安莉

摘要：公司的文檔無紙化的管理是企業(yè)文檔發(fā)展趨勢。一般企業(yè)的文檔資源使用率高、共享程度高，但文檔資源的安全是系統(tǒng)文檔資源管理的基礎(chǔ)。本文從信息處理談到計(jì)算機(jī)發(fā)展，結(jié)合企業(yè)文檔管理研究現(xiàn)狀，闡述了文檔系統(tǒng)發(fā)展的趨勢及出現(xiàn)的問題，以期企業(yè)文檔網(wǎng)絡(luò)安全問題能得到重視和解決。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文檔；網(wǎng)絡(luò)安全；問題

1從信息的處理談計(jì)算機(jī)發(fā)展

1958年美國首先提出了“管理信息系統(tǒng)”（即MIS：Management Information Systems），從而也引出了另外一個概念——“管理信息系統(tǒng)”[1]。結(jié)合多方面的研究實(shí)際以及綜合運(yùn)用可以對管理系統(tǒng)做出一個這樣的定義：它是一個由計(jì)算機(jī)和人共同組成的人機(jī)相關(guān)的系統(tǒng)，在一定程度上反映著一個公司的發(fā)展和經(jīng)營情況，通過對過去、目前的數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)合分析之后輔助公司的決策者對未來的發(fā)展情況進(jìn)行有效決策。

現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)具有這些最基本的特征：1.計(jì)算機(jī)和人共同構(gòu)成了該系統(tǒng)：2.該系統(tǒng)是一個集成化的構(gòu)成；3.該系統(tǒng)的中心是數(shù)據(jù)庫；4.該系統(tǒng)的組成是以網(wǎng)絡(luò)化為前提的；5.該系統(tǒng)與一般的管理信息處理系統(tǒng)有著明顯的差別[2]。

一些公司在經(jīng)營模式、戰(zhàn)略計(jì)劃和管理發(fā)展的規(guī)劃上都是不盡相同的，所以在對管理信息進(jìn)行實(shí)際操作的同時，也會使得系統(tǒng)在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上存在著一些差異。但從全局的統(tǒng)籌意義上看，不論是什么類型的公司，行事、工作的行為有何不同，在信息數(shù)據(jù)的處理上應(yīng)該都是大同小異的。在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上面一般分為數(shù)據(jù)處理以及輔助管理決策兩大方面，在數(shù)據(jù)的處理上面主要側(cè)重點(diǎn)在于對相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集加工、儲存?zhèn)浞荨⒓庸ぽ敵龅冗^程，它是管理信息系統(tǒng)的基本功能；而輔助管理決策的功能則指的是對公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中出現(xiàn)的相對的一些結(jié)構(gòu)化的決策問題進(jìn)行輔助處理，利用管理系統(tǒng)中所涉及到的專業(yè)定量方法構(gòu)建出一種問題的模型，最后成功的將問題進(jìn)行處理。

斯隆在對用戶管理的信息處理系統(tǒng)進(jìn)行研究調(diào)查之后，將該系統(tǒng)的需求劃分為了四類，第一類是事務(wù)型，這是一種對日常的事物進(jìn)行處理的類型，比如對企業(yè)的商品進(jìn)行日常的儲存和銷售等；第二種是異常型，這種類型的處理是當(dāng)某種事物超出預(yù)計(jì)的狀態(tài)時可以進(jìn)行警示作用，比如在財(cái)務(wù)之中可以設(shè)計(jì)相應(yīng)的數(shù)值，對于超過財(cái)務(wù)預(yù)計(jì)的數(shù)值進(jìn)行警報(bào)處理。第三種則是查詢型，這種類型對于信息系統(tǒng)的處理能力有著一定的要求，必須靈活的處理各種數(shù)據(jù)問題，來對用戶進(jìn)行一定程度的滿足。第四種是分析型，這種系統(tǒng)不僅具備較強(qiáng)的分析能力，還能根據(jù)一定的數(shù)據(jù)和模型構(gòu)建來完成對于決策的輔助。

我國企業(yè)的信息管理系統(tǒng)從二十世紀(jì)初就開始進(jìn)行發(fā)展，但是截止到目前為止發(fā)展還是不太全面，沒有取得很大的成果，國內(nèi)大部分的公司仍然處于最開始的開發(fā)和研究狀態(tài)。隨著我國社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步，以及經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革，我國企業(yè)的發(fā)展和運(yùn)行機(jī)制也隨之發(fā)生了很大的改變。企業(yè)的生產(chǎn)慢慢和市場開始結(jié)合起來，形成了一種有效的競爭形式，而信息成為了市場競爭的一種重要的資源。信息化的企業(yè)建設(shè)已經(jīng)成為了一個企業(yè)是否成功的標(biāo)志。企業(yè)信息管理方面的建設(shè)，對于一個公司在市場環(huán)境中的競爭起著非常重要的作用。所以在目前的市場環(huán)境之下，信息化是一個企業(yè)發(fā)展道路中的必經(jīng)之路。

