何艷

摘要： 事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題主要有：基礎(chǔ)設(shè)施不完善、管理人員素質(zhì)差，相關(guān)規(guī)章制度不完善，單位領(lǐng)導(dǎo)不重視。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的社會(huì)化管理，需要從這幾個(gè)方面著手：政府部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的監(jiān)督力度，提高事業(yè)單位檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，重視檔案管理的科技化。

關(guān)鍵詞： 事業(yè)單位；檔案；社會(huì)化管理

在全球信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理面臨著巨大的考驗(yàn)。檔案是個(gè)人信息的載體，關(guān)系著個(gè)人的發(fā)展。如何在網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化的今天做好檔案管理工作，是每個(gè)事業(yè)單位都要面對(duì)的問(wèn)題。事業(yè)單位是社會(huì)企業(yè)的領(lǐng)頭羊，是服務(wù)群眾的基礎(chǔ)力量，事業(yè)單位檔案管理的問(wèn)題也是大多數(shù)企業(yè)所面臨的問(wèn)題。隨著當(dāng)代科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作的嚴(yán)密性以及科學(xué)性受到了巨大挑戰(zhàn)。我國(guó)事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是通過(guò)人工記錄，以紙質(zhì)媒介作為主要載體。隨著現(xiàn)代化社會(huì)建設(shè)的加快，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足當(dāng)前的需要。檔案管理作為事業(yè)單位選拔人才、考核人才以及開(kāi)展工作的基礎(chǔ)，加快事業(yè)單位檔案管理社會(huì)化已成為當(dāng)代社會(huì)不可阻擋的發(fā)展趨勢(shì)。

一、檔案信息化對(duì)于事業(yè)單位檔案信息化管理的重要性

在檔案儲(chǔ)存中，信息化能夠有效的提高工作的效率。我國(guó)大部分的事業(yè)單位存在的時(shí)間都較長(zhǎng)，因此其管理機(jī)制一般比較古老。在檔案儲(chǔ)存中，一般會(huì)采取最為傳統(tǒng)的人工整理，紙質(zhì)記錄的方式。雖然這種方式能夠很好的確保信息的準(zhǔn)確性，但是卻會(huì)大大的增加工作量，而且紙質(zhì)文件特別不容易保存，需要增加保存的成本。而檔案管理信息化的建設(shè)卻很好的彌補(bǔ)了這個(gè)問(wèn)題，只需要建立一個(gè)相對(duì)較大的信息庫(kù)，就能將這些資料快速的儲(chǔ)存在其中，而且通過(guò)檢索欄目可以很快的將檔案調(diào)出來(lái)，在增加檔案和整理檔案的時(shí)候，都能夠更加的輕松。相比于傳統(tǒng)的人工查詢的方式，要方便太多。尤其是在信息查詢的時(shí)候，不會(huì)對(duì)資料造成損害。紙質(zhì)的文件則會(huì)因?yàn)榉喌拇螖?shù)，而造成一定的磨損，久而久之就容易導(dǎo)致資料的缺失。而且信息錄入的速度也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)人工記錄的速度，能夠大大的增加人事處理的效率。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

1、基礎(chǔ)設(shè)施不完善、管理人員素質(zhì)差

當(dāng)前，在我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位中，檔案管理仍采用傳統(tǒng)的紙張保管模式，沒(méi)有及時(shí)引進(jìn)檔案自動(dòng)化管理設(shè)備。在事業(yè)單位管理體制中，對(duì)于檔案管理部門(mén)工作人員的專(zhuān)業(yè)技能和自身素質(zhì)并沒(méi)有提出明確的要求和考核，檔案管理人員沒(méi)有檔案管理自動(dòng)化的工作經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)儲(chǔ)備，對(duì)于現(xiàn)代化科技水平和信息技術(shù)了解不多，這就難以實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

2、相關(guān)規(guī)章制度不完善

由于事業(yè)單位長(zhǎng)期以來(lái)缺乏對(duì)檔案管理制度的建立與改革工作，加之管理人員對(duì)于檔案管理自動(dòng)化、科學(xué)化、社會(huì)化不重視，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作存在懶散、落后的現(xiàn)象，無(wú)法跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。

