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        巧用Excel函數(shù)實(shí)現(xiàn)中職招生數(shù)據(jù)的自動統(tǒng)計(jì)

        2018-06-04 13:10:40
        關(guān)鍵詞:登記表新生決策

        (佛山市高明區(qū)高級技工學(xué)校 廣東佛山 528000)

        在日常的工作中,經(jīng)常會遇到大量的數(shù)據(jù)需要進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。Excel具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力,但方法不當(dāng)也是事倍功半。往年學(xué)校招生決策時,都是采用自動篩選加人工統(tǒng)計(jì)的方法進(jìn)行基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)分析,致使決策滯后。在實(shí)際運(yùn)用的摸索中,探究出巧用Excel函數(shù)實(shí)現(xiàn)招生數(shù)據(jù)的自動統(tǒng)計(jì),希望此文能夠開拓視角,幫助大家解決工作中遇到其他類似數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)問題。

        一、職業(yè)學(xué)校招生信息錄入及統(tǒng)計(jì)過程中存在的問題

        當(dāng)今的初中畢業(yè)生在網(wǎng)上填報(bào)志愿時存在很大的隨意性,對專業(yè)的選擇也搖擺不定,導(dǎo)致歷年網(wǎng)上錄取的學(xué)生到校注冊率不高,流動性較大。中職學(xué)校的招生工作通常在中考成績公布后、網(wǎng)上錄取公布之前就拉開了序幕。這樣就存在著幾個需要協(xié)調(diào)的問題:各專業(yè)每天現(xiàn)場招錄了多少人?預(yù)留多少名額給網(wǎng)上錄取的學(xué)生?火爆專業(yè)錄取的及時控制和協(xié)調(diào)好各專業(yè)錄取的平衡?因此各專業(yè)的錄取人數(shù),繳費(fèi)注冊人數(shù)、待錄人數(shù)和初步判斷網(wǎng)錄和現(xiàn)場錄可能存在的重復(fù)等數(shù)據(jù)需要即時的統(tǒng)計(jì),它們影響著招生負(fù)責(zé)人及時做出分析決策、調(diào)整和下達(dá)招生命令、協(xié)調(diào)把控全局的作用。[1]

        二、巧用函數(shù)實(shí)現(xiàn)招生信息的快速錄入和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

        對于有豐富招生經(jīng)驗(yàn)的領(lǐng)導(dǎo)來說,現(xiàn)場招錄新生數(shù)據(jù)的及時統(tǒng)計(jì)是他們做出準(zhǔn)確判斷和果斷決策的先決條件。如何快速錄入和統(tǒng)計(jì)分析出一組數(shù)據(jù)呢?下面就以一張“新生報(bào)名登記表”為例,通過使用SUMPRODUCT等函數(shù)功能來解決關(guān)鍵數(shù)據(jù)的自動統(tǒng)計(jì)分析的問題。

        首先在Excel工作薄中建立三張工作表,分別為:“招新生登記表”用來錄入新生信息;“數(shù)據(jù)分析表”用來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動統(tǒng)計(jì);“使用說明”介紹使用方法和注意事項(xiàng)?!罢行律怯洷怼毙枰獙?shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)籌安排和約束;在“數(shù)據(jù)分析”表中利用Excel強(qiáng)大的函數(shù)功能事先設(shè)定好函數(shù),使其輕松實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動統(tǒng)計(jì),第一時間為招生決策提供最準(zhǔn)確、最有價(jià)值的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)信息。

        1.快速錄入——“數(shù)據(jù)有效性”來幫忙

        招生點(diǎn)工作人員需要將新生的招錄信息錄入到Excel表格中,一要速度、二要準(zhǔn)確、三要方便數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)。例如:錄入專業(yè)可能存在“汽車維修(高)”或“汽高”等不同的表達(dá),這樣的不確定性會導(dǎo)致函數(shù)統(tǒng)計(jì)的錯誤,而且錄入文字也浪費(fèi)時間。如何實(shí)現(xiàn)快速錄入又保障函數(shù)統(tǒng)計(jì)正確性?且看Excel“數(shù)據(jù)有效性”命令來幫忙。

        “數(shù)據(jù)有效性”可以限定格式,錄入學(xué)生信息時只需單擊選擇單元格的下拉列表項(xiàng)即可。該命令即可規(guī)范錄入,又能讓函數(shù)的設(shè)計(jì)變得簡潔、有效,最大限度的避免錯誤和統(tǒng)計(jì)失敗,并且提高了錄入的速度。

        在“招新生登記表”中,需要對“畢業(yè)中學(xué)、性別、報(bào)讀/錄取專業(yè)名稱、錄取狀態(tài)、是否注冊、現(xiàn)場/網(wǎng)絡(luò)錄取可能存在的重復(fù)”等六個字段進(jìn)行“數(shù)據(jù)有效性”的定義。以字段“錄取狀態(tài)”為例,它只可能存在2種狀態(tài):已錄和待錄。設(shè)置步驟如下:

