張宏凱

引言

項(xiàng)目管理是基于現(xiàn)代管理學(xué)基礎(chǔ)之上的一種新興的管理學(xué)科，它把企業(yè)管理中的財(cái)務(wù)控制、人才資源管理、風(fēng)險(xiǎn)控制、質(zhì)量管理、信息技術(shù)管理（溝通管理）、采購(gòu)管理等有效地進(jìn)行整合，以達(dá)到高效、高質(zhì)、低成本地完成企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作或項(xiàng)目的目的。隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及智能手機(jī)應(yīng)用技術(shù)的快速發(fā)展，項(xiàng)目管理在工程領(lǐng)域內(nèi)的使用愈加精細(xì)、深入，更加方便快捷。通常針對(duì)不同企業(yè)形成不同的工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)軟件。

工程項(xiàng)目管理軟件是指以項(xiàng)目的施工環(huán)節(jié)為核心，以時(shí)間進(jìn)度控制為出發(fā)點(diǎn)，利用網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)，對(duì)施工過程中的進(jìn)度、費(fèi)用、資源等進(jìn)行綜合管理的一類應(yīng)用軟件。它包括五個(gè)主要功能模塊：進(jìn)度計(jì)劃管理功能、資源管理功能、費(fèi)用管理功能、報(bào)告生成與輸出功能、輔助功能（主要指與其他軟件的接口、二次開發(fā)、數(shù)據(jù)保密等）。這種概念源于對(duì)國(guó)外類似產(chǎn)品的分析概括，如 P3（Primavera Project Planner）、Microsoft Project、Harvard Total ProjectManagement、Harvard ProjectManager.從廣義上看，項(xiàng)目管理軟件包括了與項(xiàng)目管理工作相關(guān)的各種應(yīng)用軟件，可以涉及進(jìn)度、費(fèi)用、資源、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)、組織等各個(gè)方面，是項(xiàng)目管理相關(guān)軟件的總稱。

1 技術(shù)背景

本文根據(jù)工作體會(huì)，擬建立一套切合公司實(shí)際的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，下面就需要該系統(tǒng)解決的實(shí)際問題、解決思路、系統(tǒng)應(yīng)具有的特點(diǎn)及系統(tǒng)架構(gòu)加以概述，僅供大家討論。

以××項(xiàng)目管理為例，針對(duì)如何提高管理水平和質(zhì)量，我們進(jìn)行了深入的思考和討論，同時(shí)通過借鑒相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為有必要根據(jù)公司的規(guī)章制度、項(xiàng)目的管理制度及工作流程，對(duì)項(xiàng)目的管理采用計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)，將項(xiàng)目運(yùn)作前期工作、工程實(shí)施、竣工驗(yàn)收等全過程產(chǎn)生的各項(xiàng)信息進(jìn)行積累性收集、分析，及時(shí)糾偏，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)而有效掌握項(xiàng)目的運(yùn)作發(fā)展。

因此根據(jù)實(shí)際情況對(duì)大廈工程建設(shè)中的檔案材料進(jìn)行整理，以項(xiàng)目為單位，形成項(xiàng)目檔案匯總、查詢、管理、控制系統(tǒng)，將項(xiàng)目生產(chǎn)過程中不同階段的各種內(nèi)外部報(bào)批資料、工程合同、工程款項(xiàng)支付情況、項(xiàng)目進(jìn)度情況、竣工結(jié)算、項(xiàng)目審計(jì)、銷售、財(cái)務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)資料以項(xiàng)目為單位編制一套明了的分級(jí)管理、分析和查詢系統(tǒng)，將之整合在一起，各個(gè)部門隨時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)完善數(shù)據(jù)，設(shè)置不同的輸入、修改、查閱權(quán)限，便于區(qū)分管理，可通過網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)查詢，以供領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)查看和監(jiān)督各項(xiàng)目運(yùn)作過程中的進(jìn)度、成本等實(shí)際情況，一目了然，便于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)調(diào)整或作出決策。

2 需要該系統(tǒng)解決的問題

（1）公司高管層面無(wú)法隨時(shí)查詢項(xiàng)目的實(shí)時(shí)進(jìn)度、成本控制執(zhí)行情況，無(wú)法及時(shí)掌握它們的偏差變化情況，對(duì)項(xiàng)目無(wú)法形成一個(gè)整體式的直觀的印象，不能知道項(xiàng)目運(yùn)行過程中遇到的困難，無(wú)法對(duì)項(xiàng)目的決策提供即時(shí)的全面的信息，影響判斷。

