的人才，具有檔案專業(yè)學(xué)歷的人才更好。業(yè)務(wù)檔案人員一經(jīng)落實(shí)，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，不要隨意變動(dòng)，有利于保持檔案管理工作的穩(wěn)定性和持續(xù)性。其次，為使管理水平跟上不斷發(fā)展變化的檔案管理工作新形勢，應(yīng)該不定期對檔案管理人員進(jìn)行必要的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)。最后，傳統(tǒng)的管理方式已不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求，檔案管理人員要更新觀念，積極掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，以適應(yīng)檔案電子化和檔案管理工作現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。

4 小結(jié)

在信息時(shí)代，檔案管理的服務(wù)創(chuàng)新是不可避免的趨勢，并且是一項(xiàng)龐大且復(fù)雜的系統(tǒng)工程，我們不僅僅要進(jìn)行管理設(shè)備的更新、管理機(jī)制的更新，更加要注重管理理念的更新、方法的變革;以人為本，不斷提高管理隊(duì)伍素質(zhì)，進(jìn)而提高檔案信息的服務(wù)水平。

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