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        基于檔案保管過程中保密問題的分析

        2018-06-08 14:05:18李華
        商情 2018年16期
        關(guān)鍵詞:油田

        李華

        【摘要】目前,隨著我國油田開采行業(yè)的不斷進(jìn)步,檔案管理工作在油田企業(yè)中發(fā)揮著重要的作用,可以為油田建設(shè)和發(fā)展提供技術(shù)和理論方面的支持。但是,在油田檔案管理過程中,由于管理制度不完善等原因,出現(xiàn)了多種檔案泄漏情況。因此,本文基于延長油田檔案保管中存在的保密問題,進(jìn)而提出必要的解決措施,以期提升企業(yè)的檔案管理水平。

        【關(guān)鍵詞】檔案保管;油田;保密問題

        1引言

        進(jìn)入21世紀(jì)以來,我國油田企業(yè)取得了快速發(fā)展,如延長油田,直接推動了陜北區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展。在油田企業(yè)實際運(yùn)行過程中,檔案管理工作十分重要,可以將各種工程資料、技術(shù)資料及科研資料等匯總分類保存,不僅方便工作人員的查詢,同時也給企業(yè)的發(fā)展提供了技術(shù)支持。但是,很多工作人員沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性,且檔案管理制度還不完善,不利于檔案的保存和使用,而保密內(nèi)容泄漏也給企業(yè)帶來一定損失。因而,提升檔案管理水平,完善檔案管理機(jī)制就十分必要。

        2檔案保管過程中存在的保密問題

        2.1缺乏正確認(rèn)識

        目前油田保密工作的發(fā)展還算比較順利,油田的建設(shè)過程中也不斷增加物力及人力,安全保護(hù)工作也在不斷加強(qiáng),但是隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,各個油田之間的競爭也越來越突出,這就給各個油田帶來了一定的壓力,同時也刺激著油田的快速發(fā)展,這也就導(dǎo)致了油田管理者為了增加收益,而將油田的業(yè)務(wù)作為油田管理的第一要務(wù),忽視油田檔案保密的安全工作。由于管理者的檔案管理安全意識不夠,造成油田檔案管理的不嚴(yán)密。

        2.2硬件設(shè)施不健全

        理論支持是油田檔案保密工作不可缺少的部分,但是只有理論支持是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,必須要有配套的硬件設(shè)備。隨著我國科技的迅猛發(fā)展,科技信息也已經(jīng)被應(yīng)用到各行各業(yè),油田檔案管理工作的高效開展也是離不開配套的硬件設(shè)備及相關(guān)軟件的支持的。將硬件設(shè)備和軟件有效結(jié)合,才可以保證油田檔案保密安全的順利開展。但是,分析現(xiàn)階段油田檔案保密工作的情況仍存在很多待解決的問題,很多油田企業(yè)把人力、物力及財力都投入在油田的發(fā)展上,忽略檔案保密方面軟件及硬件設(shè)施的建設(shè),嚴(yán)重影響油田企業(yè)檔案保密工作的質(zhì)量。

        2.3制度體制不健全

        制度是保證一個企業(yè)有序發(fā)展的重要因素,油田檔案工作也不例外,也需要健全的制度來約束和保障。有天檔案保密安全工作的相關(guān)體制不健全,會對檔案管理工作的順利開展造成嚴(yán)重影響,當(dāng)有問題出現(xiàn)時沒有可以遵循的制度,就會大大加大檔案管理的難度。

        2.4檔案管理工作人員素質(zhì)低

        延長油田企業(yè)檔案管理工作相對復(fù)雜,涉及到各種類型的資料,這就提升了對檔案管理工作人員的要求。但是,在延長油田檔案管理工作中,部分檔案管理工作人員素質(zhì)較低,缺乏足夠的專業(yè)管理技術(shù),責(zé)任心較差,這樣在實際管理過程中,不能確保檔案管理井井有條,嚴(yán)重影響了檔案工作安全。

