張艷芳

摘 要：數(shù)字檔案出現(xiàn)在我國的檔案管理體系的時間也已經(jīng)很長了，管理數(shù)字檔案時，管理人員需要革新原有的管理系統(tǒng)，應(yīng)用更為先進的數(shù)字化管理技術(shù)，通過可靠的管理系統(tǒng)來達到整合數(shù)字檔案資源的管理目的。在應(yīng)用與管理數(shù)字型檔案時，需要著重利用數(shù)字檔案資源之中的知識，因此發(fā)現(xiàn)知識與知識型服務(wù)兩項管理活動的價值就被提升。本文根據(jù)對數(shù)字型檔案管理工作的了解，對知識服務(wù)與發(fā)現(xiàn)知識進行分析。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；知識發(fā)現(xiàn)；知識服務(wù)；檔案管理

創(chuàng)建信息化的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)成為我國很多檔案管理單位當前的主要任務(wù)。數(shù)字型檔案逐漸融入到了我國的檔案系統(tǒng)之中，使管理者可以借助信息資源來完成應(yīng)用檔案的任務(wù)。數(shù)字檔案信息中包含著極為豐富的知識，這也就給檔案管理人員提供了全新的管理思路，從知識服務(wù)與知識發(fā)現(xiàn)這兩個角度出發(fā)，將數(shù)字型檔案資源的根本價值發(fā)揮出出來。本文根據(jù)對數(shù)字型檔案的已有管理經(jīng)驗，對這兩方面檔案利用活動加以研究。

1 知識服務(wù)與知識發(fā)現(xiàn)的基本內(nèi)涵

在對知識服務(wù)與知識發(fā)現(xiàn)兩方面內(nèi)容進行分析時。需要先對這兩種概念充分理解，以便于明確其重點。

1.1 知識發(fā)現(xiàn)

在數(shù)字檔案中實現(xiàn)知識發(fā)現(xiàn)主要需要從檔案資源之中尋找具有價值的知識要點，對知識進行整合之后，就可以對知識進行利用，檔案知識具有的價值包括歷史價值與記錄性價值，數(shù)字檔案主要是由數(shù)據(jù)構(gòu)成，管理人員負責(zé)在多樣化的檔案庫之中，找出具有利用價值的知識。同時完成數(shù)據(jù)向知識轉(zhuǎn)換工作，借此來拓展數(shù)字型檔案資源的價值。雖然知識發(fā)現(xiàn)屬于檔案利用環(huán)節(jié)之中一項比較基礎(chǔ)的工作，但是其開展過程卻比較復(fù)雜，各中的各種處理工作均是為了將數(shù)字檔案信息的深層次價值被挖掘出來。

1.2 知識服務(wù)

知識服務(wù)屬于后續(xù)工作，在發(fā)現(xiàn)了有應(yīng)用價值的知識之后，還要以知識為核心來建設(shè)知識服務(wù)系統(tǒng)，將數(shù)字信息資源服務(wù)提供給需求者，在創(chuàng)建數(shù)字型檔案服務(wù)系統(tǒng)時，可以適當?shù)貙⑿滦椭悄芄芾砑夹g(shù)應(yīng)用到系統(tǒng)之中。從現(xiàn)有的知識服務(wù)工作開展的效果來看，知識型服務(wù)存在的問題主要體現(xiàn)在服務(wù)的片面性。因此在創(chuàng)新檔案知識服務(wù)系統(tǒng)時，可以將擴展檔案服務(wù)系統(tǒng)當做創(chuàng)新核心點。

2 知識服務(wù)活動的現(xiàn)有問題

如果想要改進知識服務(wù)工作，就必須要先找出知識服務(wù)的現(xiàn)有問題，從而使服務(wù)改進工作更為可靠而又有效。

檔案信息化建設(shè)對檔案信息的廣泛利用提供了強有力的管理和服務(wù)手段，用戶利用網(wǎng)絡(luò)信息查詢技術(shù)可以比較快速和準確的得到所需要的有價值的檔案信息，數(shù)字檔案信息資源的海量性和用戶利用檔案的專題性的矛盾得到一定程度的緩解。但是，用戶若要根據(jù)自身的工作性質(zhì)和信息需求，從浩如煙海的數(shù)字檔案信息資源中，獲取所需要的基于內(nèi)容和解決方案的知識服務(wù)則缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持。用戶得到的信息還存在冗余性和離散性，數(shù)字檔案信息利用結(jié)果并不能完全滿足用戶的最終需求。換句話說，面對不斷增加如潮水般的數(shù)字信息，人們將不再滿足于數(shù)據(jù)庫的查詢功能，而是需要的是從數(shù)字檔案中得到有用的信息或者知識為決策服務(wù)。

