白紅艷

[摘 要]社會經(jīng)濟發(fā)展速度的不斷加快，讓社會各個崗位的人員流動量越來越大，不同的崗位也對人才提出了更高的需求，這樣會不斷地增加檔案管理工作的工作難度，尤其是現(xiàn)在的企事業(yè)單位的檔案管理工作難度越來越大，在管理的過程中會出現(xiàn)很多問題，如果沒有將這些問題進行有效的解決，將會對檔案管理工作造成很大的影響，在這種情況下，怎樣提高檔案資料收集效率、提高檔案利用率以及管理工作的現(xiàn)代化水平是現(xiàn)在企事業(yè)單位需要解決的重要問題。為此，文章針對如何做好企事業(yè)單位檔案管理工作進行了簡要的分析和思考，希望可以為企事業(yè)單位日后的檔案管理工作提供一些有效的建議。

[關(guān)鍵詞]企事業(yè)單位；檔案管理工作；檔案管理人才

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.14.115

檔案管理工作從表面上可以看出是記錄人員行為的一種工作，與文字、數(shù)字、機器之間存在著一定的聯(lián)系，但是檔案管理工作缺少一定的科技水平和相應(yīng)的藝術(shù)性，從檔案管理工作的實質(zhì)中可以看出，檔案管理工作其實是帶有一定人性化的工作，而且其中還包括一定的科技含量的藝術(shù)工作，企事業(yè)單位想要將檔案管理工作做好，難度是非常大的，需要相關(guān)人員跟上社會經(jīng)濟發(fā)展潮流，從不同方面去強化思維理念、創(chuàng)新科學(xué)研究，這樣才能更好地提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平以及管理效率，進而為單位提供更好的服務(wù)。

1 注重檔案管理人才的培養(yǎng)，建立健全的培訓(xùn)體系，以此來提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

現(xiàn)階段我國經(jīng)濟發(fā)展速度越來越快，這在很大程度上推動了科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，讓人們的很多工作都可以用機器進行替代，但是不管怎樣都不能忽視人是促進社會文明發(fā)展的主要力量，在社會文明進步的過程中人類占據(jù)著非常重要的位置，同時這也符合科學(xué)發(fā)展觀中以人為本的核心思想，所以在檔案管理工作上，組建一支高素質(zhì)、高能力、高水平的管理隊伍是非常重要的。企事業(yè)單位在進行管理人才選拔的時候，一定要嚴(yán)格把控每道關(guān)口，注重加強對人才品德、素質(zhì)等相關(guān)方面的考慮與衡量，一定要盡最大努力選拔出具備很高敬業(yè)精神、很強責(zé)任感，而且專業(yè)技能、服務(wù)水平都比較突出的管理人才，對于那些比較散漫、不負(fù)責(zé)任的人員不可錄用，企事業(yè)單位還要注重加強檔案管理人員的培訓(xùn)，建立健全的培訓(xùn)體系，新進入檔案管理工作的人員要給予足夠的重視、給予適當(dāng)?shù)囊龑?dǎo)和幫助，這樣可以讓檔案管理人員在嚴(yán)格遵守培訓(xùn)原則的基礎(chǔ)下，切實地完成全部的培訓(xùn)工作，讓自己能夠以最好的狀態(tài)去投入到檔案管理工作中。此外，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)進行相應(yīng)的激勵機制的建立，這樣可以促使管理人員在熟練掌握自己工作業(yè)務(wù)的前提下，繼續(xù)去學(xué)習(xí)新的知識和技能，進而使自身的素養(yǎng)、能力都得到有效的增強，更好地完成檔案管理工作。

2 注重加強管理人員思維和工作方法方面的創(chuàng)新，以此來實現(xiàn)檔案利用率的提升

檔案管理人員的工作相對單調(diào)，受傳統(tǒng)思想支配，檔案管理人員對于檔案的利用沒那么重視。隨著社會發(fā)展，人們生活水平的提高，對于檔案的利用越來越頻繁，在浩大的檔案庫中要尋找自己所需要的信息，需要檔案管理人員的協(xié)調(diào)。為了適應(yīng)這種需求，檔案管理人員要創(chuàng)新思維，改變傳統(tǒng)的工作方式和方法，運用科學(xué)的方法來歸檔，運用篩選歸類等方式來進行檔案的整理。將檔案系統(tǒng)化，并使用科學(xué)的檢索工具，便于人們查閱。在做好檔案保密工作的同時最大限度地開放檔案，為人們提供更豐富的信息，實現(xiàn)資源共享，這樣能夠提高檔案管理人員的工作效率，創(chuàng)新工作方法，開闊了工作人員的思維，有利于檔案管理建設(shè)。