        3提升檔案管理中的保密工作

        基于上文所寫可以發(fā)現(xiàn),在延長油田檔案管理過程中,受到多種因素的影響,檔案管理制度還不完善,部分工作人員不重視檔案管理工作,給企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益等帶來損失。因而,提高檔案管理中的保密工作就十分重要,具體分述如下。

        3.1完善檔案庫房的管理

        對檔案庫房的管理十分重要,也是維護(hù)檔案安全和確保檔案保密的重要保障。首先,應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的需求和國家對檔案庫房的要求,加固處理庫房的門窗,力求使得檔案庫房原理閱覽室和辦公區(qū)域。并且根據(jù)檔案庫房存的用途,嚴(yán)格控制好庫房的濕度和溫度。還應(yīng)該派專人看管檔案庫房,嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度,禁止不相關(guān)人員的進(jìn)入。

        3.2科學(xué)處理絕密檔案

        應(yīng)該提高對絕密檔案的管理工作,提升管理級別,絕密檔案不僅關(guān)系到企業(yè)的核心利益,同時也是企業(yè)發(fā)展的重要保障。因而,在實際管理過程中,應(yīng)該將一般文件和絕密文件分開保存,并增設(shè)保險鎖、保險柜和防盜器,從而提升檔案管理工作的安全度。其次應(yīng)該提高對檔案管理工作人員的要求,應(yīng)該選擇具有檔案管理工作背景的人員,并且應(yīng)該具備極強(qiáng)的事業(yè)心和責(zé)任心,力求檔案管理工作細(xì)致、有條。尤其是針對絕密檔案,管理應(yīng)該更為嚴(yán)格,必須有某些領(lǐng)導(dǎo)的簽名才可以借閱,在規(guī)定時間內(nèi)必須歸還,并檢查檔案是否完整,從而提升檔案管理保密效果。

        3.3構(gòu)建完善的檔案管理制度

        企業(yè)應(yīng)該構(gòu)建完善的檔案管理制度,采用預(yù)防和治理相結(jié)合的原則,要提升檔案管理工作的法制化,油田中任何工作人員對保密檔案進(jìn)行泄漏,都應(yīng)該受到相應(yīng)的處罰,在相關(guān)制度完善之后,應(yīng)該保證實踐和理論相結(jié)合。其次,應(yīng)該完善檔案借閱制度,只有油田企業(yè)的工作人員才有資格借閱檔案,在借閱檔案之前,應(yīng)該在網(wǎng)上進(jìn)行申請,并找部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽名審批,并做好登記工作,避免出現(xiàn)檔案隨意借閱的情況,且應(yīng)該在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案,在檔案歸還之后,應(yīng)該檢查檔案的完整性。只有這樣才可以提升檔案的管理安全性。

        3.4提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

        檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)、職業(yè)道德素質(zhì)直接影響著檔案管理安全。因而,在構(gòu)建完善的檔案安全管理制度之后,應(yīng)該定期對檔案管理工作人員進(jìn)行專門的培訓(xùn),培訓(xùn)的內(nèi)容包括專業(yè)的管理技術(shù)、職業(yè)道德素質(zhì)教育等,這樣可以有效提升檔案管理工作的安全性,且提升了檔案管理人員的責(zé)任心,為企業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

        4結(jié)語

        綜上所述,延長油田作為國有大型企業(yè),檔案管理工作十分復(fù)雜,檔案管理工作涉及到多方面的文件、視頻、音頻,包括了技術(shù)資料、管理資料、科研資料等,如果檔案出現(xiàn)泄漏問題,嚴(yán)重影響了企業(yè)的切身利益。全文主要分析了延長油田檔案管理工作中存在的問題,并提出了必要解決措施,以期提升油田檔案管理水平。

        參考文獻(xiàn):

        [1]馬春榮.如何做好檔案保管過程中的保密工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2017 (18):92+94

        [2]王巖松.關(guān)于檔案保管過程中保密問題的若干研究[J].城建檔案,2015(08):51-53

        [3]宋洪軍.如何做好檔案保管過程中的保密工作[J].科技信息,2010(27):613

        [4]林芳,塔拉.檔案室在檔案保管過程中應(yīng)注意的幾個問題[N].中國檔案報.2002-04-25(003)

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