徐震 毛鵬遠(yuǎn) 王長青

隨著全面二孩政策的實(shí)施，我國新生兒數(shù)量不斷飆升。《出生醫(yī)學(xué)證明》是由依法許可的醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)出具的新生兒法定醫(yī)學(xué)證明[1]，是新生兒獲得戶口登記的法定醫(yī)學(xué)依據(jù)。如何利用網(wǎng)絡(luò)化綜合管理平臺(tái)查閱《出生醫(yī)學(xué)證明》信息，甚至鑒別《出生醫(yī)學(xué)證明》的真?zhèn)?，是值得我們探索和研究的課題。南京市婦幼保健院現(xiàn)擬在院內(nèi)設(shè)計(jì)一套可供客戶端自主查詢的《出生醫(yī)學(xué)證明》網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)模型，以供日后面向全省甚至是全國推廣。

一、《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的淵源

《出生醫(yī)學(xué)證明》歷經(jīng)了四個(gè)階段五個(gè)版本的變遷。1996年以前，我國不同地域各自規(guī)定使用著不同版本的《出生醫(yī)學(xué)證明》。從1996年1月1日開始至2004年11月30日，我國規(guī)定實(shí)施了統(tǒng)一版本的《出生醫(yī)學(xué)證明》，文件規(guī)定其內(nèi)容根據(jù)新生兒出生醫(yī)學(xué)信息必須由專業(yè)婦產(chǎn)科人員如實(shí)填寫。此時(shí)的《出生醫(yī)學(xué)證明》一式二聯(lián)，分別交由新生兒監(jiān)護(hù)人與戶口登記部門（派出所）保管。醫(yī)院并未保存《出生醫(yī)學(xué)證明》存根，一旦遭遇原件丟失或信息查詢等事項(xiàng)，只能選擇到原接診醫(yī)院病案室查找原始病案或當(dāng)年產(chǎn)科登記本，不僅耗時(shí)費(fèi)力且效率低；另一方面手工填寫的《出生醫(yī)學(xué)證明》，極易導(dǎo)致違規(guī)簽發(fā)、涂改、偽造、信息登記錯(cuò)誤等情況的發(fā)生[2]。

為進(jìn)一步加強(qiáng)《出生醫(yī)學(xué)證明》的規(guī)范管理，確保出生信息資料的真實(shí)、完整，提高出生戶口登記質(zhì)量，原衛(wèi)生部、公安部統(tǒng)一制發(fā)的三聯(lián)《出生醫(yī)學(xué)證明》從2004年12月1日開始使用，統(tǒng)一版本的《出生醫(yī)學(xué)證明》由正本、副頁、存根三部分組成，為避免篡改，一律要求醫(yī)院使用計(jì)算機(jī)打印，并規(guī)定手工填寫無效。證明正本由新生兒監(jiān)護(hù)人保管[3]，副頁和存根分別交由公安機(jī)關(guān)和產(chǎn)科醫(yī)院保存。新版的出生證明還增加了新生兒父母雙方的詳細(xì)信息登記，不僅要求填寫父母雙方的身份證號(hào)碼，還要求登記父母雙方的住址[4]。為了有效地提高防偽性能，證明在副頁戶口登記機(jī)關(guān)保存聯(lián)和簽發(fā)機(jī)構(gòu)存檔聯(lián)內(nèi)增印了電子水印防偽條碼。國家衛(wèi)生計(jì)生委、公安部聯(lián)合發(fā)出通知，從2014年1月1日起，啟用新版《出生醫(yī)學(xué)證明》（第五版）。新版《出生醫(yī)學(xué)證明》采用豎版A4紙?jiān)O(shè)計(jì)，不再提供硬殼封皮，同時(shí)添加黑白水印、光學(xué)水印、微縮文字等6項(xiàng)防偽標(biāo)識(shí)。如在新證正頁右上角燙印有圓形標(biāo)志；在陽光下可見“中國婦幼衛(wèi)生標(biāo)志”中的親子圖案和“出生醫(yī)學(xué)證明”字樣等若干處隱形的防偽標(biāo)識(shí)；在“編號(hào)”部位也增印有防偽標(biāo)記[5]。新版出生醫(yī)學(xué)證明與舊版相比信息登記程序更加嚴(yán)謹(jǐn)可靠；防偽設(shè)計(jì)手段更加科學(xué)安全，不易偽造且便于保存、攜帶。

