郇彩霞

隨著科技的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，辦公環(huán)境自動(dòng)化越來越被廣泛普及，醫(yī)院檔案管理也在辦公自動(dòng)化的大環(huán)境下得到發(fā)展。如何利用辦公自動(dòng)化環(huán)境使醫(yī)院檔案管理得到更好的發(fā)展，是當(dāng)前各大醫(yī)院普遍面臨的一個(gè)問題。本文從辦公自動(dòng)化概念以及優(yōu)勢(shì)談起，接著講述了醫(yī)院辦公管理自動(dòng)化存在的具體問題，最后提出了相應(yīng)的改進(jìn)建議，以期對(duì)提升醫(yī)院辦公管理有所幫助。

醫(yī)院檔案作為記錄醫(yī)院發(fā)展歷程以及先進(jìn)醫(yī)療成果的重要數(shù)據(jù)參考，對(duì)于醫(yī)院的長期穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義。因此，要做好相應(yīng)的檔案管理工作。以此來促進(jìn)醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。伴隨著醫(yī)療體系的逐漸改革以及先進(jìn)科技的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理向數(shù)字化方向發(fā)展，這也說明檔案管理正朝著電子化、自動(dòng)化的方向發(fā)展。所以說，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，不斷完善醫(yī)院的檔案管理工作就顯得十分重要。

辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵及其意義

辦公自動(dòng)化的基本內(nèi)涵。通過對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的有效利用，從而加快信息的流動(dòng)，使信息能夠完成自動(dòng)發(fā)送、傳輸、接收和存儲(chǔ)，進(jìn)而增強(qiáng)信息的真實(shí)性和可靠性。辦公自動(dòng)化在改變手工歸檔管理方式的同時(shí)，不僅提高了醫(yī)院檔案管理的工作效率，而且提高了醫(yī)院檔案管理信息的可靠性與完整性。因此，辦公自動(dòng)化在醫(yī)院檔案管理中的作用不可小覷。

辦公自動(dòng)化的意義。辦公自動(dòng)化技術(shù)首先在提高了醫(yī)院檔案管理工作效率，使醫(yī)院檔案管理工作更加合理化，檢索功能也更加方便、快捷。其次辦公自動(dòng)化促進(jìn)了醫(yī)院檔案存儲(chǔ)管理的多樣性，利于檔案完整保存。辦公自動(dòng)化的檔案管理方式使醫(yī)院檔案管理更加科學(xué)化、系統(tǒng)化，不僅極大地方便了檔案的查找與歸檔，而且有利于各個(gè)科室間的檔案資源共享，使調(diào)閱檔案信息擺脫了空間上的限制，同時(shí)也使得檔案的存儲(chǔ)、歸檔、審批和查閱更具有規(guī)范性。

辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作面臨的問題

檔案管理人員水平較低。隨著檔案管理方式的多樣化以及辦公設(shè)備的越來越先進(jìn)，從另一方面來講對(duì)檔案管理人員的要求也在逐漸提高。傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)于工作人員不需要太多的知識(shí)儲(chǔ)備，但是隨著自動(dòng)化的開展，要求員工必須能將傳統(tǒng)的知識(shí)與計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行有效結(jié)合，且要提升自己的檔案管理能力，如此才能更好地勝任自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理工作。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不完善。當(dāng)前階段，辦公自動(dòng)化水平普遍較低，再加上相應(yīng)的軟件投入較少以及管理任務(wù)重的問題，嚴(yán)重限制整體水平的提高。由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)存在的軟件質(zhì)量達(dá)不到較高要求，致使其很難與企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)進(jìn)行有效的融合，這樣就會(huì)在實(shí)際的操作運(yùn)轉(zhuǎn)中引發(fā)一些常見問題。此外，自動(dòng)化管理系統(tǒng)中缺少將電子文件運(yùn)轉(zhuǎn)與電子檔案管理進(jìn)行融合的檔案管理系統(tǒng)。

缺乏相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院檔案實(shí)行自動(dòng)化管理在給醫(yī)院帶來方便的同時(shí)，也產(chǎn)生了很多的問題。產(chǎn)生這類問題的主要是由于在實(shí)際的檔案管理中缺少檔案管理規(guī)范和相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)。比如，隨著對(duì)辦公自動(dòng)化的逐漸應(yīng)用，一些負(fù)責(zé)檔案管理的員工在對(duì)檔案信息進(jìn)行電子存檔后，有時(shí)會(huì)忘記對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的紙質(zhì)保存。再者，在對(duì)材料進(jìn)行打印時(shí)，傳真機(jī)在對(duì)材料進(jìn)行傳輸和接受時(shí)，容易忽略底稿，最終拿復(fù)印件當(dāng)作底稿的情形時(shí)有發(fā)生。

