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        二孩政策實(shí)施下構(gòu)建《出生醫(yī)學(xué)證明》網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)模型初探

        2018-05-30 22:18:33徐震毛鵬遠(yuǎn)王長青
        檔案與建設(shè) 2018年11期
        關(guān)鍵詞:證明醫(yī)學(xué)醫(yī)院

        徐震 毛鵬遠(yuǎn) 王長青

        隨著全面二孩政策的實(shí)施,我國新生兒數(shù)量不斷飆升。《出生醫(yī)學(xué)證明》是由依法許可的醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)出具的新生兒法定醫(yī)學(xué)證明[1],是新生兒獲得戶口登記的法定醫(yī)學(xué)依據(jù)。如何利用網(wǎng)絡(luò)化綜合管理平臺(tái)查閱《出生醫(yī)學(xué)證明》信息,甚至鑒別《出生醫(yī)學(xué)證明》的真?zhèn)?,是值得我們探索和研究的課題。南京市婦幼保健院現(xiàn)擬在院內(nèi)設(shè)計(jì)一套可供客戶端自主查詢的《出生醫(yī)學(xué)證明》網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)模型,以供日后面向全省甚至是全國推廣。

        一、《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的淵源

        《出生醫(yī)學(xué)證明》歷經(jīng)了四個(gè)階段五個(gè)版本的變遷。1996年以前,我國不同地域各自規(guī)定使用著不同版本的《出生醫(yī)學(xué)證明》。從1996年1月1日開始至2004年11月30日,我國規(guī)定實(shí)施了統(tǒng)一版本的《出生醫(yī)學(xué)證明》,文件規(guī)定其內(nèi)容根據(jù)新生兒出生醫(yī)學(xué)信息必須由專業(yè)婦產(chǎn)科人員如實(shí)填寫。此時(shí)的《出生醫(yī)學(xué)證明》一式二聯(lián),分別交由新生兒監(jiān)護(hù)人與戶口登記部門(派出所)保管。醫(yī)院并未保存《出生醫(yī)學(xué)證明》存根,一旦遭遇原件丟失或信息查詢等事項(xiàng),只能選擇到原接診醫(yī)院病案室查找原始病案或當(dāng)年產(chǎn)科登記本,不僅耗時(shí)費(fèi)力且效率低;另一方面手工填寫的《出生醫(yī)學(xué)證明》,極易導(dǎo)致違規(guī)簽發(fā)、涂改、偽造、信息登記錯(cuò)誤等情況的發(fā)生[2]。

        為進(jìn)一步加強(qiáng)《出生醫(yī)學(xué)證明》的規(guī)范管理,確保出生信息資料的真實(shí)、完整,提高出生戶口登記質(zhì)量,原衛(wèi)生部、公安部統(tǒng)一制發(fā)的三聯(lián)《出生醫(yī)學(xué)證明》從2004年12月1日開始使用,統(tǒng)一版本的《出生醫(yī)學(xué)證明》由正本、副頁、存根三部分組成,為避免篡改,一律要求醫(yī)院使用計(jì)算機(jī)打印,并規(guī)定手工填寫無效。證明正本由新生兒監(jiān)護(hù)人保管[3],副頁和存根分別交由公安機(jī)關(guān)和產(chǎn)科醫(yī)院保存。新版的出生證明還增加了新生兒父母雙方的詳細(xì)信息登記,不僅要求填寫父母雙方的身份證號(hào)碼,還要求登記父母雙方的住址[4]。為了有效地提高防偽性能,證明在副頁戶口登記機(jī)關(guān)保存聯(lián)和簽發(fā)機(jī)構(gòu)存檔聯(lián)內(nèi)增印了電子水印防偽條碼。國家衛(wèi)生計(jì)生委、公安部聯(lián)合發(fā)出通知,從2014年1月1日起,啟用新版《出生醫(yī)學(xué)證明》(第五版)。新版《出生醫(yī)學(xué)證明》采用豎版A4紙?jiān)O(shè)計(jì),不再提供硬殼封皮,同時(shí)添加黑白水印、光學(xué)水印、微縮文字等6項(xiàng)防偽標(biāo)識(shí)。如在新證正頁右上角燙印有圓形標(biāo)志;在陽光下可見“中國婦幼衛(wèi)生標(biāo)志”中的親子圖案和“出生醫(yī)學(xué)證明”字樣等若干處隱形的防偽標(biāo)識(shí);在“編號(hào)”部位也增印有防偽標(biāo)記[5]。新版出生醫(yī)學(xué)證明與舊版相比信息登記程序更加嚴(yán)謹(jǐn)可靠;防偽設(shè)計(jì)手段更加科學(xué)安全,不易偽造且便于保存、攜帶。

