張祺蕊

摘 要：醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，它真實記錄著醫(yī)院職工個人經(jīng)歷和社會實踐，是他們業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、實戰(zhàn)業(yè)績等的重要反應(yīng)。重視和加強醫(yī)院人事檔案管理工作，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，構(gòu)建良好的有效的資源信息庫，能夠推動衛(wèi)生事業(yè)健康發(fā)展。本文從目前醫(yī)院人事檔案管理方面存在的問題入手，對如何加強人事檔案管理工作進行了簡要探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案管理；問題；對策

隨著醫(yī)療體制的不斷改革優(yōu)化，人事制度改革和人員模式改變，醫(yī)院呈現(xiàn)出人事眾多、管理多元化的特點，給醫(yī)院人事檔案管理模式提出了新要求，醫(yī)院在管理人事檔案的時候會存在問題和不足，這時我們應(yīng)該及時發(fā)現(xiàn)并解決才能不斷在優(yōu)化中前行。

1 醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

1.1人事檔案管理方式較落后

人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作，檔案材料需要由專人管理，單獨存放。目前醫(yī)院的運作信息化水平在醫(yī)療器械、醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療藥品等方面的管理是相對完善的，但是在人事檔案管理方面還沒有引起重視。重要的個人科研成果、人事調(diào)動資料歸檔等不能實時更新，存在檔案資料不完整，記錄方式相對落后，基本采取手工編輯、檢索，沒有建立數(shù)據(jù)化信息庫來實時更新個人檔案，大多數(shù)醫(yī)院人事檔案大多還是以紙質(zhì)文件為主，單純的紙質(zhì)文檔存檔容易發(fā)生檔案遺漏丟失的情況。[1]

1.2人事檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理人員業(yè)務(wù)水平是檔案管理及服務(wù)整體水平的關(guān)鍵所在，醫(yī)院對人事檔案方面的重視度不夠，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的人員結(jié)構(gòu)中，首先表現(xiàn)出來知識結(jié)構(gòu)不平衡的狀體，學(xué)歷和知識體系構(gòu)成的層次較低；其次是部分檔案管理人員是調(diào)離和中途轉(zhuǎn)行，對從事的檔案管理工作研究和認(rèn)識不深；最后，管理人員多數(shù)只安于現(xiàn)狀，沒有良好的積極心態(tài)來繼續(xù)學(xué)習(xí)和努力提高，本來知識體系就存在欠缺之處，在沒有主動學(xué)習(xí)提高的狀況下，很難促進檔案管理的水平發(fā)展。由于管理人員本身水平，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的提高。

1.3人事檔案利用率低

簡單的紙質(zhì)化人員檔案管理不能夠及時的調(diào)出每一個人員的檔案，實時性不夠，不能及時更新個人檔案的話對于醫(yī)院人事調(diào)動的檔案調(diào)查時，由于檔案沒有對個人的工作崗位調(diào)動、科研成果、學(xué)術(shù)報告等工作表現(xiàn)進行更新，那么此檔案的參考價值就不高，導(dǎo)致人事檔案的利用率低[2]。

2 加強醫(yī)院人事檔案管理的對策

2.1 規(guī)范醫(yī)院人事檔案的收集整理工作

人事檔案的收集整理工作是加強醫(yī)院人事檔案管理的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)人事檔案的收集缺乏主動性，容易造成信息收取的不及時性。因此，為規(guī)范醫(yī)院人事檔案的收集和整理工作，必須要定期采集信息，建立完善的收集機制，及時補充個人各個階段的真實材料，同時嚴(yán)格控制出現(xiàn)人事檔案錯誤、缺損及造假等問題，做到“快、準(zhǔn)、全”。收集內(nèi)容既要包括個人的基本信息、學(xué)歷研究、黨團資料、技術(shù)職稱級別等，也要包括人員在醫(yī)院工作中的各項表現(xiàn)，如醫(yī)生的救治成功率、護理人員的護理滿意度及各項研究的進展和應(yīng)用情況等，做到收集內(nèi)容定量化，確保材料質(zhì)量，避免引起新的收集問題。[3]

2.2 提高醫(yī)院人事檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)的高低影響到醫(yī)院人事工作的開展乃至醫(yī)院的發(fā)展。對醫(yī)院來說，平時要重視加強管理人員的專業(yè)素質(zhì)的提升，充分調(diào)動其工作的積極性和主動性，重視個人業(yè)務(wù)及工作能力的教育，將檔案人員培養(yǎng)納入到醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、在職學(xué)習(xí)、考察進修、參加學(xué)術(shù)交流活動等方式，定期組織人員探討如何實現(xiàn)管理工作的高效實施，制定最新的檔案管理機制。對于管理人員自身來說，要有積極和工作態(tài)度，以充分的熱情對待所從事的工作，有吃苦耐勞精神，對簡單重復(fù)的工作不厭煩、不馬虎；要做到仔細、認(rèn)真、不隨意透漏他人信息，做好檔案保密工作；也要時刻完善自己的知識水平，多學(xué)習(xí)、多請教，努力提高人事政策水平和工作質(zhì)量，全面掌握科學(xué)管理檔案的綜合技能，使工作效率達到最大限度。[4]

