薛艷梅

大數(shù)據(jù)時(shí)代，獨(dú)立學(xué)院的檔案基本具備了大數(shù)據(jù)量大、多樣、高速處理、真實(shí)性、價(jià)值性的特征，呈現(xiàn)出數(shù)量增長(zhǎng)迅猛、種類多樣、潛在開發(fā)價(jià)值高、真實(shí)權(quán)威的特點(diǎn)。獨(dú)立學(xué)院檔案管理存在意識(shí)落后、力量薄弱、數(shù)據(jù)處理能力不強(qiáng)的問題。獨(dú)立學(xué)院檔案管理的新路徑包括：重塑檔案管理模式、提升檔案管理適應(yīng)力、加強(qiáng)檔案信息平臺(tái)建設(shè)、轉(zhuǎn)變檔案管理理念。

獨(dú)立學(xué)院是中國(guó)高等教育辦學(xué)體制改革創(chuàng)新的重要成果，是國(guó)家為擴(kuò)大高等教育資源，按照全新的機(jī)制和模式創(chuàng)辦的本科院校。作為獨(dú)立學(xué)院管理工作的重要一環(huán)，檔案管理肩負(fù)著記載歷史、傳承文化、服務(wù)發(fā)展的作用。伴隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，大數(shù)據(jù)的理念及技術(shù)已經(jīng)深刻影響到社會(huì)生活的方方面面，獨(dú)立學(xué)院的檔案管理和服務(wù)模式也受到了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，探析出一條檔案管理的新路徑，對(duì)于獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展具有重要作用。

1 大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)

目前，學(xué)界對(duì)大數(shù)據(jù)特點(diǎn)的研究數(shù)不勝數(shù)。一般來說，目前公認(rèn)的特點(diǎn)主要包括數(shù)據(jù)量大（Volume）、真實(shí)性（Veracity）、價(jià)值性（Value）、多樣性（Variety）、高速處理（Velocity）等幾個(gè)方面。

2 獨(dú)立學(xué)院檔案特點(diǎn)

與大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)相似，獨(dú)立學(xué)院檔案主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

2.1 數(shù)量增長(zhǎng)迅猛

獨(dú)立學(xué)院檔案數(shù)量的迅猛增長(zhǎng)主要源于以下原因。一方面是由于隨著獨(dú)立學(xué)院各方面的快速發(fā)展，日常的教學(xué)、管理工作中時(shí)刻都在產(chǎn)生各類檔案數(shù)據(jù)；另一方面是由于無紙化辦公技術(shù)的發(fā)展以及信息化、數(shù)字化檔案建設(shè)的工作需要，以半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化為主的電子檔案、數(shù)字化檔案呈幾何級(jí)增長(zhǎng)。

2.2 潛在價(jià)值高

獨(dú)立學(xué)院的檔案具備一定的開發(fā)價(jià)值，但檔案大多被用來做相關(guān)迎檢材料或管理活動(dòng)中的學(xué)生各類證明，大量有價(jià)值的數(shù)據(jù)沒有得到充分的開發(fā)和利用。因此，檔案數(shù)據(jù)具有很高的潛在價(jià)值有待開發(fā)。

2.3 真實(shí)權(quán)威

檔案的有效收集及利用，與獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)和管理工作的開展有著密切的聯(lián)系。與其他信息數(shù)據(jù)相比，檔案自身屬性決定了其具有權(quán)威性、真實(shí)性、可靠性的特點(diǎn)，檔案數(shù)據(jù)對(duì)學(xué)院日常工作的開展具有重要的作用。因此，正確利用檔案信息進(jìn)行的研究和制定的決策更加可靠、權(quán)威。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代獨(dú)立學(xué)院檔案管理存在的主要問題

3.1 管理意識(shí)落后

獨(dú)立學(xué)院在辦學(xué)之初，所有的檔案都是放在母體高校統(tǒng)一進(jìn)行管理的，在管理模式上具有依賴性。隨著教育體制的不斷發(fā)展，獨(dú)立院校逐步從母體學(xué)校中分離出來，但管理經(jīng)驗(yàn)的缺乏導(dǎo)致對(duì)檔案管理工作往往不夠重視，管理模式仍停留在“重保管、輕利用”的階段，缺少主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。