        二、《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的使用途徑

        《出生醫(yī)學(xué)證明》是名副其實(shí)的“人生第一證”,不但包含嬰兒出生狀態(tài)、血親關(guān)系,申報(bào)國籍、戶籍等信息,也是取得居民身份證號(hào)碼的法定醫(yī)學(xué)證明[6];戶籍登記、申請(qǐng)移民、出國留學(xué)、兒童接受保健服務(wù)、入園入學(xué)等多個(gè)環(huán)節(jié),都離不開《出生醫(yī)學(xué)證明》。《出生醫(yī)學(xué)證明》是依據(jù)《中華人民共和國母嬰保健法》出具的,必須由國家批準(zhǔn)開展助產(chǎn)技術(shù)服務(wù)并依法取得《母嬰保健技術(shù)服務(wù)許可證》的醫(yī)療保健機(jī)構(gòu)簽發(fā)[8]。出生醫(yī)學(xué)證明材料具有唯一性和不可替代性,其記載內(nèi)容非法定程序不得隨意更改、銷毀;《出生醫(yī)學(xué)證明》涉及個(gè)人隱私,一般只對(duì)當(dāng)事人及其代理人開放,并且需要通過嚴(yán)格的程序辦理。

        申請(qǐng)辦理《出生醫(yī)學(xué)證明》可分為首次簽發(fā)、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)三種情況。首次簽發(fā)《出生醫(yī)學(xué)證明》需由申請(qǐng)人遞交《出生醫(yī)學(xué)證明》申領(lǐng)表;換發(fā)《出生醫(yī)學(xué)證明》也需提交《出生醫(yī)學(xué)證明》申領(lǐng)表及原《出生醫(yī)學(xué)證明》等相關(guān)材料;補(bǔ)發(fā)《出生醫(yī)學(xué)證明》需提供《出生醫(yī)學(xué)證明》申領(lǐng)表、補(bǔ)領(lǐng)《出生醫(yī)學(xué)證明》書面情況說明等相關(guān)材料[9]。近年來,隨著社會(huì)的發(fā)展,《出生醫(yī)學(xué)證明》也廣泛用于社會(huì)保險(xiǎn)及遺產(chǎn)繼承等方方面面。

        三、《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理困境

        1.缺乏統(tǒng)一管理規(guī)范

        目前尚無文件明確《出生醫(yī)學(xué)證明》在醫(yī)院內(nèi)該隸屬于何部門管理。其本應(yīng)屬于病歷的一部分,一部分醫(yī)院規(guī)定其放置在婦產(chǎn)科保管;一部分醫(yī)院放置在醫(yī)務(wù)處保管;還有一部分將其放置在醫(yī)院綜合檔案室保管;甚至也有醫(yī)院將其和病歷檔案一起存放在病案室保管。由于管理權(quán)屬劃分不清,缺乏統(tǒng)一的管理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)重影響了《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案材料的保管質(zhì)量,更造成了其出現(xiàn)破損、霉變、丟失等不同情況的損害狀況[10]。

        2.尚未規(guī)定明確的保管期限

        上級(jí)主管部門尚未對(duì)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案保管的期限作出明確規(guī)定,鑒于各大醫(yī)院負(fù)責(zé)保管《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的部門有所差別,因此各家醫(yī)院對(duì)于保管期限也存在不統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。例如:根據(jù)國家衛(wèi)生主管部門最新文件要求,1996年前的住院病歷檔案需永久保存,但實(shí)際操作中大部分醫(yī)院只將病歷檔案保存30年,20世紀(jì) 80年代前隨同住院病歷一同保存的《出生醫(yī)學(xué)證明》就很難再查詢到。因此不僅僅是醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要正確認(rèn)識(shí)《出生醫(yī)學(xué)證明》保存的問題,主管部門也亟待出臺(tái)統(tǒng)一管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

        3.未設(shè)立專業(yè)保存場(chǎng)所

        由于《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案沒有規(guī)定保管場(chǎng)所、保管條件、查閱利用規(guī)范,絕大多數(shù)醫(yī)院保管場(chǎng)所條件不佳,不規(guī)范的保存方式和地點(diǎn)極易造成檔案的遺失、損壞,為準(zhǔn)確有效地查詢《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案帶來了諸多不便。

        4.缺乏行業(yè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

        多種原因造成了《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案查詢困難,究其根源:全國各地有權(quán)限出具《出生醫(yī)學(xué)證明》的發(fā)證機(jī)構(gòu),缺乏明確的行業(yè)保管統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),因此對(duì)新生兒的《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的管理方式和存儲(chǔ)形式不一,致使《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的查詢尚停留在紙質(zhì)或較為原始的檢索狀態(tài),對(duì)民眾查詢個(gè)人信息帶來了諸多不便,非常不利于《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的利用。

        四、構(gòu)建《出生醫(yī)學(xué)證明》網(wǎng)絡(luò)查詢管理平臺(tái)

