馮治霞

為更好地使用檔案，必須對檔案進行整理。當前，存在多種檔案整理技術(shù)，各種檔案整理技術(shù)具有不同的特征。對不同的檔案整理技術(shù)進行比較研究，有助于從本質(zhì)上深入理解檔案整理技術(shù)，并全面掌握檔案整理技術(shù)的具體特征，推動對檔案整理技術(shù)的優(yōu)化使用，實現(xiàn)對檔案的有效保護和高效利用。本文簡述了檔案整理技術(shù)的概念，淺析了典型的檔案整理技術(shù)，探究了兩種典型檔案整理技術(shù)的比較，以期為檔案整理技術(shù)的比較研究提供借鑒。

檔案整理技術(shù)對于檔案管理和使用具有至關(guān)重要的影響。缺乏良好的檔案整理，極易導(dǎo)致檔案的遺失、混亂，增加檔案管理的難度和復(fù)雜性，影響檔案的正常良好使用。因此，要加強對檔案整理技術(shù)的應(yīng)用，有效提高檔案管理使用效率，增強檔案管理和使用效果。當前，常用的檔案整理技術(shù)主要包括元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)和非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，為實現(xiàn)對檔案整理技術(shù)的優(yōu)化使用，有必要加強對檔案整理技術(shù)的比較研究。

1 檔案整理技術(shù)概述

檔案整理，是指秉承對檔案歷史原貌進行維護的宗旨，在檔案管理實踐中，對零散的檔案文件進行系統(tǒng)整理，構(gòu)建檔案間的歷史聯(lián)系。從實踐角度來看，檔案整理技術(shù)，即對零散檔案文件實施系統(tǒng)化、條理化的整理，并對檔案進行合理分類和科學(xué)整理，輔之以必要的編目，構(gòu)成系統(tǒng)有序的檔案體系。檔案整理技術(shù)主要包括以下內(nèi)容：（1）全面整理。全面整理，也稱之為“全過程整理”，是指對檔案實施全面的系統(tǒng)化處理，實現(xiàn)對檔案的正常管理和有效利用。（2）局部整理。部分檔案完成系統(tǒng)化處理后，存在不合理的地方，會對檔案管理和使用造成不良影響。局部整理，即對檔案整理不合理的地方實施科學(xué)調(diào)整和有效修正，以強化對檔案有效的管理保護和充分利用。（3）指導(dǎo)性整理。當前，我國多數(shù)檔案部門均會對檔案實施指導(dǎo)性整理，在事實上，由相應(yīng)的文書部門或者業(yè)務(wù)部門負責(zé)對檔案進行“整理”，檔案部門則對文書部門或者業(yè)務(wù)部門實施具體的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，稱之為“指導(dǎo)性整理”。

2 典型的檔案整理技術(shù)

2.1 元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，是從西方檔案整理技術(shù)中引進而來的，具有較強的先進性。元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的產(chǎn)生具有一定的實踐基礎(chǔ)，借助計算機技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建電子政務(wù)平臺，對相關(guān)檔案進行高效整理。電子政務(wù)系統(tǒng)既能有效促進電子文件的良好生成，又能對電子文件相應(yīng)的實體信息和相關(guān)數(shù)據(jù)進行提供，且能有效依據(jù)生成電子文件的相關(guān)具體環(huán)節(jié)，對具體環(huán)節(jié)背后所隱含的元數(shù)據(jù)進行提供。在電子政務(wù)平臺中，設(shè)置有相應(yīng)的檔案整理系統(tǒng)，該系統(tǒng)借助電子政務(wù)的技術(shù)優(yōu)勢，對所采集的“元數(shù)據(jù)”進行充分利用，實現(xiàn)對存在歷史聯(lián)系的檔案進行整理，獲得兩種檔案整理所需的物質(zhì)實體，一種是“電子文件實體集合”，一種是“檔案歷史聯(lián)系記錄”，共同實現(xiàn)對電子檔案實體的有效構(gòu)建。

元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，不僅對電子政務(wù)系統(tǒng)相應(yīng)的檔案整理工作具有適用性，對于各領(lǐng)域檔案整理均具有較強的適用性，在電子商務(wù)、電子銀行等諸多領(lǐng)域和電子管理平臺得到了應(yīng)用覆蓋。在實際應(yīng)用中，深入考察社會實踐活動的具體特點，并針對社會實踐活動構(gòu)建相應(yīng)的電子管理平臺，即能對元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)進行應(yīng)用。因此，該技術(shù)具有較強的實用性，且應(yīng)用覆蓋領(lǐng)域極為廣泛。該技術(shù)徹底實現(xiàn)了對檔案實體整理傳統(tǒng)技術(shù)的變革，有效實現(xiàn)了文件實體與檔案歷史聯(lián)系整理的技術(shù)分離，使檔案整理擺脫了電子文件實體的限制性影響，使檔案整理呈現(xiàn)出多元化特點，使檔案整理突破了一維來源，形成了涵蓋實踐主體、客體以及具體年代的多維來源。從總體上來看，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)實現(xiàn)了檔案實體整理與歷史聯(lián)系整理的技術(shù)分離，具有多元化的檔案整理原則，在對檔案歷史聯(lián)系的整理上呈現(xiàn)出多維化特點，且具有雙重的檔案物質(zhì)實體。

