王玉玲

摘 要：無(wú)論是對(duì)于機(jī)關(guān)單位還是對(duì)于事業(yè)單位而言，文書檔案管理都是一項(xiàng)非常重要的工作，可以說直接和整個(gè)單位的工作質(zhì)量是密切相關(guān)的。近年來(lái)信息技術(shù)發(fā)展水平不斷提高，并且已經(jīng)和很多產(chǎn)業(yè)以及相關(guān)工作實(shí)現(xiàn)了融合，可以說一個(gè)單位信息化技術(shù)怎么樣直接后決定其發(fā)展水平，只有不斷提高信息化技術(shù)的應(yīng)用范圍和技術(shù)能力才能給相關(guān)工作的開展提供足夠的便利。本文首先簡(jiǎn)要分析文書檔案管理工作的特點(diǎn)，之后結(jié)合現(xiàn)階段現(xiàn)存的問題總結(jié)了一些可行的對(duì)策，希望可以給相關(guān)工作的開展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：辦公室人員；文書檔案；檔案管理

就內(nèi)容來(lái)說，文書檔案直接體現(xiàn)一個(gè)單位的黨務(wù)工作和行政管理工作，其范疇包括辦公室報(bào)關(guān)的材料、會(huì)議記錄以及公文的原件和存檔件等等。在相關(guān)工作處理完畢后，有價(jià)值的文件即可直接轉(zhuǎn)化成文書檔案。在一個(gè)單位當(dāng)中，辦公室是一個(gè)具有相當(dāng)高重要性的組成部分，負(fù)責(zé)的工作例如上令下達(dá)、協(xié)調(diào)溝通等等，對(duì)于辦公室的工作人員來(lái)講，應(yīng)該不斷提高文書檔案管理工作的能力，這樣才能不斷推動(dòng)該單位的進(jìn)一步發(fā)展，本文針對(duì)辦公室文書檔案管理工作的開展進(jìn)行了分析和探討。

1 文書檔案管理工作概述

1.1 文書檔案管理工作的意義

其實(shí)我們經(jīng)常提到的文書檔案管理工作就是針對(duì)現(xiàn)有的文書材料進(jìn)行立卷和收集，如果必要可以適當(dāng)進(jìn)行縮微和保護(hù)，這樣才能給后續(xù)的檢索、利用以及統(tǒng)計(jì)工作帶來(lái)便利。這些環(huán)節(jié)之間的關(guān)系是非常密切的，但所有環(huán)節(jié)的目的都是讓這些材料能夠得到有效的利用，并且這項(xiàng)工作也是辦公室人員的重要職責(zé)。文書檔案不僅能夠給相關(guān)決策提供依據(jù)，并且還能作為歷史憑證。

1.2 文書和檔案工作的融合

其實(shí)文書和檔案管理這兩項(xiàng)工作逐漸走向融合是一個(gè)不可避免的趨勢(shì)，檔案整理是文書工作的最后一個(gè)步驟，其是以文件的搜集和運(yùn)轉(zhuǎn)以及承辦作為基礎(chǔ)的，所以這樣看來(lái)，文書工作和檔案管理工作之間的關(guān)系非常密切，可以說文書檔案質(zhì)量也會(huì)給后續(xù)的檔案管理工作帶來(lái)影響。

1.3 文書檔案管理的特點(diǎn)

在很多單位，已經(jīng)在辦公室的機(jī)構(gòu)內(nèi)下設(shè)了文檔室，其具有一定的綜合性，管理的檔案種類是非常豐富的，例如人事、科技等類型的檔案種類很多，所以工作具有一定的復(fù)雜性，在工作過程中也需要能夠準(zhǔn)確提供材料，這樣才能給相關(guān)工作的開展提供準(zhǔn)確的支持。其實(shí)在現(xiàn)階段的檔案管理工作當(dāng)中，很多辦公室人員還需要兼任辦公室管理工作，所以對(duì)其專業(yè)能力也提出了更高的要求。

2 現(xiàn)階段文書檔案管理工作中的問題分析

2.1 制度規(guī)范性不足

現(xiàn)在很多單位的文書檔案管理工作直接由行政辦公室收到檔案室來(lái)直接負(fù)責(zé)，但是行政辦公室往往需要承擔(dān)較多的工作內(nèi)容，很多檔案材料也經(jīng)常分散在其他科室難以及時(shí)進(jìn)行歸檔，也可能由于其他科室的工作需要或者不重視歸檔工作，經(jīng)常將文檔材料放在自己的科室，檔案材料如果沒有進(jìn)行專門管理也是很容易導(dǎo)致資料的散失。這種情況直接給檔案材料的開發(fā)利用造成了不利影響一旦出現(xiàn)問題，各部門之間也會(huì)互相推卸責(zé)任，給單位的管理來(lái)了很大的不利。除此之外很多單位對(duì)于文書檔案管理工作也沒有足夠的重視程度。

