冉井賢 陳清華

摘 要 衛(wèi)生計(jì)生文書(shū)檔案能夠體現(xiàn)和反映衛(wèi)生計(jì)生工作的管理能力和業(yè)務(wù)水平。隨著社會(huì)的發(fā)展和衛(wèi)生計(jì)生的合并改革，衛(wèi)生計(jì)生行政文書(shū)檔案管理的重要作用日漸凸顯。目前，基層衛(wèi)生計(jì)生文書(shū)制作、整理、歸檔等工作不規(guī)范，存在很多問(wèn)題和不足，亟須改進(jìn)和規(guī)范化管理。

關(guān)鍵詞 衛(wèi)生計(jì)生 文書(shū)檔案 管理 分析

衛(wèi)生計(jì)生行政文書(shū)檔案是具有一定保存價(jià)值的以各種文字、圖表、聲像和電子為載體的原始記錄。衛(wèi)生計(jì)生行政檔案實(shí)行科學(xué)管理，有助于衛(wèi)生計(jì)生行政文書(shū)檔案的存放與使用，有助于提高衛(wèi)生計(jì)生工作管理水平。衛(wèi)生計(jì)生行政檔案實(shí)行制度化與科學(xué)化管理是衛(wèi)生與計(jì)生局依法行政的重要基礎(chǔ)。如何加強(qiáng)衛(wèi)生計(jì)生行政文書(shū)檔案管理？筆者從衛(wèi)生計(jì)生行政文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題和現(xiàn)代化建設(shè)策略等方面談幾點(diǎn)看法。

一、衛(wèi)生計(jì)生行政文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理工作的重視不夠，對(duì)法律法規(guī)執(zhí)行不力

為了加強(qiáng)檔案管理，國(guó)家頒布了《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)，但目前仍有少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，缺乏科學(xué)有效的管理，未建立長(zhǎng)效管理機(jī)制，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案沒(méi)有得到有效改進(jìn)，管理意識(shí)較差，忽視檔案管理事務(wù)性工作。受傳統(tǒng)觀念的影響，認(rèn)為檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的抄抄寫(xiě)寫(xiě)，檔案管理水平得不到有效提升，在實(shí)際工作中得不到創(chuàng)新，阻礙了衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作的開(kāi)展。新中國(guó)成立后，特別是改革開(kāi)放以來(lái)，國(guó)家針對(duì)檔案管理工作頒布了一系列檔案管理法律法規(guī)，也出臺(tái)了一系列規(guī)范管理性文件，但對(duì)檔案管理工作的重要性仍然認(rèn)識(shí)不到位，如某些單位或個(gè)人由于工作疏忽或者管理不善，導(dǎo)致集體或個(gè)人重要的檔案資料遺失，結(jié)果只是批評(píng)了事，甚至有一些單位覺(jué)得無(wú)所謂。沒(méi)有行之有效的管理辦法，導(dǎo)致對(duì)檔案管理工作不重視、不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)。

（二）檔案管理工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理模式老套，技術(shù)陳舊落后，大量的案卷質(zhì)量不高，缺乏完整的檔案立卷、編目、檢索等工具，未按國(guó)家制定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作。應(yīng)移交檔案室的檔案歸檔范圍不夠明確，不清楚哪些檔案應(yīng)移交檔案室存檔。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化不是使用幾臺(tái)新設(shè)備就能實(shí)現(xiàn)的，而是需要許多方面的因素相互協(xié)調(diào)，需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視和各方面大力配合支持，通力合作才能完成。