        Step1:在需要錄入數(shù)據(jù)的位置單擊,即選定單元格;

        Step2:執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”命令;

        Step3:在彈出的對話框中進(jìn)行設(shè)置,有效性條件“允許”設(shè)置為“序列”,“來源”下方的文本框中輸入:1.已錄,2.待錄。

        Step4:點(diǎn)擊“確定”完成設(shè)置。

        2.自動統(tǒng)計(jì)——SUMPRODUCT函數(shù)顯身手

        在招生過程中,領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)心的一組數(shù)據(jù):各專業(yè)的錄取人數(shù),繳費(fèi)注冊人數(shù)、待錄人數(shù)和初步判斷網(wǎng)錄和現(xiàn)場錄可能存在的重復(fù)。通過檢測這組數(shù)據(jù)的變化,招生負(fù)責(zé)人可及時做出分析決策、調(diào)整和下達(dá)招生命令、協(xié)調(diào)把控全局。

        從壟作坡耕地和復(fù)墾循坡耕地的樣點(diǎn)的 7Be含量分布情況來看(表1),在一個侵蝕季節(jié)內(nèi)的雨季開始前期(5月)和雨季后期(8月)不同階段,壟作坡耕地表土 7Be含量的相對變化是雨季后期(8月)大于雨季開始前期(5月),農(nóng)作物種植和鋤耕活動促進(jìn)了表層土壤顆粒中 7Be的再分散趨勢,并且在及雨季開始后土壤顆粒出現(xiàn)明顯運(yùn)移。而在復(fù)墾循坡耕地的情況則相反,是雨季開始前期(5月)大于雨季后期(8月),表明無翻地情況的休耕坡地的坡度與坡位等微地形特征造成了 7Be含量的不均勻分布,其后由撂荒坡地轉(zhuǎn)變?yōu)榉N植坡地的鋤耕擾動出現(xiàn)表層土壤顆?;旌隙?7Be含量的相對均勻分布特征。

        如何快速統(tǒng)計(jì)出這一組數(shù)據(jù)呢?利用SUMPRODUCT函數(shù)功能,就能輕松搞定。

        SUMPRODUCT函數(shù)它有一項(xiàng)非??岬墓δ埽憾鄺l件計(jì)算,即計(jì)算符合2個或2個以上條件的個數(shù)。例如:=Sumproduct((A1:A50=數(shù)值1)*(B1:B50=數(shù)值2)),用來統(tǒng)計(jì)第1行到第50行,A列等于數(shù)值1,同時 B列等于數(shù)值2的個數(shù)。

        SUMPRODUCT函數(shù)如此強(qiáng)大,大家來看看它在招生關(guān)鍵數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)上是如何大顯身手的。

        (1)數(shù)據(jù)表

        表1 部分關(guān)鍵數(shù)據(jù)表

        如上表1中的H、M、N和R列分別表示:報(bào)讀專業(yè)、錄取狀態(tài)、否繳費(fèi)注冊、是否重復(fù),這些都是SUMPRODUCT函數(shù)統(tǒng)計(jì)時所需的關(guān)鍵數(shù)據(jù)。在設(shè)計(jì)表格時,考慮到文件的實(shí)用性,設(shè)計(jì)“招新生登記表”和“數(shù)據(jù)分析表”2個表格中,在統(tǒng)計(jì)表格中在預(yù)先定義好函數(shù)。[2]

        (2)一招搞定函數(shù)統(tǒng)計(jì)

        簡單的原理、相同的函數(shù)輕松搞定全部關(guān)鍵數(shù)據(jù)的自動統(tǒng)計(jì),為招生決策及時的提供數(shù)據(jù)依據(jù)。以數(shù)控高級工專業(yè)為例,數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的函數(shù)如下(跨表使用):

        眼花嗎?其實(shí)原理很簡單:求各列數(shù)據(jù)同時滿足條件的個數(shù)??雌饋韽?fù)雜,知曉原理之后就會覺得簡單,設(shè)置其他專業(yè)的統(tǒng)計(jì)函數(shù),只需要將上述公式中的專業(yè)名稱修改一下就可以了。

        3.有效核對——COUNT家族和SUM聯(lián)手巧保障

        事先定義好統(tǒng)計(jì)函數(shù)的“招新生登記表”在實(shí)際運(yùn)用初期,發(fā)現(xiàn)各招生點(diǎn)信息匯總后的數(shù)據(jù)總序號和統(tǒng)計(jì)表的合計(jì)人數(shù)對不上?數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)正確性的問題產(chǎn)生了,該如何及時發(fā)現(xiàn)和防范統(tǒng)計(jì)誤差呢?