（2）自下而上，不能主動(dòng)形成較全面，較直觀的數(shù)據(jù)及統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，不能從現(xiàn)有周報(bào)、或上報(bào)來(lái)的資料中得出項(xiàng)目整體信息，往往是管理層在想了解某些情況時(shí)，下級(jí)才在各種資料數(shù)據(jù)中翻找、查詢、計(jì)算、統(tǒng)計(jì)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

（3）執(zhí)行層員工雖有分工，但執(zhí)行力不能持續(xù)，時(shí)斷時(shí)續(xù)，需要隨時(shí)督促提醒，對(duì)各種經(jīng)手的資料、信息的統(tǒng)計(jì)、歸類時(shí)效性差。對(duì)項(xiàng)目管理制度和流程在執(zhí)行方法、理解和操作習(xí)慣上不統(tǒng)一，各自分管工作的信息共享性較差。比如各類審批過的關(guān)于項(xiàng)目做法、變更或者簽證等資料，這些有可能是技術(shù)組完成的，但在辦完手續(xù)后有時(shí)就會(huì)壓在自己手中或者自己暫時(shí)存檔保留，別的組的員工不能及時(shí)了解，不能及時(shí)統(tǒng)計(jì)，不能及時(shí)對(duì)項(xiàng)目成本等進(jìn)行各種分析。

3 總體解決思路

通過搭建一個(gè)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)平臺(tái)，讓公司在項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)領(lǐng)域里，規(guī)范基礎(chǔ)管理，將公司組織中的相關(guān)角色有機(jī)地集成為一個(gè)整體，以公司的企業(yè)制度及標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，以規(guī)范的管理流程為脈絡(luò)，分級(jí)管理，有序協(xié)作，全方位管理項(xiàng)目具體業(yè)務(wù)及日常工作，提升各級(jí)管理效率；有效落實(shí)公司領(lǐng)導(dǎo)的戰(zhàn)略意圖及管控思想，支持各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相應(yīng)的戰(zhàn)略或業(yè)務(wù)決策，在項(xiàng)目管理過程中積累和應(yīng)用公司各種的資源，從而使公司的核心業(yè)務(wù)有序、清楚、受控，并持續(xù)改進(jìn)，達(dá)到公司內(nèi)部的精細(xì)化管理，更好地為公司提供及時(shí)的數(shù)據(jù)支持，為經(jīng)營(yíng)決策提供強(qiáng)有力的支持和保證。

圖1 內(nèi)部項(xiàng)目管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)圖

4 系統(tǒng)應(yīng)該具有的特點(diǎn)

其實(shí)這個(gè)系統(tǒng)，應(yīng)該相當(dāng)于一個(gè)項(xiàng)目的資料匯總、統(tǒng)計(jì)分析式的管理系統(tǒng)，它能實(shí)時(shí)、直觀、清晰可見地反映出項(xiàng)目進(jìn)展情況、進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用控制情況，偏差如何，存在的問題，需要解決的重點(diǎn)區(qū)域。通過不同的模塊組合而成，應(yīng)具有以下特點(diǎn)：

4.1 可實(shí)時(shí)查詢，直觀、簡(jiǎn)潔

針對(duì)不同的層面能夠像金字塔似的自下而上將所關(guān)心的結(jié)果逐漸加以凝練，通過分析以一條清晰的脈絡(luò)呈現(xiàn)出直觀、簡(jiǎn)潔的各級(jí)實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，比如進(jìn)度管理：總進(jìn)度計(jì)劃——季度進(jìn)度計(jì)劃——月進(jìn)度計(jì)劃——周進(jìn)度計(jì)劃——各施工段或分部分項(xiàng)進(jìn)度計(jì)劃；再比如費(fèi)用管理：總費(fèi)用計(jì)劃——已發(fā)生費(fèi)用匯總——已發(fā)生費(fèi)用分類——已發(fā)生費(fèi)用明細(xì)等。

4.2 可追溯性

這種特點(diǎn)應(yīng)該能保證處于金子塔上層的每一個(gè)結(jié)論數(shù)據(jù)，都能順著一條脈絡(luò)在繁雜的信息資料當(dāng)中，全程可追溯到它的支持依據(jù)或者說是出處，應(yīng)該是覆蓋項(xiàng)目全生命周期的。比如一筆支付的工程款可逐級(jí)追溯到——審批手續(xù)——結(jié)算報(bào)告——結(jié)算資料——相應(yīng)的合同——合同的審批手續(xù)——招標(biāo)資料——該分項(xiàng)的前期審批手續(xù)及報(bào)告等相關(guān)資料。