改善辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的解決方案

提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。針對(duì)目前醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)不高的問題，必須提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，從而實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、信息化的要求。由于醫(yī)院檔案管理工作非常復(fù)雜，而且檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于醫(yī)院的各個(gè)科室、環(huán)節(jié)起到無法代替的作用，所以醫(yī)院檔案管理信息化的質(zhì)量直接影響著醫(yī)院各個(gè)科室工作的開展。首先要加強(qiáng)醫(yī)院和高校之間的合作，進(jìn)一步培養(yǎng)出專業(yè)性人才，為醫(yī)院檔案管理工作儲(chǔ)備人才。其次要增強(qiáng)檔案管理人員的認(rèn)識(shí)，提升檔案管理人員的責(zé)任心。滿足辦公自動(dòng)化的需求，加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，定期開展專業(yè)技能培訓(xùn)工作，盡可能地提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

積極構(gòu)建檔案管理信息化設(shè)備體系。對(duì)于檔案信息進(jìn)行自動(dòng)化管理是檔案信息化建設(shè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是適合醫(yī)院發(fā)展的必然要求，只有將信息化適當(dāng)?shù)剡\(yùn)用到檔案管理體系中，才能夠更好地促進(jìn)檔案發(fā)揮出巨大的作用。在這一背景下，一定要強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)，完善信息化設(shè)備，進(jìn)一步將辦公自動(dòng)化與檔案管理信息化建設(shè)合二為一、融為一體，這樣就能夠使得辦公文件和檔案管理產(chǎn)生聯(lián)動(dòng)，醫(yī)生在診斷過程中生成的患者信息和檔案直接輸送給檔案管理體系，從而保證檔案的完整，還能夠提升檔案歸類整理的效率，進(jìn)一步將檔案資源進(jìn)行實(shí)時(shí)共享，加強(qiáng)了對(duì)于患者病例的全方位研究。所以醫(yī)院在構(gòu)建檔案管理信息化體系的過程中，必須加強(qiáng)對(duì)于信息化設(shè)備的更新與維護(hù)，加大資金和技術(shù)的支持。如果醫(yī)院檔案資料保存完整，則很有可能為我國醫(yī)療事業(yè)和科研成果提供必要的素材資料，從而對(duì)我國醫(yī)療水平的發(fā)展作出巨大的貢獻(xiàn)。

建立完善的檔案管理制度。由于很多醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理建設(shè)的過程中存在認(rèn)識(shí)不到位的情況，認(rèn)為檔案管理工作可有可無，所以必須要從制度層面來保障并且提高檔案管理的建設(shè)水平，通過強(qiáng)有力的制度將檔案管理系統(tǒng)建立起來，形成高效集約的檔案管理體系，從而盡可能地促進(jìn)醫(yī)院的經(jīng)營與發(fā)展。在制定制度的過程中，要注意遵循責(zé)任權(quán)利相互制約、相互平等的原則，這樣才能夠保證醫(yī)院檔案管理制度的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步為醫(yī)院檔案管理提供必要的參考依據(jù)。在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的過程中，也應(yīng)該注意檔案管理工作的實(shí)用性、準(zhǔn)確性和高效性，從而對(duì)業(yè)務(wù)處理能力、操作能力進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范。還要提高對(duì)于檔案的歸檔、編號(hào)，這樣可以方便今后的查閱。如果發(fā)現(xiàn)在檔案管理過程中出現(xiàn)嚴(yán)重失誤的情況，比如資料編輯混亂、檔案缺失等問題，可以根據(jù)醫(yī)院檔案管理制度來進(jìn)行問題的追責(zé)，保證檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。

本文通過對(duì)于我國目前辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題等方面進(jìn)行分析，進(jìn)而說明醫(yī)院檔案管理工作的重要程度，使得檔案管理的效率能夠得到明顯的提升，并且針對(duì)目前醫(yī)院檔案管理的發(fā)展問題提出解決依據(jù)，從而促進(jìn)醫(yī)院檔案的管理工作更加高效、簡單、實(shí)用，為我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展打下良好基礎(chǔ)，積極促進(jìn)我國醫(yī)療水平與國際相接軌，為我國的人民群眾提供穩(wěn)定的醫(yī)療保障。