3、單位領(lǐng)導(dǎo)不重視

事業(yè)單位每一個(gè)部門(mén)的工作都需要事業(yè)單位管理人員的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與調(diào)控，我國(guó)當(dāng)前的事業(yè)單位中管理人員大多注重業(yè)績(jī)的考核，過(guò)于追求經(jīng)濟(jì)利益或文化效應(yīng)，從而忽視對(duì)管理部門(mén)的管理工作。檔案管理部門(mén)工作人員工作態(tài)度消極，抱著事業(yè)單位即鐵飯碗的信念，長(zhǎng)期以來(lái)缺乏工作熱情和創(chuàng)新精神，對(duì)工作敷衍了事，事業(yè)單位的員工檔案并沒(méi)有得到及時(shí)的更新和處理。

三、如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的社會(huì)化管理

1.改變檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平不夠的情況

檔案管理人員水平不夠也是一種常見(jiàn)現(xiàn)象。這種現(xiàn)象主要解決方法在于進(jìn)行全面培訓(xùn)，其中主要培訓(xùn)內(nèi)容有兩點(diǎn)：第一點(diǎn)是強(qiáng)化檔案管理人員信息技術(shù)能力。當(dāng)前來(lái)看，最大問(wèn)題在于檔案管理人員本身沒(méi)有足夠信息技術(shù)能力，因此在正常事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，所起到作用較小。這需要全面改善。第二點(diǎn)是強(qiáng)化檔案管理人員個(gè)人素質(zhì)，檔案管理是一項(xiàng)細(xì)致的工作，因此，檔案管理人員個(gè)人素質(zhì)也是核心鍛煉內(nèi)容，這樣才能促進(jìn)事業(yè)單位更好進(jìn)行檔案管理工作牌。

2.改變檔案管理設(shè)備落后的情況

檔案管理設(shè)備落后是一個(gè)常見(jiàn)現(xiàn)象，其主要是沒(méi)有足夠的信息化設(shè)備。這就需要學(xué)校做好兩個(gè)方面的準(zhǔn)備：首先是加大對(duì)檔案管理部門(mén)的資金投入。一直以來(lái)，事業(yè)單位都不重視檔案管理工作，從而導(dǎo)致大部分事業(yè)單位檔案管理工作都陷入困境之中，這是因?yàn)闄n案管理部門(mén)資金較少，工作人員積極性不高，從而造成的。其次是設(shè)立檔案管理信息化建設(shè)專(zhuān)項(xiàng)資金，這樣才能確保檔案管理信息化設(shè)備能快速購(gòu)買(mǎi)，從而滿足信息化檔案管理工作需求，提升檔案管理工作質(zhì)量。

3.改變管理人員離職后檔案管理工作效果不佳的情況

在事業(yè)單位檔案管理人員交接工作中，也必須要制定相應(yīng)的規(guī)范制度，如果出現(xiàn)管理人員離職，則首先應(yīng)該完成交接工作。同時(shí)對(duì)于離職人員也必須留下自己聯(lián)系方式，一旦檔案管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題，則可以讓單位立即和當(dāng)事人保持聯(lián)系，對(duì)于提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量具有重要作用。而在具體工作中，每個(gè)人所管理的部分都要記錄在暗，這樣在檔案出現(xiàn)了問(wèn)題的時(shí)候，能夠?qū)⒇?zé)任落實(shí)到人頭上去。既能分清責(zé)任，也能夠幫助技術(shù)部門(mén)快速的解決問(wèn)題。尤其是在一些重要檔案的管理中，更是要一份檔案對(duì)應(yīng)一個(gè)人，既要保證檔案的保密性，又要保證檔案的安全性。

4.改變不能及時(shí)進(jìn)行檔案內(nèi)容更新的情況

想要保證檔案內(nèi)容更新機(jī)制，那么主要任務(wù)就在于能夠建設(shè)一套完整的檔案信息化工作流程，確保檔案管理人員媒體都有具體的工作可以完成，這樣才能保證檔案信息化工作更好的完成，從而確保電子檔案能夠做到實(shí)時(shí)更新。這樣才能保證事業(yè)單位檔案管理工作更好的進(jìn)行，提升事業(yè)單位檔案管理水平，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展。

三、小結(jié)

與其它先進(jìn)國(guó)家相比，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作還需要進(jìn)行大量的實(shí)踐與探索。只有加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的安全性和科學(xué)性，才能有效帶動(dòng)事業(yè)單位的工作效率，進(jìn)一步為我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)服務(wù)。由事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)實(shí)狀況入手，探討實(shí)踐管理中存在的問(wèn)題并制定科學(xué)對(duì)策，具有重要的實(shí)踐意義。

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（作者單位：吉林省梨樹(shù)縣城鎮(zhèn)綠化管理中心）