二、《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的使用途徑

《出生醫(yī)學(xué)證明》是名副其實(shí)的“人生第一證”，不但包含嬰兒出生狀態(tài)、血親關(guān)系，申報(bào)國籍、戶籍等信息，也是取得居民身份證號(hào)碼的法定醫(yī)學(xué)證明[6]；戶籍登記、申請(qǐng)移民、出國留學(xué)、兒童接受保健服務(wù)、入園入學(xué)等多個(gè)環(huán)節(jié)，都離不開《出生醫(yī)學(xué)證明》。《出生醫(yī)學(xué)證明》是依據(jù)《中華人民共和國母嬰保健法》出具的，必須由國家批準(zhǔn)開展助產(chǎn)技術(shù)服務(wù)并依法取得《母嬰保健技術(shù)服務(wù)許可證》的醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)簽發(fā)[8]。出生醫(yī)學(xué)證明材料具有唯一性和不可替代性，其記載內(nèi)容非法定程序不得隨意更改、銷毀；《出生醫(yī)學(xué)證明》涉及個(gè)人隱私，一般只對(duì)當(dāng)事人及其代理人開放，并且需要通過嚴(yán)格的程序辦理。

申請(qǐng)辦理《出生醫(yī)學(xué)證明》可分為首次簽發(fā)、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)三種情況。首次簽發(fā)《出生醫(yī)學(xué)證明》需由申請(qǐng)人遞交《出生醫(yī)學(xué)證明》申領(lǐng)表；換發(fā)《出生醫(yī)學(xué)證明》也需提交《出生醫(yī)學(xué)證明》申領(lǐng)表及原《出生醫(yī)學(xué)證明》等相關(guān)材料；補(bǔ)發(fā)《出生醫(yī)學(xué)證明》需提供《出生醫(yī)學(xué)證明》申領(lǐng)表、補(bǔ)領(lǐng)《出生醫(yī)學(xué)證明》書面情況說明等相關(guān)材料[9]。近年來，隨著社會(huì)的發(fā)展，《出生醫(yī)學(xué)證明》也廣泛用于社會(huì)保險(xiǎn)及遺產(chǎn)繼承等方方面面。

三、《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理困境

1.缺乏統(tǒng)一管理規(guī)范

目前尚無文件明確《出生醫(yī)學(xué)證明》在醫(yī)院內(nèi)該隸屬于何部門管理。其本應(yīng)屬于病歷的一部分，一部分醫(yī)院規(guī)定其放置在婦產(chǎn)科保管；一部分醫(yī)院放置在醫(yī)務(wù)處保管；還有一部分將其放置在醫(yī)院綜合檔案室保管；甚至也有醫(yī)院將其和病歷檔案一起存放在病案室保管。由于管理權(quán)屬劃分不清，缺乏統(tǒng)一的管理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重影響了《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案材料的保管質(zhì)量，更造成了其出現(xiàn)破損、霉變、丟失等不同情況的損害狀況[10]。

2.尚未規(guī)定明確的保管期限

上級(jí)主管部門尚未對(duì)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案保管的期限作出明確規(guī)定，鑒于各大醫(yī)院負(fù)責(zé)保管《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的部門有所差別，因此各家醫(yī)院對(duì)于保管期限也存在不統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。例如：根據(jù)國家衛(wèi)生主管部門最新文件要求，1996年前的住院病歷檔案需永久保存，但實(shí)際操作中大部分醫(yī)院只將病歷檔案保存30年，20世紀(jì) 80年代前隨同住院病歷一同保存的《出生醫(yī)學(xué)證明》就很難再查詢到。因此不僅僅是醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要正確認(rèn)識(shí)《出生醫(yī)學(xué)證明》保存的問題，主管部門也亟待出臺(tái)統(tǒng)一管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

3.未設(shè)立專業(yè)保存場(chǎng)所

由于《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案沒有規(guī)定保管場(chǎng)所、保管條件、查閱利用規(guī)范，絕大多數(shù)醫(yī)院保管場(chǎng)所條件不佳，不規(guī)范的保存方式和地點(diǎn)極易造成檔案的遺失、損壞，為準(zhǔn)確有效地查詢《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案帶來了諸多不便。

4.缺乏行業(yè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

多種原因造成了《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案查詢困難，究其根源：全國各地有權(quán)限出具《出生醫(yī)學(xué)證明》的發(fā)證機(jī)構(gòu)，缺乏明確的行業(yè)保管統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，因此對(duì)新生兒的《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的管理方式和存儲(chǔ)形式不一，致使《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的查詢尚停留在紙質(zhì)或較為原始的檢索狀態(tài)，對(duì)民眾查詢個(gè)人信息帶來了諸多不便，非常不利于《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的利用。