2.2 非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

對檔案整理技術(shù)而言，非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，是一個與元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)相對的概念。非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)涵蓋了諸多傳統(tǒng)意義上的檔案整理技術(shù)，諸如將件作為基本單位的傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)、雙套制檔案整理技術(shù)以及不同載體相混合的檔案整理技術(shù)等。對非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)進行研究，要指出其存在的不足，并采取具有較強針對性和有效性的措施對之進行提升，有效提高檔案整理效率，促進檔案整理技術(shù)的良好發(fā)展。在非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)中，將件作為基本單位、不同載體混合的檔案整理技術(shù)這兩類技術(shù)檔案相應(yīng)的實體整理與歷史聯(lián)系整理呈現(xiàn)出分離狀態(tài)。而雙套制檔案整理技術(shù)相對具有特殊性，看似采用紙質(zhì)檔案的整理方法對電子檔案進行整理，實質(zhì)上也可采用電子檔案的整理方法對紙質(zhì)檔案進行整理?？芍?，非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)具有如下共同特點：均實現(xiàn)了對檔案相應(yīng)的實體整理與歷史聯(lián)系整理二者的分離，因此，各類非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)均能呈現(xiàn)出多維化的特點。其具體原則，可從最初的一維來源實現(xiàn)對實踐主體、客體、具體年代的多維來源的過渡，最終形成的檔案由檔案相應(yīng)的實體集合以及歷史聯(lián)系記錄所構(gòu)成。因此，非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)具有諸多缺陷，但在本質(zhì)上，與元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)具有大致相同的特征，即實現(xiàn)了檔案實體整理與歷史聯(lián)系整理的技術(shù)分離，具有多元化的檔案整理原則，在對檔案歷史聯(lián)系的整理上呈現(xiàn)出多維化特點，且具有雙重的檔案物質(zhì)實體。

3 兩種典型檔案整理技術(shù)的比較

兩種典型的檔案整理技術(shù)存在各不相同的技術(shù)環(huán)境以及操作方法，但具備相同的特征，即實現(xiàn)了檔案實體整理與歷史聯(lián)系整理的技術(shù)分離，具有多元化的檔案整理原則，在對檔案歷史聯(lián)系的整理上呈現(xiàn)出多維化特點，且具有雙重的檔案物質(zhì)實體。另外，兩種典型的檔案整理技術(shù)各自的內(nèi)在結(jié)構(gòu)大致相同，可采用相同的結(jié)構(gòu)模型對兩種檔案整理技術(shù)的運行機理和操作過程進行認識。從某種意義而言，正是由于兩種檔案整理技術(shù)的內(nèi)在結(jié)構(gòu)相同，才使二者具備了共同特征。因此，兩種典型的檔案整理技術(shù)從表明上看來存在較大的不同，但實質(zhì)上是相同的內(nèi)在結(jié)構(gòu)不同的外在技術(shù)表現(xiàn)方式。

兩種典型的檔案整理技術(shù)之所以表現(xiàn)出不同的外在技術(shù)形式，是由于二者具備不同的社會實踐基礎(chǔ)和條件。長期以來，我國對于檔案整理具有兩種實踐理論體系，其一，是始于民國期間的“文檔連鎖法”，后來發(fā)展為“文檔一體化”以及“文件中心”，其相應(yīng)的檔案整理理論是文件生命周期理論；其二，檔案實踐與文書實踐二者呈現(xiàn)出分離狀態(tài)。我國在解放后，借鑒采納了蘇聯(lián)相應(yīng)的檔案實踐以及相關(guān)體制，即“立卷人—檔案室—檔案管”體制，這一體制顯著區(qū)別與西方國家相應(yīng)的檔案整理理論體系和實踐體制。

檔案整理理論體系與價值觀念對檔案實踐的過渡有賴于相關(guān)技術(shù)中介發(fā)揮作用。技術(shù)與實踐的聯(lián)系更為緊密，同時受到更多的實踐約束，先進技術(shù)的適用性以及實用價值存在一定的局限性。同時，要注意到檔案整理的計算機化與檔案整理的現(xiàn)代化二者存在較大不同。有的檔案整理技術(shù)雖未能完全計算機化，但能實現(xiàn)對檔案相應(yīng)的歷史聯(lián)系進行多維整理；有的檔案管理雖然完全實現(xiàn)計算機化，但其對檔案相應(yīng)的歷史聯(lián)系卻呈現(xiàn)出一維特點。對此，應(yīng)該如何判斷現(xiàn)代化的檔案整理技術(shù)呢？其關(guān)鍵在于，檔案整理技術(shù)具有現(xiàn)代化的內(nèi)容，而不是僅僅呈現(xiàn)出外在的現(xiàn)代化形式。元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)對自動化技術(shù)以及計算機技術(shù)的應(yīng)用顯著優(yōu)于非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)。但我國對元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的應(yīng)用，存在較多限制性因素和現(xiàn)實阻礙，但只要立足于我國檔案管理工作體制的實際情況，對元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)進行靈活運用，即可創(chuàng)造出適用范圍較廣和實用性較強的檔案整理技術(shù)。

4 結(jié)語

綜上所述，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)與非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)是兩種典型的檔案整理技術(shù)。這兩種典型的檔案整理技術(shù)從表面上看雖然存在較大不同，但兩種典型的檔案整理技術(shù)具有大致相同的內(nèi)在結(jié)構(gòu)和特征。要立足于我國的檔案管理工作體制和檔案管理實際狀況，對檔案整理技術(shù)進行科學(xué)應(yīng)用。

（作者單位：深圳市文檔服務(wù)中心）