劉鑫

摘 要：合并重組大學在數(shù)字化過程中會遇到學校前身檔案整理規(guī)則不一致，檔案數(shù)量大、工作人員少、設備滯后，檔案分類不明確、對數(shù)字化加工過程不了解的問題，為了使合并重組大學在數(shù)字化過程中能夠理清思路，可以從統(tǒng)一檔案管理規(guī)則、檔案數(shù)字化短期外包、統(tǒng)一檔案分類代碼、加強培訓參觀交流這幾個方面來著手，以期更加快速有效的開展數(shù)字化建設。

關鍵詞：合并重組 大學數(shù)字化 問題 對策 河南財經政法大學

1 引言

高校檔案數(shù)字化就是指利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把高校中各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲、網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享的過程，是檔案信息化建設的重要組成內容[1]。數(shù)字化建設水平的高低已經成為一所高校檔案工作水平高低的重要體現(xiàn)。但是數(shù)字化建設是一個復雜且龐大的工程，是一個不斷探索和改進的過程。在這個過程中必然要面對很多的困難和問題。本文以高校河南財經政法大學為例，就數(shù)字化過程中面臨的問題及對策進行分析。我校啟動數(shù)字化建設時，還不太了解數(shù)字化的過程，著錄和掃描的過程中，由于學校前身多，整理檔案規(guī)則不一致、分類不明確等，導致出現(xiàn)了很多問題。因此，高校檔案數(shù)字化工作首先要制定清晰的工作計劃，要根據自己學校的實際，進行科學合理的規(guī)劃，努力使檔案數(shù)字化過程中的每一個環(huán)節(jié)有秩序、高效率地進行。工作計劃的制定也有助于科學合理地安排利用各項資源，保證本校檔案數(shù)字化順利進行。

2 面臨的問題

2.1 學校前身檔案整理規(guī)則不一致。2010年3月18日，教育部致函河南省人民政府（教發(fā)函〔2010〕48號），“同意在河南財經學院與河南省政法管理干部學院合并基礎上建立河南財經政法大學。而河南財經學院的前身是鄭州師范?？茖W校，河南省政法管理干部學院前身又包括河南省政法干部學校、中央第二政法干部學校，河南省政法干部學校又與河南省司法學校合署。因此，我校的檔案實際上包括了上述所有學校的檔案。由于當時沒有一個統(tǒng)一的規(guī)則，導致各學校的檔案工作人員整理檔案的方式不一致，加上對檔案工作的不重視，檔案整理的比較混亂。我校購買的數(shù)字化軟件是南大之星檔案網絡管理系統(tǒng)，數(shù)字化目錄著錄的時候，是按文件案卷號及件號來排列的。而庫房中有些檔案是以件為單位，一份檔案標一個件號，有些檔案是以卷為單位，每一卷標一個卷號，卷里面包含很多件不同類型的檔案，有學籍類檔案，文書類檔案等等很多種，每一件又有很多頁。如果把卷號分給卷，件號分給件，那么一件里的每一頁檔案則無法編號，這樣數(shù)據掃描以后，沒地方掛接。有些常用的檔案，如錄取審批表和畢業(yè)生登記表用的比較頻繁，則不進行編號，直接將一年的錄取畢業(yè)檔案放在一個檔案盒里，只對后邊的文書類檔案進行編號。這樣沒有件號的檔案，沒辦法著錄，這些問題極大地限制了我校檔案數(shù)字化的工作進程。

2.2 檔案數(shù)量大、工作人員少、設備滯后。我校檔案館數(shù)字化工作是綜合檔案室的職責，但是綜合檔案室只有兩名工作人員，職責范圍包括了檔案的收集、加工、整理、查詢、利用。檔案范圍包括黨群、行政、教學、科研、產品、基建、設備、出版、財會等，收集、加工、整理需要耗費大量時間，且綜合檔案室一年檔案的查詢量接近三千人次，手工翻閱檔案也需要耗費很多時間。合并重組大學之后，數(shù)量巨大的檔案堆滿了三個庫房。除去收集、加工、整理、查詢、利用的時間外，用在數(shù)字化的時間少，數(shù)字化進度非常慢。綜合檔案室沒有高速掃描儀、平板掃描儀等設備，使用一體機掃描時，還要將檔案先拆卷，掃描完以后在重新裝訂，對檔案又進行了一次破壞。

2.3 檔案分類不明確。整理收集過來的學校前身的檔案時發(fā)現(xiàn)，檔案分類比較混亂。黨群行政類檔案中，多個類別代碼存在相同部門發(fā)的文件，教學類檔案中，有些成績單歸入了JX14，有些成績單歸入了JX13、錄取檔案也是同時存在于JX13和JX14中，這樣導致數(shù)據掛接時非?；靵y，查閱、統(tǒng)計數(shù)據時也不方便。