3.2 管理力量薄弱

獨(dú)立學(xué)院檔案管理普遍存在人手短缺、能力不足的問題。檔案部門受重視程度和資金投入的限制，檔案收集范圍小、利用率低，檔案管理服務(wù)人員多為非檔案專業(yè)人員，專業(yè)性和積極性欠缺使檔案服務(wù)人員隊(duì)伍整體水平偏低，運(yùn)用信息技術(shù)處理檔案數(shù)據(jù)的能力不足。

3.3 數(shù)據(jù)處理能力不強(qiáng)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案的信息量在短時(shí)間內(nèi)大量增加。在大數(shù)據(jù)需求信息的快速定位、數(shù)據(jù)價(jià)值的深入挖掘等方面，獨(dú)立學(xué)院尚未具備足夠的數(shù)據(jù)處理能力和服務(wù)水平。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代獨(dú)立學(xué)院檔案管理的新路徑

4.1 重塑檔案管理模式

由于獨(dú)立學(xué)院普遍歷史較短，正所謂船小好調(diào)頭，獨(dú)立學(xué)院可以秉持大數(shù)據(jù)理念，突破傳統(tǒng)高校檔案管理思維，拓展檔案來源，擴(kuò)大檔案信息收集范圍，做到能收盡收，能歸盡歸。檔案不僅包括傳統(tǒng)的文件、報(bào)表等資料，也包括管理運(yùn)行和教研活動(dòng)中具有價(jià)值性的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)數(shù)據(jù)及影音等信息記錄。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)規(guī)范二級(jí)單位的歸檔范圍、內(nèi)容、時(shí)間以及工作程序，努力擴(kuò)大檔案信息的利用服務(wù)范圍，發(fā)揮檔案信息資料的最大效能。

4.2 提升檔案管理適應(yīng)力

獨(dú)立學(xué)院應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身發(fā)展需求和大數(shù)據(jù)的特征，加強(qiáng)檔案管理的頂層設(shè)計(jì)，制定檔案管理服務(wù)體系建設(shè)規(guī)劃。在配備防火、防盜、防高溫、防光、防腐蝕、防蟲、防潮、防酸等 “八防”設(shè)施設(shè)備的基礎(chǔ)上，加大檔案管理工作軟硬件的投入，引進(jìn)信息技術(shù)專業(yè)人才，組織現(xiàn)有檔案管理人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面提升大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的適應(yīng)能力。

4.3 加強(qiáng)檔案信息平臺(tái)建設(shè)

規(guī)范的操作標(biāo)準(zhǔn)和流程是信息平臺(tái)建設(shè)的前提，獨(dú)立學(xué)院首先應(yīng)當(dāng)建立基于信息數(shù)據(jù)生命周期的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，為大數(shù)據(jù)理念下檔案信息平臺(tái)建設(shè)和運(yùn)行提供保障，以實(shí)現(xiàn)海量檔案信息的規(guī)范存儲(chǔ)、高速查詢和處理，提高檔案管理效率。

4.4 轉(zhuǎn)變檔案管理理念

大數(shù)據(jù)時(shí)代，獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作不應(yīng)僅僅停留在傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)階段，而是應(yīng)當(dāng)結(jié)合大數(shù)據(jù)處理的技術(shù)手段，對(duì)檔案信息進(jìn)行挖掘、統(tǒng)計(jì)和分析，最大程度地發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息的價(jià)值，主動(dòng)服務(wù)學(xué)院各方發(fā)展需求。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)秉持主動(dòng)熱情的服務(wù)態(tài)度，做好檔案管理工作，樹立良好的服務(wù)形象。

4.5 提升檔案信息源可靠性

大數(shù)據(jù)時(shí)代，需要進(jìn)一步通過宣講檔案法規(guī)、開展檔案規(guī)范化建設(shè)培訓(xùn)等途徑，增強(qiáng)檔案信息提供者的檔案信息法制觀念，以提升檔案信息源的真實(shí)可靠性。

（作者單位：江蘇師范大學(xué)）