鄭紅

摘 要 人事檔案有著獨(dú)特的價(jià)值和意義，其管理和利用是我國(guó)檔案管理工作中十分重要的組成部分。文章首先對(duì)人事檔案開(kāi)發(fā)、利用的內(nèi)容進(jìn)行了簡(jiǎn)單介紹，然后分析了當(dāng)前階段我國(guó)人事檔案保密工作中存在的問(wèn)題，并具體論述了加強(qiáng)人事檔案保密工作的有效措施，希望能為相關(guān)工作人員提供一些參考。

關(guān)鍵詞 人事檔案 利用 保密

中圖分類(lèi)號(hào)：G273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

0引言

人事檔案管理是各類(lèi)部門(mén)、機(jī)構(gòu)及企業(yè)單位管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)，是各單位進(jìn)行人事管理和人才儲(chǔ)備的重要基礎(chǔ)，也是各單位進(jìn)行其他管理工作的主要依據(jù)，因此，人事檔案的保密性在各單位的管理工作中有著特殊的意義。但是，在實(shí)際的人事檔案保密工作中，存在著各種因素影響著人事檔案管理水平的提升。

1人事檔案的開(kāi)發(fā)利用

人事檔案是組織人事部門(mén)按照相關(guān)政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文字材料，這些檔案信息為人力資源管理工作提供了參照。人事檔案是組織進(jìn)行人才選拔的重要信息依據(jù)，以學(xué)校為例，學(xué)校在進(jìn)行教師及人事招聘時(shí)可通過(guò)競(jìng)聘上崗，任用一批無(wú)論是學(xué)識(shí)、能力，還是政治素養(yǎng)都很高的年輕干部。在這些干部任用過(guò)程中，人事檔案及其管理工作為領(lǐng)導(dǎo)全面掌握干部隊(duì)伍的整體狀況提供了第一手可靠資料，為學(xué)?？缭绞桨l(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2人事檔案保密工作中存在的問(wèn)題

2.1檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作不到位

人事檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作不到位是檔案保密性出現(xiàn)問(wèn)題的主要環(huán)節(jié)。在實(shí)際的工作中，檔案管理人員或者由于保密意識(shí)較差，或者由于管理水平較低，在進(jìn)行人事檔案的收集、查閱以及調(diào)用時(shí)，在有意或無(wú)意間就導(dǎo)致了檔案泄露問(wèn)題的發(fā)生：

第一，部分個(gè)人材料由于較為分散，檔案管理人員在收集時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)檔案材料收集不完整的現(xiàn)象存在，而這些材料中很有可能有一些不允許被公開(kāi)的信息。因此，在檔案資料被收集之前一些個(gè)人信息就有可能已經(jīng)被泄露；

第二，部分保密性檔案出現(xiàn)流失泄露的原因，在于查閱者在調(diào)取個(gè)人信息時(shí)，未做好必要的防范措施，導(dǎo)致個(gè)人信息被有意或者無(wú)意的泄露；

第三，當(dāng)前進(jìn)行檔案材料調(diào)用的方式主要有兩種，即紙質(zhì)檔案復(fù)印和電子檔案?jìng)鬏敚谶@兩個(gè)過(guò)程中都極易導(dǎo)致檔案材料的泄露。其中，紙質(zhì)檔案泄露主要是由于文件超印，而電子傳輸過(guò)程泄露則是由于被不法分子用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行竊取并大肆傳播。

2.2信息技術(shù)運(yùn)用不到位

當(dāng)前，電子人事檔案已經(jīng)開(kāi)始保存，但如何實(shí)現(xiàn)電子文件的真實(shí)性，完整性和有效性仍是一直在研究的難題，畢竟電子文件很容易被修改或遷移。雖然能使用光盤(pán)、硬盤(pán)等一些存儲(chǔ)設(shè)備，但這些設(shè)備的使用壽命也是用有限的，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)導(dǎo)致檔案信息的丟失。另外，當(dāng)前已有技術(shù)可以進(jìn)行云存儲(chǔ)，但是一方面是電子檔案的安全性得不到保障，另外一方面提供網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)平臺(tái)的企業(yè)存在停止運(yùn)營(yíng)的可能，因此，電子檔案利用的安全性也是一大問(wèn)題。

3加強(qiáng)人事檔案保密工作的有效措施

3.1建立健全人事檔案保密制度

良好的人事檔案保密制度是提升人事檔案資料安全性的基礎(chǔ)，各組織單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)法律條款，結(jié)合自身工作實(shí)際，建立起一套科學(xué)、完善，并且能夠適應(yīng)信息化大環(huán)境的檔案管理制度，并以此為基礎(chǔ)來(lái)規(guī)范檔案的收集、歸檔、借閱等操作流程，提升人事檔案的安全性。