        從不同的角度思考同一個問題,用不同的方法統(tǒng)計(jì)同一個數(shù)據(jù),若得出相同結(jié)論,那么數(shù)據(jù)的正確性就能到有效的保障。Excel表格提供了豐富的函數(shù),我們一起看看COUNT函數(shù)家族和SUM函數(shù)如何聯(lián)手巧妙的保障招生統(tǒng)計(jì)結(jié)果的有效核對,幫助我們及時發(fā)現(xiàn)和更正統(tǒng)計(jì)錯誤。

        保障一、從細(xì)處著眼核查

        設(shè)計(jì)一組COUNTIF函數(shù),用來核對SUMPRODUCT函數(shù)統(tǒng)計(jì)出來的數(shù)據(jù)是否有誤,即從細(xì)處著眼核查。以數(shù)控高級工專業(yè)為例,用COUNTIF函數(shù)對招生登記表的H列,求出滿足特定專業(yè)的單元格個數(shù)。其函數(shù)和邏輯關(guān)系表述如表2所示。

        表2 函數(shù)和邏輯關(guān)系表述

        只要用兩種不同函數(shù)統(tǒng)計(jì)出來的數(shù)據(jù)能保持一致,即:已錄取人數(shù)+待錄人數(shù)=核對用數(shù)據(jù),說明統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)正確。

        保障二、從全局把控,數(shù)據(jù)兩兩呼應(yīng)

        (1)在“數(shù)據(jù)分析表”即上圖統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上,用SUM函數(shù)直接對上方求和,即由分而總,按已錄取人數(shù)、待錄人數(shù)和注冊人數(shù)分別統(tǒng)計(jì),結(jié)果用來相互印證。

        (2)從大處著眼,減少條件約束,保障統(tǒng)計(jì)正確性。最能直觀反映招錄情況的是M列的“錄取狀態(tài)”,對M列進(jìn)行單一條件的統(tǒng)計(jì),數(shù)據(jù)準(zhǔn)確且具有較強(qiáng)的核對功能。如:函數(shù)COUNTIF(招新生登記表!M:M,"=1.已錄")、COUNTIF(招新生登記表!M:M,"=2.待錄")對M列統(tǒng)計(jì)已錄和待錄人數(shù),只要“已錄+待錄=總的報(bào)名人數(shù)序號”就表示數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)無誤。

        (3)拋開所有的信息干擾,直接使用COUNT函數(shù)統(tǒng)計(jì)B列(序號)包含數(shù)字的個數(shù),也就是合計(jì)報(bào)名的人數(shù)。函數(shù)為:=COUNT(招新生登記表!B:B),同時這個數(shù)應(yīng)該和“招錄新生登記表”中的A列總序號、上述1和2中得到的合計(jì)人數(shù)都保持一致。

        多方位多角度考慮,采用不同的函數(shù),若數(shù)據(jù)間能兩兩呼應(yīng),相互印證,即可確保統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)正確無誤。倘若數(shù)據(jù)之間不能相互呼應(yīng),出現(xiàn)不一致情況,“保障一”所描述的數(shù)據(jù)一定先出錯,從細(xì)處著眼,能很快發(fā)現(xiàn)錯誤的源頭。

        三、結(jié)論與建議

        近兩年的招生都使用此統(tǒng)計(jì)表完成招生信息的錄入和統(tǒng)計(jì),跟之前傳統(tǒng)的方法相比,工作效率顯著的提升,同時解決了以往招生過程中決策相對滯后問題和其他困難。實(shí)踐證明:方法決定效率。

        巧用Excel函數(shù)實(shí)現(xiàn)招生數(shù)據(jù)的自動統(tǒng)計(jì)在實(shí)際運(yùn)用中成效顯著,實(shí)現(xiàn)招生及時決策、調(diào)整和下達(dá)招生命令、有效協(xié)調(diào)把控全局。在實(shí)際的工作中,大家會遇到很多類似的統(tǒng)計(jì)問題,建議三招解決自動統(tǒng)計(jì)。招數(shù)一:使用EXCEL中“數(shù)據(jù)有效性”命令設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)項(xiàng)列表。招數(shù)二:使用SUMPRODUCT函數(shù)搞定同時滿足多個條件的自動統(tǒng)計(jì)。招數(shù)三:采用COUNT、COUNTIF和SUM函數(shù)保障數(shù)據(jù)的有效性。

        [1]王道才.用Excel完成醫(yī)療卡信息錄入校對工作[J].電腦知識與技術(shù),2016(1):36-39

        [2]馮曉偉.一次性填充Excel中大量不相鄰空格[J].電腦知識與技術(shù),2017(1):43-44

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