閻淼

摘 要：檔案管理是一項集管理性、服務性、政治性為一體的工作，是社會刮管理體系中不可缺少的一部分，通過提供檔案信息為社會實踐服務。隨著社會現(xiàn)代化的發(fā)展，檔案管理領域的各要素也隨著發(fā)生變化。如何使檔案管理工作更加科學化是檔案工作發(fā)展現(xiàn)階段需要思考的問題。

關鍵詞：檔案管理 科學化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）03-00-01

鑒于檔案中蘊含了各類豐富的信息，其對國家、企事業(yè)單位以及個人都具有重要的意義，因此，加強對檔案的管理并實行檔案的科學化管理就顯得尤為必要。提高檔案管理工作科學化水平的作用在于，通過對檔案的科學化管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能夠依托有效的檔案信息為各領域的決策指明方向。本文分析了檔案科學化管理的內涵，針對現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題，指出了檔案管理科學化的發(fā)展方向。

一、檔案科學化管理的內涵

檔案的科學化管理旨在通過建立科學的檔案管理制度，使檔案管理工作更加規(guī)范、合理以及順應社會發(fā)展的趨勢以及要求，從未使檔案管理工作更加高效以及更好地發(fā)揮其公共服務效益。

信息技術的普及和發(fā)展，催生了例如辦公自動化、無紙化等事物，使得檔案的生成方式也發(fā)生了相應的轉變，以往諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作流程統(tǒng)一納入到信息系統(tǒng)中進行。這一轉變使得檔案管理人員將面對大量的數(shù)字化信息，并且要將有價值的信息綜合系統(tǒng)地提供給用戶，同時保證信息的真實性和完整性，以此來使用戶享受更完善的服務。因此可以看出，檔案信息數(shù)字化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，同時也是提高檔案管理科學化水平的有效途徑之一。

二、檔案管理科學化的發(fā)展方向

1.檔案管理意識先進化

我國的檔案管理工作起步晚且發(fā)展緩慢，在這樣的背景下，存在著領導層普遍不重視檔案工作以及檔案管理人員缺乏先進的管理理念等檔案管理意識薄弱的問題，這種從思想上忽視檔案管理重要性的現(xiàn)象，使得檔案管理發(fā)展長期處于滯后的局面，因而很難順應當前社會的發(fā)展趨勢和要求，進而很大程度上削弱了其管理、服務以及政治功能。

由此看來，要實行檔案的科學化管理，首先要求領導層以及檔案管理人員要具備先進的檔案管理意識。具體來說，就是要更新相關人員落后的檔案管理理念，引起其對檔案管理工作的足夠重視，并且意識到檔案管理工作的重要性，可以通過采取“自上而下”的方式開展檔案管理先進理念的學習，特別是在檔案管理部門內部進行檔案管理先進制度、先進方式、先進技術的培訓，并使其樹立高度的競爭意識和創(chuàng)新意識，保證檔案管理工作更好地適應當前社會的發(fā)展趨勢及要求。

2.檔案管理制度規(guī)范化

現(xiàn)階段，我國的檔案管理還未形成完備的體系，主要表現(xiàn)在兩個方面。一方面，由于歷史因素的制約，檔案管理工作的基礎較差且缺乏統(tǒng)一的規(guī)范，檔案管理各個環(huán)節(jié)沒有嚴格的標準，檔案管理人員在工作的整個過程中普遍缺少依據(jù)，使得檔案管理整體顯得較為混亂、質量不高且效率低下；另一方面，由于檔案管理缺乏統(tǒng)一的標準，因而在檔案管理方面普遍采取經驗優(yōu)先的原則，在檔案管理人員的配備上也通常以工作經驗為優(yōu)先考慮的條件，這在一定程度上導致考核評價機制的缺位，使得檔案管理工作缺少一定的競爭環(huán)境，檔案管理人員也缺少進取心。

在市場經濟體制不斷深化的大背景下，市場競爭的日益激烈要求社會生產的各個層面都要朝著規(guī)范化、專業(yè)化、標準化的發(fā)展發(fā)展，檔案管理工作的發(fā)展也要逐步跟上社會發(fā)展的步伐。一方面，要建立健全檔案管理制度。本著從實際出發(fā)的原則，在現(xiàn)有基礎上結合我國國情與單位實際情況，制定統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理標準，使檔案管理人員在各個環(huán)節(jié)的工作中都能夠做到有據(jù)可依且嚴格遵循檔案管理的工作標準，使檔案管理工作更加專業(yè)化，從而提高檔案管理的質量和效率。另一方面，要制定有效的考核評價機制。檔案管理工作的健康有序發(fā)展需要使檔案管理人員摒棄經驗優(yōu)先的守舊思想且形成一定的競爭意識，引入考核評價機制是最為有效的辦法，以此調動人員的積極性和主觀能動性，同時將業(yè)績與利益相掛鉤，促使其能夠不斷學習與探索，進而提高自身的工作水平。

3.檔案管理技術信息化

現(xiàn)階段，大部分檔案管理部門仍舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理中需要人工操作的程序占據(jù)較大的比重，與此同時，檔案管理工作使用的設備也較為老舊，致使檔案管理工作的效率普遍較為低下且遠遠不能滿足社會發(fā)展的需求。

隨著科技的不斷發(fā)展強大，日益發(fā)展的信息技術也廣泛地滲透進社會生產的各個層面，提高了社會生產的高效化。因此，檔案管理工作要順應社會發(fā)展的大趨勢，提高工作的效率，也需要運用信息化的手段。這就要求檔案管理人員要能熟悉掌握計算機的運用并采用信息化的手段進行檔案資源的管理，具體來說，檔案管理人員要適應無紙化操作的方式，并且要節(jié)具備辦公自動化的技能，在此基礎上，借助信息系統(tǒng)和計算機網絡，使用信息化手段將檔案資源轉化為數(shù)字化信息，從而實現(xiàn)檔案管理技術的信息化和檔案信息資源的共享化。

4.檔案管理隊伍現(xiàn)代化

檔案管理技術的信息化需要高素質的現(xiàn)代化檔案管理隊伍來實現(xiàn)，這需要檔案管理人員具備更高的業(yè)務素養(yǎng)，因此，檔案管理部門要注重對檔案管理人才的培養(yǎng)，通過提高人員的專業(yè)知識和信息技術水平建設現(xiàn)代化的檔案管理團隊，進而提高檔案管理工作的整體水平。

結語

基于目前檔案管理工作的現(xiàn)狀，要實現(xiàn)檔案管理的科學化，需要以檔案管理意識的先進化、制度的規(guī)范化、技術的信息化以及隊伍的現(xiàn)代化為發(fā)展方向，從而使檔案管理工作順應社會發(fā)展的趨勢和要求。

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