王宏

隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，信息時(shí)代來(lái)臨。高等職業(yè)院校檔案管理工作為了更好的滿足時(shí)代發(fā)展需求，就需要注重信息化建設(shè)工作。本文將會(huì)分析和探究高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中所存在的問(wèn)題，并提出相對(duì)應(yīng)的解決對(duì)策，以期更好的提高高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)高等職業(yè)院校的發(fā)展。

在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，信息化技術(shù)開始在各個(gè)領(lǐng)域中得到了廣泛的應(yīng)用，隨著學(xué)生教師檔案數(shù)量的日積月累，要想更好的提高高等職業(yè)院校檔案管理效率，就需要對(duì)檔案的信息化建設(shè)給予高度的重視。實(shí)際上，高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)既能夠?yàn)楦叩嚷殬I(yè)院校檔案管理提供檢索、管理、存儲(chǔ)的便利，而且還可以使檔案信息的利用效率大大提升。使得檔案信息更好的服務(wù)師生、社會(huì)。

1高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)中常見的問(wèn)題

如今，隨著信息時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)來(lái)走進(jìn)千家萬(wàn)戶，并對(duì)人們的生活、工作和交流方式產(chǎn)生了較大的影響。而傳統(tǒng)高等職業(yè)院校檔案管理體系已經(jīng)無(wú)法更好的滿足時(shí)代發(fā)展需求，從而導(dǎo)致檔案的管理和利用效率大大降低，此時(shí)推動(dòng)高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)就顯得尤為重要。在傳統(tǒng)模式中，信息檔案以實(shí)體的方式進(jìn)行存儲(chǔ)管理，其檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)都具有非常熟練的業(yè)務(wù)能力，但是并不能在檔案信息化建設(shè)階段更好的發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，傳統(tǒng)檔案管理人員綜合素質(zhì)水平參差不齊，不能按照相關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)開展檔案信息化建設(shè)工作，在一定程度上阻礙了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。在檔案信息化建設(shè)階段，由于專業(yè)技術(shù)的人才的缺乏，現(xiàn)有檔案信息化建設(shè)人員所具備的知識(shí)和技能無(wú)法匹配現(xiàn)代檔案管理信息化的發(fā)展需求，在一定程度上影響了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程；此外，大部分高等職業(yè)院校缺少對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視，未對(duì)檔案信息化建設(shè)投入大量的人力、物力和財(cái)力，很多學(xué)校還在用著老式計(jì)算機(jī)和陳舊系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，這些對(duì)于高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)而言是很大的挑戰(zhàn)。

2在高等職業(yè)院校進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要性

2.1降低紙質(zhì)材料的消耗，滿足環(huán)保需求

為了響應(yīng)國(guó)家政策，提高國(guó)民整體文化素質(zhì)，各高等職業(yè)院校的招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，入學(xué)新生越來(lái)越多，高等職業(yè)院校檔案管理的壓力也越來(lái)越大。目前，大部分高等職業(yè)院校所開展的檔案信恩化建設(shè)效率不理想，很難全部借助計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行記錄，還在繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的實(shí)體管理模式，主要是以人工在紙上記錄的形式進(jìn)行檔案的儲(chǔ)存和管理。盡管這樣的錄入方式可以在時(shí)間緊任務(wù)重的狀況下減少失誤，但是重要資料檔案容易出現(xiàn)的丟失的情況，而且難以找回彌補(bǔ)。例如紙張?jiān)诙啻问褂煤蟪霈F(xiàn)的磨損狀況難以避免。因此，加大對(duì)檔案信息化建設(shè)，既可以降低紙質(zhì)材料的消耗，又能夠提高檔案管理效率。為了減少錄入時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的狀況，可以將紙質(zhì)檔案全部整理好后一起進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入，這樣能夠有效保護(hù)紙質(zhì)檔案，避免重要檔案的磨碎和丟失。同時(shí)這樣也能有效減少提取所需檔案消耗的時(shí)間，更加快速、準(zhǔn)確地找到目標(biāo)，大大提高檔案信息的利用率。