        據(jù)統(tǒng)計(jì),2009—2013年全國《出生醫(yī)學(xué)證明》換發(fā)數(shù)和補(bǔ)發(fā)數(shù)分別為60余萬和近300萬,可見《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案查閱量大,是業(yè)務(wù)工作的支撐。以南京市婦幼保健院為例(見表1),南京市婦幼保健院2014—2016年活產(chǎn)數(shù)約占全市三分之一,且為全市唯一可以補(bǔ)辦《出生醫(yī)學(xué)證明》的單位,作為研究樣本創(chuàng)建《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái),為需要查閱《出生醫(yī)學(xué)證明》信息或者有鑒別《出生醫(yī)學(xué)證明》真?zhèn)涡枨蟮膫€(gè)人提供客戶終端查詢便利。

        1.制定統(tǒng)一的《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理規(guī)范

        檔案部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)研究此事,早日出臺(tái)檔案管理辦法。明確《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的保存科室與存放地點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn),并可以參照文書檔案管理辦法,要求管理人員于每年年初主動(dòng)收集上一年度有關(guān)《出生醫(yī)學(xué)證明》的信息資料,至年中時(shí)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行規(guī)范整理、歸檔,年底前完成與保管科室之間的交接手續(xù),以保證《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的歸檔質(zhì)量[11]。

        2.實(shí)施專人管理,清理遺留檔案

        《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案應(yīng)該由專人、專地進(jìn)行保管,不該與住院病歷合并存放,更不該放置在婦產(chǎn)科或其他業(yè)務(wù)科室保管,筆者認(rèn)為交由醫(yī)院綜合檔案室或病案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理為佳。醫(yī)院可設(shè)置專人對(duì)歷史遺留檔案進(jìn)行整理、去污、修復(fù)、掃描等,做好日常的維護(hù)保管。

        3.構(gòu)建信息管理平臺(tái)

        醫(yī)院對(duì)于《出生醫(yī)學(xué)證明》的管理,一方面保存紙質(zhì)存根;另一方面,使用專門的管理軟件,將《出生醫(yī)學(xué)證明》的基本信息參照文書檔案格式錄入系統(tǒng),查詢時(shí)只需輸入證明編號(hào)、產(chǎn)婦姓名或身份證號(hào)碼等信息即可。

        4.開放網(wǎng)絡(luò)管理查詢平臺(tái)

        將錄入的電子數(shù)據(jù)收集并匯總,構(gòu)建一套完整的《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng),并通過現(xiàn)有的互聯(lián)網(wǎng)管理手段,實(shí)現(xiàn)基層與上級(jí)單位的數(shù)據(jù)互傳,再按照特定的項(xiàng)目名稱檢索,設(shè)置客戶終端查詢,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享,便于民眾查詢個(gè)人信息,并能夠快速提升民生檔案的利用率。(詳見圖1)

        隨著二孩政策的放開,傳統(tǒng)的紙質(zhì)《醫(yī)學(xué)出生證明》存檔模式已不能適應(yīng)極速發(fā)展的信息時(shí)代管理文件的要求,各級(jí)檔案保管部門要轉(zhuǎn)變觀念,在傳統(tǒng)管理模式的基礎(chǔ)上不斷拓展職能范圍,確保信息化時(shí)代電子文件歸檔的準(zhǔn)確性,并將業(yè)務(wù)性工作向文件創(chuàng)建階段延伸[12],提高民生檔案利用服務(wù)工作水平。

        *本文系2016年度國家自然科學(xué)基金項(xiàng)目“醫(yī)養(yǎng)耦合視角下城市失能老人養(yǎng)老策略研究”(課題編號(hào):71573139)、2017年度江蘇省婦幼保健協(xié)會(huì)科研項(xiàng)目“全面兩孩政策視域下三級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)高危妊娠預(yù)警協(xié)同體系構(gòu)建及路徑優(yōu)化研究”(課題編號(hào):FYX201723)、 2016年度南京市檔案科技項(xiàng)目計(jì)劃項(xiàng)目“南京市《出生醫(yī)學(xué)證明》共享利用研究——以南京市婦幼保健院為例”(課題編號(hào):KX201606)階段性研究成果之一。

        參考文獻(xiàn)

        [1]陳萬軍.羅江縣婦幼保健院兒童保健管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].電子科技大學(xué),2010.

        [2][3][5][10][11]賴慶梅.新形勢(shì)下《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的管理[J].城建檔案,2014(9).

        [4]新版出生證明啟用:無法核實(shí)母親信息不予簽發(fā).人民網(wǎng).2014-01-10.

        [6]張哲慧.基于居民電子健康檔案的區(qū)域衛(wèi)生信息平臺(tái)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].電子科技大學(xué),2014.

        [7]出生證—百度百科:http://baike. baidu.com/view/2128540.html.

        [8]祝艷.管理與發(fā)放新版《出生醫(yī)學(xué)證明》的問題及對(duì)策探討[J].當(dāng)代護(hù)士,2012(2).

        [9]王占偉.出生醫(yī)學(xué)證明檔案的歸檔范圍與整理方法——以南樂縣檔案館為例[J].檔案管理,2016(01).

        [12]陳燕.信息化時(shí)代公安檔案管理模式初探[D].天津大學(xué),2009.

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