3 注重檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的健全和完善，為收集檔案資料提供有利的條件

企事業(yè)單位的檔案管理工作難度較大，主要原因在于其中包含了很多不同的種類和名目，樣式比較多元化，而且每個檔案管理工作人員在專業(yè)知識、工作態(tài)度、責(zé)任方面都會存在一定的差異，所以時常會發(fā)生有的管理人員行為不統(tǒng)一的情況，導(dǎo)致檔案資料價值收集方面存在很大差別，而且檔案管理部門缺少規(guī)范統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，以至于出現(xiàn)很多信息遺漏的問題，長此以往，將不利于檔案的規(guī)范與管理，也不利于單位查閱檔案信息，所以相關(guān)部門需要制定規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理制度，明確檔案收集、管理的具體要求，規(guī)定好重要檔案的收集范圍，使得每個管理人員可以根據(jù)規(guī)定明確自己的工作，收集、管理、規(guī)范好每份檔案，使得單位的檔案數(shù)據(jù)越來越完善，檔案的歸檔和管理越來越規(guī)范，以便于檔案查閱，提高工作效率。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的管理工作也需要與時俱進，結(jié)合現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過計算機形成更加科學(xué)化、智能化的檔案管理體系，這樣有利于檔案員的工作，也能夠便于管理和查閱。

4 注重檔案管理工作現(xiàn)代化水平上的提升，進而實現(xiàn)檔案管理投入保障體系的完善

我國的各級企事業(yè)單位的工作內(nèi)容比較多，業(yè)務(wù)量也很大，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公比較粗糙，產(chǎn)出的檔案數(shù)量大，不利于檔案管理人員進行管理，所以針對傳統(tǒng)辦公模式的落后問題，各級企事業(yè)單位應(yīng)該加大投入，提高自身的硬件設(shè)施，設(shè)置計算機、掃描儀等有關(guān)于網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的設(shè)備，加大對檔案管理的資金及人才投入，使得檔案管理越來越科學(xué)化、智能化，越來越方便管理。另外，在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理過程中，要加強對于檔案的管理、整理和鑒定等環(huán)節(jié)的網(wǎng)絡(luò)管理，防止相關(guān)問題的發(fā)生，避免出現(xiàn)信息的丟失及遺漏，及時地解決檔案管理問題，加強檔案管理的規(guī)范性，不斷地完善檔案查閱檢索程序。在加強硬件和軟件投入的同時，做好問卷調(diào)查工作，不斷地進行用戶反饋，明確用戶的需求和要求，遵循從業(yè)人員的建議，不斷地完善自己的檔案管理系統(tǒng)，進而提高檔案管理的效率，完善檔案管理的工作。

5 注重做好檔案管理中的庫房保密工作，以此來提升檔案管理工作的安全性

在檔案管理工作中比較重要的項目就是庫房的管理工作，從檔案工作的整體情況中可以看出，檔案庫房需要按照國家的相關(guān)要求進行獨立建設(shè)，但是目前我國有些單位并不具備單獨建設(shè)檔案庫房的條件，所以會在機關(guān)辦公樓內(nèi)部找出一個面積比較大的辦公室來充當(dāng)庫房。需要注意的是，從庫房的保密程度中可以看出，不可以把倉庫的位置放在機關(guān)辦公樓的最底層，而是設(shè)置成為庫房的辦公室門窗需要加固，以此來防止盜竊事故的發(fā)生。此外，還需要將庫房、辦公室、閱覽室分開，庫房需要安排專業(yè)人員進行管理，同時還要制定相應(yīng)的管理規(guī)則，檔案管理人員以外的與檔案室沒有關(guān)聯(lián)的人員都不允許進入庫房，只有這樣做才能把檔案的保密、安全工作做到最好。

結(jié)合上述內(nèi)容可知，企事業(yè)單位的檔案管理工作的工作內(nèi)容、工作性質(zhì)都是屬于比較單調(diào)、枯燥的，但是在21世紀(jì)的今天，檔案管理工作的重要性是毋庸置疑的，隨著我國社會、經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位中的檔案管理工作可以起到的作用也越來越明顯，所以企事業(yè)單位一定要加強檔案管理工作的重視程度，在科學(xué)發(fā)展觀的有效引領(lǐng)下，堅持以人為本的原則和培訓(xùn)力度，這樣才能讓檔案管理人員的素質(zhì)、涵養(yǎng)、能力得到更好的提升，同時還需要切實地提高檔案管理工作軟件、硬件等相關(guān)設(shè)備，這樣才能更好地提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，讓檔案管理工作可以與時俱進，朝著更好的方向發(fā)展。

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