符星

摘要：盡管國家在體育場館項目建設中不斷規(guī)范相關(guān)法律法規(guī)，但基礎設施文件管理仍存在一些問題，需要不斷優(yōu)化和完善?；n案是體育場館項目工程建設的重要組成部分，在基礎設施建設方面起著重要的作用，所以體育場館項目建設中必須加強檔案管理建設。

關(guān)鍵詞：基建檔案；管理；意義；問題；方法

1開放性場館檔案管理工作現(xiàn)狀簡析

1.1檔案管理機制不健全

直到20世紀80年代我國檔案法剛出臺，檔案管理才被作為研究對象被提上學術(shù)研究日程。然而在實際管理中，大部分體育館對檔案缺乏足夠的重視，造成檔案管理機制不健全。建檔意識不強，建檔范圍不明確是主要問題。由于統(tǒng)一標準，缺乏統(tǒng)一管理，很多文件材料沒有進行整理歸檔，只是雜亂地放在一起，管理混亂，對許多案卷沒有進行分類、標引，缺乏系統(tǒng)性和完整性，給查找利用帶來困難；各種檔案受重視程度不一，如辦公室對體育館的日常管理檔案還比較重視，但對業(yè)務部門提交的業(yè)務檔案沒有統(tǒng)一的要求，各種形式檔案殘缺不全。如此的檔案資料裝訂起來很是麻煩，即使裝訂，也不美觀；更不用說電子檔案了?？梢哉f，在數(shù)字化技術(shù)相當發(fā)達的今天，我國檔案管理制度相當滯后。

1.2對檔案管理不重視

在檔案管理制度尚未成熟的時期，許多場館領(lǐng)導人員的檔案意識和依法治檔觀念不強。檔案管理人員更是欠缺專業(yè)素質(zhì)，使得檔案管理工作進展艱難。體育館檔案作為體育館發(fā)展變化的歷史見證，是體育館管理的重要依據(jù)，具有重要的參考保存價值。然而管理檔案的人員多由辦公室的行政工作人員兼職，在進行檔案的收集、整理、歸檔工作時，缺乏檔案收集意識和統(tǒng)一整理標準。這使得很多應當歸檔的檔案因散落在不同經(jīng)辦人手中，終會導致檔案材料的不完整、不系統(tǒng)。檔案管理的專業(yè)性要求很高，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓的人無法運用科學的方法進行系統(tǒng)整理。正是由于各場館對檔案管理不夠重視，才會造成現(xiàn)在這種混亂局面。

1.3檔案結(jié)構(gòu)不合理

目前，我國法律對開放性場館的檔案范圍規(guī)定不是很明確，許多場館的檔案管理人員在進行歸檔時沒有合理的依據(jù)。大部分體育館僅將工作計劃、工作總結(jié)、工作年鑒等報送檔案室（館），而其他的概不作為檔案室（館）保存的對象。其實檔案的范圍遠遠超過這些文件。作為各場館的專門檔案，不僅在內(nèi)容上要求涵蓋各種管理活動、業(yè)務活動中形成的檔案，如行政管理檔案、業(yè)務檔案等，還應在載體形式上涵蓋所有的載體，如紙質(zhì)檔案、電子文本、圖片、音像等等。那些未被歸檔的文件從某種程度上說是資源的流失。只有明確了檔案的范圍，才能保證檔案結(jié)構(gòu)的合理性。

1.4檔案管理缺乏系統(tǒng)性，分類方法不明確

檔案管理作為一門管理技術(shù)，就是為了能輔助各部門順利的管理決策。完整、系統(tǒng)的檔案信息是順利管理決策的保證。但是，由于缺乏統(tǒng)一的管理制度，沒有專業(yè)的管理人員，檔案的管理也一度陷入混亂。在龐大的檔案信息中，沒有像正規(guī)檔案室（館）般地登記造冊、分類編目，使缺失的檔案無法保持其完整性。更不要說在歸檔時按照一定的主題進行分類標引，形成一套完整的分類方法，以便進行二次文獻和三次文獻的開發(fā)了。這也在一定程度上造成館藏檔案資源的浪費。

2、對檔案資料管理工作進行完善的方法

2.1加強重視程度

隨著市場經(jīng)濟的深入發(fā)展與動態(tài)性質(zhì)，檔案管理面臨著更大的機遇與挑戰(zhàn)，一方面是它概括的信息內(nèi)容可以進行公開性與傳播性，另一方面它的檔案數(shù)量也不斷在增多，那么相對應的保管和提供信息的工作量就越來越多、復雜和困難。而管理方式過于落后，會對檔案的管理質(zhì)量直接構(gòu)成影響，而只有加強對檔案管理的相關(guān)人員的意識，才能實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。具體操作如下：

