劉德銘

摘 要：做好工業(yè)園區(qū)的檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)園區(qū)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著十分重要的作用。本文對(duì)工業(yè)園區(qū)檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，進(jìn)而就如何提高工業(yè)園區(qū)檔案管理水平提出了一些可行性措施。希望能給工業(yè)園區(qū)檔案管理工作提供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：工業(yè)園區(qū) 檔案 管理水平 提高 策略

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）12（c）-0185-02

隨著改革開(kāi)放和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不斷深入，工業(yè)園區(qū)如雨后春筍大量的快速崛起。在工業(yè)園區(qū)的發(fā)展過(guò)程中，必然產(chǎn)生許多有價(jià)值的檔案信息資料。資料的載體是多種多樣的，主要是文字、圖片、聲像、實(shí)物以及電子信息等。檔案記錄了工業(yè)園區(qū)產(chǎn)生與發(fā)展的整個(gè)過(guò)程，形成了較高的參考價(jià)值。因此，有效地管理這些檔案信息，對(duì)于促進(jìn)工業(yè)園區(qū)的健康持續(xù)發(fā)展發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。但是就目前的工業(yè)園區(qū)檔案管理狀況來(lái)看，還存著在一些需要解決的問(wèn)題。我們需要分析存在問(wèn)題的原因，強(qiáng)化工業(yè)園區(qū)檔案管理水平，更好地促進(jìn)工業(yè)園區(qū)的穩(wěn)定與發(fā)展。

1 目前工業(yè)園區(qū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

工業(yè)園區(qū)的發(fā)展離不開(kāi)規(guī)范有效的管理，而工業(yè)園區(qū)的檔案室管理工作是促進(jìn)工業(yè)園區(qū)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作。搞好工業(yè)園區(qū)的檔案管理，可以提高園區(qū)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)園區(qū)的健康發(fā)展。但是目前工業(yè)園區(qū)的檔案管理工作滯后于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理還處于低水平管理的層次，還存在著許多問(wèn)題。

1.1 工業(yè)園區(qū)檔案管控機(jī)制不健全

隨著時(shí)代的發(fā)展，相關(guān)部門(mén)對(duì)于工業(yè)園區(qū)檔案管控工作有了進(jìn)一步的重視，對(duì)于工業(yè)園區(qū)檔案管理的必要性有了更高的認(rèn)識(shí)。但是從園區(qū)檔案管理工作的整體來(lái)看，管理者對(duì)于園區(qū)管控工作的關(guān)注度還不太高，所以在檔案管理方面的投入及檔案管理人員的配置上沒(méi)有得到高度重視。有的人認(rèn)為園區(qū)檔案管理對(duì)于園區(qū)建設(shè)的作用不明顯，不能與直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的工作相提并論，檔案管理工作做得再好也對(duì)經(jīng)濟(jì)效益的提高產(chǎn)生影響不大。另外，盡管目前各個(gè)地區(qū)的工業(yè)園區(qū)的管控機(jī)構(gòu)都采取了一定的措施，建立了檔案管控機(jī)制，但是目前仍然存在著管控機(jī)制不健全的現(xiàn)象，例如檔案的搜集機(jī)制、管理機(jī)制、運(yùn)用機(jī)制各個(gè)方面，這些機(jī)制的不完善致使檔案的利用價(jià)值很難提升，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不健全，通常會(huì)發(fā)生遺失或者損壞的問(wèn)題，檔案管理的作用無(wú)法得到有效發(fā)揮。

1.2 檔案管理工作者業(yè)務(wù)水平較低

目前，工業(yè)園區(qū)檔案管理者業(yè)務(wù)水平不高，檔案管理的專(zhuān)業(yè)性不高，檔案管控知識(shí)不足。他們?nèi)鄙賲⒓訉?zhuān)業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，這就致使工作目標(biāo)不明確，工作效率不高，專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)的問(wèn)題。另外，目前工業(yè)園區(qū)分管園區(qū)檔案管控的工作的部門(mén)和工作者，大都是采取被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)，大多是坐等歸檔，不能全面的主動(dòng)地發(fā)掘園區(qū)檔案中的相關(guān)資料，檔案信息的轉(zhuǎn)化與使用效率不高。

