潘虹

摘 要：隨著國土資源工作的發(fā)展，檔案數(shù)量越來越多，如果僅靠人工管理，不僅效率慢，也容易產(chǎn)生錯(cuò)誤，影響檔案的利用，增加檔案管理的成本。在信息科技逐漸應(yīng)用到各行各業(yè)的背景下，國土資源檔案管理也應(yīng)實(shí)行數(shù)字化，以提升國土資源檔案管理與利用實(shí)效。

關(guān)鍵詞：國土資源；檔案數(shù)字化；服務(wù)利用

國土資源檔案是國家檔案的重要組成部分，保管和利用是工作的重點(diǎn)，也是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的體現(xiàn)。在信息時(shí)代，國家也要求各級國土資源部門要加快推進(jìn)存量檔案數(shù)字化和增量檔案電子化工作，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。

一、國土資源檔案數(shù)字化及服務(wù)利用的現(xiàn)實(shí)意義

（一）有效保管、保護(hù)檔案原件

目前，國土資源檔案涵蓋的內(nèi)容比較多，既有土地開發(fā)整理、建設(shè)用地征轉(zhuǎn)用、土地利用總體規(guī)劃等業(yè)務(wù)檔案，也有機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、合并資料等部門檔案，傳統(tǒng)的保存載體是紙質(zhì)文件為主，這會(huì)導(dǎo)致提檔、歸檔工作量大，次數(shù)頻繁，檢索查檔利用效率低，也容易增加檔案受損的風(fēng)險(xiǎn)。進(jìn)行數(shù)字化檔案管理，將原始紙質(zhì)檔案電子化后，將能更好地保護(hù)檔案原件，縮小檔案后期的存儲(chǔ)空間，提高檔案的管理與利用率。

（二）有效整合檔案資源、信息

國土資源檔案具有形成周期長，內(nèi)容豐富等特點(diǎn)，與其他文書檔案不同的是，其從土地項(xiàng)目的選址、立項(xiàng)到后期的上報(bào)審批，直至招拍掛的出讓、轉(zhuǎn)讓，以及最終取得土地使用權(quán)證需要的時(shí)間長，期間涉及的需要?dú)w檔的資料按照類別，主要有土地管理類、地質(zhì)礦山類、地質(zhì)環(huán)境類、不動(dòng)產(chǎn)登記類，以及國土資源執(zhí)法監(jiān)察與行政復(fù)議、訴訟類。以國土資源執(zhí)法監(jiān)察與行政復(fù)議、訴訟類為例，土地、礦產(chǎn)衛(wèi)片檢查、違法案件，以及行政復(fù)議、訴訟案件的告知、不予受理決定、行政復(fù)議決定，行政應(yīng)訴案件等都屬于永久性保存。將這些形成于不同業(yè)務(wù)部門、不同階段又相互關(guān)聯(lián)的檔案信息資料關(guān)聯(lián)起來、綜合起來是保證后期服務(wù)利用的前提和基礎(chǔ)。

（三）有效提升利用、服務(wù)效率

傳統(tǒng)的國土資源檔案由于沒有實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，查閱、調(diào)閱檔案會(huì)受到時(shí)間、地點(diǎn)以及相應(yīng)的技術(shù)條件制約，利用服務(wù)水平低、效率慢，需要利用主體到相關(guān)部門復(fù)印、調(diào)閱等，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理后，查閱人只要通過登陸利用平臺(tái)，通過身份驗(yàn)證即可隨時(shí)隨地調(diào)閱檔案信息資料。例如，同樣一份檔案，公檢法在查辦案件需要調(diào)閱資料時(shí)可以下載相應(yīng)的數(shù)字化檔案資料，審計(jì)、紀(jì)檢等部門同樣可以在同一時(shí)間里應(yīng)工作需要復(fù)制、下載，不受其他部門已經(jīng)“借閱”的限制，滿足多頭主體的適用需要。

二、國土資源檔案數(shù)字化及服務(wù)利用的對策

（一）做好檔案數(shù)字化范圍界定

國土資源檔案數(shù)字化的范圍和內(nèi)容的界定，關(guān)乎到國土資源檔案數(shù)字化工作量的大小。國土資源檔案數(shù)量龐大、種類繁多，尤其是涉密檔案信息和圖紙資料多，不同類型的檔案在查詢和利用時(shí)的要求差異性較大。應(yīng)根據(jù)“實(shí)用性”和“輕重緩急”的原則，科學(xué)界定當(dāng)前國土資源檔案的數(shù)字化范圍和內(nèi)容：首先是選擇頻率使用較高以及社會(huì)公眾普遍關(guān)注的檔案率先進(jìn)行數(shù)字化，例如地籍檔案、礦業(yè)權(quán)審批檔案，以及不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍調(diào)查和不動(dòng)產(chǎn)單元登記類檔案。其次是涉及國土資源事業(yè)自身發(fā)展的重要檔案資料，及時(shí)對該類檔案進(jìn)行數(shù)字化能夠有效滿足國土資源事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，為國土資源部門作出相關(guān)決策提供智力支撐，為開展宣傳教育提供第一手鮮活資料等。例如，機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、合并，以及修史編志資料。最后，立足國土職能，確定具有重要查考價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化，例如建設(shè)用地征轉(zhuǎn)用檔案，土地開發(fā)整理類檔案。

