魏艷艷　李旭

摘 要 當今時期正處于計算機技術(shù)高速發(fā)展的時期，廣泛應用于社會多個領(lǐng)域中，對于促進社會的發(fā)展具有重要意義。作為一種綜合性質(zhì)的辦公模式，自動化辦公能夠有效提升企業(yè)經(jīng)濟效益，提高工作效率，受到企業(yè)人員的普遍歡迎。通過對計算機軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的應用，希望能夠為相關(guān)人員提供一定的理論借鑒。

關(guān)鍵詞 計算機軟件 企業(yè)辦公 自動化管理

1辦公自動化管理與計算機軟件簡介

辦公自動化管理，通常是指面向企業(yè)或者機構(gòu)日常運作以及管理的計算機應用。可見，辦公自動化管理與計算機應用有著密切的關(guān)系，常見的辦公自動化軟件應具備文字處理模塊、郵件模塊、人員考勤模塊、通信網(wǎng)絡(luò)共享模塊以及視頻會議等模塊，另外受限于企業(yè)或者機構(gòu)組織的具體業(yè)務都不盡相同，不同辦公自動化管理往往包含一些特殊的功能，例如理財公司和家政服務企業(yè)必然對于辦公自動化管理必然有著不同的要求，理財公司往往對于人員財務管理方面應更加側(cè)重，而家政服務公司對于服務對象的信息管理則更為側(cè)重。因此，鑒于不同行業(yè)和服務對象的不同，計算機軟件的選用應符合企業(yè)業(yè)務特點，除去通用的規(guī)范性功能，還應做到軟件開放性和適應性的相統(tǒng)一。

2計算機軟件在企業(yè)辦公自動化管理的應用

2.1文字處理軟件

常見的文字處理軟件有ioffce系列、國內(nèi)的WPS辦公軟件和基于web的文字處理軟件。ioffce系列辦公軟件功能強大，尤其是wodr、即t、excel這三個組件的應用最為廣泛，另外。iffce系列還提供了小型的數(shù)據(jù)庫access，也為辦公自動化管理提供了諸多方便，由于。iffce與wind，S操作系統(tǒng)都出自iMcrosoft公司，因此ioffce有著良好的兼容性和拓展性；國內(nèi)wPS軟件相較于ioffce系列，同樣提供了強大的文字處理功能，并且其體積相對較少、占用的內(nèi)存小同時有免費版本，在國內(nèi)的辦公軟件占據(jù)了很大的市場份額；除此之外，還有一些web類型文字處理應用，如常見的FCKediotr，不需要計算機系統(tǒng)提供額外的軟件支撐，僅僅只需要有瀏覽器即可進行文本的操作，但其功能相對于上述兩種處理軟件相對不足，對于一些復雜的編輯任務往往難以勝任。

文字處理軟件在企業(yè)辦公自動化方面有著重要的意義，一方面，利用文字處理軟件能夠極其方便的進行文字編輯、排版、校對、打印；另一方面，文字處理軟件占用的存儲空間較小，通過便攜式的移動存儲空間即可進行文件的轉(zhuǎn)存、備份等工作，有利于工作效率的提升。總之，作為辦公自動化管理最為常見的計算機軟件—文字處理軟件，是提高辦公質(zhì)量、提升辦公效率、無紙化辦公的重要工具。

2.2通訊以及網(wǎng)絡(luò)共享軟件

通訊軟件也是辦公自動化管理常見的計算機軟件，如傳統(tǒng)的E一Mial電子郵件軟件、企業(yè)QQ以及IPMsg即時通訊軟件等都是常見的進行信息溝通的應用軟件，尤其是一些跨地區(qū)、跨國家的大型企業(yè)，E一Mial作為一種廉價的企業(yè)通訊工具被廣為應用，IPMsg類的軟件則更是進行企業(yè)內(nèi)部進行交流的通訊軟件，這類應用軟件，除了文字信息的發(fā)送，同時還具備文件共享、遠程協(xié)助等功能，對于信息及時溝通、提升辦公效率都有著非常大的優(yōu)勢。另外，一些企業(yè)還提供了文件傳送服務應用如FTP、版本控制應用SVN等計算機軟件，企業(yè)員工通過簡單的操作能夠獲取企業(yè)共享的文件；另外，隨著云計算技術(shù)的快速發(fā)展，一些基于云平臺的應用，如云盤等軟件，也使得辦公文件存儲更加方便，為了提升數(shù)據(jù)的安全性，許多企業(yè)搭建了的私有云集群，為企業(yè)更加高質(zhì)量辦公奠定了堅實的軟件基礎(chǔ)。

2.3數(shù)據(jù)存儲軟件

常見的企業(yè)辦公自動化管理存儲軟件大致有三種方式，第一種是利用各類軟件進行數(shù)據(jù)存儲，這種方式的優(yōu)勢在于操作簡單，但是數(shù)據(jù)分析、查找等工作往往難以進行；第二種是利用數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)存儲，常見的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)有。raele、sqlserver、mysql等，通常數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)通過一定的編程軟件進行訪問如Jvaa、.llet等，運用數(shù)據(jù)庫存儲，除了節(jié)省存儲空間以外，對于數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)安全保障等方面都有著得天獨厚的優(yōu)勢；第三種是通過軟件存儲并將文件放人一定的存儲空間，如云盤、文件服務器，以便于統(tǒng)一管理。這三種數(shù)據(jù)存儲方式都有自身的應用范圍，例如對于日常辦公文件起草類的數(shù)據(jù)，通過第一種方式進行數(shù)據(jù)保存就可以了，而對于日?？记?、數(shù)據(jù)報表等需要通過一定時間積累的數(shù)據(jù)則利用數(shù)據(jù)庫存儲則更為有效，對于一些歸檔文件存儲，則應采取第三種方式?？傊诰唧w的企業(yè)辦公自動化管理工作中，應結(jié)合具體的辦公業(yè)務選擇軟件的應用，以便更好的服務于企業(yè)日常辦公管理。

2.4其他方面的計算機軟件應用

除了上述常見的計算機應用軟件，還有一些相對應用較少的應用軟件，如vPN應用軟件，應用vPN技術(shù)可以使得在外地出差或者集團企業(yè)進行極其方便的進行會話管理，vPN類軟件相對安全，廉價，再加之視頻會議軟件能夠進行及時有效的信息轉(zhuǎn)達和公司企業(yè)決策傳達。另外，隨著無線網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，一些基于無線網(wǎng)絡(luò)的應用也在企業(yè)自動化辦公管理過程中發(fā)揮著重要的作用，例如，微信、騰訊QQ等，利用該類軟件，可以靈活的進行各類終端設(shè)備文件傳輸、信息交換，對于提升辦公效率有著重要的作用；除此之外，一些NFC碰觸式應用通過手機接觸就可以實現(xiàn)員工考勤簽到、二維碼掃碼應用等都是新興的辦公自動化軟件。

3結(jié)語

總而言之，企業(yè)只有在自動化管理階段充分利用計算機軟件，才能在激烈的市場環(huán)境中謀取發(fā)展，創(chuàng)造經(jīng)濟利益。計算機辦公軟件已經(jīng)是企業(yè)未來發(fā)展中，必不可缺少的重要環(huán)節(jié)，能夠有效的完善工作機制，促進工作效率的提升，極大程度的提升企業(yè)綜合競爭實力，在企業(yè)管理中具有顯著效果。

參考文獻

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