摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人類社會(huì)已經(jīng)全面邁入了信息化的時(shí)代，檔案管理正面臨著新的歷史變革和發(fā)展機(jī)遇。為了與時(shí)代相結(jié)合，跟上快速發(fā)展的社會(huì)步伐，我們要深入探討檔案管理的方法和理念，將信息化與檔案管理結(jié)合在一起，運(yùn)用信息化的技術(shù)與模式去解決檔案管理中存在的問(wèn)題，使電子信息技術(shù)全面廣泛的應(yīng)用于檔案管理工作中。

關(guān)鍵詞：電子信息技術(shù) 檔案管理 應(yīng)用

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，決定了社會(huì)化的生產(chǎn)日益復(fù)雜、變化萬(wàn)千，正在由傳統(tǒng)的勞動(dòng)密集型轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)密集型，也就造成了檔案管理的內(nèi)容變得更加復(fù)雜，信息量越來(lái)越大。為了更好的完成檔案管理的工作，滿足社會(huì)自動(dòng)化的發(fā)展和程序化的需要，電子信息技術(shù)的應(yīng)用勢(shì)在必行。根據(jù)電子信息技術(shù)科技化、智能化、便捷化的特點(diǎn)，將其應(yīng)用在檔案管理工作中，可以節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力，并對(duì)生成、存儲(chǔ)、整理、運(yùn)用及傳遞等方面的效率進(jìn)行大大提升。

1電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，一般存在內(nèi)容繁雜、管理混亂、效率低下等問(wèn)題。將電子信息技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位的檔案管理中，最大的好處是可以突破空間的局限性，有效的提高檔案管理工作的效率，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是在內(nèi)容上，通過(guò)電子信息技術(shù)，可以運(yùn)用插圖或表格進(jìn)行檔案信息的建立，將檔案信息自動(dòng)編號(hào)以方便檢索和統(tǒng)計(jì)，還可以將檔案信息存儲(chǔ)在服務(wù)器中以方便各個(gè)不同地域的工作人員進(jìn)行共享和查閱，管理更加高效；二是在系統(tǒng)上，通過(guò)電子信息技術(shù)，可以檔案管理工作劃分成建立與查詢、整理與分類、打印與共享、用戶與管理等模塊，管理更加清晰； 三是在存儲(chǔ)上，通過(guò)電子信息技術(shù)，可以淘汰傳統(tǒng)檔案管理工作中使用的紙質(zhì)載體，改為以相關(guān)軟件作為載體，不僅節(jié)省了人力和物力資源，還更加方便信息的查詢與分享，管理更加便捷。

2信息技術(shù)背景下檔案管理工作的特點(diǎn)

首先，電子信息技術(shù)改變了檔案管理的載體。傳統(tǒng)的檔案管理，大多以紙質(zhì)為載體，在空間和時(shí)間上有很大的局限性，儲(chǔ)存內(nèi)容的多少主要取決于載體的可承受能力，且不利于內(nèi)容的整理、檢閱和傳遞。而信息技術(shù)背景下的檔案管理，其載體已經(jīng)發(fā)生了質(zhì)的變化，通過(guò)以相關(guān)軟件作為載體，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒臄?shù)字內(nèi)容，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行儲(chǔ)存，促進(jìn)了檔案管理工作的數(shù)據(jù)化、虛擬化和數(shù)字化。以計(jì)算機(jī)全程操作的檔案管理工作，不但解決了傳統(tǒng)上的一些弊端，而且改變了檔案數(shù)據(jù)的處理與交換模式，有效提升了工作的效率，可以說(shuō)是檔案工作歷史上的一座重要的里程碑。

其次，電子信息技術(shù)改變了檔案管理的分類。傳統(tǒng)的檔案管理，各單位基本都是按照文書(shū)、基建、人事、科技、史志等方面進(jìn)行分類，以方便查找和檢閱。而信息技術(shù)背景下的檔案管理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)在軟件中提前設(shè)定好的指令，可以隨時(shí)隨地的創(chuàng)建和修改。各單位可以針對(duì)自身的詳細(xì)情況，如文化、財(cái)政、組織、業(yè)務(wù)、后勤等方面，進(jìn)行更加規(guī)范化、精細(xì)化的分類管理。

3電子信息技術(shù)條件下做好檔案管理工作的具體路徑

3.1要從思想觀念上充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性，認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在檔案管理實(shí)際工作的重要意義

