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        關(guān)于加強新時期企業(yè)文檔保管工作的思考

        2018-05-26 09:52:08王艷
        卷宗 2018年12期
        關(guān)鍵詞:文檔管理工作

        王艷

        摘 要:在企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展歷程中,會形成大量的文檔,而這些文檔是幫助企業(yè)進(jìn)行重大決策的重要依據(jù),更是企業(yè)發(fā)展中的寶貴資源。新時期下,如何加強企業(yè)文檔保管工作,使之能夠在企業(yè)發(fā)展過程中得到最大化的利用,是企業(yè)有關(guān)職能部門面臨的重點課題?;诖?,文章就加強文檔保管工作的重要意義出發(fā),并以此為基礎(chǔ),展開關(guān)于加強新時期企業(yè)文檔保管工作的思考,以供參考。

        關(guān)鍵字:新時期 企業(yè)文檔保管工作 思考

        企業(yè)文檔是指企業(yè)過去和現(xiàn)在的各項經(jīng)營生產(chǎn)和管理活動直接形成的,對企業(yè)有保存價值的歷史記錄,是企業(yè)發(fā)展歷程的再現(xiàn)。21世紀(jì)的今天是一個全新的知識經(jīng)濟(jì)時代,時代的變更向企業(yè)的文檔保管工作提出了新的要求,企業(yè)的各項管理工作面臨著新的機遇與挑戰(zhàn),其中包括文檔保管工作。由此可見,就加強新時期企業(yè)文檔保管工作這一課題進(jìn)行思考,并探索有效的對策,無論是對于提高文檔保管水平,還是優(yōu)化企業(yè)資源配置,都有著十分重要的意義。

        1 加強企業(yè)文檔保管工作的意義

        市場經(jīng)濟(jì)體制改革的深入推進(jìn),在一定程度上影響了企業(yè)文檔保管工作的實施。在此背景下,如何加強文檔保管工作已經(jīng)成為幫助企業(yè)提高市場競爭力的重要手段之一,文檔保管工作顯得愈發(fā)重要。下面就加強文檔保管工作的意義進(jìn)行論述:

        1.1 加強企業(yè)文檔保管工作是推動企業(yè)改革與發(fā)展的客觀需要

        對于企業(yè)來說,文檔是企業(yè)開展各項生產(chǎn)經(jīng)營管理活動的重要依據(jù)之一,其和企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展建設(shè)和內(nèi)部管理活動等都有著密切性的關(guān)聯(lián)。所以說,加強文檔保管工作,做好文檔資料的歸檔工作,能夠及時提供企業(yè)所需的第一手資料,促使企業(yè)健康發(fā)展。

        1.2 加強企業(yè)文檔保管工作是實現(xiàn)社會信息交流與共享的體現(xiàn)

        企業(yè)文檔資料中存儲了企業(yè)歷年來的發(fā)展信息資源,還包括了一些人才資源信息等。通過加強文檔保管工作,及時地為企業(yè)提供必須的資料,幫助各部門獲取相關(guān)的資料信息,能夠在一定程度上加強各部門之間的交流,拓展信息交流渠道,實現(xiàn)信息的共建共享,從而達(dá)到為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展建設(shè)服務(wù)的目的。

        2 當(dāng)前企業(yè)文檔保管工作存在的主要問題

        2.1 企業(yè)重視程度不足,缺乏有效管理機制

        企業(yè)文檔是對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展歷程、經(jīng)營活動等的記載,只有以文檔為依據(jù),才能夠做好各項經(jīng)營生產(chǎn)活動。但是,就當(dāng)前的實際來看,企業(yè)在開展經(jīng)營管理活動的過程中,仍舊是把重點放在企業(yè)在經(jīng)濟(jì)市場的占有率上,而對文檔的保管工作關(guān)注力度很低,甚至把文檔保管工作和檔案管理工作列為同一工種,并由同一個人來完成,隨便應(yīng)付了事。企業(yè)對文檔保管工作的重視度低,使得文檔保管工作在企業(yè)內(nèi)部管理體系中的地位日趨弱化,這就一定程度上阻礙了保管工作的開展,嚴(yán)重影響了文檔資料功能作用的發(fā)揮。

        2.2 管理制度不完善,缺乏制約協(xié)調(diào)機制

        當(dāng)前的絕大多數(shù)企業(yè)在開展文檔保管工作時,都習(xí)慣沿用“一條龍”模式,即是負(fù)責(zé)該項工作的人員,其所取得的文檔資料由他自己負(fù)責(zé)去裝訂歸檔,并擔(dān)任保管職責(zé)。在這種“一條龍”管理模式下,倘若某一個負(fù)責(zé)人員調(diào)到其他部門工作或者辭職,那么他所負(fù)責(zé)保管的文檔資料就會受到使用限制。一旦離崗的工作人員對其所負(fù)責(zé)保管的文檔資料交代不清楚,那么中途接手的工作人員也就會“無從下手”,從而引發(fā)文檔資料保管混亂的問題。