3 運行模式分析

3.1 擴展數(shù)字型檔案信息空間

開展數(shù)字檔案管理中的知識服務(wù)，首先要明確數(shù)字檔案信息空間的概念。數(shù)字檔案信息空間是宏觀信息空間中的子空間，是由數(shù)字檔案數(shù)據(jù)空間、軟件空間、硬件空間、時間空間、技術(shù)空間、網(wǎng)絡(luò)空間和服務(wù)空間等構(gòu)成的空間集合。信息空間概念的運用始于對計算機應(yīng)用系統(tǒng)的描述。對計算機應(yīng)用系統(tǒng)而言，信息是對客觀事物運動過程的描述，數(shù)據(jù)則是對信息的編碼。應(yīng)用系統(tǒng)運行過程中，系統(tǒng)的功能和信息管理是通過對數(shù)據(jù)的加工和處理來完成的。這時，包括硬件、軟件和數(shù)據(jù)在內(nèi)的計算機系統(tǒng)構(gòu)成一個完整的信息空間。

3.2 完善知識服務(wù)系統(tǒng)

在應(yīng)用數(shù)字化管理技術(shù)時，管理人員需要對具有結(jié)構(gòu)化特點的檔案信息進行整合。將需要應(yīng)用的信息融入到信息儲存系統(tǒng)之中，通過多種方法應(yīng)用信息，進一步使各個方面的檔案管理工作被充分聯(lián)合起來。在優(yōu)化知識服務(wù)系統(tǒng)時，需要抓住數(shù)字檔案資源的基本特點，先將可應(yīng)用的數(shù)字檔案材料加以分類，使服務(wù)工作更具條理化。在完成分類工作之后，還可以建設(shè)處可靠的管理模型，對檔案應(yīng)用者的反饋信息進行反映，最后根據(jù)工作反映情況來完善知識推薦活動。在提供檔案知識服務(wù)時，還要參照使用者的主觀需求來給出合適的服務(wù)。之所以需要對應(yīng)用信息進行反饋主要是因為用戶會對獲取的知識服務(wù)給出不同的反映，收緊這些反映信息可以幫助管理人員改進知識服務(wù)的不合理之處，在未來的知識管理工作之中可以改進這些缺陷，提升知識服務(wù)水平。

3.3 優(yōu)化空間組織形式

數(shù)字檔案信息空間的組織模式是指系統(tǒng)的運行環(huán)境、內(nèi)部結(jié)構(gòu)以及相互間的關(guān)系模式。數(shù)字檔案信息空間的構(gòu)建應(yīng)當結(jié)合數(shù)字檔案與知識服務(wù)的特點，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)體系、數(shù)據(jù)管理體系、應(yīng)用和服務(wù)體系、標準體系和安全體系等，從而構(gòu)成一個高效運行的有機整體。一般說來，數(shù)字檔案信息空間應(yīng)當包括數(shù)據(jù)管理空間、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用空間、知識服務(wù)空間三個組成部分。

現(xiàn)階段，我國正在開展檔案信息化建設(shè)，而建設(shè)是在我國現(xiàn)有的檔案基礎(chǔ)上進行的，其特點是擁有大量的信息資源。因為國家進行檔案信息建設(shè)，因此人們對于檔案的管理以及服務(wù)的方式都增多。整個社會在建設(shè)檔案的時候，都是為了能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源共享這個目標，而在這個目標的指引下，建設(shè)進程一直在進行，并且不斷的在實現(xiàn)目標。本篇文章主要是研究了數(shù)字檔案中的知識發(fā)現(xiàn)與服務(wù)，是眾多同類型研究的一部分，由于資料有限，本次的研究還有不足，而且還有一些問題沒有解決，例如技術(shù)方面的缺陷等。但是我國的計算機技術(shù)水平在不斷的進步，而對數(shù)字檔案的研究也會加深。檔案中有著豐富的資源對其進行研究，可以使一些隱藏的資源被發(fā)現(xiàn)，而且還能成為促進社會發(fā)展的動力。

4 結(jié)束語

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)對于物質(zhì)基礎(chǔ)的要求比較高，應(yīng)用計算機設(shè)備以及信息系統(tǒng)可以充分管理數(shù)字檔案，然而受到應(yīng)用資金的限制，一部分檔案管理單位并沒有配置完善的設(shè)備，這也給數(shù)字檔案管理工作帶來了一些技術(shù)方面的限制，基礎(chǔ)性的管理任務(wù)難以完成，而高級的發(fā)現(xiàn)知識與服務(wù)知識活動就更難以被實現(xiàn)，因此管理人員在有了物質(zhì)基礎(chǔ)之后，還要針對數(shù)字檔案的特點來尋找到更多的隱蔽性知識，切實提升數(shù)字檔案的服務(wù)水平。

參考文獻：

[1]楊曉穎. （2017）. 試析數(shù)字檔案管理中的知識發(fā)現(xiàn)與知識服務(wù). 中國科技投資（14）.

[2]董唯. （2017）. 試析數(shù)字檔案管理中的知識發(fā)現(xiàn)與知識服務(wù). 科學(xué)與財富（14）.

[3]劉紅麗， & 崔靜. （2017）. “互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)學(xué)高校數(shù)字圖書館知識發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)研究. 醫(yī)學(xué)信息學(xué)雜志， 38（5）， 11-15.

[4]高宇新. （2017）. 淺談圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的問題和解決對策. 辦公室業(yè)務(wù)（17）， 171-171.