2.4 對數(shù)字化加工過程不了解。綜合檔案室一共兩個人，騰出精力放在數(shù)字化工作的只有一個人。啟動數(shù)字化之后，由于科室工作量比較大，沒有到其他高校實地考察過數(shù)字化加工的過程，基本上靠摸索數(shù)字化加工的每一個環(huán)節(jié)，在數(shù)字化加工過程中，遇到了問題，然后在去分析解決，出現(xiàn)重復工作的現(xiàn)象，浪費了大量時間。

3 解決對策

3.1 統(tǒng)一檔案管理規(guī)則。我校檔案決定分社5個全宗號，分別是河南財經政法大學全宗（A）、河南財經學院全宗（B）、河南省政法管理干部學院全宗（C）、鄭州師范專科學校全宗（D）、中央第二政法干部學校全宗（E）。我校制定了河南財經政法大學檔案管理辦法、兼職檔案員工作職責、重大活動檔案管理實施細則、檔案工作規(guī)范、檔案材料收集歸檔范圍及保管期限，明確檔案的工作原則、歸檔范圍、立卷原則與方法。我校還使用統(tǒng)一檔號結構、模式和標識。檔號模式為：年度號+分類號+案卷號。檔案采用漢語拼音和阿拉伯數(shù)字相結合的混合號碼制。所有檔案按件號來編，一份檔案就是一件，每一頁標一個頁號，這樣掛接時候，就由件號和頁號來著錄。

3.2 檔案數(shù)字化短期外包。面對檔案數(shù)量巨大、工作人員少的困境，我館決定對于利用率高、保存價值高、實用性強、需要搶救的珍貴檔案優(yōu)先進行數(shù)字化，當然這些檔案必須是按照規(guī)定能夠數(shù)字化的檔案。通過統(tǒng)計河南財經政法大學綜合檔案室查（借）閱登記表可知，我校利用率最高的檔案是黨群、行政、教學類檔案，因此，選定這三類檔案優(yōu)先進行數(shù)字化。但是這三類檔案的量依舊巨大，因此，通過短期外包找專業(yè)的公司先將上述需要優(yōu)先數(shù)字化的檔案快速做完，這樣這些檔案可以通過軟件直接檢索打印，省去了大量手工查詢的時間，然后利用騰出的時間，將其他允許數(shù)字化的檔案以及新收集的檔案進行數(shù)字化。同時，增加檔案數(shù)字化的工作人員，購買不需要拆卷即可掃描的先進設備，為以后數(shù)字化檔案館建設做準備。

3.3 統(tǒng)一檔案分類代碼。我校根據《高等學校檔案實體分類法》、《河南財經政法大學檔案管理辦法》確定的基本原則，結合我校檔案實際，制定了我校的實體分類法，規(guī)定了一級類目的設置與標識，二級類目、三級類目的標識、分類代碼，將老檔案全部換盒、重新編碼，然后在進行數(shù)字化加工。

3.4 加強培訓參觀交流。加快加強檔案工作者的培訓步伐，培養(yǎng)一支業(yè)務素質高，善于運用計算機技術的檔案隊伍是實現(xiàn)數(shù)字化建設的關鍵。因此，要多參加專門的數(shù)字化知識和操作技能的培訓，通過培訓來提高數(shù)字化人員的業(yè)務素質，加快數(shù)字化進度。同時，數(shù)字化外包時，也可以跟著專業(yè)公司，了解和學習數(shù)字化加工的細節(jié)，把自己鍛煉成高技術人才。檔案工作人員要不斷加強業(yè)務學習，提高自己的技術和業(yè)務能力，全面提高檔案工作人員的業(yè)務素質。在信息技術迅速發(fā)展的時代，檔案工作人員如果只是按部就班地按照以前的模式工作，顯然是不能適應檔案管理發(fā)展的要求。檔案工作人員應積極主動地學習最新檔案知識和技術，同時學校也應該加強兼職檔案人員的業(yè)務培訓，有計劃地提高檔案工作人員的專業(yè)素質。完善其知識結構，使他們在檔案管理的實踐中更好地適應檔案數(shù)字化的要求，努力在日常工作中有所創(chuàng)新，有所突破。同時，檔案工作人員要轉變意識觀念，改變檔案管理就是“倉庫保管”的舊觀點，用自己的實際行動發(fā)揮檔案工作人員的價值。同時，和其他高校密切聯(lián)系，保持互聯(lián)互通，學習其他高校數(shù)字化建設過程中的先進理念和經驗。

4 結語

總之，數(shù)字化建設是一個長期并不斷完善和探索的過程，高校進行檔案數(shù)字化的目的在于為師生利用檔案提供更加快捷、高效的服務。所以在開展數(shù)字化工作時，應在整個過程中都要貫徹為師生服務的思想。在進行檔案數(shù)字化建設的同時積極開展檔案的服務利用工作。高校檔案的利用服務應貫徹在檔案數(shù)字化的全過程，檔案工作人員要切實地增強服務意識，轉變觀念，正確認識檔案工作的服務屬性，在平時的工作中認真貫徹為師生的思想。

參考文獻

[1]逄淑美.關于高校檔案數(shù)字化建設的思考[J].蘭臺世界.2014