2.2提高檔案管理人員的工作效率

在傳統(tǒng)的實(shí)體化檔案管理模式中，查閱相關(guān)檔案時(shí)需要檔案管理人員極大的工作量，這樣不僅損失了相關(guān)人員的寶貴時(shí)間也是對(duì)人力資源極大的浪費(fèi)。而且人工查找需要熟練的業(yè)務(wù)能力，新人工作時(shí)極易出現(xiàn)錯(cuò)誤，這就進(jìn)一步降低檔案管理的效率。通過(guò)檔案信息化的建設(shè)，能夠在電腦文件中存儲(chǔ)全部檔案信息，并使檔案管理朝著信息化、自動(dòng)化、現(xiàn)代化的方向邁進(jìn)，這將既可以有效降低人力、物力和財(cái)力資源，又能夠提高檔案信息的錄入、查詢速度，從而有效提高檔案資源的利用效率。同時(shí)借助網(wǎng)絡(luò)還可以促進(jìn)檔案信息的對(duì)外交流，提高對(duì)檔案的整體統(tǒng)計(jì)效率，進(jìn)一步提高檔案管理人員的工作效率。此外，高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)還能夠使人力資源得到有效的節(jié)約，更好的提高提高檔案管理工作的效率。

3推動(dòng)高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視

在高等職業(yè)院校數(shù)字化校園建設(shè)過(guò)程中，高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)是其中比較關(guān)鍵的組成部分，因此需要對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的開展給予高度的重視。在數(shù)字化校園建設(shè)階段，最好把計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)進(jìn)行有效的結(jié)合，以更好的推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度，主要從下述幾個(gè)方面著手：（1）創(chuàng)建檔案信息化建設(shè)小組，制定一套系統(tǒng)性、完善性的檔案信息化建設(shè)方案，并根據(jù)該方案有條不紊的推進(jìn)。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)階段，一般以學(xué)院檔案管理機(jī)構(gòu)為核心，輔以全院信息化檔案網(wǎng)絡(luò)，從而構(gòu)建全校檔案信息平臺(tái)，以更好的服務(wù)于檔案管理工作。（2）在檔案信息化建設(shè)階段，要完善現(xiàn)有的追責(zé)制度，明確相關(guān)人員的基本責(zé)任，以確保檔案信息化建設(shè)工作有條不紊的進(jìn)行。（3）要研發(fā)一套可以對(duì)電子檔案進(jìn)行收集、保管、提取操作的管理系統(tǒng)，形成一套科學(xué)高效的檔案管理流程。明確檔案管理人員的基本工作內(nèi)容和職責(zé)，從而在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠快速找到問(wèn)題原因，以便更加快速高效地解決問(wèn)題，提高檔案管理效率。（4）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)和教育，使他們對(duì)現(xiàn)代化管理設(shè)備有個(gè)全面的了解和掌握，并對(duì)現(xiàn)有的檔案管理模式i拄行改革，從而為檔案信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

3.2提高檔案信息化管理人才的綜合素質(zhì)水平

檔案管理與計(jì)算機(jī)復(fù)合型人才的缺失嚴(yán)重制約著檔案信息化的發(fā)展，為此各級(jí)有關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)聯(lián)系，為相關(guān)人才的培養(yǎng)創(chuàng)造良好的條件。例如，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理人才的引進(jìn)，定期組織檔案管理人員去企業(yè)中進(jìn)行學(xué)習(xí)，制定科學(xué)合理的學(xué)習(xí)進(jìn)度安排，培養(yǎng)高水平的復(fù)合型人才。強(qiáng)化檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平，通過(guò)舉行整體培訓(xùn)的方式提升管理團(tuán)隊(duì)整體水平，加深相關(guān)人員對(duì)檔案信息化的理解與認(rèn)識(shí)。總而言之，加強(qiáng)檔案管理與計(jì)算機(jī)復(fù)合型人才的培養(yǎng)既需要上級(jí)部門的優(yōu)惠政策來(lái)創(chuàng)造良好的人才培養(yǎng)環(huán)境，以確保更多的優(yōu)秀人才愿意投入到檔案信息化建設(shè)之中，真正的打造一支高素質(zhì)、高水平、高效率的檔案信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)。

綜上所述，校檔案信息化建設(shè)是高職院比較重要的工作內(nèi)容，要盡可能的極大信息化建設(shè)資金投入力度，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視，為檔案信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，要注重檔案管理團(tuán)隊(duì)的培養(yǎng)與管理，多組織學(xué)習(xí)活動(dòng)，提升管理人員的整體素質(zhì)，加快檔案信息化建設(shè)。