第一，完善人事檔案收的集制度。為從源頭上解決人事檔案泄露的問(wèn)題，工作人員應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)人事檔案的收集力度，確保檔案的真實(shí)性和完整性，尤其是一些涉及人員隱私的信息；

第二，完善人事檔案審批制度，按利用目的來(lái)確定檔案借閱范圍以及規(guī)定審批手續(xù)；

第三，要建立完善的檔案借閱統(tǒng)計(jì)制度，設(shè)置時(shí)間期限，并讓檔案借閱者對(duì)這一時(shí)期內(nèi)借閱次數(shù)、復(fù)印情況、收發(fā)情況做一個(gè)詳盡的報(bào)告；

第四，要進(jìn)一步完善人事檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制一些借閱者對(duì)保密材料的利用；

第五，建立追責(zé)制度。追責(zé)制度的建立一方面是為了加強(qiáng)工作人員的管理力度，另一方面也是為了在發(fā)現(xiàn)人事檔案泄露后，能夠第一時(shí)間了解泄露者、泄露原因以及泄露范圍等相關(guān)信息并進(jìn)行處理。

3.2提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

第一，從事檔案管理的人員必須要有過(guò)硬的政治覺(jué)悟和思想意識(shí)，正確認(rèn)識(shí)安全保密對(duì)組織建設(shè)和發(fā)展的深刻影響；

第二，檔案管理、使用、經(jīng)辦各環(huán)節(jié)工作人員，應(yīng)具備高度的政治素養(yǎng)和道德水平，能夠自覺(jué)按要求做好信息保密工作；

第三，為適應(yīng)不斷發(fā)展的現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化管理趨勢(shì)，相關(guān)工作人員需要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)管理和處理技術(shù)的學(xué)習(xí)，提高人事檔案管理的信息化水平。

3.3提高當(dāng)事人的個(gè)人信息保密意識(shí)

雖然說(shuō)檔案管理工作是檔案管理員的職責(zé)所在，但是對(duì)于這種保密性質(zhì)的檔案材料，僅憑管理員一人之力是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，需要當(dāng)事人加強(qiáng)對(duì)自身隱私信息的重視程度。基于此，各組織單位可通過(guò)講座、培訓(xùn)或其他方式加強(qiáng)對(duì)人事檔案重要性的宣傳，使相關(guān)人員切實(shí)認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要意義，了解檔案泄露的嚴(yán)重后果。

3.4為人事檔案數(shù)字化信息安全提供技術(shù)保障

加大對(duì)設(shè)備、軟件的投入，能使人事檔案信息管理及時(shí)更新，使人事檔案數(shù)字化過(guò)程和管理更加高效、穩(wěn)定、安全。人事檔案數(shù)字化信息安全保密技術(shù)保障包括：防火墻技術(shù)、加密技術(shù)、操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)等。加密技術(shù)是人事檔案數(shù)字化信息最直接安全的方法，并且能夠應(yīng)用于數(shù)字化人事檔案加密的技術(shù)也很多，舉例來(lái)說(shuō)，“非對(duì)稱(chēng)密鑰”是當(dāng)前應(yīng)用較為廣泛的傳輸加密技術(shù)之一，普遍用于發(fā)送電子檔案信息的公開(kāi)密鑰和接收保密信息的私鑰，而第三方也難對(duì)應(yīng)用該加密技術(shù)的文檔信息進(jìn)行解碼，有效地保障了人事檔案的安全傳輸。

4結(jié)束語(yǔ)

總而言之，我國(guó)人事檔案管理工作的開(kāi)發(fā)利用和檔案保密是十分重要的兩部分內(nèi)容，并且這兩部分內(nèi)容也不是獨(dú)立的，而是互相補(bǔ)充、互為保全，為各單位的穩(wěn)定、健康發(fā)展和社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步有著十分重要的作用，因此，各單位需要積極探索，并采取各種有效措施來(lái)確保人事檔案的安全性，切實(shí)提高人事檔案的保密性，提高人事檔案的管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1] 莫延欽.淺析人事檔案利用中的保密工作[J].人力資源管理，2017（08）：392-393.

[2] 張衛(wèi)英.人事檔案信息化建設(shè)中的安全保密措施初探[J].才智，2017（22）：253.

[3] 董杰.人事檔案數(shù)字化及安全保密控制[J].黑龍江檔案，2017（01）：74.