2.2 人員素養(yǎng)有待提升

目前，部分企事業(yè)單位大都沒有充分意識(shí)到文書檔案管理工作對(duì)單位事業(yè)發(fā)展的重要性，具體主要表現(xiàn)為企業(yè)內(nèi)部的辦公室人員的管理水平、文化程度、理論水平以及專業(yè)素質(zhì)等參差不齊，同時(shí)他們所具備的管理意識(shí)、知識(shí)儲(chǔ)備量、知識(shí)結(jié)構(gòu)以及工作效率等已經(jīng)無(wú)法滿足新形勢(shì)下現(xiàn)代企事業(yè)單位業(yè)務(wù)開展的需求。

2.3 部門協(xié)作有待加強(qiáng)

基于上述所述，文書檔案管理工作本身具有“一體化”和“綜合性”等特點(diǎn)，要求辦公室人員必須在具有較強(qiáng)檔案管理意識(shí)的基礎(chǔ)上統(tǒng)籌單位各部門的工作，以確保文書檔案管理工作的質(zhì)量。然而，在當(dāng)前的文書檔案管理工作過程中，辦公室人員大都對(duì)各部門間的業(yè)務(wù)不熟悉，所以他們無(wú)法科學(xué)、準(zhǔn)確地確保文書檔案管理工作的質(zhì)量。

3 當(dāng)前文書檔案管理工作中存在問題的解決策略

3.1 完善檔案管理制度

文書檔案管理制度是辦公室人員開展文書檔案管理工作的行為準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)，可以規(guī)范辦公室人員的管理工作，提高管理的水平，所以在平時(shí)的文書檔案管理工作中，相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)要結(jié)合單位發(fā)展的實(shí)際情況來(lái)不斷完善檔案管理制度，從而促進(jìn)檔案管理工作向現(xiàn)代化管理方面發(fā)展，同時(shí)還要為辦公室人員提供良好的工作環(huán)境和條件，以使他們可以安心地進(jìn)行檔案管理工作。

3.2 提升檔案人員素養(yǎng)

辦公室是文書檔案管理工作的主體，直接關(guān)乎文書檔案管理的整體質(zhì)量，所以必須要切實(shí)提升辦公室檔案人員的管理能力。文書檔案管理看似重復(fù)、枯燥、無(wú)趣、乏味，但是其內(nèi)容卻與各項(xiàng)業(yè)務(wù)的辦理過程息息相關(guān)。所以，辦公室人員必須要對(duì)文檔管理工作有充分的了解和認(rèn)識(shí)，以幫助他們更好地開展文檔管理工作。另外，要從思想層次上幫助辦公室人員樹立牢固的責(zé)任意識(shí)，使他們可以自覺、認(rèn)真地做好文件資料的收集、歸納、整理和保管工作，以便于后期更快捷、更便利地查找和利用。

3.3 加強(qiáng)部門協(xié)作管理

辦公室文書檔案管理工作實(shí)際上與其他各項(xiàng)業(yè)務(wù)直接大都有緊密的聯(lián)系，其質(zhì)量直接關(guān)乎辦公室的整體業(yè)務(wù)質(zhì)量和效率，同時(shí)也會(huì)影響文書檔案管理工作開展的效率。但是辦公室文書檔案的種類比較多，所以為了確保企事業(yè)單位所用檔案信息的質(zhì)量，辦公室人員必須要加強(qiáng)部門協(xié)作管理，切實(shí)做到“三勤”，即嘴勤、腳勤和腦勤。其中的嘴勤實(shí)際上就是要求辦公室人員要積極主動(dòng)去了解各業(yè)務(wù)部門所擁有的各項(xiàng)新工作、新進(jìn)展；腳勤是要求辦公室人員要積極主動(dòng)地到各個(gè)業(yè)務(wù)部門去了解有關(guān)的信息；而腦勤則是要求辦公室人員以自身單位的工作實(shí)際情況來(lái)思考圍繞單位中心的工作，切實(shí)加強(qiáng)部門間的協(xié)作與溝通，以確保檔案信息收集渠道的暢通性。

4 結(jié)束語(yǔ)

經(jīng)過前文總結(jié)我們不難發(fā)現(xiàn)，文書檔案管理工作可以直接衡量一個(gè)單位的檔案管理水平，并且也直接和檔案的完整性以及其質(zhì)量關(guān)系十分密切。作為辦公室工作人員來(lái)講，應(yīng)該提高對(duì)于文書檔案管理這項(xiàng)工作內(nèi)容的重視程度，不管提高其規(guī)范性，同時(shí)部門之間也應(yīng)該加強(qiáng)協(xié)作，給相關(guān)工作的開展提供必要的便利。本文首先簡(jiǎn)要介紹了辦公室文書檔案管理工作的特點(diǎn)，之后結(jié)合現(xiàn)階段存有的一些問題總結(jié)了一系對(duì)策，希望可以給相關(guān)工作的開展提供一些參考。

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