1.3 檔案管理的信息化程度不高

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，人類(lèi)社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛運(yùn)用于社會(huì)生活的各個(gè)方面。工業(yè)園區(qū)的檔案管理依舊采取傳統(tǒng)的管理方式，落后的管控手段，難以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的要求，具體表現(xiàn)為管理手段落后，缺少現(xiàn)代化管理設(shè)施，阻礙了園區(qū)檔案的管控與園區(qū)檔案的利用效率的提高。

2 提高工業(yè)園區(qū)檔案管理水平的策略

2.1 有效履行工業(yè)園區(qū)檔案管理機(jī)構(gòu)的職能

一般認(rèn)為工業(yè)園區(qū)的重點(diǎn)工作是把經(jīng)濟(jì)搞上去，忽視檔案管理工作。因此一定要更新觀念，充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要意義。把檔案管理工作作為考核工業(yè)園區(qū)整體工作的重要內(nèi)容。首先要對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組織，每個(gè)檔案工作人員要明確自身的職責(zé)，把檔案管理納入工業(yè)園區(qū)整體建設(shè)工作當(dāng)中，檔案管理一定要與工業(yè)園區(qū)建設(shè)同步。此外，園區(qū)要加強(qiáng)檔案管理的硬件建設(shè)，建立檔案管理室，設(shè)置具有較高業(yè)務(wù)水平的檔案管理專(zhuān)職人員。要重視檔案管理人員的工作，通過(guò)良好的待遇與鼓勵(lì)措施保障檔案管理人員工作的穩(wěn)定，表彰在檔案管理中表現(xiàn)出色的檔案管理人員，同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

2.2 加強(qiáng)對(duì)于園區(qū)檔案管理，提高檔案管理水平

一是工業(yè)園區(qū)應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理硬件設(shè)施的建設(shè)，建立綜合的檔案室，檔案工作人員要熟悉檔案管理規(guī)范，按規(guī)范管理檔案，要對(duì)檔案進(jìn)行整理分類(lèi)，做到檔案登記及時(shí)，按照類(lèi)型規(guī)范的編排目錄，做到各類(lèi)檔案臺(tái)帳齊全。二是要注重對(duì)檔案的二期開(kāi)發(fā)利用，提高檔案利用價(jià)值。檔案管理人員要提高服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)積極地開(kāi)展檔案服務(wù)活動(dòng)，幫助園區(qū)企業(yè)或者個(gè)人發(fā)揮檔案的作用，更好地為園區(qū)及員工服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，要建立完善園區(qū)檔案管理規(guī)范制度，如檔案的收集制度、保管制度、鑒定制度、保密制度及檔案的利用制度等。要建立檔案借閱臺(tái)帳，保障檔案外借與歸還。三是園區(qū)內(nèi)的相關(guān)企業(yè)單位和園區(qū)管委會(huì)要重視檔案管理工作，完善檔案管理設(shè)施，配備檔案管理設(shè)備，并且制定檔案管理要求，確保檔案的有效利用與檔案安全。四是實(shí)施檔案移交制度。因?yàn)閳@區(qū)的檔案管理機(jī)構(gòu)隸屬市檔案管理機(jī)構(gòu)管理，在園區(qū)保管五年以上的檔案要向上級(jí)管理機(jī)構(gòu)移交，任何單位和個(gè)人不得私自進(jìn)行檔案保管，對(duì)于對(duì)檔案造成損壞及丟失的情況要按相關(guān)法律進(jìn)行嚴(yán)格處理。

2.3 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員是園區(qū)檔案管理的主體，是決定檔案管理工作成敗的重要因素。因此，一定要致力于建設(shè)一支高素質(zhì)的工業(yè)園區(qū)檔案管理團(tuán)隊(duì)，要建設(shè)業(yè)務(wù)能力過(guò)硬的園區(qū)檔案管控人員，要做好如下幾個(gè)方面工作。