（三）檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施不齊全，設(shè)備落后

檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)、系統(tǒng)軟件建設(shè)等內(nèi)容。有些基層單位沒(méi)有建立專門的檔案室和配置相應(yīng)的檔案管理設(shè)備，甚至連檔案管理工作中必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾都無(wú)法購(gòu)置齊備，計(jì)算機(jī)的管理更是不可能實(shí)現(xiàn)。檔案管理的硬件缺失導(dǎo)致很多原始的紙質(zhì)檔案得不到有效保護(hù)，時(shí)間一長(zhǎng)，很多珍貴的原始檔案很可能出現(xiàn)蟲(chóng)蛀、霉變等問(wèn)題，造成不可避免的損失。檔案信息管理系統(tǒng)在當(dāng)前得到普遍應(yīng)用，計(jì)算機(jī)處理信息的水平也在不斷提高，電子文檔取代了傳統(tǒng)的文書(shū)檔案，辦公自動(dòng)化設(shè)備也顯示出了強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)，但由于單位的檔案管理設(shè)備比較陳舊落后，信息檢索、信息加密、歸檔、調(diào)檔等需求難以得到滿足，增加了工作人員的工作量，降低了檔案管理的工作效率，工作人員的工作積極性受到了影響，更不利于檔案的開(kāi)發(fā)、收集與利用。

（四）缺乏專業(yè)的檔案管理人才

檔案管理工作需要專業(yè)的、有經(jīng)驗(yàn)的人才，因?yàn)闄n案管理工作不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，需要管理人員具備系統(tǒng)的管理知識(shí)。但是在實(shí)際的工作中，學(xué)習(xí)檔案管理的人員少，從事檔案管理的人員不能系統(tǒng)、科學(xué)、專業(yè)、有效地對(duì)管理檔案。再加上相對(duì)于其他行業(yè)，檔案管理人員的流動(dòng)性比較大，專業(yè)熟練的老員工少，業(yè)務(wù)不熟練的新員工比較多，導(dǎo)致檔案管理的專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏。

二、檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)策略

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確人員職責(zé)

衛(wèi)生計(jì)生行政檔案的原則性強(qiáng)、真實(shí)性強(qiáng)、專業(yè)性強(qiáng)、保密性強(qiáng)，這就要求領(lǐng)導(dǎo)高度重視。衛(wèi)生計(jì)生局的領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到衛(wèi)生計(jì)生行政檔案的重要性，重視檔案管理制度的建設(shè)，從管理、資源、政策上給予指導(dǎo)、支持、傾斜，滿足檔案管理工作的需求。要配備具備較高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案管理人員，成立檔案管理組織機(jī)構(gòu)；鼓勵(lì)和選拔優(yōu)秀人才參與檔案管理工作，不斷提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，加大對(duì)檔案人員的培訓(xùn)力度，認(rèn)真貫徹學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》及衛(wèi)生計(jì)生行政等法律法規(guī)；嚴(yán)格檔案的收集、整理、鑒定工作，依法處理違反檔案管理法律、法規(guī)的行為，用法律的力量強(qiáng)化人們的檔案意識(shí)，約束部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員的管理態(tài)度；提高檔案管理人員的統(tǒng)籌規(guī)劃和應(yīng)變能力，規(guī)范檔案管理工作。

（二）加快硬件設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

第一，采用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、光盤(pán)存儲(chǔ)、圖文掃描等技術(shù)手段來(lái)進(jìn)行集中式的管理，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化、科技化。

第二，完善檔案管理所需的硬件設(shè)備，配齊空調(diào)、去濕機(jī)、溫濕度計(jì)等基礎(chǔ)設(shè)備，保持檔案室內(nèi)的溫度和濕度，配備鐵質(zhì)檔案柜和檔案夾、裝訂打孔機(jī)等設(shè)備。

第三，配備標(biāo)準(zhǔn)合格的檔案室和計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。

三、加大投入，確保環(huán)境安全

第一，配備硬件設(shè)施。要有單獨(dú)的檔案室，配備具有防磁化、防碰撞、安全穩(wěn)固的檔案櫥和文件柜，分類、有序、整齊地排列檔案，并配備齊全的安全防護(hù)設(shè)施和一次性鞋套等衛(wèi)生設(shè)施，由專職檔案人員管理，隨時(shí)做好檔案室的防火、防盜、防蟲(chóng)、防霉變等工作，定期維護(hù)和保養(yǎng)各類設(shè)施，增強(qiáng)安全防范能力。

