張靜
摘 要:隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和世界進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時代,文書檔案的電子化管理已經(jīng)勢在必行。本文著重介紹和分析了文書檔案的保存模式及發(fā)展趨勢、運(yùn)用辦公自動化系統(tǒng)平臺加強(qiáng)對文書檔案的電子化管理和管理流程。
關(guān)鍵詞:文書檔案 電子化 管理 辦公自動化
文書檔案的電子化管理是辦公自動化過程中的產(chǎn)物,隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,檔案信息載體也發(fā)生了巨大的變化。辦公自動化乃至無紙辦公的實(shí)現(xiàn),使得電子文件數(shù)量與日俱增,傳統(tǒng)的檔案利用面臨著新的挑戰(zhàn)。只有改變檔案利用方式,建立健全檔案信息的電子化管理,才能使文書檔案管理跟上時代發(fā)展的步伐,發(fā)揮其應(yīng)有的功效。
1 目前文書檔案的“雙套制”保存模式及發(fā)展趨勢
現(xiàn)階段,全國的文書檔案管理、利用都實(shí)行了“雙套制”,即文件數(shù)據(jù)與文件實(shí)體同時并存。雖然,電子化文件暫不能完全取代紙質(zhì)文件,紙質(zhì)文件仍是檔案管理的主體,但從長遠(yuǎn)來看,隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,數(shù)據(jù)存儲技術(shù)的成熟,數(shù)據(jù)安全性問題得到逐步解決,電子化文件將成為文書檔案的主體。
1.1 電子文檔的定義
電子文件檔案是以數(shù)碼形式保存歸檔文件的方式。檔案電子化管理的重要工作是將以紙質(zhì)為載體的檔案形式轉(zhuǎn)換成以光盤或硬盤等數(shù)字化存儲設(shè)備作為載體的檔案形式。完成紙質(zhì)檔案電子化,需要設(shè)計以檔案時間排序?yàn)榭傮w框架的檔案管理方式。(1)文件按發(fā)文字不同排序文號,使用的設(shè)計程序可以通過選項(xiàng)做到連續(xù)排列。(2)通過特定的技術(shù)方法把一件事中密不可分的、時間跨度大的文件依次連續(xù)排列。
1.2 電子文檔與紙制文檔的區(qū)別
由于紙質(zhì)檔案原件的特性是檔案的內(nèi)容附在其紙質(zhì)形式上,內(nèi)容和載體不可分割。所以,“原件”的概念和認(rèn)定方式不適合于電子檔案。電子檔案是數(shù)字化形式,其內(nèi)容信息可與它的載體分離,它可以從一個載體復(fù)制到另一個載體,無原件與復(fù)制件之分,且很難區(qū)分其信息內(nèi)容更改的前后狀況。數(shù)字簽字的出現(xiàn)產(chǎn)生了數(shù)字簽字的電子文件,這只能證明它不是偽造的、是不能更改的原始記錄狀態(tài),但不能證明它是“原件”,因?yàn)閿?shù)字簽字的電子文件也是可以拷貝的,這就使得人們很難判斷電子檔案的原始性。因此,目前的文書檔案管理大多采用雙套制保存的方式。
2 運(yùn)用OA辦公自動化系統(tǒng)平臺對本單位文書檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理
現(xiàn)在,很多單位都使用OA辦公自動化系統(tǒng)。為更大范圍、更加有效地發(fā)揮電子文檔的作用,我們將充分利用OA辦公自動化系統(tǒng)這個平臺,使大家快捷地查詢所需要的檔案內(nèi)容,逐步改變利用檔案必須到檔案室調(diào)閱檔案實(shí)體的方式。這將有利于進(jìn)一步豐富檔案服務(wù)手段,促進(jìn)檔案利用,提高檔案信息化管理水平。
2.1 整體設(shè)計
現(xiàn)在,很多單位運(yùn)用的是OA辦公自動化系統(tǒng)。結(jié)合檔案管理工作的特性,我們擬在OA主頁上設(shè)一個“檔案”按鈕,當(dāng)大家點(diǎn)擊這個按鈕時就會出現(xiàn)檔案頁面,設(shè)(1)查檔須知、(2)檔案法規(guī)、(3)現(xiàn)行文件、(4)獲獎名冊、(5)歷史照片、(6)大事記、(7)珍貴鏡頭、(8)檔案征集等窗口,并建立關(guān)鍵詞檢索。通過這些功能,可以達(dá)到多人同時查詢利用檔案,有效地提高工作效率,提高檔案信息的共享程度,達(dá)到了資源優(yōu)化配置。
2.2 實(shí)施步驟