        3 新時期下加強企業(yè)文檔保管的可行性對策

        3.1 增強時代認(rèn)識,提高企業(yè)員工文檔意識

        企業(yè)的文檔保管工作之所以成效不高,與企業(yè)員工文檔意識不高有著密切的關(guān)系。因此要想穩(wěn)步落實文檔保管工作,首先就要解決企業(yè)員工的認(rèn)識問題,只有幫助他們進(jìn)一步解放思想,脫離傳統(tǒng)陳舊觀念的束縛,樹立新理念,才能夠讓他們充分認(rèn)識到文檔保管工作是企業(yè)全局工作的重要內(nèi)容之一。而在此過程中,企業(yè)還可以通過講座、廣播等渠道廣泛宣傳文檔保管工作的相關(guān)知識,讓企業(yè)員工能夠?qū)ξ臋n工作有一種全新的認(rèn)識。而對于負(fù)責(zé)文檔保管工作的相關(guān)人員,則可以強化他們的能力培訓(xùn),讓他們接觸先進(jìn)的文檔保管知識,使他們能夠用一種開放性、前瞻性的視角在更高的層面上籌劃文檔工作,實實在在地解決文檔保管工作中存在的問題。

        3.2 完善管理制度,規(guī)范文檔保管工作建設(shè)

        規(guī)范合理的管理制度是文檔保管活動得以正常開展的前提基礎(chǔ)與保障?,F(xiàn)今雖然企業(yè)在穩(wěn)定管理上都建立了一定的管理制度,制定了一系列的規(guī)則,但是許多都只是流于形式,模仿其他一般管理活動的規(guī)則制定樣式。這些脫離了文檔保管工作實際的制度條例,并不能很好地指導(dǎo)文檔工作運作,不僅無法起到應(yīng)有的管理效果,還導(dǎo)致整項文檔保管作效率下降。所以,建立完善的管理制度,并嚴(yán)格按照這個制度進(jìn)行執(zhí)行是非常有必要的。首先,企業(yè)應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行《文檔法》、《省文檔條例》,強化依法治檔,使各項文檔保管工作能夠逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理,做到歸檔有范圍,立卷有標(biāo)準(zhǔn)。此外,企業(yè)還要結(jié)合自身實際,加強對《文檔保管制度》、《文檔借閱制度》等制度的制定,認(rèn)真落實各項文檔保管工作任務(wù),確保文檔工作得以有條不紊地開展。

        3.3 重視設(shè)施建設(shè),提升文檔保管工作的設(shè)備條件

        通過信息化技術(shù)的深入應(yīng)用,能夠?qū)崿F(xiàn)管理的自動化,從而提高企業(yè)文檔保管工作的質(zhì)量。因此,相關(guān)職能人員首先需要加強文檔保管的設(shè)施設(shè)備建設(shè),通過計算機以及網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的應(yīng)用,實現(xiàn)保管手段以及工作方式的自動化。尤其是對于文檔資料的存儲以及傳遞等,更需要最新的信息化文檔管理技術(shù)——電子文檔,將其運用到計算機的控制中。一方面,電子文檔可以有效借閱文檔的存儲空間,將文檔資料存儲到載體光盤、硬盤中去。而另一方面,電子文檔的查閱調(diào)用也十分方便,當(dāng)員工需要查閱某一文檔時,他們無需在文檔架上“苦苦尋覓”,只需要在電腦上通過輸入文檔相關(guān)關(guān)鍵字點擊搜索即可。如此一來,不僅實現(xiàn)對文檔資料的高效有序管理,并能夠大大減少工作人員的負(fù)擔(dān),有效地解決了繁瑣復(fù)雜的工作,這明顯有助于文檔保管整體效率的提升。

        3.4 建立特色數(shù)據(jù)庫,全面提高文檔保管水平

        新時期下,傳統(tǒng)的純?nèi)肆ξ臋n保管模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于企業(yè)的發(fā)展水平。在此背景下,要想做好文檔保管工作,全面提高保管水平,就必須要引進(jìn)現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù),優(yōu)化工作流程。數(shù)據(jù)庫管理作為一種現(xiàn)代化的信息技術(shù),其在當(dāng)下已經(jīng)被應(yīng)用到各大領(lǐng)域中,并獲得了一致認(rèn)可。企業(yè)可以根據(jù)文檔保管工作的實際需要,利用相關(guān)技術(shù)建立特色的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),以實現(xiàn)文檔的高效管理。首先,可以建立數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)庫,并引進(jìn)如:數(shù)碼相機、電子掃描儀等信息化設(shè)備,對檔案進(jìn)行信息化處理,并將其刻錄成光盤,便捷、高效存儲。其次,可以建立文檔信息化服務(wù)站,提高重要文檔信息資料存儲的安全性。當(dāng)然,企業(yè)還要加大對技術(shù)領(lǐng)域的關(guān)注力度,適時引進(jìn)云計算、大數(shù)據(jù)等核心技術(shù),并將這些技術(shù)投入使用,為文檔保管工作所利用。

        4 結(jié)語

        綜上所述,新時期下,文檔保管工作愈發(fā)受到各大企業(yè)的重視,在未來,其也將會在企業(yè)的發(fā)展過程中占據(jù)著越來越重要的地位。因此,作為負(fù)責(zé)文檔保管工作的相關(guān)職能部門和人員,必須要充分認(rèn)識到文檔保管工作的意義所在,并不斷實踐與探索,找出有效的保管對策,以全面提高文檔保管水平,確保企業(yè)得以健康順利地發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]王瑩;新形勢下做好文檔管理工作的建議[J];世紀(jì)橋;2011年07期

        [2]張曉;現(xiàn)代企業(yè)文檔管理制度建設(shè)研究[J];檔案學(xué)通訊;2010年06期

        [3]王朝暉;企業(yè)電子文檔管理工作的幾點思考[J];機電兵船檔案;2011年04期.

        [4]尉洪信;淺談文檔一體化管理思路[J];科技資訊;2011年24期.

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