第二，配備軟件設(shè)施，嚴(yán)格實(shí)施《衛(wèi)生計(jì)生行政檔案出入庫(kù)制度》《衛(wèi)生計(jì)生行政檔案借閱登記制度》《衛(wèi)生計(jì)生行政檔案銷毀制度》等規(guī)章制度，要求制度上墻，并嚴(yán)格遵守。

第三，設(shè)立衛(wèi)生計(jì)生行政檔案借閱登記臺(tái)、監(jiān)督臺(tái)等，為檔案入室、管理、借閱、歸還提供便利。

第四，配備信息化基礎(chǔ)設(shè)施。充分利用信息化資源，對(duì)檔案進(jìn)行全方位、多功能、多層次的現(xiàn)代化管理，利用多媒體功能，在確保檔案信息安全的前提下，通過(guò)磁盤(pán)存儲(chǔ)、光盤(pán)備份、局域網(wǎng)傳輸、觸摸屏查詢等方式，多媒介存儲(chǔ)、多方位查詢，切實(shí)做到原始資料完整化、電子載體清晰化、檢索利用便捷化、保管價(jià)值最大化。

四、加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，建立高效的管理系統(tǒng)

第一，加強(qiáng)對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的檔案管理水平，豐富檔案管理專業(yè)知識(shí)，把先進(jìn)的計(jì)算機(jī)知識(shí)應(yīng)用到檔案管理的工作當(dāng)中去，充分利用先進(jìn)的技術(shù)，將網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化與檔案管理有機(jī)結(jié)合起來(lái)，滿足信息化社會(huì)的需求。充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)檢索功能，將文書(shū)檔案按照要求快速分類過(guò)濾，提高檔案管理工作的效率。

第二，實(shí)行規(guī)范管理，檔案裝訂一案一卷、一卷一號(hào)，如果涉及國(guó)家機(jī)密及個(gè)人隱私，可以單獨(dú)設(shè)立副卷，歸檔為兩卷。卷內(nèi)資料應(yīng)當(dāng)制作目錄，放在資料首頁(yè)，去掉金屬物，有破損的要修補(bǔ)完整，并用阿拉伯?dāng)?shù)字在卷內(nèi)資料右上角編寫(xiě)頁(yè)碼。聲音及影像資料也應(yīng)在儲(chǔ)存介質(zhì)上逐件編號(hào)，單獨(dú)存放，并單獨(dú)造冊(cè)登記。衛(wèi)生計(jì)生行政檔案封皮應(yīng)用電腦打印，要簡(jiǎn)明扼要，能反映卷內(nèi)資料內(nèi)容，根據(jù)檔案保管年限分門別類進(jìn)行保管。

五、結(jié)語(yǔ)

衛(wèi)生計(jì)生行政檔案是社會(huì)發(fā)展進(jìn)步不可或缺的重要資源，衛(wèi)生計(jì)生行政檔案管理工作已經(jīng)成為社會(huì)信息管理工作的重要組成部分，衛(wèi)生計(jì)生行政檔案是對(duì)整個(gè)衛(wèi)生計(jì)生行政工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，它充分反映了衛(wèi)生計(jì)生行政的業(yè)務(wù)技術(shù)水平和管理水平。衛(wèi)生計(jì)生行政文書(shū)檔案管理工作水平與技術(shù)、人才、體制的引進(jìn)和創(chuàng)新十分密切，堅(jiān)持黨和國(guó)家提出的人才興國(guó)、技術(shù)強(qiáng)國(guó)的戰(zhàn)略指導(dǎo)思想，借鑒和學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)與理念，培養(yǎng)高素質(zhì)、有經(jīng)驗(yàn)、富有創(chuàng)新能力的復(fù)合型人才，完善檔案管理體系，制定行之有效的獎(jiǎng)懲與監(jiān)管機(jī)制，才能有效促進(jìn)衛(wèi)生計(jì)生行政管理工作全面發(fā)展。

（冉井賢單位為酉陽(yáng)自治縣衛(wèi)生計(jì)生委<藥事服務(wù)中心>；陳清華單位為酉陽(yáng)自治縣龍?zhí)吨行男l(wèi)生院）