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的產(chǎn)業(yè)如雨后春筍般不斷出現(xiàn)，需要檔案管理工作的單位和企業(yè)的范圍也在不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)檔案管理文化性質(zhì)和社會(huì)性質(zhì)已經(jīng)跟不上時(shí)代的步伐，檔案管理的信息化是解決這一形勢(shì)的唯一出路。我們必須深刻認(rèn)識(shí)到，在信息時(shí)代的背景下，只有在檔案管理工作中應(yīng)用電子信息技術(shù)，才能解決目前面臨的種種問(wèn)題，有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，有利于減少人力、物力、財(cái)力等社會(huì)資源的投入，有助于檔案管理在全新的社會(huì)形勢(shì)下樹(shù)立全新的社會(huì)影響和社會(huì)地位。

3.2根據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用特點(diǎn)對(duì)檔案管理工作做好統(tǒng)籌規(guī)劃，使之有的放矢。

信息化時(shí)代背景下，檔案工作的內(nèi)容和范圍越來(lái)越廣闊，其信息量是傳統(tǒng)檔案管理工作的成百上千倍，因此將檔案管理信息化是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程。要將信息技術(shù)成功的應(yīng)用在檔案管理工作中，首先要了解本單位現(xiàn)有的檔案情況，對(duì)原有檔案的材質(zhì)、類別、形態(tài)、數(shù)量等基本信息進(jìn)行系統(tǒng)的登記和統(tǒng)一的分類，務(wù)必做到真實(shí)、準(zhǔn)確；然后根據(jù)原有檔案的實(shí)際情況，運(yùn)用電腦、相機(jī)、掃描儀等設(shè)備，將其轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的內(nèi)容。數(shù)字化是檔案信息化的重要體現(xiàn)，這是一個(gè)浩大的工程，不是一朝一夕可以完成的，所以在過(guò)程中一定要分清主次、區(qū)別對(duì)待。在保證真實(shí)性的基礎(chǔ)上，優(yōu)先將原有檔案中經(jīng)常使用、意義重大的項(xiàng)目進(jìn)行數(shù)字化處理；對(duì)于有特別要求的原有檔案，要根據(jù)情況劃分出來(lái)，進(jìn)行特殊的照顧。

3.3信息技術(shù)條件下要加快、穩(wěn)步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理和應(yīng)用。

在當(dāng)前的社會(huì)環(huán)境下，檔案管理工作中多如牛毛的內(nèi)容和資源，只有通過(guò)數(shù)字化才能進(jìn)行記錄和儲(chǔ)存，檔案管理工作的數(shù)字化勢(shì)在必行、刻不容緩。盡早完成檔案管理的數(shù)字化，能夠完善檔案價(jià)值高、利用率高的優(yōu)勢(shì)，可以使檔案管理工作更有效、更高效，從而使更加簡(jiǎn)便的應(yīng)用于單位與企業(yè)中。在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的過(guò)程中，最重要的一條就是，要對(duì)工具的必要參數(shù)進(jìn)行統(tǒng)一的、有針對(duì)性的優(yōu)先設(shè)置。例如，為了保證不同檔案的成像質(zhì)量和效果一致，要使用同一型號(hào)的掃描儀，并在對(duì)紙質(zhì)檔案的掃描過(guò)程中，進(jìn)行統(tǒng)一的掃描參數(shù)的設(shè)定。

4信息技術(shù)在檔案管理工作應(yīng)用過(guò)程中的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)

隨著信息技術(shù)全面應(yīng)用于檔案管理工作中，妥善解決了其在傳統(tǒng)形式下的弊端的同時(shí)，也為我們的檔案管理工作提出了全新的要求。最重要的就是檔案管理的保密性，由于信息技術(shù)應(yīng)用的開(kāi)放性，以及計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特點(diǎn)，決定了新形勢(shì)下的檔案管理工作必須注重加強(qiáng)檔案管理的保密性。由于加入了信息技術(shù)，檔案管理工作人員在以往檔案信息的搜集與保存工作之外，還要學(xué)習(xí)信息技術(shù)使用、操控、維護(hù)等方面的技術(shù)，對(duì)其自身的綜合素質(zhì)是一個(gè)不小的考驗(yàn)。此外，檔案管理工作者還要在工作中留意不同檔案查詢者對(duì)檔案工作的不同需求，并建立最符合單位實(shí)際情況的檔案信息體系，使自己的工作變得更加高效、科學(xué)以及靈活。

5結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案管理工作的信息化，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，有助于改善檔案管理工作自身存在的弊端，有利于減少社會(huì)資源的浪費(fèi)。我們需要做的，只有做好原有檔案的數(shù)字化工作，根據(jù)單位情況建立最符合的信息平臺(tái)，努力提升檔案管理工作的整體水平。

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作者簡(jiǎn)介

吉多多（1992-），女，漢族，湖北保康，本科，研究方向：檔案專業(yè)，?？悼h縣域經(jīng)濟(jì)辦公室