21世紀(jì)世界經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，目前已經(jīng)進(jìn)入到了一個競爭非常激烈的時代。信息在這個時代的競爭中扮演著非常重要的角色，可以這樣認(rèn)為。誰能夠獲得充足且有用的信息，就能在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中占有一定的主要地位。同樣的，一個企業(yè)如果能夠?qū)⑦@些有效信息進(jìn)行合理的開發(fā)和利用，那么就能夠在市場競爭中占取主動的地位，獲得一定的經(jīng)濟(jì)效益。國內(nèi)外大量事實(shí)已說明，在國際的市場競爭中，現(xiàn)代化水平高的企業(yè)，往往擁有著比較全面的信息管理系統(tǒng)。他們比較重視信息的管理和開發(fā)，能在發(fā)展中抓住機(jī)遇，在競爭之中處于優(yōu)勢地位。

2對于企業(yè)文檔管理的相關(guān)研究和發(fā)展

對目前市場上應(yīng)用的管理系統(tǒng)進(jìn)行了大量的調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)目前市面上采用的信息管理系統(tǒng)大都是百靈鳥、PDF、瑞軟等一些具有品牌效應(yīng)的管理系統(tǒng)。在這里，我們將。采用一些特別的方式與ISO9000這一標(biāo)準(zhǔn)的文檔管理系統(tǒng)，圍繞其具有的特性進(jìn)行全面介紹[3]。

對于文檔管理系統(tǒng)的解釋比較多，得按照普遍達(dá)成的共識講，它就是一種對電腦端的文檔信息進(jìn)行管理的軟件。一般的信息處理系統(tǒng)都應(yīng)該具有文檔變更、文檔審閱、文檔編制輔助、借閱回收，以及對技術(shù)類的文檔進(jìn)行收發(fā)等功能。比如瑞軟文檔管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)是一套結(jié)合企業(yè)辦公實(shí)際所需，可以進(jìn)行信息管理的軟件應(yīng)用，其核心為可以進(jìn)行知識管理，其特性為可以很好的進(jìn)行控制協(xié)調(diào)和溝通。這是一款現(xiàn)代化的企業(yè)辦公軟件，是將企業(yè)辦公文化和網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、通訊等傳媒工具進(jìn)行高度的結(jié)合，提高企業(yè)的工作效率，加強(qiáng)員工之間工作的溝通和協(xié)作，實(shí)現(xiàn)公司的人事高效管理。

PDF文檔管理系統(tǒng)是美國公司開發(fā)的一款企業(yè)文檔管理的相關(guān)應(yīng)用。該系統(tǒng)是一種能夠全自動將文檔信息進(jìn)行比對和錄入的實(shí)用型軟件。全面支持Microsoft Office的DOC、RTF、XLS、HTML、TXT等電子文件到PDF文件的自動轉(zhuǎn)換，員工個人信息及系統(tǒng)文檔可以通過電子文檔的形式，在網(wǎng)上隨時瀏覽和檢索。并且對于紙張等，可以通過機(jī)器的掃描將文件批量轉(zhuǎn)化成PDF文件，然后自動上傳至資料庫之中，實(shí)用性極強(qiáng)。

目前在世界上對企業(yè)文檔管理系統(tǒng)的研究上，國內(nèi)外的研究是多種多樣的，比如JSP、FTP兩種模式，但所進(jìn)行應(yīng)用的大都是大型企業(yè)。而一些小型企業(yè)由于自身資產(chǎn)的限制，并不會進(jìn)行這些文檔管理系統(tǒng)的應(yīng)用。國內(nèi)外在文檔管理系統(tǒng)的要求上面蘊(yùn)含著巨大的潛力，想要形成一個較好的文檔管理系統(tǒng)，必須有著比較方便的操作功能和簡潔的操作方式，能使客戶一目了然的了解到其關(guān)鍵所在。在不斷完善其功能性的時候，又不斷開發(fā)區(qū)靈活性，健全性和安全性。一個好的管理系統(tǒng)無論是專業(yè)的計(jì)算機(jī)處理人員，還是其他業(yè)余的公司工作人員，都能夠很快的使用上手，達(dá)到普遍使用的目的。