四、構(gòu)建《出生醫(yī)學(xué)證明》網(wǎng)絡(luò)查詢管理平臺(tái)

據(jù)統(tǒng)計(jì)，2009—2013年全國《出生醫(yī)學(xué)證明》換發(fā)數(shù)和補(bǔ)發(fā)數(shù)分別為60余萬和近300萬，可見《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案查閱量大，是業(yè)務(wù)工作的支撐。以南京市婦幼保健院為例（見表1），南京市婦幼保健院2014—2016年活產(chǎn)數(shù)約占全市三分之一，且為全市唯一可以補(bǔ)辦《出生醫(yī)學(xué)證明》的單位，作為研究樣本創(chuàng)建《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，為需要查閱《出生醫(yī)學(xué)證明》信息或者有鑒別《出生醫(yī)學(xué)證明》真?zhèn)涡枨蟮膫€(gè)人提供客戶終端查詢便利。

1.制定統(tǒng)一的《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理規(guī)范

檔案部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)研究此事，早日出臺(tái)檔案管理辦法。明確《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的保存科室與存放地點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)，并可以參照文書檔案管理辦法，要求管理人員于每年年初主動(dòng)收集上一年度有關(guān)《出生醫(yī)學(xué)證明》的信息資料，至年中時(shí)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行規(guī)范整理、歸檔，年底前完成與保管科室之間的交接手續(xù)，以保證《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的歸檔質(zhì)量[11]。

2.實(shí)施專人管理，清理遺留檔案

《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案應(yīng)該由專人、專地進(jìn)行保管，不該與住院病歷合并存放，更不該放置在婦產(chǎn)科或其他業(yè)務(wù)科室保管，筆者認(rèn)為交由醫(yī)院綜合檔案室或病案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理為佳。醫(yī)院可設(shè)置專人對(duì)歷史遺留檔案進(jìn)行整理、去污、修復(fù)、掃描等，做好日常的維護(hù)保管。

3.構(gòu)建信息管理平臺(tái)

醫(yī)院對(duì)于《出生醫(yī)學(xué)證明》的管理，一方面保存紙質(zhì)存根；另一方面，使用專門的管理軟件，將《出生醫(yī)學(xué)證明》的基本信息參照文書檔案格式錄入系統(tǒng)，查詢時(shí)只需輸入證明編號(hào)、產(chǎn)婦姓名或身份證號(hào)碼等信息即可。

4.開放網(wǎng)絡(luò)管理查詢平臺(tái)

將錄入的電子數(shù)據(jù)收集并匯總，構(gòu)建一套完整的《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，并通過現(xiàn)有的互聯(lián)網(wǎng)管理手段，實(shí)現(xiàn)基層與上級(jí)單位的數(shù)據(jù)互傳，再按照特定的項(xiàng)目名稱檢索，設(shè)置客戶終端查詢，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享，便于民眾查詢個(gè)人信息，并能夠快速提升民生檔案的利用率。（詳見圖1）

隨著二孩政策的放開，傳統(tǒng)的紙質(zhì)《醫(yī)學(xué)出生證明》存檔模式已不能適應(yīng)極速發(fā)展的信息時(shí)代管理文件的要求，各級(jí)檔案保管部門要轉(zhuǎn)變觀念，在傳統(tǒng)管理模式的基礎(chǔ)上不斷拓展職能范圍，確保信息化時(shí)代電子文件歸檔的準(zhǔn)確性，并將業(yè)務(wù)性工作向文件創(chuàng)建階段延伸[12]，提高民生檔案利用服務(wù)工作水平。

*本文系2016年度國家自然科學(xué)基金項(xiàng)目“醫(yī)養(yǎng)耦合視角下城市失能老人養(yǎng)老策略研究”（課題編號(hào)：71573139）、2017年度江蘇省婦幼保健協(xié)會(huì)科研項(xiàng)目“全面兩孩政策視域下三級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)高危妊娠預(yù)警協(xié)同體系構(gòu)建及路徑優(yōu)化研究”（課題編號(hào)：FYX201723）、 2016年度南京市檔案科技項(xiàng)目計(jì)劃項(xiàng)目“南京市《出生醫(yī)學(xué)證明》共享利用研究——以南京市婦幼保健院為例”（課題編號(hào)：KX201606）階段性研究成果之一。

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