嘎日迪

【摘要】隨著我國(guó)的綜合國(guó)力在不斷的加強(qiáng)，檔案管理工作在社會(huì)的各個(gè)行業(yè)當(dāng)中都有著重要的作用，通過對(duì)檔案的整理、分類、保存以及管理，可以建立一個(gè)單位內(nèi)部的信息資料系統(tǒng)，在具體的工作過程中，方便資料信息的使用和提取，對(duì)于單位各部門工作都有配合和促進(jìn)的作用。檔案管理工作應(yīng)該根據(jù)不同實(shí)際狀況，配合是社會(huì)進(jìn)步的要求，不斷完善。因此，本文探討在檔案管理過程中存在的各種問題，并針對(duì)此提出建議性的應(yīng)對(duì)措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；問題；應(yīng)對(duì)措施

在每個(gè)部門的發(fā)展過程中，往往會(huì)產(chǎn)生很多重要的信息資料，而這些信息資料的保存便會(huì)在使用過程中有序地歸置到檔案中，產(chǎn)生一定的記錄作用，對(duì)于部門的各種活動(dòng)、重大事項(xiàng)、典型事跡等都進(jìn)行記載和保留。檔案的最大作用就是能夠在部門的發(fā)展道路上提供歷史性的鋪墊。比如在提高經(jīng)濟(jì)水平方面，財(cái)務(wù)部門能夠提取檔案中歷年的經(jīng)營(yíng)隋況，對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)作出對(duì)比，在之前舊模式的基礎(chǔ)上改善和創(chuàng)新，從而使部門得到長(zhǎng)足發(fā)展。

一、檔案管理過程中存在的主要問題

（一）缺乏對(duì)檔案管理工作的重視

目前，雖然很多的企業(yè)都陸續(xù)開展了對(duì)檔案的管理工作。但是，在實(shí)踐的工作過程中，尚且有很多的企業(yè)對(duì)檔案管理工作缺乏重視，或者雖然制定了檔案管理工作的制度，但是執(zhí)行力度不夠等。這些現(xiàn)象歸根結(jié)底還是由于很多企業(yè)的管理人員或者工作人員并沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，甚至對(duì)檔案管理工作的開展存在著一定的誤區(qū)。檔案管理工作不是簡(jiǎn)單的對(duì)一些資料進(jìn)行保存，它的有效開展可以給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)利益。很多單位在工作過程中對(duì)檔案的要求就是不要隨意亂借，不要弄丟，要能夠應(yīng)付上級(jí)的檢查。這些都源于企業(yè)缺乏對(duì)檔案管理工作的重視。

（二）檔案管理內(nèi)部與外部環(huán)境不達(dá)標(biāo)，質(zhì)量低下

得不到重視的檔案管理工作，只有素質(zhì)低下的管理人員和簡(jiǎn)陋的硬件設(shè)施。檔案管理工作其實(shí)是一項(xiàng)非常專業(yè)的資料管理工作，它需要專業(yè)人員進(jìn)行有序的整理和把關(guān)，提高檔案的利用率。但是很多部門的檔案管理人員自身素質(zhì)低下，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)流程不清不楚，也沒有具備完整的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，所以檔案管理工作總是會(huì)表現(xiàn)得更加繁雜和冗長(zhǎng)，不利于檔案管理工作效率的提高。另外，很多部門為檔案建立的儲(chǔ)存室設(shè)施簡(jiǎn)陋，辦公環(huán)境差，甚至沒有專門放置檔案的文件夾和書櫥，這也在很大程度上阻礙了檔案管理工作效率的提高。

（三）對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)程度不夠

檔案管理工作對(duì)于國(guó)家和社會(huì)發(fā)展具有十分重要的作用，但目前，阻礙我國(guó)檔案管理科學(xué)化水平提高的重要因素之一，即為相關(guān)領(lǐng)域的工作人員對(duì)于檔案的重要性認(rèn)識(shí)程度不夠。部分工作人員認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)可有可無的工作，沒有檔案管理企業(yè)也能照常運(yùn)轉(zhuǎn)。由于此種意識(shí)和觀念長(zhǎng)期存在，造成了工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，工作不積極態(tài)度不認(rèn)真，進(jìn)而導(dǎo)致了檔案管理工作效率低下，檔案管理過程中文件丟失的情況也時(shí)有發(fā)生。

二、解決檔案管理工作中問題的對(duì)策措施

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

如上文研究指出，檔案管理工作的開展對(duì)于企業(yè)的健康發(fā)展大有裨益。在日常的經(jīng)營(yíng)過程中，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視以及關(guān)注，要在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)過程中培訓(xùn)全體工作人員檔案管理的意識(shí)，企業(yè)的管理人員更要在企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置與日常管理過程中對(duì)檔案管理給予充分的重視，設(shè)置足夠多的專業(yè)管理人才，從思想上引起重視，從實(shí)際行動(dòng)中加強(qiáng)管理，確保企業(yè)檔案管理工作的有效開展。

（二）在保證檔案管理工作具有良好管理環(huán)境的同時(shí)，部門還需要強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的保密性

檔案是部門內(nèi)部工作的歷年資料和一些機(jī)密材料，屬于部門內(nèi)部機(jī)密性文件，檔案對(duì)于部門在同行競(jìng)爭(zhēng)中是非常重要的存在意義。所以在這個(gè)基礎(chǔ)上，就需要部門的檔案管理人員注意檔案管理的保密性，意識(shí)到部門檔案泄漏的危險(xiǎn)性。部門需要時(shí)刻培養(yǎng)部門內(nèi)部人員對(duì)于部門檔案的保密意識(shí)，在日常工作中工作人員要提高警惕性，不隨便在部門外部復(fù)印部門檔案，不隨便與部門外部人員討論檔案內(nèi)容，不隨便將檔案擱置在辦公區(qū)域以外的地方，妥善保存檔案，讓每一個(gè)工作人員都具有一定的危機(jī)意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)和保密措施。在此基礎(chǔ)上，部門還需要制定相應(yīng)的機(jī)密泄露懲罰措施，在警示全體員工的同時(shí)，對(duì)機(jī)密泄露帶來的一系列損失有一定程度上的彌補(bǔ)。

（三）加大經(jīng)費(fèi)投入，促進(jìn)檔案管理方式的創(chuàng)新

經(jīng)費(fèi)投入是保證檔案管理工作健康發(fā)展的關(guān)鍵，檔案庫有著豐富的信息資源，但是相對(duì)于使用者的多樣化要求，人們?nèi)匀粫?huì)感到庫藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導(dǎo)致的利用效率不高。所以，必須在充實(shí)庫藏內(nèi)容，提高庫藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上，有目的地采集用戶需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化，及時(shí)準(zhǔn)確地為用戶提供服務(wù)。

三、結(jié)語

檔案的管理保存即為單位發(fā)展過程中具體的發(fā)展過程表現(xiàn)、結(jié)果的具體記錄，其中人員、技術(shù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等多種資料都得到了歸納管理。這些檔案的充分利用，可以為下一步的計(jì)劃制定、預(yù)應(yīng)問題的應(yīng)對(duì)提供有效的參考；推動(dòng)工作的持續(xù)進(jìn)行對(duì)于工作目標(biāo)的明確、工作效率的提高都具有推動(dòng)作用，通過各種細(xì)節(jié)的完善，使企業(yè)整體得到發(fā)展。