3文檔系統(tǒng)的發(fā)展優(yōu)勢及出現(xiàn)的問題

3.1文檔網(wǎng)絡(luò)安全管理系統(tǒng)優(yōu)勢

文檔管理在一個公司的運(yùn)營過程中是一種非常特殊的關(guān)系，這種關(guān)系致使應(yīng)用管理員和用戶之間除了一種簡單的互為管理的關(guān)系之外，還存在著一些合作的關(guān)系。所以在這，在這種信息管理的途徑中需要一種規(guī)范化的管理程序MIS來管理。

企業(yè)文檔系統(tǒng)的管理有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢：

1、企業(yè)文檔管理無紙化，環(huán)保又方便。在一個公司的運(yùn)營過程中，對于文檔的管理一般都是由公司的人事部門先行細(xì)致統(tǒng)籌之后在錄入電腦上傳至網(wǎng)絡(luò)，再經(jīng)由區(qū)域網(wǎng)進(jìn)行匯總，有一定的時間限制導(dǎo)致這種工作流程變得非常遲緩，造成了工作效率低下。這種傳統(tǒng)的紙質(zhì)型的文檔管理，非常消耗體力且付出的勞動力也很大。而所進(jìn)行的無紙化管理，只需要簡簡單單的在電腦前進(jìn)行非常簡潔明了的操作就可以完成以上所有耗費(fèi)體力的勞動，所以其優(yōu)勢是不言而喻的。

2、科學(xué)管理，安全可靠。在傳統(tǒng)的文檔管理系統(tǒng)中，對于資料的處理基本上是由一個員工對應(yīng)一份資料，這種處理方式往往會造成資料的丟失和損壞。而企業(yè)文檔管理系統(tǒng)只需要，稍懂計(jì)算機(jī)操作的工作人員便可進(jìn)行管理，紙質(zhì)化的管理問題便可以迎刃而解了。

3、簡化工作，促進(jìn)其他方面的綜合發(fā)展。企業(yè)文檔管理系

統(tǒng)可以代替工作人員進(jìn)行很多工作，從而會節(jié)省大部分工作人員的時間，從而提升公司的工作效率。

3.2文檔網(wǎng)絡(luò)安全管理系統(tǒng)出現(xiàn)的問題

（1）文檔資源丟失問題

文檔資源是試點(diǎn)企業(yè)重要的知識和數(shù)據(jù)資產(chǎn)，在日常辦公中必不可少，但是日常工作中經(jīng)常出現(xiàn)某個文件突然找不到、文件被誤刪除、計(jì)算機(jī)存儲系統(tǒng)損壞等導(dǎo)致的文件不可恢復(fù)，同時文檔資源的查找只能通過文件名進(jìn)行搜索，效率低下[5]。

（2）文件共享問題

很多文檔資源需要實(shí)現(xiàn)共享，不然會給日常辦公帶來麻煩，另外，如果一個文檔資源只有領(lǐng)導(dǎo)擁有，由于領(lǐng)導(dǎo)不在部門或出差導(dǎo)致無法查看，影響工作效率，文檔資源傳遞途徑有限，如果多有都需要查看，則根據(jù)現(xiàn)有條件智能傳遞多次，耗時耗力[6]。

（3）文檔資源安全問題

文檔資源安全一直是試點(diǎn)企業(yè)所關(guān)心的重點(diǎn)問題，文檔資源無法實(shí)現(xiàn)有效的加密，沒有相關(guān)權(quán)限的人員也可以擁有具有一定密級的文檔資源[7]。

（4）文檔資源有效性問題

文檔資源在傳遞過程容易出現(xiàn)錯亂，導(dǎo)致錯誤文件被多次分發(fā)，或者找不到自己合適的文件進(jìn)行查看[8-9]。

總結(jié)

一般企業(yè)的文檔資源使用率高、共享程度高，但文檔資源的安全是系統(tǒng)文檔資源管理的基礎(chǔ)，當(dāng)前文檔資源管理問題已經(jīng)影響了企業(yè)的工作效率，甚至由于個別文檔資源的管理失誤造成公司的損失，因此，對于企業(yè)而言，急需一個完善的在線文檔資源管理系統(tǒng)來解決以上問題，從而將公司的文檔無紙化的管理進(jìn)一步的推進(jìn)，帶動進(jìn)行相關(guān)的智能化和電子化的發(fā)展模式。

參考文獻(xiàn)

[1]范愛晶，徐建時. 構(gòu)建基于Internet的電子辦公信息系統(tǒng)[J]. 電腦與信息技術(shù)，2010：6：20-22.

[2]賈宗星. 基于ASP.NET的文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J]. 農(nóng)業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息，2015（1）：56-58.

[3]巢薇，李星霖. ISO15189體系文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J]. 中國數(shù)字醫(yī)學(xué)，2015（9）：110-112.

（作者單位：湖北工業(yè)大學(xué)）