（1）首先要認識到檔案管理工作中所具有的基礎地位，還有對檔案進行清晰的整理，可以對相關(guān)資料的現(xiàn)代化處理有促進作用，比如：對檔案資料進行動態(tài)的記錄和保存，可以迅速地進行電子建檔，利用現(xiàn)代技術(shù)進行直接管理。體育場館的管理人員可以對相關(guān)的崗位人員進行培養(yǎng)和教導，只有樹立正確的意識，才能規(guī)范他們的行為。另外，讓工作人員加強檔案工作的推廣力度，讓整個團隊的檔案管理意識都得以提升，可以使檔案管理的運營工作更具有效性。

（2）對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)要進行提升。管理人員對基層工作人員具有榜樣和帶頭作用，因此，提升管理人員這方面意識的同時，需要促進他們對現(xiàn)代化的管理技能的提高和深入掌握。因為檔案管理的過程是數(shù)字化與信息化的，這已經(jīng)是社會進行信息化發(fā)展階段，對檔案工作的基礎要求，也是檔案工作者一定要運用到的技巧和方式。所以管理人員需要首先對這些技能和意識進行掌握，這樣才能在工作人員面前具有管理優(yōu)勢，可以一邊學習一邊操作，特別是一些計算機知識等需要熟練掌握，另外，在信息知識與文化方面，也要進行自我學習和培養(yǎng)，雖然需要一個過程，但是管理人員只有具備綜合且全面的專業(yè)學識和技能，才能使管理工作更加有效。

（3）對檔案管理使用的硬件設施進行加強和質(zhì)量提高。設置專門的檔案室，而且進行相關(guān)硬件設施地配置，如：計算機、打印機、檔案置放柜、檔案文件袋等現(xiàn)代化的辦公設備。那么在檔案整理的過程中，工作人員可以通過現(xiàn)代電子技術(shù)的高效運用，使工作質(zhì)量更加高效。比如：計算機可以進行資料的電子文檔整理與歸類等，使用打印機就可以快速地進行打印和裝訂，讓整個工作過程事半功倍。

2.2對檔案資料的管理制度進行完善

將制度規(guī)范并進行完善是將工作順利完成且達到一定質(zhì)量的重要基礎，檔案管理也同樣如此。分析可見，如今檔案資料的管理工作存在較多的不足，制度的不完善、標準無法實現(xiàn)統(tǒng)一性是其重要的影響因素。由此看來，把管理制度進行全面地完善是改善工作質(zhì)量的關(guān)鍵部分。

2.3對檔案資料管理的主體進行體現(xiàn)，使工作流程順利進行檔案資料的主體是對其所屬范圍的明確。體育場館的資料與檔案具有一定的特殊性，與其他政府新聞或雜志娛樂等性質(zhì)不同，它主要是記錄以體育場館為目標對象發(fā)生的一些相關(guān)的活動記錄與記載等。因此，需要明確它的主體性質(zhì)，進行科學地分類與歸納整理，為了以后方便查閱與利用，也為了科學地對體育場館的正確記載。

2.4建立完善的基建檔案管理網(wǎng)絡

根據(jù)要求，建設工程項目管理的特點和建設檔案館，建設部門應建立相應的檔案機構(gòu)，配備專職人員，明確各自的管理職責，建立檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)。深化功能，用制度管人，把基建檔案作為工程方面的重要工作，基建檔案工作以制度規(guī)定的形式，鼓勵和支持檔案管理人員的建設項目自開始就積極參與，加強建設人員和檔案人員交流溝通。根據(jù)實際情況和建設單位的具體要求，制定基建檔案管理實施細則，規(guī)定應明確主要基建檔案歸檔，歸檔要求和基礎設施傳輸和文件整理、保存、借閱等。這樣可以在基本建設檔案管理過程中為相關(guān)人員提供標準，增加檔案的基礎設施運行安排，保證建設檔案收集工作的完備、規(guī)范、及時歸檔、整理。

結(jié)語

基建檔案利用工作是基建檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段，做好基建檔案的開發(fā)和利用是基建檔案管理自身價值的重要體現(xiàn)，只有全力做基建檔案管理工作，才能為體育場館建設科學有序地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務，隨著改革的新要求，基建檔案緊密聯(lián)系改革和技術(shù)的發(fā)展，檔案工作者應做好基建檔案管理工作，實現(xiàn)基建檔案工作自己的價值，為社會的和諧發(fā)展和經(jīng)濟建設提供檔案服務。

參考文獻

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（作者單位：天津奧林匹克中心體育場）