實(shí)現(xiàn)實(shí)體化檔案向電子化檔案過渡,設(shè)立電子化檔案局域網(wǎng)查詢窗口,需要系統(tǒng)程序的支持和相應(yīng)的配套管理措施。如:規(guī)定數(shù)據(jù)庫內(nèi)電子檔案的訪問權(quán)限及應(yīng)用軟件模塊的使用權(quán)限;運(yùn)用可靠的信息安全技術(shù),包括密碼鑒別技術(shù)、
訪問控制技術(shù)、防火墻技術(shù)、計算機(jī)網(wǎng)路病毒防治技術(shù)、計算機(jī)安全檢測技術(shù)、信息安全管理措施等,用這些必要的運(yùn)行條件來確保檔案信息的安全。
2.3 安全措施
隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,病毒侵蝕,黑客攻擊,網(wǎng)上竊聽與篡改等時刻威脅著網(wǎng)絡(luò)安全,如何維護(hù)網(wǎng)絡(luò)的安全日顯突出。盡管有防火墻、身份驗(yàn)證等有效的安全防范措施,卻也難以完全阻擋網(wǎng)上非法侵襲行為。為此,國家保密局規(guī)定,帶密級的文件不能上網(wǎng)。我們檔案管理人員在實(shí)現(xiàn)實(shí)體化檔案向電子化檔案過渡時,在設(shè)立電子化檔案網(wǎng)上查詢時一定要注意文件的屬性,帶密級的文件還以現(xiàn)行的紙質(zhì)形式傳閱,但可以將文件的條目錄入電子目錄,這既能保證上網(wǎng)文件的安全,又能保證電子文檔文件目錄的完整性。
3 文書檔案電子化管理流程
文書檔案電子化管理是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),使文書檔案管理人員與計算機(jī)辦公設(shè)備構(gòu)成服務(wù)目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng),由辦公自動化產(chǎn)生的各類文書檔案電子化文件,必須按照國務(wù)院公布的《公文處理細(xì)則》的要求進(jìn)行規(guī)范化歸檔。
3.1 電子文檔形成
文書檔案電子化管理可在電子文檔形成過程中,應(yīng)用傳統(tǒng)的方法起草、修改、審核、簽發(fā)、打印、封發(fā)并形成各類電子文件。特別注意的是,文書檔案電子化文件應(yīng)按照行文的要求選擇好文種、擬好標(biāo)題、標(biāo)明密級和時限、發(fā)送范圍等背景材料,最好能在附件上記錄下文稿的歷次修改標(biāo)記及領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的記錄,以備查詢。
3.2 電子文檔歸檔的原則
電子文件的管理應(yīng)該堅(jiān)持按時歸檔的原則,要求所形成的正式電子文件必須及時向檔案室移交。移交可以采用郵件或拷貝的形式送達(dá),并由檔案管理人員設(shè)置文件夾對其進(jìn)行分類管理。同時,也應(yīng)將正式的紙質(zhì)文件于規(guī)定的時間內(nèi)向檔案室移交,以便核對相關(guān)的電子文件,防止其發(fā)生錯亂或被人為的刪改現(xiàn)象,保證電子文件的真實(shí)性、完整性。檔案室管理人員還應(yīng)對所有歸檔的電子文件進(jìn)行檢測,確認(rèn)無病毒感染后,再將其轉(zhuǎn)錄到存儲器中,并編制文件索引以供調(diào)閱查詢。
3.3 電子文件的備份
電子文件從歸檔之日起就應(yīng)做好三備份,二份歸檔,一份對外提供利用。檔案室管理人員應(yīng)定期檢查電子文件的保存情況,確保電子文件對外提供利用及存檔雙保險。
3.4 電子文件的安全管理
檔管人員工作中應(yīng)達(dá)到以下三個方面的要求:一是確保電子文件不被非法更改;二是電子文件格式能夠被準(zhǔn)確識讀;三是承載信息的載體必須穩(wěn)定。此外對密碼的管理也應(yīng)該做到多把鑰匙開一把鎖,即操作人員的相互制約。
由此可見,有效實(shí)現(xiàn)文書檔案電子化管理,有效利用多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理,既是社會信息化發(fā)展對檔案工作提出的必然要求,也是檔案工作由手工操作的實(shí)體化管理向信息化管理發(fā)展的必然選擇。我們應(yīng)抓住機(jī)遇,努力應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù),使檔案利用工作主動適應(yīng)發(fā)展的需求,努力開創(chuàng)與時代發(fā)展需要相適應(yīng)的檔案工作的新路子。
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