4.3 開放性

處于金字塔的中下層，是平層之間的信息完善及溝通，是可以精確到每日的，比如當(dāng)日工作總結(jié)、明日工作計(jì)劃，每個(gè)人的計(jì)劃中需要哪些部門或者組別來(lái)配合，需要配合的工作內(nèi)容及時(shí)間安排等。能夠讓項(xiàng)目管理層及各級(jí)執(zhí)行者相互閱覽，互相關(guān)注、主動(dòng)配合，據(jù)此修訂自己的工作計(jì)劃，提高工作效率。

4.4 指導(dǎo)性

系統(tǒng)應(yīng)以公司管理制度和項(xiàng)目運(yùn)作流程為基礎(chǔ)。管理者可以通過系統(tǒng)發(fā)布命令，執(zhí)行者可以根據(jù)系統(tǒng)要求完成日常工作。工作中的計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、結(jié)算資料、材料采購(gòu)、招投標(biāo)等工作，完全按照系統(tǒng)統(tǒng)一格式的要求填寫打印。電子文本或?qū)徟蟮膾呙栉臋n自動(dòng)分類歸檔；紙質(zhì)資料分類歸檔依照系統(tǒng)格式執(zhí)行（甚至可以形成網(wǎng)上辦公、審批等）。對(duì)于執(zhí)行層的員工具有高效的指導(dǎo)功能，即使是一個(gè)新手，也能較快上手，不會(huì)發(fā)生遺漏或者逾越公司和項(xiàng)目部制度，違反工作流程，能使項(xiàng)目管理井井有條。

4.5 知識(shí)信息儲(chǔ)備性

可以將過往項(xiàng)目的一些好的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)的一些教訓(xùn)，或者與項(xiàng)目相關(guān)的一些政策規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)圖集等整理匯總，便于學(xué)習(xí)使用。

5 系統(tǒng)架構(gòu)

以項(xiàng)目開展為主軸，同時(shí)圍繞項(xiàng)目全周期進(jìn)度、成本、合同。按照總公司——分公司或者二級(jí)公司——項(xiàng)目部組織架構(gòu)，分為三個(gè)層面：公司高層管理層、公司中層管理、項(xiàng)目部執(zhí)行層。通過用戶權(quán)限、職務(wù)權(quán)限、項(xiàng)目權(quán)限、操作權(quán)限，分級(jí)賦予不同的權(quán)限，自下而上具有信息可填寫，無(wú)修改權(quán)限，若要修改根據(jù)管理框架權(quán)限需要向上一級(jí)申請(qǐng)。

系統(tǒng)分為查詢（命令）系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)，分析統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)。

5.1 查詢（命令）系統(tǒng)

可以實(shí)時(shí)查詢項(xiàng)目進(jìn)展情況，對(duì)比實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃的偏差，可以逐級(jí)追溯到檔案系統(tǒng)的任何相關(guān)原始資料信息；向下級(jí)發(fā)布決策命令，安排工作，調(diào)整計(jì)劃等。

5.2 分析統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)

自下而上逐級(jí)分析統(tǒng)計(jì)日常信息，向上形成簡(jiǎn)潔、清晰的進(jìn)度、成本的日、周、月、季度、總體統(tǒng)計(jì)結(jié)果，實(shí)時(shí)直觀反應(yīng)實(shí)際進(jìn)度、成本與計(jì)劃的對(duì)比情況，用橫道圖表示。反應(yīng)項(xiàng)目遇到的困境。

5.3 檔案管理系統(tǒng)

分類歸納項(xiàng)目過程中的各類電子、圖片資料。

（1）基礎(chǔ)公用資料：請(qǐng)示、批示、會(huì)議紀(jì)要、公司文件、項(xiàng)目各期影像資料、各項(xiàng)手續(xù)、證件等；

（2）項(xiàng)目施工相關(guān)資料：例會(huì)資料、變更簽證、支付記錄、結(jié)算資料、招標(biāo)資料、合同、公司內(nèi)審資料等。

6 總結(jié)

項(xiàng)目管理對(duì)一個(gè)工程的建設(shè)至關(guān)重要，建立和推行項(xiàng)目?jī)?nèi)部管理系統(tǒng)，用計(jì)算機(jī)軟件對(duì)項(xiàng)目實(shí)施工程中的各環(huán)節(jié)進(jìn)行把控，以提高項(xiàng)目管理水平勢(shì)在必行。在不久的將來(lái)，項(xiàng)目?jī)?nèi)部管理系統(tǒng)必將在項(xiàng)目管理過程中廣泛應(yīng)用，將管理人員從冗雜的項(xiàng)目資料管理中解脫出來(lái)，使企業(yè)項(xiàng)目?jī)?nèi)部管理邁上新的臺(tái)階。

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