2.3要嚴(yán)格落實各項人事檔案管理制度

要進一步完善、規(guī)范檔案管理制度，明確檔案管理人員的相關(guān)職責(zé)，制定行之有效的管理制度。比如，要求入檔材料真實、完整、印章字跡清晰可見，檔案收集人員要根據(jù)相關(guān)規(guī)定仔細鑒定材料的真實性，建立人事檔案材料登記簿，同時也要求完善檔案審查依據(jù)，做到有章可循。醫(yī)院也要根據(jù)相關(guān)法規(guī)并結(jié)合自身管理實際，制定出高效嚴(yán)格的人事檔案管理制度，如管理人員工作職責(zé)、領(lǐng)導(dǎo)部門監(jiān)管職責(zé)、檔案入檔要求、查看借閱保密制度、無關(guān)銷毀制度等。對存在人事檔案造假人員、檔案管理瀆職人員、審查監(jiān)管松散人員，必要時可采取法律手段進行制裁，提高醫(yī)院人事檔案管理工作公平公正，做到不參雜錯誤信息、虛假信息。[5]

2.4 注重檔案保護工作

要加強檔案保存的基礎(chǔ)建設(shè)及安保工作。醫(yī)院要設(shè)有專用的檔案保存庫房，同時室內(nèi)條件要適合紙質(zhì)檔案的保存，設(shè)有滅火器、空調(diào)等設(shè)施。此外，要定期對檔案室進行衛(wèi)生清理，但要保證室內(nèi)干燥。也要確立嚴(yán)密的安保措施，檔案室大門要求為鐵門，保有其鑰匙的人員要看管好鑰匙，做到“使用時不離身、不用時保存好”。對進入檔案室的非管理人員要時刻關(guān)注，查找檔案時要準(zhǔn)確定位，以免因不必要的疏忽導(dǎo)致檔案丟失、損壞。

2.5 實現(xiàn)檔案管理的信息化

在醫(yī)療衛(wèi)生體制的不斷改革下，醫(yī)院之間人才流動非常頻繁，如果仍舊采取傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，將無法適應(yīng)新時代的要求，甚至還會影響人才的流動。所以，在新時期需要做好醫(yī)院人事檔案管理工作，就要積極加強信息技術(shù)的應(yīng)用?，F(xiàn)代化的信息管理技術(shù)能夠?qū)θ耸聶n案資料歸類管理，同時也可以對信息進行加工處理，使檔案管理更加高效性。對醫(yī)院人事檔案的信息化管理，可克服手工操作的種種不利因素，也方便醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門隨時查看人員信息，節(jié)約審查時間，提高工作效率。這種計算機管理系統(tǒng)可規(guī)定一定的訪問權(quán)限，在權(quán)限內(nèi)其他人員可以查閱、參考、評價等，這樣既能提高人事檔案管理的公共透明度，也可利于相關(guān)部門及時發(fā)現(xiàn)人才、管理人才、培養(yǎng)人才。[6]

3 結(jié)語

總之，醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，做好醫(yī)院人事檔案管理工作，是優(yōu)化醫(yī)院人力資源的重要保障，是配合醫(yī)院人事制度改革的關(guān)鍵。在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革不斷深入，醫(yī)院現(xiàn)代化管理不斷加快的前提下，只有更新醫(yī)院人事檔案管理模式，引進新技術(shù)，才能適應(yīng)時代要求，充分發(fā)揮人事檔案資源的優(yōu)勢和潛在價值，才能促進醫(yī)院的持續(xù)、健康發(fā)展。

參考文獻

[1]楊欣.淺談醫(yī)院人事檔案管理的問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（24）：170.

[2]任吉芳.提高醫(yī)院人事檔案管理效率的途徑分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（21）：132.

[3]胡開莉.淺談醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].人力資源管理，2017，（11）：237-238.

[4]喬小琴.新形勢下加強醫(yī)院人事檔案信息化管理的方法研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù). 2016（03）

[5]陳能思.淺議新時期醫(yī)院人事檔案信息化管理工作[J].東方企業(yè)文化. 2013（22）

[6]付靈運.新時期醫(yī)院人事檔案信息化管理創(chuàng)新策略探究[J].辦公室業(yè)務(wù). 2016（01）