（二）做好檔案數(shù)字化加工處理

國土資源檔案數(shù)字化，要確保紙質(zhì)檔案和電子檔案的一一對應(yīng)關(guān)系，便于后期能及時(shí)查詢到所需的檔案。當(dāng)紙質(zhì)檔案立卷歸檔結(jié)束后，要在檔案管理軟件中錄入國土資源的檔案類別、件號、題名、成文時(shí)間、頁碼范圍以及歸檔時(shí)間等，并將相應(yīng)的歸檔入庫的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃面，做好數(shù)據(jù)鏈接。同時(shí)，還要建立一套完善且嚴(yán)密的數(shù)據(jù)處理制度，根據(jù)這一制度實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、高效處理。首先，優(yōu)化數(shù)字化處理流程和標(biāo)準(zhǔn)。明確不同業(yè)務(wù)部門、不同環(huán)節(jié)的工作職責(zé)，堅(jiān)持著錄項(xiàng)目、著錄格式、檢索語言、掃描格式以及鏈接口徑的統(tǒng)一，避免數(shù)據(jù)處理和鏈接重復(fù)、疏漏，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的錄入與原文掃描、圖文編輯的一一對應(yīng)。其次，建立完善的國土資源檔案數(shù)字化加工處理制度。例如，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實(shí)際，詳細(xì)制定《土地利用規(guī)劃數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)》、《城鎮(zhèn)地籍?dāng)?shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)》等，并要求檔案管理人員嚴(yán)格遵守和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)要求，防止出現(xiàn)文件電子掃描時(shí)不清晰、不統(tǒng)一，甚至關(guān)鍵信息丟失等問題。最后，建立相應(yīng)的檔案數(shù)字化審核制度，實(shí)時(shí)反饋、驗(yàn)收。

（三）切實(shí)保障檔案數(shù)字化安全

國土資源檔案數(shù)字化管理為查詢、管理提供了傳統(tǒng)檔案無法比擬的優(yōu)勢，但也面臨著更大的安全風(fēng)險(xiǎn)，面對的使用對象不確定、數(shù)字化管理過程不確定等因素，為此，做好檔案數(shù)字化的安全保障工作至關(guān)重要。首先，要從源頭堵塞漏洞，嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)禁私自備份檔案信息、私自留存涉密圖紙信息等。其次，從紙質(zhì)檔案到數(shù)字化檔案的過程中嚴(yán)格把關(guān)，履行交接手續(xù)，確保檔案原件及檔案信息的安全。再次，建立專門的數(shù)字化檔案加工、管理場所，對數(shù)字化處理實(shí)行全程監(jiān)控，嚴(yán)禁無關(guān)人員擅自進(jìn)入工作場所，嚴(yán)禁隨意連接互聯(lián)網(wǎng)等。在數(shù)字化處理結(jié)束后第一時(shí)間做好檔案數(shù)字信息的“雙備份”：檔案專用計(jì)算機(jī)信息備份和涉密硬盤二次備份，防止數(shù)據(jù)丟失。最后，還要建立相應(yīng)的檔案數(shù)字化應(yīng)急管理機(jī)制，制定應(yīng)急預(yù)案，改善檔案保管安全軟硬件條件，所有檔案場所達(dá)到安全防災(zāi)標(biāo)準(zhǔn)，采購先進(jìn)的保密技術(shù)、設(shè)備等。嚴(yán)格按照信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)和分級保護(hù)要求，建立國土資源檔案數(shù)字化安全保密防護(hù)體系和檔案災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，建立“人防、物防、技防”三位一體的安全防范體系，確保國土資源電子檔案長期保存和利用。

（四）提升檔案數(shù)字化服務(wù)水平

首先，要牢固樹立服務(wù)理念和意識(shí)，依法依規(guī)提供國土資源檔案利用服務(wù)工作，結(jié)合數(shù)字化信息技術(shù)，改進(jìn)檔案查閱方式，簡化查閱流程，最大限度地為檔案需求者提供周到、快捷的檔案查詢、利用服務(wù)。其次，加大國土資源檔案數(shù)字化信息的開發(fā)力度，認(rèn)真做好國土資源檔案編研工作，加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案資源的開發(fā)利用，挖掘檔案資源潛力，形成高質(zhì)量的國土資源檔案編研成果，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展決策、政策研究提供參考。再次，統(tǒng)籌做好國土資源檔案的數(shù)字檔案室建設(shè)，嚴(yán)格做好檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化利用，加快推進(jìn)存量國土資源檔案的數(shù)字化和增量檔案的電子化工作，高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)地穩(wěn)步推進(jìn)省、市、縣三級國土資源數(shù)字檔案室建設(shè)，為檔案服務(wù)利用提供專門場所。最后，結(jié)合云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)的應(yīng)用，與電子政務(wù)網(wǎng)、國土資源門戶網(wǎng)站鏈接，實(shí)現(xiàn)檔案資源整合和共享。

三、結(jié)語

綜上所述，在信息科技時(shí)代，國土資源檔案數(shù)字化管理是主流趨勢，在具體實(shí)踐中，國土資源部門應(yīng)立足實(shí)際，有的放矢地提高檔案數(shù)字化質(zhì)量與安全，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性和嚴(yán)肅性，使檔案服務(wù)利用價(jià)值得到最大化實(shí)現(xiàn)。

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