一是做好檔案管理人員的招聘工作，在招聘時(shí)要注重被招聘者的專(zhuān)業(yè)知識(shí)并且具有比較豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人才，嚴(yán)格把關(guān)，不放松要求；二是要加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的培訓(xùn)工作，建立與完善工業(yè)園區(qū)檔案管理者在崗培訓(xùn)制度，可以采取多種形式對(duì)檔案管控者進(jìn)行培訓(xùn)，如利用講座、交流等形式進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)及信息技術(shù)等內(nèi)容的培訓(xùn)，使檔案管控者不斷適應(yīng)檔案管理的現(xiàn)代化要求；三是園區(qū)檔案管控者應(yīng)該提高服務(wù)理念，瞄準(zhǔn)市場(chǎng)發(fā)展的方向，使自己的管理理念與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方向相一致，注重與相關(guān)的部門(mén)及機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，使園區(qū)檔案資源得到有效利用與開(kāi)發(fā)。此外，工業(yè)園區(qū)檔案管理人員要在允許的情況下，對(duì)檔案的實(shí)際內(nèi)容時(shí)行探究，以發(fā)現(xiàn)可以轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力或者具有潛在價(jià)值的信息，更好地為園區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。同時(shí)，管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，把園區(qū)檔案服務(wù)只是面對(duì)特定的部門(mén)的狀態(tài)，變?yōu)楦娱_(kāi)放的形式，變?yōu)榭梢詾樗腥朔?wù)，滿足全社會(huì)的要求，更周到的服務(wù)于社會(huì)。

2.4 優(yōu)化管理模式，實(shí)現(xiàn)工業(yè)園區(qū)檔案管理的信息化

隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)達(dá)，信息化管理也成為檔案管理的重要主題。傳統(tǒng)的工業(yè)園區(qū)檔案管理一般采取紙質(zhì)介體，形式單一，效率不高。因此，工業(yè)園區(qū)的檔案管理要由傳統(tǒng)低效的管理模式向計(jì)算機(jī)信息技術(shù)高效的管理模式轉(zhuǎn)變。這也對(duì)工業(yè)園區(qū)檔案管理工作提出了更高的要求，園區(qū)檔案管理機(jī)構(gòu)必須創(chuàng)新管理模式，制定適合當(dāng)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的檔案管理形式與辦法，及早地實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。檔案管理的信息化不僅是把傳統(tǒng)的人力管理方式變成電腦記錄，而應(yīng)該依靠電腦與網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)管控的水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化，運(yùn)用電腦與網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建高效的檔案信息管理平臺(tái)。例如實(shí)現(xiàn)信息搜集、歸納與編制索引等環(huán)節(jié)，都可以實(shí)現(xiàn)高效的信息化管理。再如信息化管理也可以應(yīng)用到倉(cāng)庫(kù)的管控與特殊檔案管理上。同時(shí)，要運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)提供信息化報(bào)務(wù)，讓相關(guān)人員都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索、查詢與運(yùn)用檔案信息，發(fā)揮園區(qū)檔案的作用，提高運(yùn)用效率，滿足園區(qū)企業(yè)及個(gè)人對(duì)于檔案的個(gè)性化需求。

3 結(jié)語(yǔ)

工業(yè)園區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展離不開(kāi)規(guī)范有效的管理，而要實(shí)現(xiàn)規(guī)范有效的管理就必須高度重視園區(qū)檔案管理工作。從領(lǐng)導(dǎo)到員工都應(yīng)該明確檔案管理的意義與作用，要認(rèn)真分析工業(yè)園區(qū)檔案管理存在的問(wèn)題，通過(guò)建立園區(qū)檔案管理機(jī)構(gòu)與制訂檔案管理制度，發(fā)揮園區(qū)檔案管理的作用，提高檔案管理水平，加速園區(qū)檔案管理的信息化，促進(jìn)工業(yè)園區(qū)經(jīng)濟(jì)的健康與快速的發(fā)展。

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